Os artigos 38, 45 e 59 da Lei 30/1992, de 26 de novembro, de regime jurídico das administrações públicas e do procedimento administrativo comum, prevêem a incorporação de técnicas e meios electrónicos, informáticos e telemáticos para o desenvolvimento das actividades administrativas.
A promoção de métodos de gestão electrónica recebeu um decidido impulso legislativo com a aprovação da Lei 11/2007, de 22 de junho, do acesso electrónico dos cidadãos aos serviços públicos (LAECSP), e o seu regulamento de desenvolvimento, aprovado pelo Real decreto 1671/2009, de 6 de novembro, que reconhecem a interacção electrónica com as administrações públicas como um direito dos cidadãos e uma obriga para tais administrações.
Um dos elementos chave dessa interacção é a denominada sede electrónica. O artigo 10 da Lei 11/2007 define a sede electrónica como aquele endereço electrónico disponível para os cidadãos através da rede de telecomunicações cuja titularidade, gestão e administração corresponde a uma Administração pública, órgão ou entidade administrativo no exercício das suas competências. O estabelecimento de uma sede electrónica leva consigo a responsabilidade do seu titular a respeito da integridade, veracidade e actualização da informação e os serviços a que se possa aceder através desta. A necessária segurança jurídica obriga a que cada Administração deva determinar as condições e os instrumentos de criação da sua sede electrónica, com suxeición aos princípios legalmente estabelecidos de publicidade oficial, responsabilidade, qualidade, segurança, disponibilidade, acessibilidade, neutralidade e interoperabilidade.
A presente normativa acredite a sede electrónica da Universidade da Corunha e regula as suas características e conteúdos básicos, adoptando todas aquelas medidas que redundem no melhor serviço possível à comunidade universitária. O presente regulamento introduz também um novo título VI no Regulamento do registro da Universidade da Corunha, destinado à regulação do Registro Electrónico, como método de ingresso documentário nos procedimentos que possam tramitar-se telematicamente.
De conformidade contudo o anterior, o Conselho de Governo da Universidade da Corunha, reunido o 27 de junho de 2012, aprovou o seguinte regulamento:
TÍTULO I
Da sede electrónica
Artigo 1. Objecto
1. O presente regulamento tem por objecto a criação e regulação da sede electrónica da Universidade da Corunha, para cumprir o estabelecido pelo artigo 10 da Lei 11/2007, de 22 de junho, de acesso electrónico dos cidadãos aos serviços públicos e o Real decreto 1671/2009, de 6 de novembro, pelo que se desenvolve parcialmente a anterior lei.
2. O âmbito de aplicação da sede electrónica circunscríbese à totalidade dos órgãos e das unidades que integram a Universidade da Corunha de conformidade com os seus estatutos, assim como todos aqueles actualmente existentes ou que pudessem ser criados no futuro pelas restantes normas de regime interno.
3. A sede electrónica da Universidade da Corunha estará disponível no endereço https://sede.udc.és que será acessível directamente e, em todo o caso, através de uma ligazón à sede na página web da Universidade da Corunha (http://www.udc.es).
Artigo 2. Titularidade
1. A titularidade da sede electrónica corresponde à Universidade da Corunha, sendo o órgão responsável da sua gestão administrativa a Secretaria-Geral.
2. A gestão tecnológica da sede será competência da Vicerreitoría com atribuições em matéria de tecnologias da informação.
Artigo 3. Princípios de funcionamento
A sede electrónica da Universidade da Corunha funcionará de acordo com os princípios previstos no artigo 4 da Lei 11/2007, de 22 de junho, de acesso electrónico dos cidadãos aos serviços públicos.
Artigo 4. Disponibilidade
1. A sede electrónica da Universidade da Corunha estará disponível todos os dias do ano, durante as vinte e quatro horas do dia, sem prejuízo das interrupções técnicas que sejam imprescindíveis para a sua manutenção.
2. As interrupções programadas serão comunicadas aos utentes e utentes, com a máxima antecedência que seja possível, na página web oficial da Universidade da Corunha e na própria sede electrónica.
