A Consellería de Cultura, Educación e Ordenación Universitaria é o órgano da Xunta de Galicia encargado da proposta e execución das directrices xerais da política cultural de Galicia a quen lle corresponde a dirección e coordinación das grandes liñas de actuación e as medidas para o desenvolvemento da cultura galega, no senso máis amplo, mediante a cooperación e a suma de vontades coas institucións con que comparte obxectivos, entes locais, organismos públicos e entidades privadas, como forma de cristalizar as iniciativas no eido da protección, investigación e difusión cultural.

A Lei 7/2014, do 26 de setembro, de arquivos e documentos de Galicia, e a Lei 8/1995, do 30 de outubro, do patrimonio cultural de Galicia, atribúen á Consellería de Cultura, Educación e Ordenación Universitaria, as competencias en materia de patrimonio cultural de Galicia e, como parte del, correspóndenlle as actuacións para a protección, conservación, acrecentamento e difusión do patrimonio documental e arquivos.

Os arquivos custodian documentos como testemuño e garantía de dereitos e deberes das institucións e dos cidadáns e como fonte de información para a xestión administrativa e a investigación. A súa función é conservar e servir os documentos polos medios e técnicas que lle son propias.

Os arquivos galegos forman parte dunha estrutura organizativa, o sistema de arquivos de Galicia, composta por órganos, arquivos e servizos, que busca a consecución dos fins propios dos arquivos a través da colaboración cara á súa rendibilidade social e económica.

A Consellería de Cultura, Educación e Ordenación Universitaria, como órgano coordinador e directivo do sistema de arquivos de Galicia, é quen para establecer as directrices técnicas que garantan a organización e funcionamento dos arquivos que integran o sistema e prestarlles asistencia poñendo á súa disposición os recursos técnicos e os créditos que anualmente se establezan nos seus orzamentos.

En consecuencia, para que os arquivos realicen axeitadamente as súas funcións e os cidadáns teñan acceso á información contida nos documentos é preciso que estean dotados da infraestrutura e equipamento adecuado, que os seus fondos documentais estean organizados, en bo estado físico e mesmo reproducidos noutros soportes.

Para estes efectos, no exercicio das facultades que me confire o artigo 34 da Lei 1/1983, do 22 de febreiro, reguladora da Xunta e da súa Presidencia, modificada parcialmente pola Lei 11/1988, do 20 de outubro, e de conformidade co disposto no artigo 14 da Lei 9/2007, do 13 de xuño, de subvencións de Galicia, así como as normas de desenvolvemento,

DISPOÑO:

Artigo 1. Obxecto e finalidade

O obxecto da presente orde é establecer as bases reguladoras e convocar axudas destinadas á mellora dos arquivos de Galicia, garantindo unha custodia responsable e o acceso dos cidadáns aos documentos.

As axudas reguladas nesta orde concederanse en réxime de concorrencia competitiva e baixo os principios de publicidade, obxectividade, concorrencia, transparencia, igualdade, non discriminación, eficacia e eficiencia.

A finalidade da axuda serán as actividades que teñan por obxecto ben a organización de fondos documentais ou ben a mellora dos locais de arquivo.

Artigo 2. Beneficiarios

Poderán optar a estas axudas as universidades, entes locais e as entidades sen fin de lucro galegas que conten cun local estable destinado ao+++ arquivo e custodien fondos documentais constitutivos do patrimonio documental de Galicia, entendido como tal o establecido no artigo 77 da Lei 8/1995, do patrimonio cultural de Galicia.

Os proxectos presentados deberán seguir as recomendacións técnicas de arquivos dispoñibles no portal de arquivos de Galicia.

Artigo 3. Financiamento e contía das axudas

1. As axudas convocadas para este ano terán unha contía total de setenta e sete mil setecentos corenta euros (77.740 €), que se imputarán aos orzamentos xerais da Comunidade Autónoma de Galicia para o ano 2015 nas seguintes aplicacións orzamentarias e contías:

– 09.20.432A.744.4: 20.300 €.

– 09.20.432A.760.0: 27.440 €.

– 09.20.432A.781.0: 30.000 €.

