La Xunta de Galicia tiene como uno de sus ejes de actuación el impulso de la modernización e innovación tecnológica, con el objeto de potenciar y mejorar la calidad del servicio ofrecido a los ciudadanos.

El nuevo contexto normativo establecido por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, supone el reconocimiento del derecho de los ciudadanos a utilizar los medios de comunicación electrónica para relacionarse con la Administración, por lo que esto trae consigo la asunción del compromiso jurídico de incorporar las tecnologías de la información a la totalidad de las funciones administrativas.

Entre estas funciones, la gestión de los documentos electrónicos en las administraciones públicas se ha ido regulando en distintos aspectos a partir de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Esta ley y sus desarrollos posteriores deben enmarcarse también en la legislación que rige la actuación administrativa, anterior al año 2007. Esta normativa tiene ámbito de aplicación en todas las administraciones públicas, aunque algunos de sus desarrollos normativos se hacen a nivel autonómico.

Pero la gestión documental alcanza también a otros ámbitos de competencias, y concretamente al de los archivos, sobre los que la Comunidad Autónoma de Galicia recibió competencias y medios para su gestión a partir del año 1982. Estos aspectos se desarrollan en la Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia, aprobada por el Parlamento de Galicia el 23 de septiembre de 2014.

En este contexto aparece la necesidad de dar respuesta a la gestión de los documentos electrónicos, tanto en el ámbito de la actividad administrativa como en el ámbito de la conservación y difusión del patrimonio documental.

Así, el Archivo digital integrado de Galicia es una estructura tecnológica y organizativa que da soporte al modelo de gestión de documentos electrónicos.

Está formado por el Archivo electrónico administrativo y el Archivo electrónico de patrimonio documental. El Archivo electrónico administrativo se especializa en la gestión de los documentos electrónicos durante la actuación administrativa automatizada. El Archivo electrónico de patrimonio documental, además de destinarse a la custodia permanente de los documentos electrónicos administrativos de la Xunta de Galicia que merezcan conservarse una vez concluida su tramitación y transcurridos los plazos de vigencia legalmente previstos, se especializará en la gestión de las copias digitalizadas del patrimonio documental que se custodian en los archivos, o que puedan ser recolectadas de otras fuentes de interés.

El marco de referencia del Archivo digital integrado de Galicia es el documento que sintetiza el modelo de gestión de los documentos electrónicos sobre el que se desarrolla el Archivo digital integrado de Galicia, e incluye tanto la gestión de documentos electrónicos producidos por las administraciones públicas en el ejercicio de sus funciones, como la gestión de las copias digitalizadas de los documentos del patrimonio documental que se custodian en los archivos.

El marco de referencia del Archivo digital integrado de Galicia debe ser aplicado y tomado como base para desarrollar todos los aspectos técnicos, normativos y organizativos de su puesta en marcha.

Por todo lo expuesto,

SE ACUERDA:

Primero. Objeto

Establecer el marco funcional y tecnológico del Archivo digital integrado de Galicia, tanto en el campo administrativo como en el campo del patrimonio documental, con la denominación de marco de referencia del Archivo digital integrado de Galicia.

Segundo. Ámbito de aplicación

Esta resolución será de aplicación a los órganos de gobierno y de la Administración general de la Comunidad Autónoma de Galicia y de las entidades instrumentales integrantes del sector público autonómico.

Tercero. Política de gestión de documentos electrónicos de la Xunta de Galicia

El marco de referencia del Archivo digital integrado de Galicia actuará como contexto para el desarrollo de la política de gestión de documentos electrónicos de la Xunta de Galicia, según los fines establecidos en el Esquema nacional de interoperabilidad (ENI) y en la Norma técnica de interoperabilidad-política de gestión de documentos electrónicos.

Cuarto. Publicación del marco de referencia del Archivo digital integrado de Galicia

1. Este documento estará permanentemente disponible y actualizado en la intranet de la Xunta de Galicia en la dirección http://intranet.xunta.es/arquivo-dixital-de-galicia.

2. La publicidad establecida en el punto 1 se hará sin perjuicio de la utilización de otros mecanismos de comunicación dirigidos a garantizar su conocimiento.

Quinto. Procedimiento de revisión y actualización del marco de referencia del Archivo digital integrado de Galicia

1. El marco de referencia del Archivo digital integrado de Galicia deberá actualizarse conforme a la legislación vigente en cada momento y a los avances tecnológicos u organizativos que lo hagan más eficiente.

2. De acuerdo con el apartado anterior, se procederá a la revisión y actualización del contenido recogido en el marco de referencia del Archivo digital integrado de Galicia por los órganos con competencias horizontales en materia de administración electrónica y archivos cuando:

a) Se produzcan modificaciones legislativas que pudieran afectar a su contenido.

b) El uso de las nuevas tecnologías pueda favorecer la implantación de alguna mejora.

c) Se identifiquen nuevos casos de aplicación.

3. Con el fin de garantizar el cumplimiento de esta tarea, los órganos con competencias horizontales en materia de administración electrónica y archivos serán los responsables de aprobar, mediante resolución conjunta y motivada, la publicación de nuevas versiones del marco de referencia del Archivo digital integrado de Galicia.

Santiago de Compostela, 15 de diciembre de 2014

María del Mar Pereira Álvarez Anxo Manuel Lorenzo Suárez
Directora de la Agencia para la Modernización Secretario general de Cultura
Tecnológica de Galicia