A Lei 40/2015, de 1 de outubro, de regime jurídico do sector público, integra as matérias que demandaban uma regulação unitária das relações ad intra de cada Administração e das relações entre elas, como a assinatura e as sedes electrónicas, o intercâmbio electrónico de dados em contornos fechados de comunicação e a actuação administrativa automatizado.

Assim, no artigo 41.1 define actuação administrativa automatizado como qualquer acto ou actuação realizada integramente através de meios electrónicos por uma Administração pública no marco de um procedimento administrativo e na qual não interviesse de forma directa um empregado público.

O artigo 41.2 da supracitada lei determina que «em caso de actuação administrativa automatizado dever-se-á estabelecer previamente o órgão ou órgãos competente, segundo os casos, para a definição das especificações, programação, manutenção, supervisão e controlo de qualidade e, se for o caso, auditoria do sistema de informação e do seu código fonte. Além disso, indicar-se-á o órgão que deve ser considerado responsável para os efeitos de impugnação».

A Lei 4/2019, de 17 de julho, de administração digital da Galiza, estabelece no artigo 76.4 que as actuações administrativas automatizado deverão declarar-se mediante uma resolução conjunta do órgão competente para a definição das especificações, programação, manutenção, supervisão e controlo de qualidade e, se é o caso, auditoria do sistema de informação e do seu código fonte, assim como do órgão responsável para os efeitos de impugnação.

Nesta resolução especificar-se-á a identificação de tais órgãos e os sistemas de assinatura utilizados, se é o caso, para a actuação administrativa automatizado. Além disso, o artigo 76.5 indica que se publicará na sede electrónica da Xunta de Galicia e no Diário Oficial da Galiza o texto íntegro das resoluções indicadas no ponto anterior.

A Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza, estabelece que o arquivo electrónico administrativo faz parte do Sistema de arquivos da Xunta de Galicia e que à conselharia competente em matéria de arquivos e património documentário lhe corresponde elaborar as normas técnicas e de procedimento para a gestão dos arquivos do sistema, sem prejuízo das competências da conselharia ou da entidade instrumental competente em matéria de Administração electrónica e sistemas de informação.

A Lei 4/2019, de 17 de julho, de administração digital da Galiza, estabelece que o arquivo electrónico administrativo da Xunta de Galicia é o sistema que permite a gestão de expedientes administrativos electrónicos do sector público autonómico nas suas diferentes fases. Portanto, incluirá todos os expedientes em tramitação e os finalizados, durante o tempo estabelecido nos seus calendários de conservação. Além disso, o artigo 82 estabelece que a entidade do sector público autonómico com competências em desenvolvimento digital, em coordinação com as conselharias competente em matéria de arquivos e património documentário e em matéria de administrações públicas, deverá pôr em prática a política de gestão documentário electrónica do sector público autonómico no âmbito do arquivo electrónico administrativo.

O Real decreto 4/2010, de 8 de janeiro, pelo que se regula o Esquema nacional de interoperabilidade no âmbito da administração electrónica, define o índice electrónico como a relação de documentos electrónicos de um expediente electrónico, assinada pela Administração, órgão ou entidade actuante, segundo proceda e cuja finalidade é garantir a integridade do expediente electrónico e permitir a sua recuperação sempre que seja preciso.

Por todo o exposto,

RESOLVO:

Primeiro. Declarar a seguinte actuação administrativa automatizar através de sistemas de informação no âmbito do arquivo electrónico administrativo: emissão dos índices electrónicos dos expedientes, que incluam a relação dos documentos electrónicos de um expediente que constam no arquivo electrónico administrativo.

Segundo. Os órgãos responsáveis em relação com as actuações administrativas automatizado relacionadas no ponto anterior serão:

a) A Direcção-Geral de Cultura como órgão responsável da definição das especificações destas actuações administrativas automatizado.

b) A Agência para a Modernização Tecnológica da Galiza como órgão responsável da programação, manutenção, supervisão e controlo de qualidade e, se é o caso, auditoria do sistema de informação e do seu código fonte.

c) A Direcção-Geral de Simplificação Administrativa e do Património como órgão responsável para os efeitos de impugnação.

Terceiro. Autorizar a Agência para a Modernização Tecnológica da Galiza para utilizar o sê-lo electrónico denominado ARQUIVO ELECTRÓNICO ADMINISTRATIVO DA XUNTA DE GALICIA para assinar as actuações administrativas automatizado declaradas nesta resolução e para realizar as tarefas técnicas precisas para a sua implantação efectiva nos sistemas automatizado que dão suporte às actuações e procedimentos mencionados.

Quarto. Autorizar a Agência para a Modernização Tecnológica da Galiza para a renovação do sê-lo electrónico ARQUIVO ELECTRÓNICO ADMINISTRATIVO DA XUNTA DE GALICIA, sempre e quando continuem vigentes as actuações administrativas automatizado declaradas nesta resolução.

Quinto. Esta resolução produzirá efeaemet ctos desde o dia da sua assinatura e publicará na sede electrónica da Xunta de Galicia.

Santiago de Compostela, 30 de maio de 2024

José María Barreiro Díaz Director geral de Simplificação Administrativa e do Património

Anjo Manuel Lorenzo Suárez Director geral de Cultura

Julián Cerviño Iglesia Director da Agência para a Modernização Tecnológica da Galiza