O artigo 314 do Regulamento notarial, aprovado pelo Decreto de 2 de junho de 1944, dispõe, em relação com os colégios notariais: «Os colégios notariais são corporações de direito público, amparadas pela lei e reconhecidas pelo Estado, com personalidade jurídica própria e plena capacidade para o cumprimento dos seus fins. No exercício das funções públicas atribuídas a respeito da prestação da função pública notarial ficam subordinados hierarquicamente ao ministro de Justiça e à Direcção-Geral dos Registros e do Notariado».

O artigo 328.4 do Regulamento notarial, aprovado pelo Decreto de 2 de junho de 1944, dispõe, no que diz respeito à legalizacións e apostilas, que «As juntas directivas, ademais das faculdades contidas noutras disposições, terão as seguintes: 4. Organizar, dirigir e administrar o serviço de legalizacións e apostilas».

O artigo 294 do Regulamento notarial, aprovado pelo Decreto de 2 de junho de 1944, dispõe no seu terceiro parágrafo, no que diz respeito ao Arquivo Geral de Protocolos o seguinte: «Não obstante, nas capitais de colégio as juntas directivas organizarão o arquivo geral de protocolos do distrito notarial correspondente, proporcionando local ajeitado para o seu depósito, nomeando e separando o pessoal auxiliar, satisfazendo, com cargo aos fundos do colégio, as suas folha de pagamento e os demais gastos que ocasione o serviço, e percebendo com destino ao mesmo fundo, os honorários que correspondam. Para atender o melhor serviço público, proporá ao ministro de Justiça a nomeação de um notário arquiveiro, que poderá ser ou não vogal da junta directiva».

O artigo 20.1 da Lei orgânica 15/1999, de 13 de dezembro, de protecção de dados de carácter pessoal (LOPD), dispõe, a respeito dos ficheiros criados ou geridos para o exercício de potestades públicas, que a sua criação, modificação ou supresión «só poderão fazer-se por meio de disposição geral publicada no Boletim Oficial dele Estado ou diário oficial correspondente».

Em cumprimento dos supracitados mandados legais, o Colégio Notarial da Galiza está obrigado à gestão dos serviços públicos derivados das faculdades de organizar, dirigir e administrar o serviço de legalizacións e apostilas, e de organizar o Arquivo Geral de Protocolos, o que impõe a criação de um novo ficheiro público de dados de carácter pessoal que tenha por finalidade levar os supracitados serviços públicos.

De conformidade com o exposto,

ACORDA:

Primeiro. Criação de ficheiros

Acredite-se o ficheiro de dados de carácter pessoal de legalizacións, apostilas e cópias do Arquivo Geral de Protocolos descrito no anexo I do presente acordo.

Segundo. Medidas de segurança

O ficheiro que se acredite pelo presente acordo cumpre as medidas de segurança estabelecidas em Real decreto 1720/2007, de 21 de dezembro, pelo que se aprova o Regulamento de desenvolvimento da Lei orgânica 15/1999, de 13 de dezembro, de protecção de dados de carácter pessoal.

Terceiro. Publicação

De conformidade com o previsto no artigo 20.1 da Lei orgânica 15/1999, de 13 de dezembro, de protecção de dados de carácter pessoal, «A criação, modificação ou supresión dos ficheiros das administrações públicas só poderão fazer-se por meio de disposição geral publicada no Boletim Oficial dele Estado ou diário oficial correspondente», pelo que o presente acordo deverá ser publicado no Diário Oficial da Galiza.

Quarto. Entrada em vigor

O presente acordo entrará em vigor o dia seguinte ao da sua publicação no Diário Oficial da Galiza.

A Corunha, 26 de março de 2014

María Isabel Louro García
Decana do Ilustre Colégio Notarial da Galiza

ANEXO I
Ficheiros criados

Ficheiro: legalizacións, apostilas e cópias do Arquivo Geral de Protocolos.

1. Órgão, ente ou autoridade administrativa responsável pelo ficheiro: Colégio Notarial da Galiza.

2. Órgão, serviço ou unidade ante o qual se deverão exercer os direitos de acessos, rectificação, cancelamento e oposição: Colégio Notarial da Galiza.

3. Nome e descrição do ficheiro que se acredite: legalizacións, apostilas e cópias do Arquivo Geral de Protocolos. Ficheiro com os dados pessoais necessários para gerir e levar os serviços públicos de legalizacións, apostilas e cópias do Arquivo Geral de Protocolos realizados no Colégio Notarial da Galiza.

4. Carácter informatizado ou manual estructurado do ficheiro: misto.

5. Medidas de segurança que se aplicam: básicas.

6. Tipos de dados de carácter pessoal que se incluirão no ficheiro:

Dados de carácter identificativo.

Dados de características pessoais.

Dados de circunstâncias sociais.

Dados económicos, financeiros e de seguros.

Dados de transacções de bens e serviços.

7. Descrição detalhada da finalidade do ficheiro e usos previstos deste: para gerir e levar os serviços públicos de legalizacións, apostilas e cópias do Arquivo Geral de Protocolos por parte do Colégio Notarial da Galiza.

8. Pessoas ou colectivos sobre os quais se pretende obter dados ou que resultem obrigados a subministrá-los: pessoas que solicitem o serviço público de legalizacións, apostilas ou cópias do Arquivo Geral de Protocolos no Colégio Notarial da Galiza.

9. Procedência ou procedimento de recolha dos dados: o próprio interessado ou o seu representante legal.

10. Órgãos e entidades destinatarias das cessões previstas: a Fazenda pública e Administração tributária.