A Conselharia de Cultura, Educação e Ordenação Universitária é o órgão da Xunta de Galicia encarregado da proposta e execução das directrizes gerais da política cultural da Galiza a quem lhe corresponde a direcção e coordenação das grandes linhas de actuação e as medidas para o desenvolvimento da cultura galega, no senso mais amplo, mediante a cooperação e a soma de vontades com as instituições com que partilha objectivos, entes locais, organismos públicos e entidades privadas, como forma de cristalizar as iniciativas no âmbito da protecção, investigação e difusão cultural.

A Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza, e a Lei 8/1995, de 30 de outubro, do património cultural da Galiza, atribuem à Conselharia de Cultura, Educação e Ordenação Universitária, as competências em matéria de património cultural da Galiza e, como parte dele, correspondem-lhe as actuações para a protecção, conservação, acrecentamento e difusão do património documentário e arquivos.

Os arquivos custodiam documentos como testemunho e garantia de direitos e deveres das instituições e dos cidadãos e como fonte de informação para a gestão administrativa e a investigação. A sua função é conservar e servir os documentos pelos médios e técnicas que lhe são próprias.

Os arquivos galegos fazem parte de uma estrutura organizativo, o sistema de arquivos da Galiza, composta por órgãos, arquivos e serviços, que busca a consecução dos fins próprios dos arquivos através da colaboração para a sua rendibilidade social e económica.

A Conselharia de Cultura, Educação e Ordenação Universitária, como órgão coordenador e directivo do sistema de arquivos da Galiza, é quem para estabelecer as directrizes técnicas que garantam a organização e funcionamento dos arquivos que integram o sistema e prestar-lhes assistência pondo à sua disposição os recursos técnicos e os créditos que anualmente se estabeleçam nos seus orçamentos.

Em consequência, para que os arquivos realizem adequadamente as suas funções e os cidadãos tenham acesso à informação contida nos documentos é preciso que estejam dotados da infra-estrutura e equipamento adequado, que os seus fundos documentários estejam organizados, em bom estado físico e mesmo reproduzidos noutros suportes.

Para estes efeitos, no exercício das faculdades que me confire o artigo 34 da Lei 1/1983, de 22 de fevereiro, reguladora da Junta e da sua Presidência, modificada parcialmente pela Lei 11/1988, de 20 de outubro, e de conformidade com o disposto no artigo 14 da Lei 9/2007, de 13 de junho, de subvenções da Galiza, assim como as normas de desenvolvimento,

DISPONHO:

Artigo 1. Objecto e finalidade

O objecto da presente ordem é estabelecer as bases reguladoras e convocar ajudas destinadas à melhora dos arquivos da Galiza, garantindo uma custodia responsável e o acesso dos cidadãos aos documentos.

As ajudas reguladas nesta ordem conceder-se-ão em regime de concorrência competitiva e baixo os princípios de publicidade, objectividade, concorrência, transparência, igualdade, não discriminação, eficácia e eficiência.

A finalidade da ajuda serão as actividades que tenham por objecto bem a organização de fundos documentários ou bem a melhora dos locais de arquivo.

Artigo 2. Beneficiários

Poderão optar a estas ajudas as universidades, entes locais e as entidades sem fim de lucro galegas que contem com um local estável destinado a o+++ arquivo e custodiem fundos documentários constitutivos do património documentário da Galiza, percebido como tal o estabelecido no artigo 77 da Lei 8/1995, do património cultural da Galiza.

Os projectos apresentados deverão seguir as recomendações técnicas de arquivos disponíveis no portal de arquivos da Galiza.

Artigo 3. Financiamento e quantia das ajudas

1. As ajudas convocadas para este ano terão uma quantia total de setenta e sete mil setecentos quarenta euros (77.740 €), que se imputarão aos orçamentos gerais da Comunidade Autónoma da Galiza para o ano 2015 nas seguintes aplicações orçamentais e quantias:

– 09.20.432A.744.4: 20.300 €.

– 09.20.432A.760.0: 27.440 €.

– 09.20.432A.781.0: 30.000 €.

2. A concessão das ajudas fica submetida à condição de existência de crédito adequado e suficiente no momento da resolução.