3. Se por causas técnicas ou imprevistas, a sede electrónica da Universidade da Corunha não estivesse disponível no dia de finalización do prazo de um procedimento administrativo da Universidade da Corunha, o supracitado prazo considerar-se-á automaticamente prorrogado ata o dia seguinte a aquele em que a sede electrónica esteja operativa. Neste caso, quando for possível, pôr-se-á um aviso na sede electrónica com a incidência e o novo prazo.
Artigo 5. Conteúdo da sede electrónica
1. A sede electrónica da Universidade da Corunha permitirá o acesso ao seguinte:
a) Informação actualizada sobre a sede electrónica, em que se incluirá a sua normativa reguladora, com identificação, de forma claramente visível, do órgão ou órgãos responsável da sua gestão e administração.
b) O mapa de navegação da sede electrónica, a relação de serviços disponíveis e a sua forma de acesso, assim como as especificações técnicas da sede.
c) O catálogo de procedimentos administrativos susceptíveis de serem tramitados através de meios electrónicos.
d) O Registro Electrónico da Universidade da Corunha e a sua normativa reguladora.
e) O tabuleiro electrónico oficial da Universidade da Corunha.
f) O sistema de formulação de queixas e sugestões sobre o funcionamento da sede electrónica da Universidade da Corunha.
g) A política de protecção de dados e privacidade da Universidade da Corunha, assim como as ligazón às sedes electrónicas da Agência Espanhola de Protecção de Dados.
h) Informação sobre acessibilidade.
i) A relação de certificados electrónicos correspondentes aos sê-los electrónicos utilizados pela Universidade da Corunha na actuação administrativa automatizada.
j) Informação geral dos médios postos ao dispor dos cidadãos para o acesso electrónico aos serviços públicos da Universidade da Corunha, em particular, sobre os sistemas de assinatura electrónica admitidos para relacionar-se com ela através de meios electrónicos, e sobre as condições gerais da sua utilização e os instrumentos necessários para comprovar a validade dos documentos assinados mediante este procedimento.
k) Data e hora oficiais pelas que se rege a sede electrónica da Universidade da Corunha.
l) A normativa universitária, com distinção das normas gerais e próprias da Universidade da Corunha, assim como os actos susceptíveis de publicação.
m) Serviços de ajuda e asesoramento electrónico para a correcta utilização da sede electrónica.
n) Qualquer outra informação ou serviços que se determinem mediante resolução da Secretaria-Geral.
2. Desde a sede electrónica poder-se-á aceder mediante ligazón a outras informações ou serviços que, por não reunir os requisitos necessários, não fazem parte desta. Nestes casos, a pessoa utente será advertida expressamente deste feito, ficando exenta a Universidade da Corunha de toda a responsabilidade.
3. Identificar-se-ão os canais de acesso aos serviços disponíveis na sede electrónica, com expressão, de ser o caso, dos telefones e escritórios através dos cales também se possa aceder a estes.
Artigo 6. Catálogo de procedimentos administrativos electrónicos
1. O catálogo de procedimentos administrativos susceptíveis de serem tramitados através de meios electrónicos estará situado de forma claramente visível na página da sede electrónica.
2. Em cada procedimento poder-se-á aceder à informação geral relativa a este, que, em todo o caso, deverá conter as instruções gerais para a tramitação, o órgão competente, os efeitos do silêncio administrativo e os recursos que procedam contra a resolução e o órgão perante o qual se tenham que interpor, com indicação dos prazos.
3. A incorporação ou supresión de um novo procedimento administrativo e da aplicação informática que o sustente corresponderá conjuntamente à Secretaria-Geral e à Vicerreitoría competente em matéria de tecnologias da informação.
Artigo 7. Meios para a formulação de queixas e sugestões
1. Habilitar-se-á um formulario para que as pessoas utentes possam apresentar as queixas e sugestões que estimem oportunas e estejam relacionadas com a tramitação electrónica dos procedimentos administrativos. A ligazón ao supracitado formulario deverá figurar na página principal da sede.
