La disposición adicional segunda.2 de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal (BOE nº 298, de 14 de diciembre), especifica que la creación o modificación de los ficheros de las administraciones públicas sólo podrá hacerse mediante la disposición general correspondiente.

La Universidad de Santiago de Compostela (USC) aprobó la regulación de sus ficheros para su adecuación a la LOPD mediante la Resolución de 24 de junio de 2002 y resoluciones posteriores.

La USC organiza seminarios, cursos, congresos y reuniones científicas y participa en proyectos y actividades culturales, realizando en algunos casos tareas de difusión y divulgación que pueden contener gestión de datos de carácter personal.

Asimismo, la importancia que está cobrando la tarjeta universitaria de la USC (TUI), que no sólo es un instrumento propio de identificación sino que sirve de medio para acceso a determinados servicios que presta la Universidad de Santiago de Compostela, así como para el acceso a determinadas infraestructuras, hacen aconsejable crear una base de datos específica para una gestión diferenciada respeto a otros ficheros ya creados con anterioridad.

A estos efectos es necesario crear nuevos ficheros de protección de datos de carácter personal, que abarquen actividades de gestión y actividades científicas y culturales que impliquen el tratamiento de datos personales.

En su virtud, y a fin de dar cumplimiento al mandato legal del artículo 20 de la LOPD, sobre creación o modificación de ficheros que contengan datos de carácter personal gestionados por la Universidad de Santiago de Compostela, y de asegurar a los administrados el ejercicio de sus legítimos derechos,

DISPONGO:

Primero. Se crean los ficheros de Gestión de actividades culturales y Gestión de la tarjeta universitaria. Su descripción se contiene en el anexo de esta resolución, indicando el nivel de medidas de seguridad, en aplicación del Real decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el reglamento de desarrollo de la Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.

Segundo. El fichero que se indica en el anexo se regirá por las disposiciones generales e instrucciones que se detallen y estará sometido, en todo caso, a las normas legales y a los reglamentos de superior rango que le sean aplicables.

Tercero. La aprobación de esta resolución no supone la supresión de ningún fichero de datos de carácter personal, por lo que no es necesaria la aplicación de lo dispuesto en el artículo 20.3 de la LOPD.

Cuarto. Los ficheros tienen finalidad científica o de gestión y, además de las cesiones previstas para cada uno de los ficheros, se podrán realizar cesiones siempre que así se recoja en una norma o a los efectos de remitir datos a los servicios estadísticos, tanto estatales como de la comunidad autónoma, para el desarrollo de las funciones propias de estos servicios o entidades y con los límites establecidos en la ley.

Quinto. Esta resolución entrará en vigor el día siguiente a su publicación en el Diario Oficial de Galicia.

Santiago de Compostela, 29 de enero de 2013

Juan José Casares Long
Rector de la Universidad de Santiago de Compostela

ANEXO
Fichero nº 30 [Gestión de actividades culturales]

a) Identificación del fichero: Gestión de actividades culturales.

b) Órgano, ente o autoridad administrativa responsable del fichero:

Vicerrectorado de Estudiantes, Cultura y Formación Continua. Universidad de Santiago de Compostela.

Casa Jimena y Elisa Fernández de la Vega.

Calle Casas Reales, 8.

15782 Santiago de Compostela.

A Coruña.

c) Órgano, servicio o unidad en que se deberán ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:

Vicerrectorado de Estudiantes, Cultura y Formación Continua. Universidad de Santiago de Compostela.

Casa Jimena y Elisa Fernández de la Vega.

Calle Casas Reales, 8.

15782 Santiago de Compostela.

A Coruña.

d) Carácter informatizado o manual del fichero: fichero de carácter mixto.

e) Medidas de seguridad: medidas de nivel básico.

f) Tipos de datos de carácter personal que se incluirán en el fichero:

– Datos de carácter identificativo: nombre y apellidos, DNI/NIF, dirección postal, correo electrónico, teléfono, fax, imagen, voz etc.

– Otro tipo de datos: académicos y profesionales, biográficos, circunstancias sociales.

g) Descripción detallada de la finalidad del fichero y usos previstos: gestión de los congresos y reuniones científicas, proyectos y actividades culturales, gestión de proyectos culturales: difusión y divulgación de actividades culturales a través de publicaciones impresas, web, radio y televisión etc.

h) Tipificación de la finalidad y usos previstos: educación y cultura, fines históricos estadísticos o científicos, publicaciones.

i) Personas o colectivos sobre los cuales se pretende obtener datos o que resultan obligados a suministrarlos: ciudadanos, residentes y representantes legales.

j) Origen o procedimiento de recogida de los datos: el propio interesado o su representante legal, otras personas físicas, registros públicos, fuentes accesibles al público, entidad privada, administraciones públicas.

k) Órganos y entidades destinatarias de las cesiones previstas, indicando las transferencias internacionales: no se prevén cesiones.

Fichero nº 31 [Gestión de la tarjeta universitaria]

a) Identificación del fichero: Gestión de la tarjeta universitaria.

b) Órgano, ente o autoridad administrativa responsable del fichero:

Vicerrectorado de Estudiantes, Cultura y Formación Continua. Universidad de Santiago de Compostela.

Casa Jimena y Elisa Fernández de la Vega.

Calle Casas Reales, 8.

15782 Santiago de Compostela.

A Coruña.

c) Órgano, servicio o unidad en que se deberán ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición:

Vicerrectorado de Estudiantes, Cultura y Formación Continua. Universidad de Santiago de Compostela.

Casa Jimena y Elisa Fernández de la Vega.

Calle Casas Reales, 8.

15782 Santiago de Compostela.

A Coruña.

d) Carácter informatizado o manual del fichero: fichero de carácter mixto.

e) Medidas de seguridad: medidas de nivel básico.

f) Tipos de datos de carácter personal que se incluirán en el fichero:

– Datos de carácter identificativo: nombre y apellidos, DNI/NIF, dirección postal, correo electrónico, teléfono, imagen/voz, firma/pegada, firma electrónica, nº de registro personal.

– Otro tipo de datos: características personales, académicas y profesionales.

g) Descripción detallada de la finalidad del fichero y usos previstos: gestión de la expedición, renovación, cancelación y atención de incidencias relacionadas con la tarjeta universitaria de identificación, que permite el acceso a servicios y dependencias universitarias.

h) Tipificación de la finalidad y usos previstos: prestación de servicios, seguridad y control de acceso a edificios, educación y cultura, recursos humanos.

i) Personas o colectivos sobre los cuáles se pretende obtener datos o que resultan obligados a suministrarlos: estudiantes, empleados, miembros del Consejo Social, proveedores, colaboradores, personal jubilado, miembros de la Asociación de Antiguos Alumnos, usuarios de servicios y otros solicitantes de la tarjeta TUI.

j) Origen o procedimiento de recogida de los datos: el propio interesado o su representante legal.

k) Órganos y entidades destinatarias de las cesiones previstas, indicando las transfe-rencias internacionales: no se prevén cesiones.