La homogeneización de los procedimientos de los centros de promoción de negocios del Igape con los de la sede central en Santiago de Compostela, aconseja normalizar su actividad.

Por ello, el Consejo de Dirección del Igape, en su reunión celebrada el día 29 de marzo de 2001, adoptó el siguiente acuerdo:

Aprobar las normas de funcionamiento de los centros de promoción de negocios del Igape según las siguientes bases:

1. Anualmente, se elaborará por parte del Área de Promoción, en colaboración con los técnicos adscritos a los centros de promoción de negocios, un plan de actividades así como las previsiones presupuestarias para ejecutar dicho plan. De este plan de actividades se informará al Consejo de Dirección, incluyéndose las previsiones presupuestarias en el anteproyecto de presupuesto del Igape, desglosadas por cuentas según la naturaleza de los gastos a ejecutar.

2. Asimismo, antes del 31 de diciembre de cada año se remitirá a la secretaría general un presupuesto de tesorería del ejercicio siguiente en el que figuren los importes, por trimestres, de los gastos fijos ya conocidos (alquileres, teléfono, etc.) así como una previsión del coste de las actividades a realizar durante el mismo período. Este presupuesto se podrá revisar en función del desarrollo del plan de actividades, siempre con la limitación del presupuesto aprobado. Al final de cada trimestre se remitirá al Igape el resumen de la ejecución del programa así como la situación de la tesorería.

3. El 1 de enero de cada año, una vez aprobado el presupuesto, se cargará en las oficinas exteriores la aplicación de gestión económico financiera. A partir de esa fecha el personal destinado en las oficinas exteriores gestionará las programaciones disponibles. Todos los documentos y justificantes derivados de esta gestión se custodiarán y se archivarán en el centro, pudiéndose, por parte del Igape solicitar la remisión de los que considere oportunos. Las propuestas serán realizadadas por los técnicos y autorizadas por los directores. La ejecución se realizará mediante las fases ADOKP siguientes:

Autorización del gasto (A). Mediante estos actos la autoridad competente, previa la correspondiente propuesta, acuerda la realización de un gasto, calculado en forma cierta o aproximada, reservando la totalidad o una parte de los importes programados para tal finalidad con el objeto de garantizar el cumplimiento de las obligaciones que puedan ser consecuencia de aquel, tenida en cuenta su naturaleza económica.

Disposición o compromiso de gasto (D). En su virtud se determina la cuantía concreta que debe alcanzar el compromiso económico con un tercero para la realización de todo tipo de prestaciones.

Reconocimiento de la obligación (O). Consiste en la operación de contraer en cuentas las deudas exigibles que correspondan con la contraprestación o cumplimiento de las condiciones que se derivan de los acuerdos, de los conciertos o de las resoluciones que determinan la disposición de un crédito, una vez realizada y justificada adecuadamente su prestación o cumplimiento de las obligaciones y una vez efectuada la pertinente liquidación.

Propuesta de pago (K). Todo reconocimiento de obligación llevará implícita en su momento una propuesta de pago (K), que será realizada por quien reconoció la existencia de la obligación, al ordenador de pagos, a favor del respectivo acreedor y en los términos resultantes de aquella.

Ordenamiento del pago (P). Operación mediante la que el ordenador competente, expide la orde de pago contra la tesorería del CPN a favor del respectivo acreedor.

Cargo en cuenta (S). Fase interna de control, en virtud de la que se refleja el traspaso efectivo de fondos desde la caja o cuentas operativas a las de los correspondientes acreedores, y que se determinan en función de la correspondiente conciliación bancaria.

Será aplicable con carácter general a las fases anteriores lo siguiente:

a) En razón a la naturaleza del gasto, podrán acumularse en un solo acto las operaciones de autorización, disposición, reconocimiento de la obligación y propuesta de pago (ADOK) o agruparse otras fases intermedias.

b) La anulación de las fases contables anteriores se realizará mediante las correspondientes operaciones de signo contrario (negativas).

4. Normas a seguir para la ejecución de las programaciones.

4.1. Gastos derivados de contratos firmados con anterioridad al 1-1-2001.

Una vez que esté operativa en los CPN la aplicación de la gestión, se contabilizarán documentos AD por todos aquellos contratos firmados con anterioridad y cuya cuantía se conozca:

Alquileres.

