La disposición adicional segunda.2 de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (Boletín Oficial del Estado nº 298, de 14 de diciembre), especifica que la creación o modificación de los ficheros de las administraciones públicas sólo podrá hacerse mediante la disposición general correspondiente.
La Universidad de Santiago de Compostela (USC) aprobó la regulación de sus ficheros para su adecuación a la LOPD mediante Resolución de 24 de junio de 2002 y resoluciones posteriores.
La USC realiza actividades en las que directa o indirectamente podrían figurar datos de carácter personal aunque la gestión de datos personales no sea el objeto principal de la actividad investigadora. De esta manera, entiende que debe crearse un fichero para el almacenamiento y para la protección de estos datos con independencia del soporte en el que figuren los datos.
Por otro lado, la puesta en marcha de la sede electrónica determina que aparezcan nuevos servicios y en algunos casos se recojan datos de carácter personal que no están incluidos en otros ficheros previamente declarados, por lo que se considera necesario crear uno nuevo.
Y, por último, el aumento de prestación de servicios en la Facultad de Óptica y Optometría aconseja modificar el fichero creado para que recoja todas las actividades que habrían podido tratar datos de carácter personal.
En su virtud, y a fin de dar cumplimiento al mandato legal del artículo 20 de la LOPD, sobre creación o modificación de ficheros que contengan datos de carácter personal gestionados por la Universidad de Santiago de Compostela, y de asegurar a los administrados el ejercicio de sus legítimos derechos,
DISPONGO:
Primero. Se crean los ficheros de datos de carácter personal denominados Sede electrónica y Actividades de investigación de la USC.
Su descripción se contiene en el anexo I de esta resolución, indicando el nivel de medidas de seguridad, en aplicación del Real decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el reglamento de desarrollo de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
Los ficheros que se indican en el anexo se regirán por las disposiciones generales e instrucciones que se detallen y estarán sometidos, en todo caso, a las normas legales y a los reglamentos de superior rango que les sean aplicables.
Además, de las cesiones previstas para cada uno de los ficheros podrán realizarse otras siempre que así se recoja en una norma o a efectos de remitirles datos a los servicios estadísticos, tanto estatales como de la Comunidad Autónoma, para el desarrollo de las funciones propias de estos servicios o entidades y con los límites establecidos en la ley.
Segundo. Se modifica el fichero número 25 Gestión de datos de usuarios e historias clínicas de exámenes optométricos realizados en el Servicio de Optometría de la Facultad de Óptica y Optometría, creado por Resolución de 4 de octubre de 2010 (DOG de 4 de noviembre).
A partir de la presente resolución se denominará Gestión de datos de usuarios e historias clínicas de la Facultad de Óptica y Optometría y modificara los apartados a), c) y g) en los términos establecidos en el anexo II de la presente resolución.
Tercero. La aprobación de esta resolución no supone la supresión de ningún fichero de datos de carácter personal, por lo que no es necesaria la aplicación de lo dispuesto en el artículo 20.3 de la LOPD.
Cuarto. Esta resolución entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de Galicia.
Santiago de Compostela, 30 de mayo de 2013
Juan José Casares Long
Rector de la Universidad de Santiago de Compostela
ANEXO I
Fichero nº 32 [fichero de sede electrónica]
a) Identificación del fichero:
Fichero de la sede electrónica de la USC.
b) Órgano, ente o autoridad administrativa responsable del fichero:
Secretaría General. Universidad de Santiago de Compostela.
Plaza de O Obradoiro (Colegio de San Xerome) s/n.
15782 Santiago de Compostela.
A Coruña.
c) Órgano, servicio o unidad en la que se deberán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:
Secretaría General. Universidad de Santiago de Compostela.
Plaza de O Obradoiro (Colegio de San Xerome) s/n.
