La Consellería de Cultura, Educación y Ordenación Universitaria es el órgano de la Xunta de Galicia encargado de la propuesta y ejecución de las directrices generales de la política cultural de Galicia a quien corresponde la dirección y coordinación de las grandes líneas de actuación y las medidas para el desarrollo de la cultura gallega, en el sentido más amplio, mediante la cooperación y la suma de voluntades con las instituciones con las que comparte objetivos, entes locales, organismos públicos y entidades privadas, como forma de cristalizar las iniciativas en el ámbito de la protección, investigación y difusión cultural.

La Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia, y la Ley 8/1995, de 30 de octubre, del patrimonio cultural de Galicia, atribuyen a la Consellería de Cultura, Educación y Ordenación Universitaria, las competencias en materia de patrimonio cultural de Galicia y, como parte de él, le corresponden las actuaciones para la protección, conservación, acrecentamiento y difusión del patrimonio documental y archivos.

Los archivos custodian documentos como testimonio y garantía de derechos y deberes de las instituciones y de los ciudadanos y como fuente de información para la gestión administrativa y la investigación. Su función es conservar y servir los documentos por los medios y técnicas que le son propias.

Los archivos gallegos forman parte de una estructura organizativa, el sistema de archivos de Galicia, compuesta por órganos, archivos y servicios, que busca la consecución de los fines propios de los archivos a través de la colaboración de cara a su rentabilidad social y económica.

La Consellería de Cultura, Educación y Ordenación Universitaria, como órgano coordinador y directivo del sistema de archivos de Galicia, es capaz de establecer las directrices técnicas que garanticen la organización y el funcionamiento de los archivos que integran el sistema y prestarles asistencia poniendo a su disposición los recursos técnicos y los créditos que anualmente se establezcan en sus presupuestos.

En consecuencia, para que los archivos realicen adecuadamente sus funciones y los ciudadanos tengan acceso a la información contenida en los documentos es necesario que estén dotados de la infraestructura y equipamiento adecuados, que sus fondos documentales estén organizados, en buen estado físico e incluso reproducidos en otros soportes.

A estos efectos, en el ejercicio de las facultades que me confiere el artículo 34 de la Ley 1/1983, de 22 de febrero, reguladora de la Xunta y de su Presidencia, modificada parcialmente por la Ley 11/1988, de 20 de octubre, y de conformidad con lo dispuesto en el artículo 14 de la Ley 9/2007, de 13 de junio, de subvenciones de Galicia, así como las normas de su desarrollo,

DISPONGO:

Artículo 1. Objeto y finalidad

El objeto de la presente orden es establecer las bases reguladoras y convocar ayudas destinadas a la mejora de los archivos de Galicia, garantizando una custodia responsable y el acceso de los ciudadanos a los documentos.

Las ayudas reguladas en esta orden se concederán en régimen de concurrencia competitiva y bajo los principios de publicidad, objetividad, concurrencia, transparencia, igualdad, no discriminación, eficacia y eficiencia.

La finalidad de la ayuda serán las actividades que tengan por objeto bien la organización de fondos documentales o bien la mejora de los locales del archivo.

Artículo 2. Beneficiarios

Podrán optar a estas ayudas las universidades, entes locales y las entidades sin fin de lucro gallegas que cuenten con un local estable destinado al archivo y custodien fondos documentales constitutivos del patrimonio documental de Galicia, entendido como tal lo establecido en el artículo 77 de la Ley 8/1995, del patrimonio cultural de Galicia.

Los proyectos presentados deberán seguir las recomendaciones técnicas de archivos disponibles en el portal de archivos de Galicia.

Artículo 3. Financiación y cuantía de las ayudas

1. Las ayudas convocadas para este año tendrán una cuantía total de setenta y siete mil setecientos cuarenta euros (77.740 €), que se imputarán a los presupuestos generales de la Comunidad Autónoma de Galicia para el año 2015 en las siguientes aplicaciones presupuestarias y cuantías:

– 09.20.432A.744.4: 20.300 €.

– 09.20.432A.760.0: 27.440 €.

– 09.20.432A.781.0: 30.000 €.

