A Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza, determina no seu artigo 19 que os documentos de titularidade pública serão avaliados e seleccionados para determinar a sua conservação ou eliminação, de acordo com o interesse que apresentem desde o ponto de vista administrativo, jurídico, legal e histórico e os seus prazos de vigência, acesso e conservação.

Os documentos de titularidade pública são património documentário da Galiza desde a sua criação ou a sua acumulação, tal como estabelece a citada Lei de arquivos e documentos da Galiza, e a Lei 5/2016, de 4 de maio, do património cultural da Galiza. A gestão, custodia e acesso aos documentos de titularidade pública regem pelos princípios desta normativa e são responsabilidade directa dos seus titulares.

A Lei de arquivos e documentos estabelece que não se poderá eliminar nenhum documento público se antes não foi avaliado e seleccionado de acordo com o procedimento que se estabeleça para tal fim. Com este objectivo, o Decreto 15/2016, de 14 de janeiro, que regula a composição do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza, estabelece o procedimento que se deve seguir na avaliação para a selecção de documentos.

No procedimento de avaliação, regulado no título II do Decreto 15/2016, estabelece-se que as propostas de avaliação serão submetidas a ditame do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza, que elaborará as tabelas de avaliação documentário. Aprovadas, de ser o caso, as tabelas de avaliação pelo titular da conselharia competente em matéria de arquivos e património documentário, disporá a sua publicação no Diário Oficial da Galiza, mediante um extracto, sem prejuízo de fazê-las públicas na página web da conselharia.

Além disso, mediante a Resolução de 18 de abril de 2017, da Secretaria-Geral de Cultura, pela que se aprovam e se fã públicos os critérios de avaliação para a selecção, transferência de custodia e acesso aos documentos, assim como o formulario normalizado para a elaboração dos estudos de identificação e avaliação de séries documentários propostos pelo Conselho de Avaliação Documentário da Galiza na sessão de 15 de março de 2017 (DOG núm. 90, de 11 de maio), com carácter geral, no âmbito da Administração autonómica, os documentos anteriores ao ano 1990 consideram-se de conservação permanente e, portanto, não serão eliminados.

De acordo com esta normativa e procedimento, as séries documentários que se mencionam nesta ordem foram apresentadas ao Conselho de Avaliação Documentário da Galiza que, na sua sessão de 22 de junho de 2023, emitiu o seu ditame através das tabelas de avaliação documentário elevadas para a sua aprovação pelo titular da conselharia competente em matéria de arquivos e património documentário.

Para estes efeitos, no exercício das faculdades que me confire o artigo 34 da Lei 1/1983, de 22 de fevereiro, reguladora da Junta e do seu presidente, modificada parcialmente pela Lei 11/1988, de 20 de outubro, e de conformidade com o disposto na Lei 7/2014, de 26 de setembro de arquivos e documentos da Galiza, assim como as normas de desenvolvimento,

RESOLVO:

Primeiro. Aprovar as tabelas de avaliação documentário cujos extractos se recolhem no anexo a esta resolução e que correspondem às seguintes séries documentários, procedentes da Administração autonómica e da Administração local, ditaminadas pelo Conselho de Avaliação Documentário da Galiza na sua sessão de 22 de junho de 2023:

Administração autonómica:

– AA0103 Contas de pagos para justificar.

– AA0140 Expedientes contável de despesas.

– AA6159 Expedientes de constituição, modificação e cancelamento de fianças de arrendamento de imóveis.

– AA0932 Expedientes de planos de labores.

Administração local:

– AL941 Expedientes de coimas em matéria de trânsito.

– AL942 Atestados da polícia local.

– AL151 Expedientes de permissões e férias.

– AL157 Registros de assistência de pessoal.

– AL943 Retirada de veículos pelo guindastre autárquico.

Universidades:

– U014 Expedientes de retribuições do pessoal.

– U015 Expedientes de subvenção de preços públicos no terceiro ciclo.

– U016 Expedientes de ajudas e subvenções para os pagamentos dos preços públicos.

