A homoxeneización dos procedementos dos centros de promoción de negocios do Igape cos da sede central en Santiago de Compostela, aconsella normaliza-la súa actividade.

Por iso, o Consello de Dirección do Igape, na súa reunión, do día 29 de marzo de 2001 adoptou o seguinte acordo:

Aproba-las normas de funcionamento dos centros de promoción de negocios do Igape segundo as seguintes bases:

1. Anualmente, a Área de Promoción elaborará, en colaboración cos técnicos adscritos ós centros de promoción de negocios, un plan de actividades, así como as previsións orzamentarias para executa-lo dito plan. Deste plan de actividades informarase o Consello de Dirección, incluíndose as previsións orzamentarias no anteproxecto de orzamento do Igape, desagregadas por contas segundo a natureza dos gastos a executar.

2. Así mesmo, antes do 31 de decembro de cada ano remitirase á secretaría xeral un orzamento de tesourería do exercicio seguinte no que figuren os importes, por trimestres, dos gastos fixos xa coñecidos (alugueres, teléfono, etc.) así como unha previsión do custo das actividades que se realizarán durante o mesmo período. Este orzamento poderase revisar en función do desenvolvemento do plan de

actividades, sempre coa limitación do orzamento aprobado. Ó final de cada trimestre remitirase ó Igape o resumo da execución do programa, así como a situación da tesourería.

3. O 1 de xaneiro de cada ano, unha vez aprobado o orzamento, cargarase nas oficinas exteriores a aplicación de xestión económico-financeira. A partir desa data o persoal destinado nas oficinas exteriores xestionará as programacións dispoñibles. Tódolos documentos e xustificantes derivados desta xestión custodiaranse e arquivaranse no centro, podendo o Igape solicita-la remisión dos que considere oportunos. As propostas serán realizadas polos técnicos e autorizadas polos directores. A execución realizarase mediante as fases ADOKP seguintes:

Autorización do gasto (A). Mediante estes actos a autoridade competente, logo da correspondente proposta, acorda a realización dun gasto, calculado en forma certa ou aproximada, reservando a totalidade ou unha parte dos importes programados para tal finalidade co obxecto de garanti-lo cumprimento das obrigas que poidan ser consecuencia daquel, tida en conta a súa natureza económica.

Disposición ou compromiso de gasto (D). Na súa virtude determínase a contía concreta que debe acada-lo compromiso económico cun terceiro para a realización de todo tipo de prestacións.

Recoñecemento da obriga (O). Consiste na operación de contraer en contas as débedas esixibles que correspondan coa contraprestación ou cumprimento das condicións que se derivan dos acordos, dos concertos ou das resolucións que determinan a disposición dun crédito, unha vez realizada e xustificada axeitadamente a súa prestación ou cumprimento de obrigas e unha vez efectuada a pertinente liquidación.

Proposta de pagamento (K). Todo recoñecemento de obriga levará implícita no seu momento unha proposta de pagamento (K), que será realizada por quen recoñeceu a existencia da obriga, ó ordenador de pagamentos, a favor do respectivo acredor e nos termos resultantes daquela.

Ordenamento do pagamento (P). Operación mediante a que o ordenador competente, expide a orde de pagamento contra a tesourería do CPN a favor do respectivo acredor.

Cargo en conta (S). Fase interna de control, en virtude da que se reflicte o traspaso efectivo de fondos desde a caixa ou contas operativas ás dos correspondentes acredores, e que se determina en función da correspondente conciliación bancaria.

Será aplicable con carácter xeral ás fases anteriores o seguinte:

a) En razón á natureza do gasto, poderán acumularse nun só acto as operacións de autorización, disposición, recoñecemento da obriga e proposta de pagamento (ADOK) ou agruparse outras fases intermedias.

b) A anulación das fases contables anteriores realizarase mediante as correspondentes operacións de signo contrario (negativas).

4. Normas para a execución das programacións.

4.1. Gastos derivados de contratos asinados con anterioridade ó 1-1-2001.

Unha vez que estea operativa nos CPN a aplicación da xestión, contabilizaranse documentos AD por todos aqueles contratos asinados con anterioridade e dos que se coñeza a contía:

Alugueres.

Fornecementos (auga, luz, teléfono).

Os citados documentos AD serán expedidos e asinados polo técnico e o delegado e arquivados no CPN. No arquivo uniráselle-lo contrato de que se trate.

Coas facturas mensuais ou trimestrais dos gastos anteriores, expediranse documentos OK cos que se seguirá o mesmo procedemento e, unha vez comprobadas as existencias de tesourería, procederase ó pagamento mediante o documento P e a orde de transferencia bancaria, que levará, necesariamente, a sinatura do técnico e do director do CPN.

4.2. Indemnizacións por razón do servicio.

Previamente á realización da viaxe, o delegado asinará unha orde de viaxe que o autorice. Unha vez finalizada a comisión de servicio, contabilizaranse os seguintes documentos:

-Un ADOK a favor do traballador polo importe correspondente ós gastos en que incorrese nas viaxes (restaurantes, aparcadoiros, autoestrada e todos aqueles que teñan relación coa comisión de servicio realizada e que aboase directamente o traballador), ó que se unirá a orde de viaxe asinada coa liquidación destas mesmas feita polo traballador e conformadas polo delegado así como os xustificantes de taxis, aparcadoiros e peaxes.

