A Lei 7/2014, do 26 de setembro, de arquivos e documentos de Galicia, determina no seu artigo 19 que os documentos de titularidade pública serán avaliados e seleccionados para determinar a súa conservación ou eliminación, de acordo co interese que presenten desde o punto de vista administrativo, xurídico, legal e histórico e os seus prazos de vixencia, acceso e conservación.
Os documentos de titularidade pública son patrimonio documental de Galicia desde a súa creación ou a súa acumulación, tal como establece a citada Lei de arquivos e documentos de Galicia, e a Lei 5/2016, do 4 de maio, do patrimonio cultural de Galicia. A xestión, custodia e acceso aos documentos de titularidade pública réxense polos principios desta normativa e son responsabilidade directa dos seus titulares.
A Lei de arquivos e documentos establece que non se poderá eliminar ningún documento público se antes non foi avaliado e seleccionado de acordo co procedemento que se estableza para tal fin. Con este obxectivo, o Decreto 15/2016, do 14 de xaneiro, que regula a composición do Consello de Avaliación Documental de Galicia, establece o procedemento que se debe seguir na avaliación para a selección de documentos.
No procedemento de avaliación, regulado no título II do Decreto 15/2016, establécese que as propostas de avaliación serán sometidas a ditame do Consello de Avaliación Documental de Galicia, que elaborará as táboas de avaliación documental. Aprobadas, de ser o caso, as táboas de avaliación polo titular da consellería competente en materia de arquivos e patrimonio documental, disporá a súa publicación no Diario Oficial de Galicia, mediante un extracto, sen prexuízo de facelas públicas na páxina web da consellería.
Así mesmo, mediante a Resolución do 18 de abril de 2017, da Secretaría Xeral de Cultura, pola que se aproban e se fan públicos os criterios de avaliación para a selección, transferencia de custodia e acceso aos documentos, así como o formulario normalizado para a elaboración dos estudos de identificación e avaliación de series documentais propostos polo Consello de Avaliación Documental de Galicia na sesión do 15 de marzo de 2017 (DOG núm. 90, do 11 de maio), con carácter xeral, no ámbito da Administración autonómica, os documentos anteriores ao ano 1990 considéranse de conservación permanente e, polo tanto, non serán eliminados.
De acordo con esta normativa e procedemento, as series documentais que se mencionan nesta orde foron presentadas ao Consello de Avaliación Documental de Galicia que, na súa sesión do 22 de xuño de 2023, emitiu o seu ditame a través das táboas de avaliación documental elevadas para a súa aprobación polo titular da consellería competente en materia de arquivos e patrimonio documental.
Para estes efectos, no exercicio das facultades que me confire o artigo 34 da Lei 1/1983, do 22 de febreiro, reguladora da Xunta e do seu presidente, modificada parcialmente pola Lei 11/1988, do 20 de outubro, e de conformidade co disposto na Lei 7/2014, do 26 de setembro de arquivos e documentos de Galicia, así como as normas de desenvolvemento,
RESOLVO:
Primeiro. Aprobar as táboas de avaliación documental cuxos extractos se recollen no anexo a esta resolución e que corresponden ás seguintes series documentais, procedentes da Administración autonómica e da Administración local, ditaminadas polo Consello de Avaliación Documental de Galicia na súa sesión do 22 de xuño de 2023:
Administración autonómica:
– AA0103 Contas de pagos para xustificar.
– AA0140 Expedientes contables de gastos.
– AA6159 Expedientes de constitución, modificación e cancelación de fianzas de arrendamento de inmobles.
– AA0932 Expedientes de plans de labores.
Administración local:
– AL941 Expedientes de multas en materia de tráfico.
– AL942 Atestados da policía local.
– AL151 Expedientes de permisos e vacacións.
– AL157 Rexistros de asistencia de persoal.
– AL943 Retirada de vehículos polo guindastre municipal.
