Los artículos 38, 45 y 59 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, prevén la incorporación de técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos para el desarrollo de las actividades administrativas.

La promoción de métodos de gestión electrónica ha recibido un decidido impulso legislativo con la aprobación de la Ley 11/2007, de 22 de junio, del acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (LAECSP), y su reglamento de desarrollo, aprobado por el Real decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, que reconocen la interacción electrónica con las administraciones públicas como un derecho de los ciudadanos y un deber para tales administraciones.

Uno de los elementos clave de esa interacción es la denominada sede electrónica. El artículo 10 de la Ley 11/2007 define la sede electrónica como aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de la red de telecomunicaciones cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Administración pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias. El establecimiento de una sede electrónica lleva consigo la responsabilidad de su titular respeto a la integridad, veracidad y actualización de la información y los servicios a los que se pueda acceder a través de la misma. La necesaria seguridad jurídica obliga a que cada Administración deba determinar las condiciones y los instrumentos de creación de su sede electrónica, con sujeción a los principios legalmente establecidos de publicidad oficial, responsabilidad, calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad.

La presente normativa crea la sede electrónica de la Universidad de A Coruña y regula sus características y contenidos básicos, adoptando todas aquellas medidas que redunden en el mejor servicio posible a la comunidad universitaria. El presente reglamento introduce también un nuevo título VI en el Reglamento del registro de la Universidad de A Coruña, destinado a la regulación del Registro Electrónico, como método de ingreso documental en los procedimientos que puedan tramitarse telemáticamente.

De conformidad con todo el anterior, el Consejo de Gobierno de la Universidad de A Coruña, reunido el 27 de junio de 2012, aprobó el siguiente reglamento:

TÍTULO I
De la sede electrónica

Artículo 1. Objeto

1. El presente reglamento tiene por objeto la creación y regulación de la sede electrónica de la Universidad de A Coruña, para cumplir lo establecido por el artículo 10 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos y el Real decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la anterior ley.

2. El ámbito de aplicación de la sede electrónica se circunscribe a la totalidad de los órganos y de las unidades que integran la Universidad de A Coruña de conformidad con sus estatutos, así como todos aquellos actualmente existentes o que pudiesen ser creados en el futuro por las restantes normas de régimen interno.

3. La sede electrónica de la Universidad de A Coruña estará disponible en la dirección https://sed.udc.es que será accesible directamente y, en todo caso, a través de un enlace a la sede en la página web de la Universidad de A Coruña (http://www.udc.es).

Artículo 2. Titularidad

1. La titularidad de la sede electrónica le corresponde a la Universidad de A Coruña, siendo el órgano responsable de su gestión administrativa la Secretaría General.

2. La gestión tecnológica de la sede será competencia del Vicerrectorado con atribuciones en materia de tecnologías de la información.

Artículo 3. Principios de funcionamiento

La sede electrónica de la Universidad de A Coruña funcionará de acuerdo con los principios previstos en el artículo 4 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

Artículo 4. Disponibilidad

1. La sede electrónica de la Universidad de A Coruña estará disponible todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día, sin perjuicio de las interrupciones técnicas que sean imprescindibles para su mantenimiento.

2. Las interrupciones programadas serán comunicadas a los usuarios y usuarias, con la máxima antelación que sea posible, en la página web oficial de la Universidad de A Coruña y en la propia sede electrónica.

3. Si por causas técnicas o imprevistas, la sede electrónica de la Universidad de A Coruña no estuviese disponible en el día de finalización del plazo de un procedimiento administrativo de la Universidad de A Coruña, dicho plazo se considerará automáticamente prorrogado hasta el día siguiente a aquel en que la sede electrónica esté operativa. En este caso, cuando fuese posible, se pondrá un aviso en la sede electrónica con el incidente y el nuevo plazo.

Artículo 5. Contenido de la sede electrónica

1. La sede electrónica de la Universidad de A Coruña permitirá el acceso a lo siguiente:

a) Información actualizada sobre la sede electrónica, en la que se incluirá su normativa reguladora, con identificación, de forma claramente visible, del órgano u órganos responsables de su gestión y administración.

b) El mapa de navegación de la sede electrónica, la relación de servicios disponibles y su forma de acceso, así como las especificaciones técnicas de la sede.

c) El catálogo de procedimientos administrativos susceptibles de ser tramitados a través de medios electrónicos.

d) El Registro Electrónico de la Universidad de A Coruña y su normativa reguladora.

e) El tablón electrónico oficial de la Universidad de A Coruña.

f) El sistema de planteamiento de quejas y sugerencias sobre el funcionamiento de la sede electrónica de la Universidad de A Coruña.

