A Xunta de Galicia tem como um dos seus eixos de actuação o impulso da modernização e inovação tecnológica, com o objecto de potenciar e melhorar a qualidade do serviço oferecido aos cidadãos.

O novo contexto normativo estabelecido pela Lei 11/2007, de 22 de junho, de acesso electrónico dos cidadãos aos serviços públicos, supõe o reconhecimento do direito dos cidadãos a utilizar os meios de comunicação electrónica para relacionar com a Administração, pelo que isto traz consigo a assunção do compromisso jurídico de incorporar as tecnologias da informação à totalidade das funções administrativas.

Entre estas funções, a gestão dos documentos electrónicos nas administrações públicas foi-se regulando em diferentes aspectos a partir da Lei 11/2007, de 22 de junho, de acesso electrónico dos cidadãos aos serviços públicos. Esta lei e os seus desenvolvimentos posteriores devem enquadrar-se também na legislação que rege a actuação administrativa, anterior ao ano 2007. Esta normativa tem âmbito de aplicação em todas as administrações públicas, ainda que alguns dos seus desenvolvimentos normativos se fã a nível autonómico.

Mas a gestão documentário atinge também a outros âmbitos de competências, e concretamente ao dos arquivos, sobre os quais a Comunidade Autónoma da Galiza recebeu competências e médios para a sua gestão a partir do ano 1982. Estes aspectos desenvolvem na Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza, aprovada pelo Parlamento da Galiza o 23 de setembro de 2014.

Neste contexto aparece a necessidade de dar resposta à gestão dos documentos electrónicos, tanto no âmbito da actividade administrativa, como no âmbito da conservação e difusão do património documentário.

Assim, o Arquivo digital integrado da Galiza é uma estrutura tecnológica e organizativo que dá suporte ao modelo de gestão de documentos electrónicos.

Está formado pelo Arquivo electrónico administrativo e o Arquivo electrónico de património documentário. O Arquivo electrónico administrativo especializa na gestão dos documentos electrónicos durante a actuação administrativa automatizado. O Arquivo electrónico de património documentário, ademais de destinar-se à custodia permanente dos documentos electrónicos administrativos da Xunta de Galicia que mereçam conservar-se uma vez concluída a sua tramitação e transcorridos os prazos de vigência legalmente previstos, especializará na gestão das cópias dixitalizadas do património documentário que se custodiam nos arquivos, ou que possam ser colleitadas de outras fontes de interesse.

O marco de referência do Arquivo digital integrado da Galiza é o documento que sintetiza o modelo de gestão dos documentos electrónicos sobre o qual se desenvolve o Arquivo digital integrado da Galiza, e inclui tanto a gestão de documentos electrónicos produzidos pelas administrações públicas no exercício das suas funções, como a gestão das cópias dixitalizadas dos documentos do património documentário que se custodiam nos arquivos.

O marco de referência do Arquivo digital integrado da Galiza deve ser aplicado e tomado como base para desenvolver todos os aspectos técnicos, normativos e organizativo da sua posta em marcha.

Por todo o exposto,

ACORDA-SE:

Primeiro. Objecto

Estabelecer o marco funcional e tecnológico do Arquivo digital integrado da Galiza, tanto no âmbito administrativo como no âmbito do património documentário, com a denominação de marco de referência do Arquivo digital integrado da Galiza.

Segundo. Âmbito de aplicação

Esta resolução será de aplicação aos órgãos de governo e da Administração geral da Comunidade Autónoma da Galiza e das entidades instrumentais integrantes do sector público autonómico.

Terceiro. Política de gestão de documentos electrónicos da Xunta de Galicia

O marco de referência do Arquivo digital integrado da Galiza actuará como contexto para o desenvolvimento da política de gestão de documentos electrónicos da Xunta de Galicia, segundo os fins estabelecidos no Esquema nacional de interoperabilidade (ENI) e na Norma técnica de interoperabilidade-política de gestão de documentos electrónicos.

Quarto. Publicação do marco de referência do Arquivo digital integrado da Galiza

1. Este documento estará permanentemente disponível e actualizado na intranet da Xunta de Galicia no endereço http://intranet.junta.és arquivo-digital-de-galicia.

2. A publicidade estabelecida no ponto 1 fá-se-á sem prejuízo da utilização de outros mecanismos de comunicação dirigidos a garantir o seu conhecimento.

Quinto. Procedimento de revisão e actualização do marco de referência do Arquivo digital integrado da Galiza

1. O marco de referência do Arquivo digital integrado da Galiza deverá actualizar-se conforme a legislação vigente em cada momento e os avanços tecnológicos ou organizativo que o façam mais eficiente.

2. De acordo com o número anterior, procederá à revisão e actualização do contido recolhido no marco de referência do Arquivo digital integrado da Galiza pelos órgãos com competências horizontais em matéria de administração electrónica e arquivos quando:

a) Se produzam modificações legislativas que possam afectar o seu conteúdo.

b) O uso das novas tecnologias possa favorecer a implantação de alguma melhora.

c) Se identifiquem novos casos de aplicação.

3. Com o fim de garantir o cumprimento desta tarefa, os órgãos com competências horizontais em matéria de administração electrónica e arquivos serão os responsáveis por aprovar, mediante resolução conjunta e motivada, a publicação de novas versões do marco de referência do Arquivo digital integrado da Galiza.

Santiago de Compostela, 15 de dezembro de 2014

María dele Mar Pereira Álvarez Anjo Manuel Lorenzo Suárez
Directora da Agência para a Modernização Secretário geral de Cultura
Tecnológica da Galiza