Universidades:
– U014 Expedientes de retribucións do persoal.
– U015 Expedientes de subvención de prezos públicos no terceiro ciclo.
– U016 Expedientes de axudas e subvencións para os pagamentos dos prezos públicos.
– U017 Expedientes de bolsas de carácter xeral do Goberno vasco.
– U018 Expedientes de bolsas de colaboración do Ministerio.
Segundo. Ordenar a publicación das táboas de avaliación documental das mencionadas series, mediante un extracto, no Diario Oficial de Galicia.
Esta orde terá eficacia desde o día seguinte ao da súa publicación no Diario Oficial de Galicia.
Terceiro. Contra este acto, que esgota a vía administrativa, as persoas interesadas poderán interpoñer recurso potestativo de reposición ante o mesmo órgano que o ditou, no prazo dun mes contado a partir do día seguinte ao da súa publicación no Diario Oficial de Galicia, de conformidade co establecido na Lei 39/2015, do 1 de outubro, do procedemento administrativo común das administracións públicas, ou poderán impugnalo ante o órgano competente da orde xurisdicional contencioso-administrativa, no prazo de dous meses contados desde a mesma data, segundo o establecido na Lei 29/1998, do 13 de xullo, reguladora da xurisdición contencioso-administrativa.
Santiago de Compostela, 7 de agosto de 2023
Román Rodríguez González
Conselleiro de Cultura, Educación, Formación Profesional
e Universidades
ANEXO I
Extractos das táboas de avaliación de series documentais
Táboa: T0100.
Código da serie: AA0103.
Denominación: contas de pagos para xustificar.
Procedencia: Xunta de Galicia.
Datas extremas da serie: 1983 (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1983-2020.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 22 de xuño de 2023.
Acceso restrinxido: 30 anos.
Transferencias:
– Arquivo central: 1 ano desde a finalización do exercicio económico de execución do gasto.
– Arquivo intermedio: 6 anos desde a finalización do exercicio económico de execución do gasto.
– Arquivo histórico: 15 anos desde a finalización do exercicio económico de execución do gasto.
Selección: conservación permanente.
Táboa: T0101.
Código da serie: AA0140.
Denominación: expedientes contables de gastos.
Procedencia: Xunta de Galicia.
Datas extremas da serie: 1984 (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1984-2022.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 22 de xuño de 2023.
Acceso restrinxido: 30 anos.
Transferencias:
– Arquivo central: 1 ano desde a finalización do exercicio económico fiscalizado.
– Arquivo intermedio: 10 anos desde a finalización do exercicio económico fiscalizado.
– Arquivo histórico: 15 anos desde a finalización do exercicio económico fiscalizado.
Selección:
Conservación permanente: 1984-1999.
Eliminación total a partir do ano 2000 aos 6 anos desde a data da remisión das contas anuais ao Tribunal de Contas.
Táboa: T0102.
Código da serie: AA6159.
Denominación: expedientes de constitución, modificación e cancelación de fianzas de arrendamento de inmobles.
Procedencia: Instituto Galego da Vivenda e Solo (IGVS).
Datas extremas da serie: 1983 (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1983-2020.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 22 de xuño de 2023.
Acceso restrinxido: 30 anos.
Transferencias:
– Arquivo central: 1 ano desde a cancelación da fianza.
– Arquivo intermedio: 5 anos desde a cancelación da fianza.
– Arquivo histórico: 15 anos desde a cancelación da fianza.
Selección: eliminación parcial.
– Documentos de constitución:
• Conservación permanente ata o ano 2012.
• A partir do ano 2013 poderanse eliminar cunha mostraxe aleatoria probabilística ao 10 %.
– Documentos de cancelación:
• Conservación permanente dos documentos anteriores ao ano 1999.
• A partir do ano 2000 poderanse eliminar cunha mostraxe aleatoria probabilística ao 10 %.
Táboa: T0103.
Código da serie: AA932.
