El artículo 314 del Reglamento notarial, aprobado por el Decreto de 2 de junio de 1944, dispone, en relación con los colegios notariales: «Los colegios notariales son corporaciones de derecho público, amparadas por la ley y reconocidas por el Estado, con personalidad jurídica propia y plena capacidad para el cumplimiento de sus fines. En el ejercicio de las funciones públicas atribuidas respecto de la prestación de la función pública notarial quedan subordinados jerárquicamente al ministro de Justicia y a la Dirección General de los Registros y del Notariado».
El artículo 328.4 del Reglamento notarial, aprobado por el Decreto de 2 de junio de 1944, dispone, en relación a las legalizaciones y apostillas, que «Las juntas directivas, además de las facultades contenidas en otras disposiciones, tendrán las siguientes: 4. Organizar, dirigir y administrar el servicio de legalizaciones y apostillas».
El artículo 294 del Reglamento notarial, aprobado por el Decreto de 2 de junio de 1944, dispone en su tercer párrafo, en relación al Archivo General de Protocolos, que «Sin embargo, en las capitales de colegio las juntas directivas organizarán el archivo general de protocolos del distrito notarial correspondiente, proporcionando local adecuado para su depósito, nombrando y separando el personal auxiliar, satisfaciendo, con cargo a los fondos del colegio, sus nóminas y los demás gastos que ocasione el servicio, y percibiendo con destino al mismo fondo, los honorarios que corresponda. Para atender al mejor servicio público, propondrá al ministro de Justicia el nombramiento de un notario archivero, que podrá ser o no vocal de la junta directiva».
El artículo 20.1 de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (LOPD), dispone, respecto a los ficheros creados o gestionados para el ejercicio de potestades públicas, que su creación, modificación o supresión «sólo podrán hacerse por medio de disposición general publicada en el Boletín Oficial del Estado o diario oficial correspondiente».
En cumplimiento de dichos mandatos legales, el Colegio Notarial de Galicia está obligado a la gestión de los servicios públicos derivados de las facultades de organizar, dirigir y administrar el servicio de legalizaciones y apostillas, y de organizar el Archivo General de Protocolos, lo que impone la creación de un nuevo fichero público de datos de carácter personal que tenga por finalidad la llevanza de dichos servicios públicos.
De conformidad con lo expuesto,
ACUERDA:
Primero. Creación de ficheros
Se crea el fichero de datos de carácter personal de legalizaciones, apostillas y copias del Archivo General de Protocolos descrito en el anexo I del presente acuerdo.
Segundo. Medidas de seguridad
El fichero que por el presente acuerdo se crea cumple las medidas de seguridad establecidas en Real decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
Tercero. Publicación
De conformidad con lo previsto en el artículo 20.1 de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, «La creación, modificación o supresión de los ficheros de las administraciones públicas sólo podrán hacerse por medio de disposición general publicada en el Boletín Oficial del Estado o diario oficial correspondiente», por lo que el presente acuerdo deberá ser publicado en el Diario Oficial de Galicia.
Cuarto. Entrada en vigor
El presente acuerdo entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de Galicia.
A Coruña, 26 de marzo de 2014
María Isabel Louro García
Decana del Ilustre Colegio Notarial de Galicia
ANEXO I
Ficheros creados
Fichero: legalizaciones, apostillas y copias del Archivo General de Protocolos.
1. Órgano, ente o autoridad administrativa responsable del fichero: Colegio Notarial de Galicia.
2. Órgano, servicio o unidad ante el que se deberán ejercitar los derechos de accesos, rectificación, cancelación y oposición: Colegio Notarial de Galicia.
3. Nombre y descripción del fichero que se crea: legalizaciones, apostillas y copias del Archivo General de Protocolos. Fichero con los datos personales necesarios para la gestión y llevanza de los servicios públicos de legalizaciones, apostillas y copias del Archivo General de Protocolos realizados en el Colegio Notarial de Galicia.
4. Carácter informatizado o manual estructurado del fichero: mixto.
5. Medidas de seguridad que se aplican: básicas.
6. Tipos de datos de carácter personal que se incluirán en el fichero:
Datos de carácter identificativo.
Datos de características personales.
Datos de circunstancias sociales.
Datos económicos, financieros y de seguros.
Datos de transacciones de bienes y servicios.
7. Descripción detallada de la finalidad del fichero y usos previstos del mismo: gestión y llevanza de los servicios públicos de legalizaciones, apostillas y copias del Archivo General de Protocolos por parte del Colegio Notarial de Galicia.
8. Personas o colectivos sobre los que se pretende obtener datos o que resulten obligados a suministrarlos: personas que soliciten el servicio público de legalizaciones, apostillas o copias del Archivo General de Protocolos en el Colegio Notarial de Galicia.
9. Procedencia o procedimiento de recogida de los datos: el propio interesado o su representante legal.
10. Órganos y entidades destinatarias de las cesiones previstas: la Hacienda pública y Administración tributaria.