2. La concesión de las ayudas queda sometida a la condición de existencia de crédito adecuado y suficiente en el momento de la resolución.

3. La ayuda máxima por beneficiario que concederá la Consellería de Cultura, Educación y Ordenación Universitaria será de 6.000 € que, en ningún caso, podrá exceder del 80 % de la inversión total aprobada.

4. Este importe de 6.000 € ascenderá a 8.000 € cuando se trate de solicitudes conjuntas, es decir, solicitudes presentadas conjuntamente por más de una entidad local bajo cualquier fórmula (agrupación, asociación, mancomunidad, fusión o cualquier otra similar).

5. El importe del crédito inicial podrá ser ampliado en función de las disponibilidades presupuestarias, lo que podrá dar lugar a la concesión de más subvenciones de acuerdo con el artículo 31.2 de la Ley 9/2007, de 13 de junio, de subvenciones de Galicia.

6. Estas ayudas son compatibles con otras ayudas y subvenciones otorgadas por otras administraciones o entes públicos o privados, nacionales o internacionales, si el importe total que percibe el beneficiario no supera el porcentaje máximo de la inversión.

Artículo 4. Solicitudes y plazo

1. Solo se admitirá una solicitud por beneficiario, que se presentará de acuerdo con el modelo oficial que figura como anexo I de la convocatoria, por cualquiera de las siguientes vías:

a) Las solicitudes deberán presentarse preferiblemente por vía electrónica a través del formulario normalizado disponible en la sede electrónica de la Xunta de Galicia, https://sede.xunta.es, de acuerdo con lo establecido en los artículos 27 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, y 24 del Decreto 198/2010, de 2 de diciembre, por el que se regula el desarrollo de la Administración electrónica en la Xunta de Galicia y en las entidades de ella dependientes. Para la presentación de las solicitudes será preciso el documento nacional de identidad electrónico o cualquiera de los certificados electrónicos reconocidos por la sede electrónica de la Xunta de Galicia.

b) Opcionalmente, también se podrán presentar las solicitudes en soporte papel en cualquiera de los lugares y registros establecidos en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, utilizando el formulario normalizado disponible en la sede electrónica de la Xunta de Galicia.

2. La documentación complementaria se podrá presentar electrónicamente utilizando cualquier procedimiento de copia digitalizada del documento original. En este caso, las copias digitalizadas presentadas garantizarán la fidelidad con el original bajo la responsabilidad de la persona solicitante. La Administración podrá requerir la exhibición del documento original para el cotejo de la copia electrónica presentada según lo dispuesto en el artículo 35.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso de los ciudadanos a los servicios públicos, y 22.3 del Decreto 198/2010 por el que se regula el desarrollo de la Administración electrónica en la Xunta de Galicia y en las entidades de ella dependientes.

En caso de que alguno de los documentos que va a presentar de forma electrónica la persona solicitante o representante supere los tamaños límites establecidos por la sede electrónica, se permitirá la presentación de este de forma presencial dentro de los plazos previstos. Para ello, y junto con el documento que se presenta, la persona interesada deberá mencionar el código y el órgano responsable del procedimiento, el número de expediente y el número o código único de registro. En la sede electrónica de la Xunta de Galicia se publicará la relación de formatos, protocolos y tamaño máximo admitido de la documentación complementaria para cada procedimiento.

La documentación complementaria también se podrá presentar en formato papel en cualquiera de los lugares y registros establecidos en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen administrativo de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.

Las copias de los documentos gozarán de la misma validez y eficacia que sus originales siempre que exista constancia de que sean auténticas.

3. El plazo de presentación de las solicitudes será de un mes, contado a partir del día siguiente al de la publicación de la presente orden en el Diario Oficial de Galicia.

Artículo 5. Consentimientos y autorizaciones

1. La presentación de la solicitud de concesión de subvención por la persona interesada o representante comportará la autorización al órgano gestor para solicitar las certificaciones que deban emitir la Agencia Estatal de la Administración Tributaria, la Tesorería General de la Seguridad Social y la consellería competente en materia de hacienda da la Xunta de Galicia, según lo establecido en el artículo 20.3 de la Ley 9/2007, de 13 de junio, de subvenciones de Galicia. No obstante, la persona solicitante o representante podrá denegar expresamente el consentimiento, en cuyo caso deberá presentar las certificaciones en los términos previstos reglamentariamente.