g) La política de protección de datos y privacidad de la Universidad de A Coruña, así como los enlaces a las sedes electrónicas de la Agencia Española de Protección de Datos.

h) Información sobre accesibilidad.

i) La relación de certificados electrónicos correspondientes a los sellos electrónicos utilizados por la Universidad de A Coruña en la actuación administrativa automatizada.

j) Información general de los medios puestos a disposición de los ciudadanos para el acceso electrónico a los servicios públicos de la Universidad de A Coruña, en particular sobre los sistemas de firma electrónica admitidos para relacionarse con ella a través de medios electrónicos, y sobre las condiciones generales de su utilización y los instrumentos necesarios para comprobar la validez de los documentos firmados mediante este procedimiento.

k) Fecha y hora oficiales por las que se rige la sede electrónica de la Universidad de A Coruña.

l) La normativa universitaria, con distinción de las normas generales y propias de la Universidad de A Coruña, así como los actos susceptibles de publicación.

m) Servicios de ayuda y asesoramiento electrónico para la correcta utilización de la sede electrónica.

n) Cualquier otra información o servicios que se determinen mediante resolución de la Secretaría General.

2. Desde la sede electrónica se podrá acceder mediante enlaces a otras informaciones o servicios que, por no reunir los requisitos necesarios, no forman parte de la misma. En estos casos, la persona usuaria será advertida expresamente de este hecho, quedando exenta la Universidad de A Coruña de toda responsabilidad.

3. Se identificarán los canales de acceso a los servicios disponibles en la sede electrónica, con expresión, en su caso, de los teléfonos y oficinas a través de los cuales también se pueda acceder a estos.

Artículo 6. Catálogo de procedimientos administrativos electrónicos

1. El catálogo de procedimientos administrativos susceptibles de ser tramitados a través de medios electrónicos estará situado de forma claramente visible en la página de la sede electrónica.

2. En cada procedimiento se podrá acceder a la información general relativa a este que, en todo caso, deberá contener las instrucciones generales para la tramitación, el órgano competente, los efectos del silencio administrativo y los recursos que procedan contra la resolución y el órgano ante el cual se tengan que interponer, con indicación de los plazos.

3. La incorporación o supresión de un nuevo procedimiento administrativo y de la aplicación informática que lo sustente corresponderá conjuntamente a la Secretaría General y al Vicerrectorado competente en materia de tecnologías de la información.

Artículo 7. Medios para el planteamiento de quejas y sugerencias

1. Se habilitará un formulario para que las personas usuarias puedan presentar las quejas y sugerencias que estimen oportunas y estén relacionadas con la tramitación electrónica de los procedimientos administrativos. El enlace a dicho formulario deberá figurar en la página principal de la sede.

2. Todas las consultas que surjan sobre el acceso a través de medios electrónicos a los servicios de la Universidad de A Coruña serán contestadas en un plazo máximo de diez días. Las consultas que versen sobre materias distintas a las del apartado 1 de este artículo serán reenviadas a los órganos o unidades correspondientes de la Universidad de A Coruña, circunstancia de la que se informará a las personas que realicen la consulta.

3. La presentación de una sugerencia o de una queja no supondrá, de ningún modo, el inicio de un procedimiento administrativo; esta circunstancia será advertida expresamente a la persona interesada, con indicación de la necesidad de utilizar los registros oficiales para la presentación de solicitudes administrativas.

4. No se considerarán medios aptos para el planteamiento de sugerencias y quejas los servicios de asesoramiento al usuario para la correcta utilización de la sede, sin perjuicio de su obligación de atender a los problemas técnicos que susciten los ciudadanos y ciudadanas.

TÍTULO II
De la identificación y autenticación

Artículo 8. Identificación de la sede

La sede electrónica de la Universidad de A Coruña se identificará mediante un certificado específico de dispositivo seguro. El certificado de sede electrónica tendrá como finalidad exclusiva su identificación.

Artículo 9. Sellos electrónicos

1. Cuando la actuación administrativa se realice de forma automatizada podrá utilizarse el sello electrónico que corresponda al órgano administrativo que tenga atribuida la competencia para firmar el acto administrativo.

2. En la sede electrónica estará disponible la relación de certificados electrónicos correspondientes a los sellos electrónicos utilizados, bien como las medidas idóneas para facilitar su verificación.

3. La creación de los sellos electrónicos vinculados a órganos administrativos se realizará mediante resolución de la Secretaría General de la universidad. Dicha resolución habrá de señalar el órgano titular que será responsable de su utilización, las características técnicas generales del sistema de firma y certificado, el servicio de validación para la verificación del certificado y las actuaciones y procedimientos en los que podrá ser utilizado.