-Un documento ADOK a favor, se é o caso, da empresa á que se lle contrataran os billetes utilizados e os hoteis. A este documento unirásenlle-las facturas co conforme do delegado.

Anticipos: asinarase un recibo polo importe do anticipo, que se descontará na liquidación unha vez realizada a comisión de servicio.

4.3. Competencias en materia de contratación de servicios, fornecementos, consultoría ou asistencia, e para a autorización de todo tipo de gastos.

1. Os directores dos centros de promoción de negocios no exterior terán as seguintes competencias:

-Autoriza-la execución das programacións dispoñibles por proposta do técnico.

-A contratación dos bens, servicios e asistencias técnicas necesarias para o funcionamento do centro e o cumprimento dos seus obxectivos.

-A disposición de fondos contra contas correntes xa abertas.

-Autorizar todo tipo de gastos derivados do funcionamento dos CPN.

2. Os trámites para as contratacións dos CPN serán os seguintes:

2.1. Resolución de aprobación da contratación, de aprobación do gasto e da solicitude de oferta ás empresas capacitadas para realiza-la prestación. A resolución dictarase por proposta do técnico e coa autorización do director do CPN, e nela deberase motivar suficientemente:

a) A necesidade da contratación e a falta de medios propios do centro para executa-la prestación.

b) O importe máximo de contratación, impostos incluídos, na moeda do país de radicación do CPN e no seu equivalente en pesetas. Caso de que o orzamento de contratación supere os 2.000.000 de pesetas, deberase engadir á resolución o modelo de contrato, que previamente deberá te-lo informe favorable por correo electrónico dos servicios xurídicos do instituto.

c) A elección das empresas ás que se solicitará oferta, que deberán ser alomenos tres. Noutro caso, as razóns técnicas que impidan solicitar outras ofertas.

Coa resolución de aprobación emitirase o documento contable A polo importe en pesetas do orzamento máximo de contratación, proposto polo técnico e autorizado polo director do CPN.

2.2. Unha vez seleccionada a empresa contratista, emitirase resolución de adxudicación identificando a empresa e o importe do contrato na moeda estranxeira e fixando un máximo en pesetas. Emitirase o documento contable D polo importe da adxudicación en pesetas, por proposta do técnico e coa autorización do director do CPN. O contrato formalizarase ante fedatario público español (consulado ou embaixada), realizándose desde o CPN as xestións correspondentes.

2.3. Unha vez realizada adecuadamente a prestación e remitida a correspondente factura do contratista, o técnico conformará as facturas e expedirá acta de recepción. Nese momento expedirase o documento contable OK, por proposta do técnico e a aprobación do director do CPN.

2.4. O director e o técnico, actuando mancomunadamente serán os tesoureiros e ordenadores de pagamentos. Documento contable P, propón técnico, aproba director CPN.

4.4. Ordenación de pagamentos.

As contas dos centros de promoción de negocios estarán abertas a nome do Igape. Os directores do CPN actuarán como ordenadores de pagamentos sendo necesario para dispoñer dos fondos a sinatura deles conxuntamente coa do técnico. As ordes de pagamento quedarán validadas coa sinatura do director.

4.5. Modificacións das programacións.

No caso de que as programacións inicialmente aprobadas para o ano 2001 non se axusten ás necesidades de execución do gasto, será remitida á secretaría xeral unha proposta de reaxuste interno que irá acompañada dunha memoria explicativa da necesidade de variación, a conta da que se propón incrementa-lo importe e do correspondente documento RC de retención de crédito na conta que se propón minorar.

A esta proposta unirase o informe favorable do director da Área de Promoción.

4.6. Orzamento de Tesourería.

Con base nos importes autorizados para o orzamento, e de acordo coas previsións de gastos fixos e variables do centro, na primeira semana do mes de xaneiro procederase ó libramento dos fondos correspondentes ó primeiro trimestre e a partir do mes de marzo os correspondentes a cada mes, nos cinco primeiros días do mesmo. Estes libramentos axustaranse ás necesidades reais de tesourería nos centros.

Os fondos librados unicamente se poderán destinar ós gastos previamente aprobados e coa clasificación económica que figura no orzamento, debendo solicitar unha modificación das programacións no caso de que fose necesaria como consecuencia da execución do gasto.

Mensualmente, remitirase á Secretaría Xeral a conciliación entre os documentos P expedidos e a situación da conta bancaria.

4.7. Nos casos de vacante do director do CPN ou do técnico adscrito, as facultades de proposta e autorización da operación e do gasto, así como o ordenamento do pagamento, exerceranse no posto cuberto, seguindo polo demais o procedemento establecido nos puntos anteriores e debendo remitir á secretaría xeral do Igape para a súa validación e dentro do mes seguinte, copia das citadas operacións e a súa documentación xustificativa.

Santiago de Compostela, 30 de marzo de 2001.

Margarita Rodríguez Rama

Directora xeral do Instituto Galego

de Promoción Económica