3. A ajuda máxima por beneficiário que concederá a Conselharia de Cultura, Educação e Ordenação Universitária será de 6.000 € que, em nenhum caso, poderá exceder o 80 % do investimento total aprovado.

4. Este montante de 6.000 € ascenderá a 8.000 € quando se trate de solicitudes conjuntas, é dizer, solicitudes apresentadas conjuntamente por mais de uma entidade local baixo qualquer fórmula (agrupamento, associação, mancomunidade, fusão ou qualquer outra similar).

5. O montante do crédito inicial poderá ser alargado em função das disponibilidades orçamentais, o que poderá dar lugar à concessão demais subvenções de acordo com o artigo 31.2 da Lei 9/2007, de 13 de junho, de subvenções da Galiza.

6. Estas ajudas são compatíveis com outras ajudas e subvenções outorgadas por outras administrações ou entes públicos ou privados, nacionais ou internacionais, se o montante total que percebe o beneficiário não supera a percentagem máxima do investimento.

Artigo 4. Solicitudes e prazo

1. Só se admitirá uma solicitude por beneficiário, que se apresentará conforme o modelo oficial que figura como anexo I da convocação, por qualquer das seguintes vias:

a) As solicitudes deverão apresentar-se preferivelmente por via electrónica através do formulario normalizado disponível na sede electrónica da Xunta de Galicia, https://sede.junta.és, de acordo com o estabelecido nos artigos 27 da Lei 11/2007, de 22 de junho, de acesso electrónico dos cidadãos aos serviços públicos, e 24 do Decreto 198/2010, de 2 de dezembro, pelo que se regula o desenvolvimento da Administração electrónica na Xunta de Galicia e nas entidades dela dependentes. Para a apresentação das solicitudes será necessário o documento nacional de identidade electrónico ou qualquer dos certificar electrónicos reconhecidos pela sede electrónica da Xunta de Galicia.

b) Opcionalmente, também se poderão apresentar as solicitudes em suporte papel em qualquer dos lugares e registros estabelecidos no artigo 38.4 da Lei 30/1992, de 26 de novembro, de regime jurídico das administrações públicas e do procedimento administrativo comum, utilizando o formulario normalizado disponível na sede electrónica da Xunta de Galicia.

2. A documentação complementar poder-se-á apresentar electronicamente utilizando qualquer procedimento de cópia dixitalizada do documento original. Neste caso, as cópias dixitalizadas apresentadas garantirão a fidelidade com o original baixo a responsabilidade da pessoa solicitante. A Administração poderá requerer a exibição do documento original para o cotexo da cópia electrónica apresentada segundo o disposto no artigo 35.2 da Lei 11/2007, de 22 de junho, de acesso dos cidadãos aos serviços públicos, e 22.3 do Decreto 198/2010 pelo que se regula o desenvolvimento da Administração electrónica na Xunta de Galicia e nas entidades dela dependentes.

Em caso que algum dos documentos que presente de forma electrónica a pessoa solicitante ou representante supere os tamanhos limites estabelecidos pela sede electrónica, permitir-se-á a apresentação deste de forma pressencial dentro dos prazos previstos. Para isso, e junto com o documento que se apresenta, a pessoa interessada deverá mencionar o código e o órgão responsável do procedimento, o número de expediente e o número ou código único de registro. Na sede electrónica da Xunta de Galicia publicar-se-á a relação de formatos, protocolos e tamanho máximo admitido da documentação complementar para cada procedimento.

A documentação complementar também se poderá apresentar em formato papel em qualquer dos lugares e registros estabelecidos no artigo 38.4 da Lei 30/1992, de 26 de novembro, de regime jurídico das administrações públicas e do procedimento administrativo comum.

As cópias dos documentos desfrutarão da mesma validade e eficácia que os seus originais sempre que exista constância de que sejam autênticas.

3. O prazo de apresentação das solicitudes será de um mês, contado a partir do dia seguinte ao da publicação da presente ordem no Diário Oficial da Galiza.