2. De conformidad con el artículo 13.4 de la Ley 4/2006, de 30 de junio, de transparencia y de buenas prácticas en la Administración pública gallega, y con lo previsto en el Decreto 132/2006, de 27 de julio, por el que se regulan los registros públicos creados en los artículos 44 y 45 de la Ley 7/2005, de 29 de diciembre, de los presupuestos generales de la Comunidad Autónoma de Galicia para el año 2006, la consellería publicará en su página web oficial la relación de las personas beneficiarias y el importe de las ayudas concedidas. Incluirá, igualmente, las referidas ayudas y las sanciones que, como consecuencia de ellas, pudiesen imponerse en los correspondientes registros públicos, por lo que la presentación de la solicitud lleva implícita la autorización para el tratamiento necesario de los datos de las personas beneficiarias y la referida publicidad.

Artículo 6. Documentación a presentar

1. Documentación de carácter general:

a) Solicitud normalizada según el modelo del anexo I.

b) Memoria explicativa según el modelo del anexo II, que incluya:

Datos identificativos y de contacto:

– Titularidad del archivo.

– Localización.

– Contacto postal y electrónico.

– Personal técnico y responsable del archivo.

Fondos documentales que custodia:

– Cuadro de clasificación del archivo.

– Fechas extremas de cada fondo documental.

– Volumen de cada fondo documental, expresado en metros lineales.

Condiciones de acceso:

– Horario de apertura.

– Condiciones de acceso a los fondos documentales.

Servicios:

– Servicios a disposición de los usuarios: de ayuda a la investigación, de reproducción y espacios públicos.

Procesos técnicos del archivo, indicando si están informatizados.

Actividades culturales que organice o en las que participe el archivo.

c) Cada proyecto deberá adjuntar:

– Presupuesto total del proyecto indicando conceptos, precios unitarios y totales.

– Porcentaje de financiación del proyecto de la institución solicitante.

2. Documentación específica del proyecto:

a) Para proyectos de mejora de los locales del archivo:

– Planos del local de archivo, con las mediciones pertinentes.

– Propuesta detallada de modificación, mejora o dotación.

– Certificado o informe técnico sobre la resistencia de la superficie de los depósitos, en su caso.

b) Para proyectos de organización de fondos documentales:

– Programa de organización de fondos indicando los datos de la documentación a organizar: productor, series documentales, fechas extremas, volumen de fondos a organizar expresado en unidades de instalación y metros lineales.

– Aplicación informática para la descripción documental con la que cuente el archivo.

– Memoria explicativa del proceso de organización, descripción y digitalización, en su caso, según los criterios técnicos de archivos.

– Requisitos del personal técnico a contratar.

Artículo 7. Criterios de valoración

1. Criterios de valoración aplicables a todos los archivos:

a) Número habitantes del ayuntamiento donde radique el archivo: hasta 3 puntos.

– Ayuntamientos con menos de 10.000 habitantes: 3 puntos.

– Ayuntamientos entre 10.000 y 50.000 habitantes: 2 puntos.

– Ayuntamientos con más de 50.000 habitantes: 1 punto.

b) Antigüedad de los fondos documentales: hasta 3 puntos.

c) Nivel de autofinanciación: hasta 2 puntos.

d) Primeras subvenciones: 1 punto.

e) Archivos en población de menos de 10.000 habitantes que tengan personal técnico archivero: 1 punto.

2. Agrupaciones de ayuntamientos bajo cualquier fórmula (excepto la de fusión municipal), teniendo en cuenta los siguientes extremos:

a) Por la mera presentación de la solicitud conjunta entre ayuntamientos en los términos y con los requisitos que se determinen en las bases o en las convocatorias: hasta 0,5 puntos.

b) Teniendo en cuenta el número de ayuntamientos asociados, número de servicios que se van a prestar de forma compartida, repercusión del proyecto, cifra de población total de los ayuntamientos participantes en el proyecto: hasta 1 punto en total analizados de la siguiente forma:

– Por el número de ayuntamientos asociados: hasta 0,40 puntos.