2. A concesión das axudas queda sometida á condición de existencia de crédito adecuado e suficiente no momento da resolución.

3. A axuda máxima por beneficiario que concederá a Consellería de Cultura, Educación e Ordenación Universitaria será de 6.000 € que, en ningún caso, poderá exceder o 80 % do investimento total aprobado.

4. Este importe de 6.000 € ascenderá a 8.000 € cando se trate de solicitudes conxuntas, é dicir, solicitudes presentadas conxuntamente por máis dunha entidade local baixo calquera fórmula (agrupación, asociación, mancomunidade, fusión ou calquera outra similar).

5. O importe do crédito inicial poderá ser ampliado en función das dispoñibilidades orzamentarias, o que poderá dar lugar á concesión de máis subvencións de acordo co artigo 31.2 da Lei 9/2007, do 13 de xuño, de subvencións de Galicia.

6. Estas axudas son compatibles con outras axudas e subvencións outorgadas por outras administracións ou entes públicos ou privados, nacionais ou internacionais, se o importe total que percibe o beneficiario non supera a porcentaxe máxima do investimento.

Artigo 4. Solicitudes e prazo

1. Só se admitirá unha solicitude por beneficiario, que se presentará conforme o modelo oficial que figura como anexo I da convocatoria, por calquera das seguintes vías:

a) As solicitudes deberán presentarse preferiblemente por vía electrónica a través do formulario normalizado dispoñible na sede electrónica da Xunta de Galicia, https://sede.xunta.es, de acordo co establecido nos artigos 27 da Lei 11/2007, do 22 de xuño, de acceso electrónico dos cidadáns aos servizos públicos, e 24 do Decreto 198/2010, do 2 de decembro, polo que se regula o desenvolvemento da Administración electrónica na Xunta de Galicia e nas entidades dela dependentes. Para a presentación das solicitudes será necesario o documento nacional de identidade electrónico ou calquera dos certificados electrónicos recoñecidos pola sede electrónica da Xunta de Galicia.

b) Opcionalmente, tamén se poderán presentar as solicitudes en soporte papel en calquera dos lugares e rexistros establecidos no artigo 38.4 da Lei 30/1992, do 26 de novembro, de réxime xurídico das administracións públicas e do procedemento administrativo común, utilizando o formulario normalizado dispoñible na sede electrónica da Xunta de Galicia.

2. A documentación complementaria poderase presentar electronicamente utilizando calquera procedemento de copia dixitalizada do documento orixinal. Neste caso, as copias dixitalizadas presentadas garantirán a fidelidade co orixinal baixo a responsabilidade da persoa solicitante. A Administración poderá requirir a exhibición do documento orixinal para o cotexo da copia electrónica presentada segundo o disposto no artigo 35.2 da Lei 11/2007, do 22 de xuño, de acceso dos cidadáns aos servizos públicos, e 22.3 do Decreto 198/2010 polo que se regula o desenvolvemento da Administración electrónica na Xunta de Galicia e nas entidades dela dependentes.

No caso de que algún dos documentos que presente de forma electrónica a persoa solicitante ou representante supere os tamaños límites establecidos pola sede electrónica, permitirase a presentación deste de forma presencial dentro dos prazos previstos. Para iso, e xunto co documento que se presenta, a persoa interesada deberá mencionar o código e o órgano responsable do procedemento, o número de expediente e o número ou código único de rexistro. Na sede electrónica da Xunta de Galicia publicarase a relación de formatos, protocolos e tamaño máximo admitido da documentación complementaria para cada procedemento.

A documentación complementaria tamén se poderá presentar en formato papel en calquera dos lugares e rexistros establecidos no artigo 38.4 da Lei 30/1992, do 26 de novembro, de réxime xurídico das administracións públicas e do procedemento administrativo común.

As copias dos documentos gozarán da mesma validez e eficacia que os seus orixinais sempre que exista constancia de que sexan auténticas.

3. O prazo de presentación das solicitudes será dun mes, contado a partir do día seguinte ao da publicación da presente orde no Diario Oficial de Galicia.