Artigo 5. Consentimentos e autorizações

1. A apresentação da solicitude de concessão de subvenção pela pessoa interessada ou representante comportará a autorização ao órgão administrador para solicitar as certificações que devam emitir a Agência Estatal da Administração Tributária, a Tesouraria Geral da Segurança social e a conselharia competente em matéria de fazenda da Xunta de Galicia, segundo o estabelecido no artigo 20.3 da Lei 9/2007, de 13 de junho, de subvenções da Galiza. Não obstante, a pessoa solicitante ou representante poderá recusar expressamente o consentimento, caso em que deverá apresentar as certificações nos termos previstos regulamentariamente.

2. De conformidade com o artigo 13.4 da Lei 4/2006, de 30 de junho, de transparência e de boas práticas na Administração pública galega, e com o previsto no Decreto 132/2006, de 27 de julho, pelo que se regulam os registros públicos criados nos artigos 44 e 45 da Lei 7/2005, de 29 de dezembro, de orçamentos gerais da Comunidade Autónoma da Galiza para o ano 2006, a conselharia publicará na sua página web oficial a relação das pessoas beneficiárias e o montante das ajudas concedidas. Incluirá, igualmente, as referidas ajudas e as sanções que, como consequência delas, pudessem impor-se nos correspondentes registros públicos, pelo que a apresentação da solicitude leva implícita a autorização para o tratamento necessário dos dados das pessoas beneficiárias e a referida publicidade.

Artigo 6. Documentação que há que apresentar

1. Documentação de carácter geral:

a) Solicitude normalizada segundo o modelo do anexo I.

b) Memória explicativa segundo o modelo do anexo II, que inclua:

Dados identificativo e de contacto:

– Titularidade do arquivo.

– Localização.

– Contacto postal e electrónico.

– Pessoal técnico e responsável do arquivo.

Fundos documentários que custodia:

– Quadro de classificação do arquivo.

– Datas extremas de cada fundo documentário.

– Volume de cada fundo documentário, expressado em metros lineais.

Condições de acesso:

– Horário de abertura.

– Condições de acesso aos fundos documentários.

Serviços:

– Serviços à disposição dos utentes: de ajuda à investigação, de reprodução e espaços públicos.

Processos técnicos do arquivo, indicando se estão informatizados.

Actividades culturais que organize ou nas que participe o arquivo.

c) Cada projecto deverá achegar:

– Orçamento total do projecto indicando conceitos, preços unitários e totais.

– Percentagem de financiamento do projecto da instituição solicitante.

2. Documentação específica do projecto:

a) Para projectos de melhora dos locais de arquivo:

– Planos do local de arquivo, com as medicións pertinente.

– Proposta detalhada de modificação, melhora ou dotação.

– Certificado ou relatório técnico sobre a resistência da superfície dos depósitos, se é o caso.

b) Para projectos de organização de fundos documentários:

– Programa de organização de fundos indicando os dados da documentação que se vai organizar: produtor, séries documentários, datas extremas, volume de fundos a organizar expressado em unidades de instalação e metros lineais.

– Aplicação informática para a descrição documentário com que conte o arquivo.

– Memória explicativa do processo de organização, descrição e digitalização, se é o caso, segundo os critérios técnicos de arquivos.

– Requisitos do pessoal técnico que se contrate.

Artigo 7. Critérios de valoração

1. Critérios de valoração aplicável a todos os arquivos:

a) Número de habitantes da câmara municipal onde consista o arquivo: até 3 pontos.

– Câmaras municipais com menos de 10.000 habitantes: 3 pontos.

– Câmaras municipais entre 10.000 e 50.000 habitantes: 2 pontos.

– Câmaras municipais com mais de 50.000 habitantes: 1 ponto.

b) Antigüidade dos fundos documentários: até 3 pontos.

c) Nível de autofinanciamento: até 2 pontos.

d) Primeiras subvenções: 1 ponto.

e) Arquivos em população de menos de 10.000 habitantes que tenham pessoal técnico arquiveiro: 1 ponto.

2. Agrupamentos de câmaras municipais baixo qualquer fórmula (excepto a de fusão autárquica), tendo em conta os seguintes aspectos:

a) Pela mera apresentação da solicitude conjunta entre câmaras municipais nos termos e com os requisitos que se determinem nas bases ou nas convocações: até 0,5 pontos.

b) Tendo em conta o número de câmaras municipais associados, número de serviços que se vão prestar de forma partilhada, repercussão do projecto, cifra de população total das câmaras municipais participantes no projecto: até 1 ponto ao todo analisados do seguinte modo:

– Pelo número de câmaras municipais associados: até 0,40 pontos.