– Por el número de servicios que se van a prestar de forma compartida: hasta 0,30 puntos.

– Por la repercusión sobre el número total de población: hasta 0,30 puntos.

c) Por la valoración de la memoria explicativa del ahorro de costes que supone la prestación conjunta sobre a individual: hasta 0,5 puntos.

3. Criterios aplicables a las solicitudes presentadas por entidades locales fusionadas: se otorgarán 3 puntos por la mera presentación de la solicitud en los términos señalados en esta orden.

No se admitirán aquellas solicitudes conjuntas en las que no se acredite la realización conjunta de una actuación o servicio y que supongan actuaciones independientes en cada entidad local. En los supuestos de mancomunidades, consorcios o áreas metropolitanas, deberá acreditarse que el servicio se presta de manera mancomunada, metropolitana o consorciada y que, en todo caso, no supone una actuación aislada o independiente.

4. Criterios específicos aplicables a los proyectos de mejora de los locales de archivo:

– Instalación de estanterías: hasta 3 puntos.

– Mejora de las condiciones medioambientales: hasta 2 puntos.

5. Criterios específicos aplicables a los proyectos de organización de fondos documentales:

– Proyectos de descripción de fondos documentales que incluyan su digitalización, expresado en metros lineales: hasta 3 puntos.

– Proyectos de descripción de fondos documentales, expresado en metros lineales: hasta 2 puntos.

Artículo 8. Instrucción del procedimiento y selección de solicitudes

1. La instrucción del procedimiento de concesión de las subvenciones corresponde a la Secretaría General de Cultura, que revisará las solicitudes recibidas y la documentación que las acompaña. En caso de estar incompleta, contener errores o no adjuntar toda la documentación requerida, se podrá reclamar a los solicitantes que corrijan los defectos apreciados en la documentación exigida, otorgándoles un plazo máximo e improrrogable de diez (10) días hábiles, desde la notificación del requerimiento, y se les indicará que de no hacerlo se les tendrá por desistidos de su solicitud de acuerdo al artículo 71 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común.

2. La evaluación de las solicitudes la efectuará una comisión técnica compuesta por el/la titular de la Subdirección General de Archivos, que la presidirá, actuando como vocales dos técnicos de archivos. Ejercerá la secretaría el/la titular del Servicio del Sistema de Archivos. En caso de ausencia de alguno de los miembros, corresponde al/a la titular de la Secretaría General de Cultura nombrar un suplente. La comisión formulará el informe en el que se concrete el resultado de la evaluación efectuada.

3. El órgano instructor, a la vista de los expedientes y del informe de evaluación emitido, formulará propuesta de resolución motivada de las solicitudes por orden decreciente de puntuaciones. En caso de empate en la puntuación de las solicitudes se tendrá en cuenta, en primer lugar, el criterio de autofinanciación y, en segundo lugar, la fecha de presentación de la solicitud.

4. En el supuesto de renuncia de alguno de los adjudicatarios, el órgano instructor podrá formular propuesta de resolución complementaria, adjudicando el importe disponible a las solicitudes valoradas por la comisión y que no alcanzaron ayuda debido al límite presupuestario, de acuerdo con el orden de puntuación establecida.

Artículo 9. Resolución, notificación y recursos

1. El/la titular de la Consellería de Cultura, Educación y Ordenación Universitaria resolverá el procedimiento de concesión de las ayudas en el plazo de quince (15) días desde la elevación de la propuesta de resolución.

La resolución de concesión o denegación de la ayuda se le notificará a los interesados y tendrá que ser motivada.

El plazo máximo para resolver y notificar será de cinco (5) meses desde la entrada en vigor de la orden de convocatoria. De no dictarse resolución en el plazo indicado, las solicitudes se entenderán desestimadas.

2. Tras la notificación de la resolución definitiva del órgano competente, los adjudicatarios propuestos como beneficiarios dispondrán de un plazo de diez (10) días para su aceptación, transcurrido este sin que se produzca manifestación expresa, se entenderá tácitamente aceptada.