Denominación: expedientes de plans de labores.
Procedencia: Consellería de Economía, Industria e Innovación.
Datas extremas da serie: 1982- (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1982-2023.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 22 de xuño de 2023.
Acceso restrinxido: 30 anos.
Transferencias:
– Arquivo central: aos 2 anos desde a finalización do procedemento
– Arquivo intermedio: aos 15 anos desde a finalización do procedemento.
– Arquivo histórico: aos 20 anos desde a finalización do procedemento.
Selección: conservación permanente.
Táboa: T0104.
Código da serie: AL941.
Denominación: expedientes de multas en materia de tráfico.
Procedencia: Concello de Pontevedra.
Datas extremas da serie: 1955 (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1955-2022.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 22 de xuño de 2023.
Acceso restrinxido: 30 anos.
Transferencias:
– Arquivo municipal: 1 ano desde a finalización da súa tramitación administrativa.
Selección:
Eliminación total aos 5 anos de finalización do trámite.
Conservarase unha mostra de 1 expediente por ano.
Táboa: T0105.
Código da serie: AL942.
Denominación: atestados da policía local.
Procedencia: Concello de Pontevedra.
Datas extremas da serie: 1955 (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1955-2019.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 22 de xuño de 2023.
Acceso restrinxido: 30 anos.
Transferencias:
– Arquivo municipal: 1 ano desde a finalización da súa tramitación administrativa.
Selección: conservación permanente.
Táboa: T0106.
Código da serie: AL151.
Denominación: expedientes de permisos e vacacións.
Procedencia: Concello de Pontevedra.
Datas extremas da serie: 1955 (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1955-2023.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 22 de xuño de 2023.
Acceso restrinxido: 30 anos desde a finalización do procedemento.
Transferencias:
– Arquivo municipal: 1 ano desde a finalización do procedemento.
Selección:
Eliminación total aos 7 anos desde a finalización do ano natural de desfrute das vacacións, dos permisos ou licenzas.
Conservarase unha mostra de 1 expediente por ano.
Táboa: T0107.
Código da serie: AL157.
Denominación: rexistro de asistencia do persoal.
Procedencia: Concello de Pontevedra.
Datas extremas da serie: 1955 (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1955-2023.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 22 de xuño de 2023.
Acceso restrinxido: 30 anos desde a finalización do procedemento.
Transferencias:
– Arquivo municipal: 1 ano desde a finalización do ano natural.
Selección:
Eliminación total aos 7 anos desde a finalización do ano natural.
Conservarase unha mostra de 1 expediente por ano.
Táboa: T0108.
Código da serie: AL943.
Denominación: expedientes de retirada de vehículos polo guindastre municipal.
Procedencia: Concello de Pontevedra.
Datas extremas da serie: 1955 (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 2000-2019.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 22 de xuño de 2023.
Acceso restrinxido: 30 anos.
Transferencias:
– Arquivo municipal: 1 ano desde a finalización do procedemento
Selección:
Eliminación total aos 5 anos desde a finalización do procedemento.
Conservarase unha mostra dun expediente por ano.
Táboa: T0109.
Código da serie: U014.
Denominación: expedientes de retribucións do persoal.
Procedencia: Universidade de Santiago de Compostela.
Datas extremas da serie: 1972 (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1972-2022.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 22 de xuño de 2023.
Acceso restrinxido: 30 anos.
Transferencias: os 5 anos transferirase ao arquivo.
Selección: eliminación parcial.
– Conservaranse as relacións nominais con información desagregada e as relacións acumulativas anuais.
– Poderase eliminar:
• Aos 50 anos as liquidacións individuais de haberes.
• Aos cinco anos os Expedientes de alteración de nóminas e as relacións nominais mensuais por entidades bancarias
• Aos tres anos as relacións nominais mensuais de persoas perceptoras por orde alfabética, relacións nominais mensuais con variacións con respecto ao mes anterior, relacións nominais mensuais con cotas ás mutuas obrigatorias, relacións nominais mensuais de afiliados á Seguridade Social.