– Pelo número de serviços que se vão prestar de forma partilhada: até 0,30 pontos.

– Pela repercussão sobre o número total de população: até 0,30 pontos.

c) Pela valoração da memória explicativa da poupança de custos que supõe a prestação conjunta sobre a individual: até 0,5 pontos.

3. Critérios aplicável às solicitudes apresentadas por entidades locais fusionadas: outorgar-se-ão 3 pontos pela mera apresentação da solicitude nos termos assinalados nesta ordem.

Não se admitirão aquelas solicitudes conjuntas ou que não se acredite a realização conjunta de uma actuação ou serviço e que suponham actuações independentes em cada entidade local. Nos supostos de mancomunidade, consórcios ou áreas metropolitanas, deverá acreditar-se que o serviço se presta de modo mancomunado, metropolitano ou consorciado e que, em todo o caso, não supõe uma actuação isolada ou independente.

4. Critérios específicos aplicável aos projectos de melhora dos locais de arquivo:

– Instalação de andeis: até 3 pontos.

– Melhora das condições ambientais: até 2 pontos.

5. Critérios específicos aplicável aos projectos de organização de fundos documentários:

– Projectos de descrição de fundos documentários que incluam a sua digitalização, expressado em metros lineais: até 3 pontos.

– Projectos de descrição de fundos documentários, expressado em metros lineais: até 2 pontos.

Artigo 8. Instrução do procedimento e selecção de solicitudes

1. A instrução do procedimento de concessão das subvenções corresponde-lhe à Secretaria-Geral de Cultura, que reverá as solicitudes recebidas e a documentação achegada. No caso de estar incompleta, conter erros ou não achegar toda a documentação requerida, poder-se-á reclamar aos solicitantes que emenden os defeitos apreciados na documentação exixida, outorgando-lhes um prazo máximo e improrrogable de dez (10) dias hábeis, desde a notificação do requerimento, e indicar-se-lhes-á que se não o fizessem se terão por desistidos da sua solicitude de acordo com o artigo 71 da Lei 30/1992, de 26 de novembro, de regime jurídico das administrações públicas e do procedimento administrativo comum.

2. A avaliação das solicitudes efectuá-la-á uma comissão técnica composta por o/a titular da Subdirecção Geral de Arquivos, que a presidirá, actuando como vogais dois técnicos de arquivos. Exercerá a secretaria o/a titular do Serviço do Sistema de Arquivos. Em caso de ausência de algum dos membros, corresponde-lhe a o/à titular da Secretaria-Geral de Cultura nomear um suplente. A comissão formulará o relatório no qual se concretize o resultado da avaliação efectuada.

3. O órgão instrutor, em vista dos expedientes e do relatório de avaliação emitido, formulará proposta de resolução motivada das solicitudes por ordem decrescente de pontuações. Em caso de empate na pontuação das solicitudes ter-se-á em conta, em primeiro lugar, o critério de autofinanciamento e, em segundo lugar, a data de apresentação de solicitude.

4. No suposto de renúncia de algum dos adxudicatarios, o órgão instrutor poderá formular proposta de resolução complementar, adjudicando o montante disponível às solicitudes valoradas pela comissão e que não atingiram ajuda devido ao limite orçamental, de acordo com a ordem de pontuação estabelecida.

Artigo 9. Resolução, notificação e recursos

1. A/o titular da Conselharia de Cultura, Educação e Ordenação Universitária resolverá o procedimento de concessão das ajudas no prazo de quinze (15) dias desde a elevação da proposta de resolução.

A resolução de concessão ou denegação da ajuda notificar-se-lhes-á aos interessados e terá que ser motivada.

O prazo máximo para resolver e notificar será de cinco (5) meses desde a entrada em vigor da ordem de convocação. De não se ditar resolução no prazo indicado, as solicitudes perceber-se-ão desestimado.