Artigo 5. Consentimentos e autorizacións

1. A presentación da solicitude de concesión de subvención pola persoa interesada ou representante comportará a autorización ao órgano xestor para solicitar as certificacións que deban emitir a Axencia Estatal da Administración Tributaria, a Tesouraría Xeral da Seguridade Social e a consellería competente en materia de facenda da Xunta de Galicia, segundo o establecido no artigo 20.3 da Lei 9/2007, do 13 de xuño, de subvencións de Galicia. Non obstante, a persoa solicitante ou representante poderá denegar expresamente o consentimento, caso en que deberá presentar as certificacións nos termos previstos regulamentariamente.

2. De conformidade co artigo 13.4 da Lei 4/2006, do 30 de xuño, de transparencia e de boas prácticas na Administración pública galega, e co previsto no Decreto 132/2006, do 27 de xullo, polo que se regulan os rexistros públicos creados nos artigos 44 e 45 da Lei 7/2005, do 29 de decembro, de orzamentos xerais da Comunidade Autónoma de Galicia para o ano 2006, a consellería publicará na súa páxina web oficial a relación das persoas beneficiarias e o importe das axudas concedidas. Incluirá, igualmente, as referidas axudas e as sancións que, como consecuencia delas, puidesen impoñerse nos correspondentes rexistros públicos, polo que a presentación da solicitude leva implícita a autorización para o tratamento necesario dos datos das persoas beneficiarias e a referida publicidade.

Artigo 6. Documentación que hai que presentar

1. Documentación de carácter xeral:

a) Solicitude normalizada segundo o modelo do anexo I.

b) Memoria explicativa segundo o modelo do anexo II, que inclúa:

Datos identificativos e de contacto:

– Titularidade do arquivo.

– Localización.

– Contacto postal e electrónico.

– Persoal técnico e responsable do arquivo.

Fondos documentais que custodia:

– Cadro de clasificación do arquivo.

– Datas extremas de cada fondo documental.

– Volume de cada fondo documental, expresado en metros lineais.

Condicións de acceso:

– Horario de apertura.

– Condicións de acceso aos fondos documentais.

Servizos:

– Servizos á disposición dos usuarios: de axuda á investigación, de reprodución e espazos públicos.

Procesos técnicos do arquivo, indicando se están informatizados.

Actividades culturais que organice ou nas que participe o arquivo.

c) Cada proxecto deberá achegar:

– Orzamento total do proxecto indicando conceptos, prezos unitarios e totais.

– Porcentaxe de financiamento do proxecto da institución solicitante.

2. Documentación específica do proxecto:

a) Para proxectos de mellora dos locais de arquivo:

– Planos do local de arquivo, coas medicións pertinentes.

– Proposta detallada de modificación, mellora ou dotación.

– Certificado ou informe técnico sobre a resistencia da superficie dos depósitos, se é o caso.

b) Para proxectos de organización de fondos documentais:

– Programa de organización de fondos indicando os datos da documentación que se vai organizar: produtor, series documentais, datas extremas, volume de fondos a organizar expresado en unidades de instalación e metros lineais.

– Aplicación informática para a descrición documental con que conte o arquivo.

– Memoria explicativa do proceso de organización, descrición e dixitalización, se é o caso, segundo os criterios técnicos de arquivos.

– Requisitos do persoal técnico que se contrate.

Artigo 7. Criterios de valoración

1. Criterios de valoración aplicables a todos os arquivos:

a) Número de habitantes do concello onde radique o arquivo: ata 3 puntos.

– Concellos con menos de 10.000 habitantes: 3 puntos.

– Concellos entre 10.000 e 50.000 habitantes: 2 puntos.

– Concellos con máis de 50.000 habitantes: 1 punto.

b) Antigüidade dos fondos documentais: ata 3 puntos.

c) Nivel de autofinanciamento: ata 2 puntos.

d) Primeiras subvencións: 1 punto.

e) Arquivos en poboación de menos de 10.000 habitantes que teñan persoal técnico arquiveiro: 1 punto.