3. La resolución de concesión o denegación de la ayuda pone fin a la vía administrativa y contra ella se podrá interponer, potestativamente, recurso de reposición ante el órgano que dictó el acto en un plazo de un mes, a contar desde el día siguiente al de su notificación, o directamente recurso contencioso-administrativo ante el Tribunal Superior de Justicia de Galicia en el plazo de dos meses contados de igual modo.

Artículo 10. Publicidad

1. De conformidad con el artículo 15.1 de la Ley 9/2007, de 13 de junio, de subvenciones de Galicia, la Consellería de Cultura, Educación y Ordenación Universitaria publicará en el Diario Oficial de Galicia la relación de entidades subvencionadas con expresión de la convocatoria, programa y crédito presupuestario a que se imputen, importe y finalidad de la subvención.

2. Conforme al artículo 16.1 de la Ley 9/2007, de 13 de junio, de subvenciones de Galicia, las ayudas otorgadas según lo dispuesto en esta orden figurarán en el Registro Público de Ayudas, Subvenciones y Convenios.

Artículo 11. Plazo, justificación y pago de las ayudas

1. El plazo para que los beneficiarios de las ayudas acrediten y justifiquen los proyectos subvencionados será hasta el 31 de octubre de 2015; en caso de no justificar la totalidad del presupuesto del proyecto, la subvención será minorada en la misma proporción.

2. El cumplimiento efectivo de los fines para los que fue concedida la ayuda se acreditará por medio de la presentación de la siguiente documentación:

a) Certificación de la intervención o del órgano que tenga atribuidas las facultades de control de la toma de razón en contabilidad, del cumplimiento de la finalidad para la que fue concedida.

b) Relación de gastos ordenada según el concepto al que se atribuye, con identificación del acreedor, importe, fecha de emisión y, en su caso, del pago. Se indicarán las desviaciones producidas en relación con el presupuesto aprobado.

c) Fotocopia compulsada de las facturas y justificantes bancarios de su abono.

d) Relación detallada de otros ingresos o subvenciones que financiasen la actividad subvencionada con indicación del importe y de su procedencia.

e) Los tres presupuestos que, en aplicación del artículo 29.3 de la Ley de subvenciones, deba haber solicitado el beneficiario.

f) Memoria explicativa del proyecto realizado en relación con la ayuda concedida junto con el porcentaje de autofinanciación de la inversión que para el mismo proyecto hizo el beneficiario.

3. Las entidades locales beneficiarias, de acuerdo con lo establecido en los artículos 8 y 10 del Decreto 193/2011, de 6 de octubre, deberán presentar la cuenta justificativa de la subvención, que incorporará, en todo caso, la certificación de la intervención o del órgano que tenga atribuidas las facultades de control de la toma de razón en contabilidad y del cumplimiento de la finalidad para la cual fue concedida. La cuenta justificativa estará integrada por la siguiente documentación:

a) Certificación expedida por la secretaría de la entidad local, con el visto bueno del/de la alcalde/sa o presidente/a, relativa a la aprobación por el órgano competente de la cuenta justificativa de la subvención en que se haga constar, como mínimo, de forma detallada:

– El cumplimiento de la finalidad de la subvención.

– Los distintos conceptos y cuantías correspondientes a los gastos totales soportados por la entidad beneficiaria imputables a la actuación subvencionada con la siguiente relación: identificación del/de la acreedor/a, número de factura o documento equivalente, certificación de la obra, importe, fecha de emisión y fecha de reconocimiento de la obligación por el órgano competente.

b) Los documentos acreditativos de los gastos realizados con medios o recursos propios y la indicación, en su caso, de los criterios de repartición de los costes generales y/o indirectos incorporados en la relación de gastos.

c) Relación detallada de otros ingresos o subvenciones que financiasen la actividad subvencionada con indicación del importe y su procedencia.

d) En su caso, los tres presupuestos que se exigen en aplicación del artículo 29.3 de la Ley 9/2007, de 13 de junio, de subvenciones de Galicia.