2. Depois da notificação da resolução definitiva do órgão competente, os adxudicatarios propostos como beneficiários disporão de um prazo de dez (10) dias para a sua aceitação, transcorrido este sem que se produza manifestação expressa, perceber-se-á tacitamente aceite.

3. A resolução de concessão ou denegação da ajuda põe fim à via administrativa e contra é-la poderá interpor-se, potestativamente, recurso de reposição perante o órgão que ditou o acto no prazo de um mês, contado desde o dia seguinte ao da sua notificação, ou directamente recurso contencioso-administrativo perante o Tribunal Superior de Justiça da Galiza no prazo de dois meses contados de igual modo.

Artigo 10. Publicidade

1. De conformidade com o artigo 15.1 da Lei 9/2007, de 13 de junho, de subvenções da Galiza, a Conselharia Cultura, Educação e Ordenação Universitária publicará no Diário Oficial da Galiza a relação de entidades subvencionadas com expressão da convocação, programa e crédito orçamental a que se imputem, montante e finalidade da subvenção.

2. Consonte o artigo 16.1 da Lei 9/2007, de 13 de junho, de subvenções da Galiza, as ajudas outorgadas ao amparo desta ordem figurarão no Registro Público de Ajudas, Subvenções e Convénios.

Artigo 11. Prazo, justificação e pagamento das ajudas

1. O prazo para que os beneficiários das ajudas acreditem e justifiquem os projectos subvencionados será até o 31 de outubro de 2015; em caso de não justificar-se a totalidade do orçamento do projecto, a subvenção será minorar na mesma proporção.

2. O cumprimento efectivo dos fins para os que foi concedida a ajuda acreditar-se-á por meio da apresentação da seguinte documentação:

a) Certificação da intervenção ou do órgão que tenha atribuídas as faculdades de controlo da tomada de razão em contabilidade, do cumprimento da finalidade para a que foi concedida.

b) Relação de gastos ordenada segundo o conceito a que se atribui, com identificação do credor, montante, data de emissão e, se é o caso, de pagamento. Indicar-se-ão as desviacións produzidas em relação com o orçamento aprovado.

c) Fotocópia compulsado das facturas e comprovativo bancários do seu aboação.

d) Relação detalhada de outros ingressos ou subvenções que financiassem a actividade subvencionada com indicação do montante e da sua procedência.

e) Os três orçamentos que, em aplicação do artigo 29.3 da Lei de subvenções, deva ter solicitado o beneficiário.

f) Memória explicativa do projecto realizado em relação com a ajuda concedida junto com a percentagem de autofinanciamento do investimento que para o mesmo projecto fixo o beneficiário.

3. As entidades locais beneficiárias, de acordo com o estabelecido nos artigos 8 e 10 do Decreto 193/2011, de 6 de outubro, deverão apresentar a conta justificativo da subvenção, que incorporará, em todo o caso, a certificação da intervenção ou do órgão que tenha atribuídas as faculdades de controlo da tomada de razão em contabilidade e do cumprimento da finalidade para a qual foi concedida. A conta justificativo estará integrada pela seguinte documentação:

a) Certificação expedida pela secretaria da entidade local, com a aprovação de o/a presidente da Câmara/sã ou presidente/a, relativa à aprovação pelo órgão competente da conta justificativo da subvenção em que se faça constar, no mínimo, de forma detalhada:

– O cumprimento da finalidade da subvenção.

– Os diferentes conceitos e quantias correspondentes aos gastos totais suportados pela entidade beneficiária imputables à actuação subvencionada com a seguinte relação: identificação de o/a credor/a, número de factura ou documento equivalente, certificação da obra, montante, data de emissão e data de reconhecimento da obriga pelo órgão competente.

b) Os documentos acreditador dos gastos realizados com meios ou recursos próprios e a indicação, de ser o caso, dos critérios de compartimento dos custos gerais e/ou indirectos incorporados na relação de gastos.

c) Relação detalhada de outros ingressos ou subvenções que financiassem a actividade subvencionada com indicação do montante e a sua procedência.

d) De ser o caso, os três orçamentos que se exixen em aplicação do artigo 29.3 da Lei 9/2007, de 13 de junho, de subvenções da Galiza.