2. Agrupacións de concellos baixo calquera fórmula (agás a de fusión municipal), tendo en conta os seguintes aspectos:

a) Pola mera presentación da solicitude conxunta entre concellos nos termos e cos requisitos que se determinen nas bases ou nas convocatorias: ata 0,5 puntos.

b) Tendo en conta o número de concellos asociados, número de servizos que se van prestar de forma compartida, repercusión do proxecto, cifra de poboación total dos concellos participantes no proxecto: ata 1 punto en total analizados do seguinte xeito:

– Polo número de concellos asociados: ata 0,40 puntos.

– Polo número de servizos que se van prestar de forma compartida: ata 0,30 puntos.

– Pola repercusión sobre o número total de poboación: ata 0,30 puntos.

c) Pola valoración da memoria explicativa do aforro de custos que supón a prestación conxunta sobre a individual: ata 0,5 puntos.

3. Criterios aplicables ás solicitudes presentadas por entidades locais fusionadas: outorgaranse 3 puntos pola mera presentación da solicitude nos termos sinalados nesta orde.

Non se admitirán aquelas solicitudes conxuntas ou que non se acredite a realización conxunta dunha actuación ou servizo e que supoñan actuacións independentes en cada entidade local. Nos supostos de mancomunidades, consorcios ou áreas metropolitanas, deberá acreditarse que o servizo se presta de xeito mancomunado, metropolitano ou consorciado e que, en todo caso, non supón unha actuación illada ou independente.

4. Criterios específicos aplicables aos proxectos de mellora dos locais de arquivo:

– Instalación de andeis: ata 3 puntos.

– Mellora das condicións ambientais: ata 2 puntos.

5. Criterios específicos aplicables aos proxectos de organización de fondos documentais:

– Proxectos de descrición de fondos documentais que inclúan a súa dixitalización, expresado en metros lineais: ata 3 puntos.

– Proxectos de descrición de fondos documentais, expresado en metros lineais: ata 2 puntos.

Artigo 8. Instrución do procedemento e selección de solicitudes

1. A instrución do procedemento de concesión das subvencións correspóndelle á Secretaría Xeral de Cultura, que revisará as solicitudes recibidas e a documentación achegada. No caso de estar incompleta, conter erros ou non achegar toda a documentación requirida, poderase reclamar aos solicitantes que emenden os defectos apreciados na documentación exixida, outorgándolles un prazo máximo e improrrogable de dez (10) días hábiles, desde a notificación do requirimento, e indicaráselles que se non o fixesen se terán por desistidos da súa solicitude de acordo co artigo 71 da Lei 30/1992, do 26 de novembro, de réxime xurídico das administracións públicas e do procedemento administrativo común.

2. A avaliación das solicitudes efectuaraa unha comisión técnica composta polo/a titular da Subdirección Xeral de Arquivos, que a presidirá, actuando como vogais dous técnicos de arquivos. Exercerá a secretaría o/a titular do Servizo do Sistema de Arquivos. En caso de ausencia dalgún dos membros, correspóndelle ao/á titular da Secretaría Xeral de Cultura nomear un suplente. A comisión formulará o informe no cal se concrete o resultado da avaliación efectuada.

3. O órgano instrutor, á vista dos expedientes e do informe de avaliación emitido, formulará proposta de resolución motivada das solicitudes por orde decrecente de puntuacións. En caso de empate na puntuación das solicitudes terase en conta, en primeiro lugar, o criterio de autofinanciamento e, en segundo lugar, a data de presentación de solicitude.

4. No suposto de renuncia dalgún dos adxudicatarios, o órgano instrutor poderá formular proposta de resolución complementaria, adxudicando o importe dispoñible ás solicitudes valoradas pola comisión e que non acadaron axuda debido ao límite orzamentario, de acordo coa orde de puntuación establecida.

Artigo 9. Resolución, notificación e recursos

1. A/o titular da Consellería de Cultura, Educación e Ordenación Universitaria resolverá o procedemento de concesión das axudas no prazo de quince (15) días desde a elevación da proposta de resolución.

A resolución de concesión ou denegación da axuda notificaráselles aos interesados e terá que ser motivada.

O prazo máximo para resolver e notificar será de cinco (5) meses desde a entrada en vigor da orde de convocatoria. De non se ditar resolución no prazo indicado, as solicitudes entenderanse desestimadas.