4. La falta de presentación de la justificación en el plazo establecido comportará la pérdida del derecho al cobro total o parcial de la subvención, la exigencia del reintegro y demás responsabilidades establecidas en la Ley de subvenciones de Galicia, según lo dispuesto en el artículo 45.2 del Decreto 11/2009, de 8 de enero, por el que se aprueba el reglamento de la citada ley.

5. Se incluye en esta orden los proyectos realizados desde el 1 de enero de 2015 hasta la fecha límite de justificación de la orden.

Artículo 12. Obligaciones de los beneficiarios

1. Los beneficiarios de esta ayuda quedan sujetos a las obligaciones recogidas en el artículo 11 de la Ley 9/2007, de 13 de junio, de subvenciones de Galicia.

2. Los beneficiarios de la subvención harán constar en toda la publicidad que la actividad o actuación recibió financiación de la Secretaría General de Cultura de la Consellería de Cultura, Educación y Ordenación Universitaria de la Xunta de Galicia.

3. En el momento de la justificación de la ejecución total del proyecto y, en cualquier caso, antes del último pago, el peticionario deberá presentar una declaración complementaria de las ayudas solicitadas, tanto de las aprobadas o concedidas como de las pendientes de resolución, para el mismo proyecto, de las distintas administraciones públicas competentes, o cualquiera de sus organismos, entes o sociedades, según el modelo del anexo III.

4. El órgano instructor podrá comprobar en cualquier momento la ejecución de las actuaciones subvencionadas y requerir, en su caso, la justificación acreditativa.

5. Los beneficiarios se comprometen a entregar una copia del trabajo desarrollado cualquiera que fuese el proyecto realizado.

6. La entidad beneficiaria mediante la aceptación de la ayuda autorizará formalmente a la Consellería de Cultura, Educación y Ordenación Universitaria la difusión por cualquier medio de todos los elementos que constituyen el resultado del proyecto realizado.

Artículo 13. Reintegro de la ayuda y procedimiento sancionador

Procederá el reintegro, total o parcial, de las subvenciones y ayudas públicas percibidas cuando concurra cualquiera de las circunstancias previstas en el título II de la Ley 9/2007, de 13 de junio, de subvenciones de Galicia.

En caso de que el beneficiario de la ayuda incumpliese alguna de las condiciones u obligaciones estipuladas, la Consellería de Cultura, Educación y Ordenación Universitaria instruirá el correspondiente expediente sancionador, de conformidad con lo previsto en el título IV de la Ley 9/2007, de 13 de junio, de subvenciones de Galicia.

Toda alteración de las condiciones observadas para la concesión de la subvención y, en todo caso, la obtención concurrente de subvenciones o ayudas otorgadas por otras administraciones o entes públicos o privados, nacionales o internacionales, podrá dar lugar a la modificación de la resolución de la concesión.

Artículo 14. Régimen jurídico

La tramitación de solicitudes y concesión de estas ayudas se ajustará a lo dispuesto en la presente orden; en la Ley 9/2007, de 13 de junio, de subvenciones de Galicia; en el Decreto 11/2009, de 8 de enero, por el que se aprueba el reglamento de la Ley de subvenciones de Galicia; en el Decreto 193/2011, de 6 de octubre, por el que se regulan especialidades en las subvenciones a entidades locales gallegas; en la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, general de subvenciones; en los preceptos básicos del Real decreto 887/2006, de 21 de julio, por el que se aprueba el reglamento de la Ley general de subvenciones; en la Ley de presupuestos generales de la Comunidad Autónoma, y demás normativa de aplicación.

La presentación electrónica de solicitudes se ajustará a la Orden de 12 de enero de 2012, de la Consellería de Presidencia, Administraciones Públicas y Justicia, por la que se regula la habilitación de procedimientos administrativos y servicios en la Administración general y en el sector público autonómico de Galicia.

Disposición final primera

Se autoriza al secretario general de Cultura para dictar, en el ámbito de sus competencias, las resoluciones precisas para el desarrollo de esta orden.

Disposición final segunda

Esta orden entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de Galicia.

Santiago de Compostela, 6 de marzo de 2015

Román Rodríguez González
Conselleiro de Cultura, Educación y Ordenación Universitaria