15782 Santiago de Compostela.
A Coruña.
d) Sistema de tratamiento del fichero:
Automatizado.
e) Medidas de seguridad:
Medidas de nivel bajo.
f) Tipos de datos de carácter personal que se incluirán en el fichero:
Datos de carácter identificativos: NIF/DNI, dirección, teléfono, firma electrónica, nombre y apellidos, datos académicos y profesionales.
g) Descripción detallada de la finalidad del fichero y usos previstos del mismo:
Gestión de los datos personales asociados a los servicios de sede electrónica de la USC que no figuren en otros ficheros de datos de carácter personal de la USC.
h) Tipificación de la finalidad y usos previstos:
Procedimientos administrativos y prestaciones de servicios.
i) Personas o colectivos sobre los cuales se pretende obtener datos o que resultan obligados a suministrarlos:
Personas o representantes legales que se relacionen con la USC mediante la sede electrónica.
j) Origen y procedencia de los datos:
El propio interesado o representantes legales, administraciones públicas.
k) Órganos y entidades destinatarios de las cesiones previstas, indicando las transferencias internacionales:
No se prevén cesiones.
Fichero nº 33 [fichero de actividades de investigación de la USC]
a) Identificación del fichero:
Gestión de los datos de la investigación.
b) Órgano, ente o autoridad administrativa responsable del fichero:
Vicerrectorado de Investigación. Universidad de Santiago de Compostela.
Plaza de O Obradoiro (Colegio de San Xerome) s/n.
15782 Santiago de Compostela.
A Coruña.
c) Órgano, servicio o unidad en la que se deberán ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:
Vicerrectorado de Investigación. Universidad de Santiago de Compostela.
Plaza de O Obradoiro (Colegio de San Xerome) s/n.
15782 Santiago de Compostela.
A Coruña.
d) Sistema de tratamiento del fichero:
Mixto.
e) Medidas de seguridad:
Medidas de nivel básico.
f) Tipos de datos de carácter personal que se incluirán en el fichero:
Datos de carácter identificativos: nombre y apellidos, datos académicos y profesionales. NIF/DNI, dirección, teléfono, firma electrónica, imagen, voz.
g) Descripción detallada de la finalidad del fichero y usos previstos del mismo:
Gestión de los datos de las investigaciones en actividades científicas, históricas, culturales y lingüísticas para crear resultados de investigación con fines científicos.
h) Tipificación de la finalidad y usos previstos:
Fines históricos, estadísticos o científicos, educación y cultura, publicaciones.
k) Personas o colectivos sobre los cuales se pretende obtener datos o que resultan obligados a suministrarlos:
Personas incursas o relacionadas con procesos de estudios científicos, culturales, lingüísticos e históricos, ciudadanos.
j) Origen y procedencia de los datos:
El propio interesado o representantes legales.
k) Órganos y entidades destinatarios de las cesiones previstas, indicando las transferencias internacionales:
Difusión de resultados de la investigación.
ANEXO II
Modificación del fichero nº 25 Gestión de datos de usuarios e historias clínicas de exámenes optométricos realizados en el Servicio de Optometría de la Facultad de Óptica y Optometría
1. Nueva denominación del fichero nº 25 Gestión de datos de usuarios e historias clínicas de la Facultad de Óptica y Optometría.
2. Se modifican los apartados a), c) y g) en los siguientes términos:
«a) Identificación del fichero:
Fichero para la gestión de datos de usuarios e historias clínicas del Servicio de Optometría y de las actividades de investigación de la Facultad de Óptica y Optometría.
c) Órgano, servicio o unidad en que se deberán ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:
Facultad de Óptica y Optometría. Edificio Monte de la Condesa s/n (Campus Vida). 15782 Santiago de Compostela. A Coruña.
g) Descripción detallada de la finalidad del fichero y usos previstos del mismo:
Gestión de datos de la historia clínica para la gestión de la actividad optométrica, docente y de investigación, así como el estudio y producción estadística y de la gestión».
