A disposição adicional segunda.2 da Lei orgânica 15/1999, de 13 de dezembro, de protecção de dados de carácter pessoal (BOE nº 298, de 14 de dezembro), especifica que a criação ou modificação dos ficheiros das administrações públicas só poderá fazer mediante a disposição geral correspondente.
A Universidade de Santiago de Compostela (USC) aprovou a regulação dos seus ficheiros para a sua adequação à LOPD mediante a Resolução de 24 de junho de 2002 e resoluções posteriores.
A USC organiza seminários, cursos, congressos e reuniões científicas e participa em projectos e actividades culturais, realizando em alguns casos tarefas de difusão e divulgação que podem conter gestão de dados de carácter pessoal.
Assim mesmo, a importância que está a cobrar o cartão universitário da USC (TUI), que não é só um instrumento próprio de identificação senão que serve de meio para o acesso a determinados serviços que presta a Universidade de Santiago de Compostela, assim como para o acesso a determinadas infra-estruturas, fã aconselhável criar uma base de dados específica para uma gestão diferenciada respeitos de outros ficheiros já criados com anterioridade.
Para estes efeitos é necessário criar novos ficheiros de protecção de dados de carácter pessoal que abranjam actividades de gestão e actividades científicas e culturais que impliquem o tratamento de dados pessoais.
Na sua virtude, e com o fim de dar cumprimento ao mandato legal do artigo 20 da LOPD, sobre criação ou modificação de ficheiros que contenham dados de carácter pessoal geridos pela Universidade de Santiago de Compostela, e de assegurar aos administrados o exercício dos seus legítimos direitos,
DISPONHO:
Primeiro. Acreditem-se os ficheiros de Gestão de actividades culturais e de Gestão do cartão universitário. A sua descrição contém no anexo desta resolução, onde se indica o nível de medidas de segurança, em aplicação do Real decreto 1720/2007, de 21 de dezembro, pelo que se aprova o regulamento de desenvolvimento da Lei orgânica 15/1999, de 13 de dezembro, de protecção de dados de carácter pessoal.
Segundo. Os ficheiros que se indicam nos anexo regerão pelas disposições gerais e instruções que se detalhem e estarão submetidos, em todo o caso, às normas legais e aos regulamentos de superior categoria que lhes sejam aplicável.
Terceiro. A aprovação desta resolução não supõe a supresión de nenhum ficheiro de dados de carácter pessoal, pelo que não é necessária a aplicação do disposto no artigo 20.3 da LOPD.
Quarto. Os ficheiros têm finalidade científica ou de gestão e, ademais das cessões previstas para cada um dos ficheiros, poder-se-ão realizar cessões sempre que assim se recolha numa norma ou para os efeitos de lhes remeter dados aos serviços estatísticos, tanto estatais como da comunidade autónoma, para o desenvolvimento das funções próprias destes serviços ou entidades e com os limites estabelecidos na lei.
Quinto. Esta resolução entrará em vigor o dia seguinte ao da sua publicação no Diário Oficial da Galiza.
Santiago de Compostela, 29 de janeiro de 2013
Juan José Casares Long
Reitor da Universidade de Santiago de Compostela
ANEXO
Ficheiro nº 30 [Gestão de actividades culturais]
a) Identificação do ficheiro: Gestão de actividades culturais.
b) Órgão, ente ou autoridade administrativa responsável pelo ficheiro:
Vicerreitoría de Estudantes, Cultura e Formação Contínua. Universidade de Santiago de Compostela.
Casa Jimena y Elisa Fernández de la Vega.
Rua Casas Reais, 8.
15782 Santiago de Compostela.
A Corunha.
c) Órgão, serviço ou unidade em que se deverão exercer os direitos de acesso, rectificação, cancelamento e oposição:
Vicerreitoría de Estudantes, Cultura e Formação Contínua. Universidade de Santiago de Compostela.
Casa Jimena y Elisa Fernández de la Vega.
Rua Casas Reais, 8.
15782 Santiago de Compostela.
A Corunha.
d) Carácter informatizado ou manual do ficheiro: ficheiro de carácter misto.
e) Medidas de segurança: medidas de nível básico.
f) Tipos de dados de carácter pessoal que se incluirão no ficheiro:
– Dados de carácter identificativo: nome e apelidos, DNI/NIF, endereço postal, correio electrónico, telefone, fax, imagem, voz etc.
– Outro tipo de dados: académicos e profissionais, biográficos, circunstâncias sociais.
g) Descrição detalhada da finalidade do ficheiro e usos previstos: gestão dos congressos e reuniões científicas, projectos e actividades culturais, gestão de projectos culturais: difusão e divulgação de actividades culturais através de publicações impressas, web, rádio e televisão etc.
h) Tipificación da finalidade e usos previstos: educação e cultura, fins históricos estatísticos ou científicos, publicações.
i) Pessoas ou colectivos sobre os quais se pretende obter dados ou que resultam obrigados a subministrá-los: cidadãos, residentes e representantes legais.
j) Procedência ou procedimento de recolhida dos dados: a própria pessoa interessada ou o seu representante legal, outras pessoas físicas, registros públicos, fontes acessíveis ao público, entidade privada, administrações públicas.
k) Órgãos e entidades destinatarias das cessões previstas, indicando as transferências internacionais: não se prevêem cessões.
Ficheiro nº 31 [Gestão do cartão universitário]
a) Identificação do ficheiro: Gestão do cartão universitário.
b) Órgão, ente ou autoridade administrativa responsável pelo ficheiro:
Vicerreitoría de Estudantes, Cultura e Formação Contínua. Universidade de Santiago de Compostela.
Casa Jimena y Elisa Fernández de la Vega.
Rua Casas Reais, 8.
15782 Santiago de Compostela.
A Corunha.
c) Órgão, serviço ou unidade em que se deverão exercer os direitos de acesso, rectificação, cancelamento e oposição:
Vicerreitoría de Estudantes, Cultura e Formação Contínua. Universidade de Santiago de Compostela.
Casa Jimena y Elisa Fernández de la Vega.
Rua Casas Reais, 8.
15782 Santiago de Compostela.
A Corunha.
d) Carácter informatizado ou manual do ficheiro: ficheiro de carácter misto.
e) Medidas de segurança: medidas de nível básico.
f) Tipos de dados de carácter pessoal que se incluirão no ficheiro:
– Dados de carácter identificativo: nome e apelidos, DNI/NIF, endereço postal, correio electrónico, telefone, imagem/voz, assinatura/pegada, assinatura electrónica, nº de registro pessoal.
– Outro tipo de dados: características pessoais, académicas e profissionais.
g) Descrição detalhada da finalidade do ficheiro e usos previstos: gestão da expedição, renovação, cancelamento e atenção de incidências relacionadas com o cartão universitário de identificação, que permite o acesso a serviços e dependências universitárias.
h) Tipificación da finalidade e usos previstos: prestação de serviços, segurança e controlo de acesso a edifícios, educação e cultura, recursos humanos.
i) Pessoas ou colectivos sobre os quais se pretende obter dados ou que resultam obrigados a subministrá-los: estudantes, empregados, membros do Conselho Social, provedores, colaboradores, pessoal reformado, membros da Associação de Antigos Alunos, utentes de serviços e outros solicitantes do cartão TUI.
j) Procedência ou procedimento de recolhida dos dados: o próprio interessado ou o seu representante legal.
k) Órgãos e entidades destinatarias das cessões previstas, indicando as transferências internacionais: não se prevêem cessões.