2. Todas as consultas que surjam sobre o acesso através de meios electrónicos aos serviços da Universidade da Corunha serão contestadas num prazo máximo de dez dias. As consultas que versem sobre matérias diferentes às da alínea 1 deste artigo serão reenviadas aos órgãos ou unidades correspondente da Universidade da Corunha, circunstância de que se informará às pessoas que realizem a consulta.
3. A apresentação de uma sugestão ou de uma queixa não suporá, de nenhum modo, o início de um procedimento administrativo; esta circunstância será advertida expressamente à pessoa interessada, com indicação da necessidade de utilizar os registros oficiais para a apresentação de solicitudes administrativas.
4. Não se considerarão meios aptos para a formulação de sugestões e queixas os serviços de asesoramento ao utente para a correcta utilização da sede, sem prejuízo da sua obriga de atender os problemas técnicos que suscitem os e as cidadãos.
TÍTULO II
Da identificação e autenticação
Artigo 8. Identificação da sede
A sede electrónica da Universidade da Corunha identificará mediante um certificado específico de dispositivo seguro. O certificado de sede electrónica terá como finalidade exclusiva a sua identificação.
Artigo 9. Sê-los electrónicos
1. Quando a actuação administrativa se realize de forma automatizada poderá utilizar-se o sê-lo electrónico que corresponda ao órgão administrativo que tenha atribuída a competência para assinar o acto administrativo.
2. Na sede electrónica estará disponível a relação de certificados electrónicos correspondentes aos sê-los electrónicos utilizados, bem como as medidas ajeitadas para facilitar a sua verificação.
3. A criação dos sê-los electrónicos vinculados a órgãos administrativos realizar-se-á mediante resolução da Secretaria-Geral da universidade. A supracitada resolução haverá de assinalar o órgão titular que será responsável pela sua utilização, as características técnicas gerais do sistema de assinatura e certificado, o serviço de validación para a verificação do certificado e as actuações e procedimentos em que poderá ser utilizado.
Artigo 10. Identificação dos cidadãos
1. Para aceder aos serviços oferecidos desde a sede electrónica, os cidadãos poderão utilizar quaisquer dos sistemas de assinatura electrónica estabelecidos na Lei 11/2007 e no Real decreto 1671/2009, de 6 de novembro, admitidos pela Universidade da Corunha, cuja informação estará disponível na sede electrónica, em que se deverão utilizar sistemas de assinatura avançada baseada numa certificação electrónica reconhecida (incluindo as incorporadas ao DNI electrónico) para realizar aquelas actuações que requeiram assegurar a integridade e autenticidade de documentos electrónicos.
2. Para as actuações e trâmites que devam realizar as pessoas jurídicas poderão utilizar-se os certificados a que se refere o artigo 7 da Lei 59/2003, de 19 de dezembro, de assinatura electrónica, no caso dos procedimentos e actuações da universidade em que sejam admitidos.
3. Poderá autorizar-se, para determinados procedimentos e actuações, a utilização de outros sistemas de assinatura electrónica não criptográficos. Na sede electrónica deverão publicar-se tais sistemas junto com os procedimentos e actuações para os que se possam empregar.
Artigo 11. Representação
1. A universidade poderá habilitar, com carácter geral ou específico, pessoas físicas ou jurídicas autorizadas para realizar determinadas transacções electrónicas em representação das pessoas interessadas. A supracitada habilitação realizar-se-á de conformidade com o regime estabelecido nos artigos 13 e 14 do Real decreto 1671/2009, de 6 de novembro.
2. A universidade, mediante resolução da Secretaria-Geral, habilitará a possibilidade de que os cidadãos possam realizar trâmites e actuações perante a Universidade da Corunha, utilizando meios electrónicos, através de funcionários públicos, devidamente habilitados para tal efeito que, em todo o caso, utilizarão o sistema de assinatura electrónica que se estabeleça.
TÍTULO III
Protecção de dados de carácter pessoal
Artigo 12. Dados de carácter pessoal
Os dados de carácter pessoal proporcionados pelos cidadãos que acedam à sede electrónica serão incorporados aos ficheiros que contêm dados de carácter pessoal titularidade da Universidade da Corunha devidamente inscritos no Registro de Ficheiros da Agência Espanhola de Protecção de Dados.
