La Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público, integra las materias que demandaban una regulación unitaria de las relaciones ad intra de cada Administración y de las relaciones entre ellas, como la firma y las sedes electrónicas, el intercambio electrónico de datos en entornos cerrados de comunicación y la actuación administrativa automatizada.
Así, en el artículo 41.1 define actuación administrativa automatizada como cualquier acto o actuación realizado íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la cual no interviniese de forma directa un empleado público.
El artículo 41.2 de dicha ley determina que «en caso de actuación administrativa automatizada se deberá establecer previamente el órgano u órganos competentes, según los casos, para la definición de las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente. Asimismo, se indicará el órgano que debe ser considerado responsable a los efectos de impugnación».
La Ley 4/2019, de 17 de julio, de administración digital de Galicia, establece en el artículo 76.4 que las actuaciones administrativas automatizadas deberán declararse mediante una resolución conjunta del órgano competente para la definición de las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente, así como del órgano responsable a efectos de impugnación.
En esta resolución se especificará la identificación de tales órganos y los sistemas de firma utilizados, en su caso, para la actuación administrativa automatizada. Asimismo, el artículo 76.5 indica que se publicará en la sede electrónica de la Xunta de Galicia y en el Diario Oficial de Galicia el texto íntegro de las resoluciones indicadas en el apartado anterior.
La Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia, establece que el archivo electrónico administrativo forma parte del Sistema de archivos de la Xunta de Galicia y que a la consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental le corresponde elaborar las normas técnicas y de procedimiento para la gestión de los archivos del sistema, sin perjuicio de las competencias de la consellería o de la entidad instrumental competente en materia de Administración electrónica y sistemas de información.
La Ley 4/2019, de 17 de julio, de administración digital de Galicia, establece que el archivo electrónico administrativo de la Xunta de Galicia es el sistema que permite la gestión de expedientes administrativos electrónicos del sector público autonómico en sus diferentes fases. Por lo tanto, incluirá todos los expedientes en tramitación y los finalizados, durante el tiempo establecido en sus calendarios de conservación. Asimismo, el artículo 82 establece que la entidad del sector público autonómico con competencias en desarrollo digital, en coordinación con las consellerías competentes en materia de archivos y patrimonio documental y en materia de administraciones públicas, deberá poner en práctica la política de gestión documental electrónica del sector público autonómico en el ámbito del archivo electrónico administrativo.
El Real decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema nacional de interoperabilidad en el ámbito de la administración electrónica, define el índice electrónico como la relación de documentos electrónicos de un expediente electrónico, firmada por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda y cuya finalidad es garantizar la integridad del expediente electrónico y permitir su recuperación siempre que sea preciso.
Por todo lo expuesto,
RESUELVO:
Primero. Declarar la siguiente actuación administrativa automatizada a través de sistemas de información en el ámbito del archivo electrónico administrativo: emisión de los índices electrónicos de los expedientes, que incluyan la relación de los documentos electrónicos de un expediente que constan en el archivo electrónico administrativo.
Segundo. Los órganos responsables en relación con las actuaciones administrativas automatizadas relacionadas en el apartado anterior serán:
a) La Dirección General de Cultura como órgano responsable de la definición de las especificaciones de estas actuaciones administrativas automatizadas.
b) La Agencia para la Modernización Tecnológica de Galicia como órgano responsable de la programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente.
c) La Dirección General de Simplificación Administrativa y del Patrimonio como órgano responsable a los efectos de impugnación.
Tercero. Autorizar a la Agencia para la Modernización Tecnológica de Galicia para utilizar el sello electrónico denominado ARQUIVO ELECTRÓNICO ADMINISTRATIVO DA XUNTA DE GALICIA para firmar las actuaciones administrativas automatizadas declaradas en esta resolución y para realizar las tareas técnicas precisas para su implantación efectiva en los sistemas automatizados que dan soporte a las actuaciones y procedimientos mencionados.
Cuarto. Autorizar la Agencia para la Modernización Tecnológica de Galicia para la renovación del sello electrónico ARCHIVO ELECTRÓNICO ADMINISTRATIVO DA XUNTA DE GALICIA, siempre y cuando continúen vigentes las actuaciones administrativas automatizadas declaradas en esta resolución.
Quinto. La presente resolución surtirá efectos desde el día de su firma y se publicará en la sede electrónica de la Xunta de Galicia.
Santiago de Compostela, 30 de mayo de 2024
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José María Barreiro Díaz |
Anxo Manuel Lorenzo Suárez |
Julián Cerviño Iglesia |