Artículo 10. Identificación de los ciudadanos

1. Para acceder a los servicios ofrecidos desde la sede electrónica, los ciudadanos podrán utilizar cualquiera de los sistemas de firma electrónica establecidos en la Ley 11/2007 y en el Real decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, admitidos por la Universidad de A Coruña, cuya información estará disponible en la sede electrónica, en la que se deberán utilizar sistemas de firma avanzada basada en una certificación electrónica reconocida (incluyendo las incorporadas al DNI electrónico) para realizar aquellas actuaciones que requieran asegurar la integridad y autenticidad de documentos electrónicos.

2. Para las actuaciones y trámites que deban realizar las personas jurídicas podrán utilizarse los certificados a los que se refiere el artículo 7 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, en el caso de los procedimientos y actuaciones de la universidad en que sean admitidos.

3. Podrá autorizarse, para determinados procedimientos y actuaciones, la utilización de otros sistemas de firma electrónica no criptográficos. En la sede electrónica deberán publicarse tales sistemas junto con los procedimientos y actuaciones para los que si puedan emplearse.

Artículo 11. Representación

1. La universidad podrá habilitar, con carácter general o específico, a personas físicas o jurídicas autorizadas para realizar determinadas transacciones electrónicas en representación de las personas interesada. Dicha habilitación se realizará de conformidad con el régimen establecido en los artículos 13 y 14 del Real decreto 1671/2009, de 6 de noviembre.

2. La universidad, mediante resolución de la Secretaría General, habilitará la posibilidad de que los ciudadanos puedan realizar trámites y actuaciones ante la Universidad de A Coruña, utilizando medios electrónicos, a través de funcionarios públicos, debidamente habilitados a tal efecto que, en todo caso, utilizarán el sistema de firma electrónica que se establezca.

TÍTULO III
Protección de datos de carácter personal

Artículo 12. Datos de carácter personal

Los datos de carácter personal proporcionados por los ciudadanos que accedan a la sede electrónica serán incorporados a los ficheros que contienen datos de carácter personal titularidad de la Universidad de A Coruña debidamente inscritos en el Registro de ficheros de la Agencia Española de Protección de Datos.

TÍTULO V
Del tablón electrónico oficial de la Universidad de A Coruña

Artículo 13. Tablón electrónico oficial

1. La publicación electrónica de los acuerdos, resoluciones, comunicaciones, trámites electorales y demás actos administrativos de los órganos de la Universidad de A Coruña se llevará a cabo en el tablón electrónico oficial de la universidad disponible en la sede electrónica, de conformidad con el artículo 12 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos.

2. Su normativa específica estará accesible en el apartado de la sede electrónica que contenga la normativa relacionada con la Administración electrónica.

3. Por resolución de la Secretaría General se podrá incorporar a este tablón electrónico la publicación de los acuerdos, resoluciones, comunicaciones, trámites electorales y actos administrativos de los centros y unidades de la Universidad de A Coruña que se estime conveniente.

Artículo 14. Eficacia jurídica

1. La válida publicación electrónica de los actos administrativos a que se refiere el artículo 13, le otorgará a estos carácter oficial y auténtico, generando plenos efectos jurídicos.

2. Cualquier otro medio de publicación será simplemente complementario del anterior.

3. La fecha de publicación de los actos administrativos en el tablón electrónico oficial de la Universidad de A Coruña se acreditará a los efectos del cómputo de plazos administrativos.

Disposición adicional primera

Se introduce un título VI sobre Registro Electrónico en el Reglamento del Registro de la Universidad de A Coruña, aprobado por el Consejo de Gobierno de 19 de diciembre de 2005, con los siguientes artículos:

«Artículo 24. Creación del registro electrónico

Se crea el registro electrónico de la Universidad de A Coruña, con el carácter de registro auxiliar del Registro General de esta universidad, bajo la dependencia de la Secretaría General.

Artículo 25. Ámbito de aplicación

El Registro Electrónico de la Universidad de A Coruña tiene como función la recepción, remisión y anotación de los correspondientes asientos de entrada y salida de los documentos transmitidos por vía telemática mediante firma electrónica avanzada correspondientes a los procedimientos que se indiquen mediante instrucción de la Secretaría General y que, en todo caso, recogerán de forma expresa la posibilidad de emisión y transmisión por medios electrónicos.

Artículo 26. Condiciones generales para la presentación de documentos

1. El acceso al Registro Electrónico de la Universidad de A Coruña se realizará a través de la sede electrónica de la Universidad de A Coruña, en la que figurará la relación actualizada de los documentos que se pueden presentar en el Registro Electrónico, de acuerdo con las previsiones del artículo anterior.