TÍTULO V
Do tabuleiro electrónico oficial da Universidade da Corunha
Artigo 13. Tabuleiro electrónico oficial
1. A publicação electrónica dos acordos, resoluções, comunicações, trâmites eleitorais e demais actos administrativos dos órgãos da Universidade da Corunha levar-se-á a cabo no tabuleiro electrónico oficial da universidade disponível na sede electrónica, de conformidade com o artigo 12 de Lei 11/2007, de 22 de junho, de acesso electrónico dos cidadãos aos serviços públicos.
2. A sua normativa específica estará acessível no apartado da sede electrónica que contenha a normativa relacionada com a Administração electrónica.
3. Por resolução da Secretaria-Geral poder-se-á incorporar a este tabuleiro electrónico a publicação dos acordos, resoluções, comunicações, trâmites eleitorais e actos administrativos dos centros e unidades da Universidade da Corunha que se estime conveniente.
Artigo 14. Eficácia jurídica
1. A válida publicação electrónica dos actos administrativos a que se refere o artigo 13, outorgar-lhe-á a estes carácter oficial e autêntico, gerando plenos efeitos jurídicos.
2. Qualquer outro meio de publicação será simplesmente complementar do anterior.
3. A data de publicação dos actos administrativos no tabuleiro electrónico oficial da Universidade da Corunha acreditará para os efeitos do cómputo de prazos administrativos.
Disposição adicional primeira
Introduz-se um título VI sobre Registro Electrónico no Regulamento do Registro da Universidade da Corunha, aprovado pelo Conselho de Governo de 19 de dezembro de 2005, com os seguintes artigos:
«Artigo 24. Criação do registro electrónico
Acredite-se o registro electrónico da Universidade da Corunha, com o carácter de registro auxiliar do Registro Geral desta universidade, baixo a dependência da Secretaria-Geral.
Artigo 25. Âmbito de aplicação
O registro electrónico da Universidade da Corunha tem como função a recepção, remisión e anotación dos correspondentes assentos de entrada e saída dos documentos transmitidos por via telemática mediante assinatura electrónica avançada correspondentes aos procedimentos que se indiquem mediante instrução da Secretaria-Geral e que, em todo o caso, recolherão de forma expressa a possibilidade de emissão e transmissão por meios electrónicos.
Artigo 26. Condições gerais para a apresentação de documentos
1. O acesso ao Registro Electrónico da Universidade da Corunha realizar-se-á através da sede electrónica da Universidade da Corunha, em que figurará a relação actualizada dos documentos que se podem apresentar no Registro Electrónico, de acordo com as previsões do artigo anterior.
2. A apresentação de documentos terá idênticos efeitos que a realizada pelos demais médios admitidos na Lei 30/1992, e deverá fazer-se de acordo com o correspondente procedimento electrónico e através dos modelos normalizados que se integram neste. Esses modelos deverão ser aprovados pela Secretaria-Geral da Universidade da Corunha, e figurarão publicados no endereço electrónico de acesso ao registro electrónico.
3. A recepção no Registro Electrónico da Universidade da Corunha de outros documentos que não estejam incluídos no ponto anterior não produzirão nenhum efeito.
4. A apresentação de documentos através do Registro Electrónico da Universidade da Corunha terá carácter voluntário para as pessoas interessadas, sendo alternativa a utilização dos lugares assinalados no artigo 1 deste regulamento.
Artigo 27. Requirimentos técnicos necessários para o acesso e a utilização do registro
1. O acesso dos cidadãos ao Registro Electrónico da Universidade da Corunha realizar-se-á através de um navegador web.
2. No endereço electrónico de acesso ao registro estará disponível a relação dos sistemas operativos e navegadores que podem ser utilizados pelas pessoas interessadas, assim como o formato dos documentos electrónicos admissíveis.