2. Logo da notificación da resolución definitiva do órgano competente, os adxudicatarios propostos como beneficiarios disporán dun prazo de dez (10) días para a súa aceptación, transcorrido este sen que se produza manifestación expresa, entenderase tacitamente aceptada.

3. A resolución de concesión ou denegación da axuda pon fin á vía administrativa e contra ela poderá interpoñerse, potestativamente, recurso de reposición perante o órgano que ditou o acto no prazo dun mes, contado desde o día seguinte ao da súa notificación, ou directamente recurso contencioso-administrativo perante o Tribunal Superior de Xustiza de Galicia no prazo de dous meses contados de igual modo.

Artigo 10. Publicidade

1. De conformidade co artigo 15.1 da Lei 9/2007, do 13 de xuño, de subvencións de Galicia, a Consellería Cultura, Educación e Ordenación Universitaria publicará no Diario Oficial de Galicia a relación de entidades subvencionadas con expresión da convocatoria, programa e crédito orzamentario a que se imputen, importe e finalidade da subvención.

2. Consonte o artigo 16.1 da Lei 9/2007, do 13 de xuño, de subvencións de Galicia, as axudas outorgadas ao abeiro desta orde figurarán no Rexistro Público de Axudas, Subvencións e Convenios.

Artigo 11. Prazo, xustificación e pagamento das axudas

1. O prazo para que os beneficiarios das axudas acrediten e xustifiquen os proxectos subvencionados será ata o 31 de outubro de 2015; en caso de non xustificarse a totalidade do orzamento do proxecto, a subvención será minorada na mesma proporción.

2. O cumprimento efectivo dos fins para os que foi concedida a axuda acreditarase por medio da presentación da seguinte documentación:

a) Certificación da intervención ou do órgano que teña atribuídas as facultades de control da toma de razón en contabilidade, do cumprimento da finalidade para a que foi concedida.

b) Relación de gastos ordenada segundo o concepto a que se atribúe, con identificación do acredor, importe, data de emisión e, se é o caso, de pagamento. Indicaranse as desviacións producidas en relación co orzamento aprobado.

c) Fotocopia compulsada das facturas e xustificantes bancarios do seu aboamento.

d) Relación detallada doutros ingresos ou subvencións que financiasen a actividade subvencionada con indicación do importe e da súa procedencia.

e) Os tres orzamentos que, en aplicación do artigo 29.3 da Lei de subvencións, deba ter solicitado o beneficiario.

f) Memoria explicativa do proxecto realizado en relación coa axuda concedida xunto coa porcentaxe de autofinanciamento do investimento que para o mesmo proxecto fixo o beneficiario.

3. As entidades locais beneficiarias, de acordo co establecido nos artigos 8 e 10 do Decreto 193/2011, do 6 de outubro, deberán presentar a conta xustificativa da subvención, que incorporará, en todo caso, a certificación da intervención ou do órgano que teña atribuídas as facultades de control da toma de razón en contabilidade e do cumprimento da finalidade para a cal foi concedida. A conta xustificativa estará integrada pola seguinte documentación:

a) Certificación expedida pola secretaría da entidade local, co visto e prace do/a alcalde/sa ou presidente/a, relativa á aprobación polo órgano competente da conta xustificativa da subvención en que se faga constar, como mínimo, de forma detallada:

– O cumprimento da finalidade da subvención.

– Os distintos conceptos e contías correspondentes aos gastos totais soportados pola entidade beneficiaria imputables á actuación subvencionada coa seguinte relación: identificación do/a acredor/a, número de factura ou documento equivalente, certificación da obra, importe, data de emisión e data de recoñecemento da obriga polo órgano competente.

b) Os documentos acreditativos dos gastos realizados con medios ou recursos propios e a indicación, de ser o caso, dos criterios de repartición dos custos xerais e/ou indirectos incorporados na relación de gastos.

c) Relación detallada doutros ingresos ou subvencións que financiasen a actividade subvencionada con indicación do importe e a súa procedencia.

d) De ser o caso, os tres orzamentos que se exixen en aplicación do artigo 29.3 da Lei 9/2007, do 13 de xuño, de subvencións de Galicia.