2. La presentación de documentos surtirá idénticos efectos que la realizada por los demás medios admitidos en la Ley 30/1992, y deberá hacerse de acuerdo con el correspondiente procedimiento electrónico y a través de los modelos normalizados que se integran en el mismo. Esos modelo deberán ser aprobados por la Secretaría General de la Universidad de A Coruña, y figurarán publicados en la dirección electrónica de acceso al registro electrónico.

3. La recepción en el Registro Electrónico de la Universidad de A Coruña de otros documentos que no estén incluidos en el apartado anterior no surtirá ningún efecto.

4. La presentación de documentos a través del Registro Electrónico de la Universidad de A Coruña tendrá carácter voluntario para las personas interesadas, siendo alternativa la utilización de los lugares señalados en el artículo 1 de este reglamento.

Artículo 27. Requerimientos técnicos necesarios para el acceso y la utilización del registro

1. El acceso de los ciudadanos al Registro Electrónico de la Universidad de A Coruña se realizará a través de un navegador web.

2. En la dirección electrónica de acceso al registro estará disponible la relación de los sistemas operativos y navegadores que pueden ser utilizados por las personas interesadas, así como el formato de los documentos electrónicos admisibles.

3. El Registro Electrónico dispondrá de los medios adecuados para garantizar la interoperabilidad y seguridad de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y el Esquema Nacional de Seguridad.

Artículo 28. Sistemas de firma electrónica admitidos por el Registro Electrónico

1. La Universidad de A Coruña admitirá, en sus relaciones telemáticas con los ciudadanos y con las restantes administraciones públicas, los sistemas de firma electrónica que, en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico, resulten adecuados para garantizar la identidad, la autenticidad y la integridad de los documentos electrónicos.

2. En la dirección electrónica de acceso al registro estará disponible la información sobre la relación de prestadores de servicios de certificación y tipos de certificados electrónicos que amparen las firmas electrónicas con las que es admisible la presentación de documentos.

3. Los prestadores de servicios de certificación podrán comunicar a la Universidad de A Coruña la propuesta de admisión de certificados electrónicos que ellos expidan, para las relaciones que, por medios electrónicos, tengan lugar entre esa universidad y los ciudadanos. La citada comunicación deberá aportar las normas técnicas en que se base el certificado que pretende homologar, así como los protocolos o normas y procedimientos de seguridad y de control referidos a la creación, almacenamiento histórico, acceso y publicidad, renovación y revocación de certificados.

4. La aceptación de una firma electrónica estará condicionada a que la utilización del servicio de consulta sobre la vigencia de los certificados no implique un coste específico adicional para la Universidad de A Coruña y a que los sistemas utilizados sean compatibles con los medios técnicos de que disponga la universidad.

Artículo 29. Recepción de documentos y cómputo de plazos

1. El Registro Electrónico de la Universidad de A Coruña permitirá la presentación de documentos todos los días del año, durante las veinticuatro horas del día. El Registro Electrónico se regirá por la fecha y hora oficial en España, que deberá figurar visible en la dirección electrónica de acceso al registro.

2. La recepción de documentos podrá interrumpirse cuando concurran razones justificadas de mantenimiento técnico u operativo. La interrupción, que durará el tiempo imprescindible para continuar con el servicio, deberá anunciarse con la antelación que, en su caso, resulte posible, en la página web oficial de la universidad y en su sede electrónica. En supuestos de interrupción no planificada en el funcionamiento del Registro Electrónico, y siempre que sea posible, el usuario visualizará un mensaje en que se comunique tal circunstancia.

3. La entrada de documentos recibidos en un día inhábil se entenderá efectuada a las cero horas y un segundo del primer día hábil siguiente. En ningún caso la presentación telemática de documentos implicará la modificación de los plazos establecidos reglamentariamente. Si, por causas técnicas o imprevistas, la sede electrónica de la Universidad de A Coruña no estuviese disponible en el día de finalización del plazo de un procedimiento administrativo de la Universidad de A Coruña, dicho plazo se considerará automáticamente prorrogado hasta el día siguiente a aquel en que la sede electrónica esté operativa. En este caso, cuando fuese posible, se pondrá un aviso en la sede electrónica con el incidente y el nuevo plazo.

4. Si se desea o se requiere, durante la tramitación del procedimiento, aportar documentación anexa a la solicitud o comunicación electrónica, que no pueda ser digitalizada y remitida por el procedimiento electrónico establecido, o que precise de compulsa o se exija el documento original, esa documentación anexa deberá ser presentada a través de los otros medios previstos en esta legislación. En esta documentación se hará mención al correspondiente número de registro a que se refiere el artículo 30.