Conservarase unha mostra de 1 exemplar por ano.
Táboa: T110.
Código da serie: U015.
Denominación: expedientes de subvención de prezos públicos no terceiro ciclo.
Procedencia: Universidade de Santiago de Compostela.
Datas extremas da serie: 1994-2011.
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1994-2011.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 22 de xuño de 2023.
Acceso restrinxido: 30 anos.
Transferencias: aos seis anos transferiranse ao arquivo intermedio/histórico as listaxes e as actas do xurado de selección e a mostra de selección.
Selección: eliminación parcial.
– Conservaranse as convocatorias e listaxes de adxudicación, así como os expedientes que fosen recorridos, que sexan obxecto dalgunha actuación administrativa especial ou que correspondan a relacións xurídicas vixentes.
– Poderanse eliminar as solicitudes aos 5 anos.
Conservarase unha mostraxe aleatoria de 2 exemplares por curso académico de solicitudes coa documentación achegada polas persoas solicitantes.
Táboa: T111.
Código da serie: U016.
Denominación: expedientes de axudas e subvencións para o pagamento dos prezos públicos.
Procedencia: Universidade de Santiago de Compostela.
Datas extremas da serie: 1990 (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1990-2021.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 22 de xuño de 2023.
Acceso restrinxido: 30 anos.
Transferencias: aos seis anos transferiranse ao arquivo intermedio/histórico as listaxes e as actas do xurado de selección e a mostra resultante.
Selección: eliminación parcial.
– Conservaranse as convocatorias, actas, listaxes de adxudicación e proxecto de bolsa, así como os expedientes que fosen recorridos, que sexan obxecto dalgunha actuación administrativa especial ou que correspondan a relacións xurídicas vixentes.
– Poderanse eliminar as solicitudes aos 5 anos.
Conservarase unha mostraxe aleatoria de 2 exemplares por curso académico de solicitudes coa documentación achegada polas persoas solicitantes.
Táboa: T112.
Código da serie: U017.
Denominación: expedientes de bolsas de carácter xeral do Goberno vasco.
Procedencia: Universidade de Santiago de Compostela.
Datas extremas da serie: 1990 (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1986-2021.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 22 de xuño de 2023.
Acceso restrinxido: 30 anos.
Transferencias: aos seis anos transferiranse ao arquivo intermedio/histórico as listaxes e as actas do xurado de selección e a mostra resultante.
Selección: eliminación parcial.
– Conservaranse as convocatorias, actas e listaxes de adxudicación, así como os expedientes que fosen recorridos, que sexan obxecto de algunha actuación administrativa especial ou que correspondan a relacións xurídicas vixentes.
– Poderanse eliminar as solicitudes aos 5 anos.
Conservarase unha mostraxe aleatoria de 2 exemplares por curso académico de solicitudes coa documentación achegada polas persoas solicitantes.
Táboa: T113.
Código da serie: U018.
Denominación: expedientes de bolsas de colaboración do Ministerio.
Procedencia: Universidade de Santiago de Compostela.
Datas extremas da serie: 1990 (serie aberta)
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1990-2021.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 22 de xuño de 2023.
Acceso restrinxido: 30 anos.
Transferencias: aos seis anos transferiranse ao arquivo intermedio/histórico a documentación seleccionada.
Selección: eliminación parcial.
– Conservaranse as convocatorias, actas, listaxes de adxudicación e proxecto de bolsa, así como os expedientes que fosen recorridos, que sexan obxecto de algunha actuación administrativa especial ou que correspondan a relacións xurídicas vixentes.
– Poderanse eliminar as solicitudes aos 5 anos.
Conservarase unha mostraxe aleatoria de 2 exemplares por curso académico de solicitudes coa documentación achegada polas persoas solicitantes.