– U017 Expedientes de bolsas de carácter geral do Governo basco.

– U018 Expedientes de bolsas de colaboração do Ministério.

Segundo. Ordenar a publicação das tabelas de avaliação documentário das mencionadas séries, mediante um extracto, no Diário Oficial da Galiza.

Esta ordem terá eficácia desde o dia seguinte ao da sua publicação no Diário Oficial da Galiza.

Terceiro. Contra este acto, que esgota a via administrativa, as pessoas interessadas poderão interpor recurso potestativo de reposição ante o mesmo órgão que o ditou, no prazo de um mês contado a partir do dia seguinte ao da sua publicação no Diário Oficial da Galiza, de conformidade com o estabelecido na Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas, ou poderão impugná-lo ante o órgão competente da ordem xurisdicional contencioso-administrativa, no prazo de dois meses contados desde a mesma data, segundo o estabelecido na Lei 29/1998, de 13 de julho, reguladora da jurisdição contencioso-administrativa.

Santiago de Compostela, 7 de agosto de 2023

Román Rodríguez González
Conselheiro de Cultura, Educação, Formação Profissional
e Universidades

ANEXO I

Extractos das tabelas de avaliação de séries documentários

Tabela: T0100.

Código da série: AA0103.

Denominação: contas de pagos para justificar.

Procedência: Xunta de Galicia.

Datas extremas da série: 1983 (série aberta).

Datas extremas da fracção de série avaliada: 1983-2020.

Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 22 de junho de 2023.

Acesso restrito: 30 anos.

Transferências:

– Arquivo central: 1 ano desde a finalização do exercício económico de execução da despesa.

– Arquivo intermédio: 6 anos desde a finalização do exercício económico de execução da despesa.

– Arquivo histórico: 15 anos desde a finalização do exercício económico de execução da despesa.

Selecção: conservação permanente.

Tabela: T0101.

Código da série: AA0140.

Denominação: expedientes contável de despesas.

Procedência: Xunta de Galicia.

Datas extremas da série: 1984 (série aberta).

Datas extremas da fracção de série avaliada: 1984-2022.

Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 22 de junho de 2023.

Acesso restrito: 30 anos.

Transferências:

– Arquivo central: 1 ano desde a finalização do exercício económico fiscalizado.

– Arquivo intermédio: 10 anos desde a finalização do exercício económico fiscalizado.

– Arquivo histórico: 15 anos desde a finalização do exercício económico fiscalizado.

Selecção:

Conservação permanente: 1984-1999.

Eliminação total a partir do ano 2000 aos 6 anos desde a data da remissão das contas anuais ao Tribunal de Contas.

Tabela: T0102.

Código da série: AA6159.

Denominação: expedientes de constituição, modificação e cancelamento de fianças de arrendamento de imóveis.

Procedência: Instituto Galego da Vivenda e Solo (IGVS).

Datas extremas da série: 1983 (série aberta).

Datas extremas da fracção de série avaliada: 1983-2020.

Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 22 de junho de 2023.

Acesso restrito: 30 anos.

Transferências:

– Arquivo central: 1 ano desde o cancelamento da fiança.

– Arquivo intermédio: 5 anos desde o cancelamento da fiança.

– Arquivo histórico: 15 anos desde o cancelamento da fiança.

Selecção: eliminação parcial.

– Documentos de constituição:

• Conservação permanente até o ano 2012.

• A partir do ano 2013 poder-se-ão eliminar com uma mostraxe aleatoria probabilística ao 10 %.

– Documentos de cancelamento:

• Conservação permanente dos documentos anteriores ao ano 1999.

• A partir do ano 2000 poder-se-ão eliminar com uma mostraxe aleatoria probabilística ao 10 %.

Tabela: T0103.

Código da série: AA932.

Denominação: expedientes de planos de labores.

Procedência: Conselharia de Economia, Indústria e Inovação.

Datas extremas da série: 1982- (série aberta).

Datas extremas da fracção de série avaliada: 1982-2023.

Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 22 de junho de 2023.

Acesso restrito: 30 anos.