3. O Registro Electrónico disporá dos meios ajeitados para garantir a interoperabilidade e segurança de acordo com o previsto no Esquema Nacional de Interoperabilidade e o Esquema Nacional de Segurança.
Artigo 28. Sistemas de assinatura electrónica admitidos pelo Registro Electrónico
1. A Universidade da Corunha admitirá, nas suas relações telemáticas com os cidadãos e com as restantes administrações públicas, os sistemas de assinatura electrónica que, nos termos estabelecidos no ordenamento jurídico, resultem adequados para garantir a identidade, a autenticidade e a integridade dos documentos electrónicos.
2. No endereço electrónico de acesso ao registro estará disponível a informação sobre a relação de prestadores de serviços de certificação e tipos de certificados electrónicos que amparem as assinaturas electrónicas com que é admissível a apresentação de documentos.
3. Os prestadores de serviços de certificação poderão comunicar à Universidade da Corunha a proposta de admissão de certificados electrónicos que eles expeça, para as relações que, por meios electrónicos, tenham lugar entre essa universidade e os cidadãos. A citada comunicação deverá achegar as normas técnicas em que se baseie o certificado que pretende homologar, assim como os protocolos ou normas e procedimentos de segurança e de controlo referidos à criação, armazenamento histórico, acesso e publicidade, renovação e revogación de certificados.
4. A aceitação de uma assinatura electrónica estará condicionada a que a utilização do serviço de consulta sobre a vixencia dos certificados não implique um custo específico adicional para a Universidade da Corunha e a que os sistemas utilizados sejam compatíveis com os médios técnicos de que disponha a universidade.
Artigo 29. Recepção de documentos e cómputo de prazos
1. O Registro Electrónico da Universidade da Corunha permitirá a apresentação de documentos todos os dias do ano, durante as vinte e quatro horas do dia. O Registro Electrónico regerá pela data e hora oficial em Espanha, que deverá figurar visível no endereço electrónico de acesso ao registro.
2. A recepção de documentos poderá interromper-se quando concorram razões justificadas de manutenção técnico ou operativo. A interrupção, que durará o tempo imprescindível para continuar com o serviço, deverá anunciar com a antecedência que, de ser o caso, resulte possível, na página web oficial da universidade e na sua sede electrónica. Em supostos de interrupção não planificada no funcionamento do Registro Electrónico, e sempre que seja possível, o utente visualizará uma mensagem em que se comunique tal circunstância.
3. A entrada de documentos recebidos num dia inhábil perceber-se-á efectuada às zero horas e um segundo do primeiro dia hábil seguinte. Em nenhum caso a apresentação telemática de documentos implicará a modificação dos prazos estabelecidos regulamentariamente. Se, por causas técnicas ou imprevistas, a sede electrónica da Universidade da Corunha não estivesse disponível no dia de finalización do prazo de um procedimento administrativo da Universidade da Corunha, o supracitado prazo considerar-se-á automaticamente prorrogado até o dia seguinte a aquele em que a sede electrónica esteja operativa. Neste caso, quando for possível, pôr-se-á um aviso na sede electrónica com a incidência e o novo prazo.
4. Se se deseja ou se requer, durante a tramitação do procedimento, achegar documentação anexa à solicitude ou comunicação electrónica, que não possa ser dixitalizada e remetida pelo procedimento electrónico estabelecido, ou que precise de compulsação ou se exixa o documento original, essa documentação anexa deverá ser apresentada através dos outros meios previstos neste regulamento. Nesta documentação fá-se-á menção ao correspondente número de registro a que se refere o artigo 30.
Artigo 30. Garantias proporcionadas pelo Registro Electrónico
1. Cada assento terá um número de registro próprio com o que se identificará a documentação apresentada. O Registro Electrónico garantirá a constância dos seguintes dados em cada assento que se pratique:
– Um número de registro próprio.
– Dados de identificação da pessoa interessada. Quando proceda, fá-se-á constar o órgão administrativo remitente.
– Data e hora de apresentação.
– Identidade da pessoa ou órgão a que se dirige o documento electrónico.
– Procedimento ou trâmite com o que se relaciona.