4. A falta de presentación da xustificación no prazo establecido comportará a perda do dereito ao cobramento total ou parcial da subvención, a exixencia do reintegro e demais responsabilidades establecidas na Lei de subvencións de Galicia, segundo o disposto no artigo 45.2 do Decreto 11/2009, do 8 de xaneiro, polo que se aproba o regulamento da citada lei.

5. Inclúese nesta orde os proxectos realizados desde o 1 de xaneiro de 2015 ata a data límite de xustificación da orde.

Artigo 12. Obrigas dos beneficiarios

1. Os beneficiarios desta axuda quedan suxeitos ás obrigas recollidas no artigo 11 da Lei 9/2007, do 13 de xuño, de subvencións de Galicia.

2. Os beneficiarios da subvención farán constar en toda a publicidade que a actividade ou actuación recibiu financiamento da Secretaría Xeral de Cultura da Consellería de Cultura, Educación e Ordenación Universitaria da Xunta de Galicia.

3. No momento da xustificación da execución total do proxecto e, en calquera caso, antes do último pagamento, o peticionario deberá presentar unha declaración complementaria das axudas solicitadas, tanto das aprobadas ou concedidas coma das pendentes de resolución, para o mesmo proxecto, das distintas administracións públicas competentes, ou calquera dos seus organismos, entes ou sociedades, segundo o modelo do anexo III.

4. O órgano instrutor poderá comprobar en calquera momento a execución das actuacións subvencionadas e requirir, de ser o caso, a xustificación acreditativa.

5. Os beneficiarios comprométense a entregar unha copia do traballo desenvolvido calquera que fose o proxecto realizado.

6. A entidade beneficiaria mediante a aceptación da axuda autorizará formalmente a Consellería de Cultura, Educación e Ordenación Universitaria para a difusión por calquera medio de todos os elementos que constitúen o resultado do proxecto realizado.

Artigo 13. Reintegro da axuda e procedemento sancionador

Procederá o reintegro, total ou parcial, das subvencións e axudas públicas percibidas cando concorra calquera das circunstancias previstas no título II da Lei 9/2007, do 13 de xuño, de subvencións de Galicia.

No caso de que o beneficiario da axuda incumprise algunha das condicións ou obrigacións estipuladas, a Consellería de Cultura, Educación e Ordenación Universitaria instruirá o correspondente expediente sancionador, de conformidade co previsto no título IV da Lei 9/2007, do 13 de xuño, de subvencións de Galicia.

Toda alteración das condicións observadas para a concesión da subvención e, en todo caso, a obtención concorrente de subvencións ou axudas outorgadas por outras administracións ou entes públicos ou privados, nacionais ou internacionais, poderá dar lugar á modificación da resolución da concesión.

Artigo 14. Réxime xurídico

A tramitación de solicitudes e concesión destas axudas axustarase ao disposto na presente orde; na Lei 9/2007, do 13 de xuño, de subvencións de Galicia; no Decreto 11/2009, do 8 de xaneiro, polo que se aproba o regulamento da Lei de subvencións de Galicia; no Decreto 193/2011, do 6 de outubro, polo que se regulan especialidades nas subvencións ás entidades locais galegas; na Lei 38/2003, do 17 de novembro, xeral de subvencións; nos preceptos básicos do Real decreto 887/2006, do 21 de xullo, polo que se aproba o regulamento da Lei xeral de subvencións; na Lei de orzamentos xerais da Comunidade Autónoma, e demais normativa de aplicación.

A presentación electrónica de solicitudes suxeitarase á Orde do 12 de xaneiro de 2012, da Consellería de Presidencia, Administracións Públicas e Xustiza, pola que se regula a habilitación de procedementos administrativos e servizos na Administración xeral e no sector público autonómico de Galicia.

Disposición derradeira primeira

Autorízase o secretario xeral de Cultura para ditar, no ámbito das súas competencias, as resolucións precisas para o desenvolvemento desta orde.

Disposición derradeira segunda

Esta orde entrará en vigor o día seguinte ao da súa publicación no Diario Oficial de Galicia.

Santiago de Compostela, 6 de marzo de 2015

Román Rodríguez González
Conselleiro de Cultura, Educación e Ordenación Universitaria