Transferências:

– Arquivo central: aos 2 anos desde a finalização do procedimento

– Arquivo intermédio: aos 15 anos desde a finalização do procedimento.

– Arquivo histórico: aos 20 anos desde a finalização do procedimento.

Selecção: conservação permanente.

Tabela: T0104.

Código da série: AL941.

Denominação: expedientes de coimas em matéria de trânsito.

Procedência: Câmara municipal de Pontevedra.

Datas extremas da série: 1955 (série aberta).

Datas extremas da fracção de série avaliada: 1955-2022.

Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 22 de junho de 2023.

Acesso restrito: 30 anos.

Transferências:

– Arquivo autárquico: 1 ano desde a finalização da sua tramitação administrativa.

Selecção:

Eliminação total aos 5 anos de finalização do trâmite.

Conservar-se-á uma amostra de 1 expediente por ano.

Tabela: T0105.

Código da série: AL942.

Denominação: atestados da polícia local.

Procedência: Câmara municipal de Pontevedra.

Datas extremas da série: 1955 (série aberta).

Datas extremas da fracção de série avaliada: 1955-2019.

Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 22 de junho de 2023.

Acesso restrito: 30 anos.

Transferências:

– Arquivo autárquico: 1 ano desde a finalização da sua tramitação administrativa.

Selecção: conservação permanente.

Tabela: T0106.

Código da série: AL151.

Denominação: expedientes de permissões e férias.

Procedência: Câmara municipal de Pontevedra.

Datas extremas da série: 1955 (série aberta).

Datas extremas da fracção de série avaliada: 1955-2023.

Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 22 de junho de 2023.

Acesso restrito: 30 anos desde a finalização do procedimento.

Transferências:

– Arquivo autárquico: 1 ano desde a finalização do procedimento.

Selecção:

Eliminação total aos 7 anos desde a finalização do ano natural de desfrute das férias, das permissões ou licenças.

Conservar-se-á uma amostra de 1 expediente por ano.

Tabela: T0107.

Código da série: AL157.

Denominação: registro de assistência do pessoal.

Procedência: Câmara municipal de Pontevedra.

Datas extremas da série: 1955 (série aberta).

Datas extremas da fracção de série avaliada: 1955-2023.

Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 22 de junho de 2023.

Acesso restrito: 30 anos desde a finalização do procedimento.

Transferências:

– Arquivo autárquico: 1 ano desde a finalização do ano natural.

Selecção:

Eliminação total aos 7 anos desde a finalização do ano natural.

Conservar-se-á uma amostra de 1 expediente por ano.

Tabela: T0108.

Código da série: AL943.

Denominação: expedientes de retirada de veículos pelo guindastre autárquico.

Procedência: Câmara municipal de Pontevedra.

Datas extremas da série: 1955 (série aberta).

Datas extremas da fracção de série avaliada: 2000-2019.

Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 22 de junho de 2023.

Acesso restrito: 30 anos.

Transferências:

– Arquivo autárquico: 1 ano desde a finalização do procedimento

Selecção:

Eliminação total aos 5 anos desde a finalização do procedimento.

Conservar-se-á uma amostra de um expediente por ano.

Tabela: T0109.

Código da série: U014.

Denominação: expedientes de retribuições do pessoal.

Procedência: Universidade de Santiago de Compostela.

Datas extremas da série: 1972 (série aberta).

Datas extremas da fracção de série avaliada: 1972-2022.

Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 22 de junho de 2023.

Acesso restrito: 30 anos.

Transferências: os 5 anos transferirá ao arquivo.

Selecção: eliminação parcial.

– Conservar-se-ão as relações nominais com informação desagregada e as relações acumulativas anuais.

– Poder-se-á eliminar:

• Aos 50 anos as liquidações individuais de haveres.

• Aos cinco anos os Expedientes de alteração de folha de pagamento e as relações nominais mensais por entidades bancárias

• Aos três anos as relações nominais mensais de pessoas perceptoras por ordem alfabética, relações nominais mensais com variações com respeito ao mês anterior, relações nominais mensais com quotas às mútuas obrigatórias, relações nominais mensais de filiados à Segurança social.