– Natureza e conteúdo do documento registado.
– Qualquer outra informação que se considere pertinente em função do procedimento electrónico origem do assento.
2. O Registro Electrónico emitirá pelo mesmo meio uma mensagem de confirmação da recepção da documentação, em que constarão os dados proporcionados pela pessoa interessada, junto com a habilitação da data e hora em que se produziu a recepção e uma chave de identificação da transmissão. A mensagem de confirmação estará configurada de forma que possa ser impressa ou arquivada informaticamente pela pessoa interessada, garantirá a identidade do registro e terá o valor de recebo de apresentação. O utente será advertido de que a não recepção da mensagem de confirmação ou, de ser o caso, a recepção de uma mensagem de indicação de erro ou deficiência na transmissão implica que não se produziu a recepção, e dever-se-á realizar a apresentação noutro momento ou utilizar outros meios.
Artigo 31. Segurança do registro
1. A Secretaria-Geral da Universidade da Corunha é o órgão responsável da segurança do Registro Electrónico desta universidade.
2. Os protocolos de segurança do registro e das transacções telemáticas empregados podem consultar no endereço electrónico indicado no artigo 26.
3. A Universidade da Corunha não responderá do uso fraudulento que as pessoas utentes possam levar a cabo dos serviços emprestados pelo Registro Electrónico. Para estes efeitos, as pessoas utentes assumem com carácter exclusivo a responsabilidade da custodia dos elementos necessários para a sua autenticação, o estabelecimento de conexão preciso e a utilização da assinatura electrónica, assim como das consequências que puderam derivar-se do seu uso indebido, incorrecto ou neglixente.
Artigo 32. Arquivo de documentos electrónicos
1. Com a finalidade de fazer efectiva a conservação de documentos, acredite-se o arquivo de documentos electrónicos.
2. O arquivo de documentos electrónicos será único para toda a Universidade da Corunha, correspondendo a sua direcção à Secretaria-Geral.
3. Os documentos electrónicos que se recebam e transmitam através do Registro Electrónico serão custodiados em meios ou suportes electrónicos no arquivo de documentos electrónicos. Para a sua conservação poder-se-á utilizar o mesmo formato ou suporte do documento electrónico originário ou qualquer outro que assegure a identidade e integridade da informação que o documento contenha, sem prejuízo da obriga do órgão que tramite o procedimento de conservar a cópia do documento electrónico ao Centro de Documentação e Arquivo segundo as normas de conservação e transferência desta universidade.
4. O acesso aos documentos electrónicos regerá pelas normas gerais de acesso à documentação e pelas normas de conservação aprovadas pela Universidade da Corunha».
Disposição adicional segunda
1. Habilita-se a Secretaria-Geral para adaptar, mediante resolução:
a) Os endereços electrónicos que figuram nesta normativa, quando devam modificar por qualquer causa.
b) A denominación dos órgãos de governo, representação e gestão dos centros, organismos e unidades responsável, quando derivem de reordenacións organizativas.
c) A relação e características dos canais de acesso aos serviços disponíveis na sede.
2. Habilita-se a Secretaria-Geral para desenvolver a presente normativa e refundir as normas de procedimento afectadas por esta, ditando quantas instruções sejam necessárias para a sua correcta aplicação.
Disposição transitoria primeira
A sede electrónica da Universidade da Corunha começará a operar no momento que determine a Secretaria-Geral, em coordenação com a Vicerreitoría competente em matéria de tecnologias da informação. A partir do supracitado momento, a sede electrónica será acessível desde a página web institucional da Universidade da Corunha.
Disposição transitoria segunda
Enquanto o tabuleiro electrónico oficial não adquira todas as garantias técnicas e legais que lhe são próprias, as publicações que nele se realizem terão carácter complementar dos tabuleiros físicos. A Secretaria-Geral resolverá sobre a supresión destes e nesse momento ficará a publicação electrónica como única válida para efeitos legais e de cómputo de prazos.
Disposição derradeira
A presente normativa vigorará ao dia seguinte da sua publicação íntegra no Diário Oficial da Galiza.