Artículo 30. Garantías proporcionadas por el Registro Electrónico

1. Cada asiento tendrá un número de registro propio con el que se identificará la documentación presentada. El Registro Electrónico garantizará la constancia de los siguientes datos en cada asiento que se practique:

– Un número de registro propio.

– Datos de identificación de la persona interesada. Cuando proceda, se hará constar el órgano administrativo remitente.

– Fecha y hora de presentación.

– Identidad de la persona u órgano a que se dirige el documento electrónico.

– Procedimiento o trámite con el que se relaciona.

– Naturaleza y contenido del documento registrado.

– Cualquier otra información que se considere pertinente en función del procedimiento electrónico origen del asiento.

2. El Registro Electrónico emitirá por el mismo medio un mensaje de confirmación de la recepción de la documentación, en que constarán los datos proporcionados por la persona interesada, junto con la acreditación de la fecha y hora en que tuvo lugar la recepción y una clave de identificación de la transmisión. El mensaje de confirmación estará configurado de forma que pueda ser impreso o archivado informáticamente por la persona interesada, garantizará la identidad del registro y tendrá el valor de recibo de presentación. El usuario será advertido de que la no recepción del mensaje de confirmación o, en su caso, la recepción de un mensaje de indicación de error o deficiencia en la transmisión implica que no se produjo la recepción, y se deberá realizar la presentación en otro momento o utilizar otros medios.

Artículo 31. Seguridad del registro

1. La Secretaría General de la Universidad de A Coruña es el órgano responsable de la seguridad del registro electrónico de esta universidad.

2. Los protocolos de seguridad del registro y de las transacciones telemáticas empleados pueden consultarse en la dirección electrónica indicada en el artículo 26.

3. La Universidad de A Coruña no responderá del uso fraudulento que las personas usuaria puedan llevar a cabo de los servicios prestados por el Registro Electrónico. A estos efectos, las personas usuarias asumen con carácter exclusivo la responsabilidad de la custodia de los elementos necesarios para su autenticación, el establecimiento de conexión preciso y la utilización de la firma electrónica, así como de las consecuencias que hayan podido derivarse de su uso indebido, incorrecto o negligente.

Artículo 32. Archivo de documentos electrónicos

1. Con la finalidad de hacer efectiva la conservación de documentos se crea el Archivo de documentos electrónicos.

2. El Archivo de documentos electrónicos será único para toda la Universidad de A Coruña, correspondiendo su dirección a la Secretaría General.

3. Los documentos electrónicos que se reciban y transmitan a través del registro electrónico serán custodiados en medios o soportes electrónicos en el archivo de documentos electrónicos. Para su conservación se podrá utilizar el mismo formato o soporte del documento electrónico originario o cualquier otro que asegure la identidad e integridad de la información que el documento contenga, sin perjuicio de la obligación del órgano que tramite el procedimiento de conservar la copia del documento electrónico al Centro de Documentación y Archivo según las normas de conservación y transferencia de esta universidad.

4. El acceso a los documentos electrónicos se regirá por las normas generales de acceso a la documentación y por las normas de conservación aprobadas por la Universidad de A Coruña».

Disposición adicional segunda

1. Se habilita a la Secretaría General para adaptar, mediante resolución:

a) Las direcciones electrónicas que figuran en esta normativa, cuando deban modificarse por cualquier causa.

b) La denominación de los órganos de gobierno, representación y gestión de los centros, organismos y unidades responsables, cuando deriven de reordenaciones organizativas.

c) La relación y características de los canales de acceso a los servicios disponibles en la sede.

2. Se habilita a la Secretaría General para desarrollar la presente normativa y refundir las normas de procedimiento afectadas por esta, dictando cuantas instrucciones sean necesarias para su correcta aplicación.

Disposición transitoria primera

La sede electrónica de la Universidad de A Coruña comenzará a operar en el momento que determine la Secretaría General, en coordinación con el Vicerrectorado competente en materia de tecnologías de la información. A partir de dicho momento, la sede electrónica será accesible desde la página web institucional de la Universidad de A Coruña.

Disposición transitoria segunda

Mientras el tablón electrónico oficial no adquiera todas las garantías técnicas y legales que le son propias, las publicaciones que en él se realicen tendrán carácter complementario de los tablones físicos. La Secretaría General resolverá sobre la supresión de estos y en ese momento quedará la publicación electrónica cómo única válida para efectos legales y de cómputo de plazos.

Disposición final

La presente normativa entrará en vigor al día siguiente de su publicación íntegra en el Diario Oficial de Galicia.