Conservar-se-á uma amostra de 1 exemplar por ano.

Tabela: T110.

Código da série: U015.

Denominação: expedientes de subvenção de preços públicos no terceiro ciclo.

Procedência: Universidade de Santiago de Compostela.

Datas extremas da série: 1994-2011.

Datas extremas da fracção de série avaliada: 1994-2011.

Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 22 de junho de 2023.

Acesso restrito: 30 anos.

Transferências: aos seis anos transferirão ao arquivo intermédio/histórico as listagens e as actas do jurado de selecção e a amostra de selecção.

Selecção: eliminação parcial.

– Conservar-se-ão as convocações e listagens de adjudicação, assim como os expedientes que fossem recorridos, que sejam objecto de alguma actuação administrativa especial ou que correspondam a relações jurídicas vigentes.

– Poder-se-ão eliminar as solicitudes aos 5 anos.

Conservar-se-á uma mostraxe aleatoria de 2 exemplares por curso académico de solicitudes com a documentação achegada pelas pessoas solicitantes.

Tabela: T111.

Código da série: U016.

Denominação: expedientes de ajudas e subvenções para o pagamento dos preços públicos.

Procedência: Universidade de Santiago de Compostela.

Datas extremas da série: 1990 (série aberta).

Datas extremas da fracção de série avaliada: 1990-2021.

Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 22 de junho de 2023.

Acesso restrito: 30 anos.

Transferências: aos seis anos transferirão ao arquivo intermédio/histórico as listagens e as actas do jurado de selecção e a amostra resultante.

Selecção: eliminação parcial.

– Conservar-se-ão as convocações, actas, listagens de adjudicação e projecto de bolsa, assim como os expedientes que fossem recorridos, que sejam objecto de alguma actuação administrativa especial ou que correspondam a relações jurídicas vigentes.

– Poder-se-ão eliminar as solicitudes aos 5 anos.

Conservar-se-á uma mostraxe aleatoria de 2 exemplares por curso académico de solicitudes com a documentação achegada pelas pessoas solicitantes.

Tabela: T112.

Código da série: U017.

Denominação: expedientes de bolsas de carácter geral do Governo basco.

Procedência: Universidade de Santiago de Compostela.

Datas extremas da série: 1990 (série aberta).

Datas extremas da fracção de série avaliada: 1986-2021.

Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 22 de junho de 2023.

Acesso restrito: 30 anos.

Transferências: aos seis anos transferirão ao arquivo intermédio/histórico as listagens e as actas do jurado de selecção e a amostra resultante.

Selecção: eliminação parcial.

– Conservar-se-ão as convocações, actas e listagens de adjudicação, assim como os expedientes que fossem recorridos, que sejam objecto de alguma actuação administrativa especial ou que correspondam a relações jurídicas vigentes.

– Poder-se-ão eliminar as solicitudes aos 5 anos.

Conservar-se-á uma mostraxe aleatoria de 2 exemplares por curso académico de solicitudes com a documentação achegada pelas pessoas solicitantes.

Tabela: T113.

Código da série: U018.

Denominação: expedientes de bolsas de colaboração do Ministério.

Procedência: Universidade de Santiago de Compostela.

Datas extremas da série: 1990 (série aberta)

Datas extremas da fracção de série avaliada: 1990-2021.

Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 22 de junho de 2023.

Acesso restrito: 30 anos.

Transferências: aos seis anos transferirão ao arquivo intermédio/histórico a documentação seleccionada.

Selecção: eliminação parcial.

– Conservar-se-ão as convocações, actas, listagens de adjudicação e projecto de bolsa, assim como os expedientes que fossem recorridos, que sejam objecto de alguma actuação administrativa especial ou que correspondam a relações jurídicas vigentes.

– Poder-se-ão eliminar as solicitudes aos 5 anos.

Conservar-se-á uma mostraxe aleatoria de 2 exemplares por curso académico de solicitudes com a documentação achegada pelas pessoas solicitantes.