4. A falta de apresentação da justificação no prazo estabelecido comportará a perda do direito ao cobramento total ou parcial da subvenção, a exixencia do reintegro e demais responsabilidades estabelecidas na Lei de subvenções da Galiza, segundo o disposto no artigo 45.2 do Decreto 11/2009, de 8 de janeiro, pelo que se aprova o regulamento da citada lei.

5. Inclui nesta ordem os projectos realizados desde o 1 de janeiro de 2015 até a data limite de justificação da ordem.

Artigo 12. Obrigas dos beneficiários

1. Os beneficiários desta ajuda ficam sujeitos às obrigas recolhidas no artigo 11 da Lei 9/2007, de 13 de junho, de subvenções da Galiza.

2. Os beneficiários da subvenção farão constar em toda a publicidade que a actividade ou actuação recebeu financiamento da Secretaria-Geral de Cultura da Conselharia de Cultura, Educação e Ordenação Universitária da Xunta de Galicia.

3. No momento da justificação da execução total do projecto e, em qualquer caso, antes do último pagamento, o peticionario deverá apresentar uma declaração complementar das ajudas solicitadas, tanto das aprovadas ou concedidas coma das pendentes de resolução, para o mesmo projecto, das diferentes administrações públicas competente, ou quaisquer dos seus organismos, entes ou sociedades, segundo o modelo do anexo III.

4. O órgão instrutor poderá comprovar em qualquer momento a execução das actuações subvencionadas e requerer, de ser o caso, a justificação acreditador.

5. Os beneficiários comprometem-se a entregar uma cópia do trabalho desenvolvido qualquer que fosse o projecto realizado.

6. A entidade beneficiária mediante a aceitação da ajuda autorizará formalmente a Conselharia de Cultura, Educação e Ordenação Universitária para a difusão por qualquer meio de todos os elementos que constituem o resultado do projecto realizado.

Artigo 13. Reintegro da ajuda e procedimento sancionador

Procederá o reintegro, total ou parcial, das subvenções e ajudas públicas percebido quando concorra quaisquer das circunstâncias previstas no título II da Lei 9/2007, de 13 de junho, de subvenções da Galiza.

Em caso que o beneficiário da ajuda incumprisse alguma das condições ou obrigações estipuladas, a Conselharia de Cultura, Educação e Ordenação Universitária instruirá o correspondente expediente sancionador, de conformidade com o previsto no título IV da Lei 9/2007, de 13 de junho, de subvenções da Galiza.

Toda a alteração das condições observadas para a concessão da subvenção e, em todo o caso, a obtenção concorrente de subvenções ou ajudas outorgadas por outras administrações ou entes públicos ou privados, nacionais ou internacionais, poderá dar lugar à modificação da resolução da concessão.

Artigo 14. Regime jurídico

A tramitação de solicitudes e concessão destas ajudas ajustar-se-á ao disposto na presente ordem; na Lei 9/2007, de 13 de junho, de subvenções da Galiza; no Decreto 11/2009, de 8 de janeiro, pelo que se aprova o regulamento da Lei de subvenções da Galiza; no Decreto 193/2011, de 6 de outubro, pelo que se regulam especialidades nas subvenções às entidades locais galegas; na Lei 38/2003, de 17 de novembro, geral de subvenções; nos preceitos básicos do Real decreto 887/2006, de 21 de julho, pelo que se aprova o regulamento da Lei geral de subvenções; na Lei de orçamentos gerais da Comunidade Autónoma, e demais normativa de aplicação.

A apresentação electrónica de solicitudes sujeitará à Ordem de 12 de janeiro de 2012, da Conselharia de Presidência, Administrações Públicas e Justiça, pela que se regula a habilitação de procedimentos administrativos e serviços na Administração geral e no sector público autonómico da Galiza.

Disposição derradeiro primeira

Autoriza-se o secretário geral de Cultura para ditar, no âmbito das suas competências, as resoluções precisas para o desenvolvimento desta ordem.

Disposição derradeiro segunda

Esta ordem entrará em vigor o dia seguinte ao da sua publicação no Diário Oficial da Galiza.

Santiago de Compostela, 6 de março de 2015

Román Rodríguez González
Conselheiro de Cultura, Educação e Ordenação Universitária