Suministros (agua, luz, teléfono).

Los citados documentos AD serán expedidos y firmados por el técnico y el delegado y archivados en el CPN. En el archivo se le unirá el contrato de que se trate.

Con las facturas mensuales o trimestrales de los gastos anteriores, se expedirán documentos OK con los que se seguirá el mismo procedimiento y, una vez comprobadas las existencias de tesorería, se procederá al pago mediante el documento P y la orden de transferencia bancaria, que llevará, necesariamente, la firma del técnico y del director del CPN.

4.2. Indemnizaciones por razón del servicio.

Previamente a la realización del viaje, el delegado firmará una orden de viaje que autorice al mismo. Una vez finalizada la comisión de servicio se contabilizarán los siguientes documentos:

-Un ADOK a favor del trabajador por el importe correspondiente a los gastos en que incurriese en los viajes (restaurantes, parking, autopista y todos aquellos que tengan relación con la comisión de servicio realizada y que hubiese abonados directamente el trabajador), al que se unirá la orden de viaje firmada con la liquidación de las mismas hecha por el trabajador y conformadas por el delegado así como los justificantes de taxis, aparcamientos y peajes.

-Un documento ADOK a favor, en su caso, de la empresa a la que se le contrataran los billetes utilizados y los hoteles. A este documento se le unirán las facturas con el conforme del delegado.

Anticipos: se firmará un recibí por el importe del anticipo que se descontará en la liquidación una vez realizada la comisión de servicio.

4.3. Competencias en materia de contratación de servicio, suministros, consultoría o asistencia, y para la autorización de todo tipo de gastos.

1. Los directores de los centros de promoción de negocios en el exterior tendrán las siguientes competencias:

-Autorizar la ejecución de las programaciones disponibles a propuesta del técnico.

-La contratación de los bienes, servicios y asistencias técnicas necesarias para el funcionamiento del centro y el cumplimiento de sus objetivos.

-La disposición de fondos contra cuentas corrientes ya aperturadas.

-Autorizar todo tipo de gastos derivados del funcionamiento de los CPN.

2. Los trámites para las contrataciones de los CPN serán los siguientes:

2.1. Resolución de aprobación de la contratación, de aprobación del gasto y de la solicitud de oferta a las empresas capacitadas para realizar la prestación. La resolución se dictará a propuesta del técnico y con la autorización del director del CPN, y en ella se deberá motivar suficientemente:

a) La necesidad de la contratación y la falta de medios propios del centro para ejecutar la prestación.

b) El importe máximo de contratación, impuestos incluidos, en la moneda del país de radicación del CPN y en su equivalente en pesetas. Caso de que el presupuesto de contratación supere los 2.000.000 de pesetas, se deberá añadir a la resolución el modelo de contrato, que previamente se deberá tener informado favorablemente por e-mail por los servicios jurídicos del instituto.

c) La elección de las empresas a las que se solicitará oferta, que deberán ser al menos tres. En otro caso, las razones técnicas que impidan recabar otras ofertas.

Con la resolución de aprobación se emitirá el documento contable A por el importe en pesetas del presupuesto máximo de contratación, propuesto por el técnico y autorizado por el director del CPN.

2.2. Una vez seleccionada la empresa contratista, se emitirá resolución de adjudicación identificando a la empresa y el importe del contrato en la moneda estranjera y fijando un máximo en pesetas. Se emitirá el documento contable D por el importe de la adjudicación en pesetas, a propuesta del técnico y con la autorización del director del CPN. El contrato se formalizará ante fedatario público español (consulado o embajada), realizándose desde el CPN las gestiones correspondientes.

2.3. Una vez realizada adecuadamente la prestación y remitida la correspondiente factura del contratista, el técnico conformará las facturas y expedirá acta de recepción. En ese momento se expedirá el documento contable OK, a propuesta del técnico y la aprobación del director del CPN.

2.4. El director y el técnico, actuando mancomunadamente, serán los tesoreros y ordenadores de pagos. Documento contable P, propone técnico, aprueba director CPN.

4.4. Ordenación de pagos.

Las cuentas de los centros de promoción de negocios estarán abiertas a nombre del Igape. Los directores del CPN actuarán como ordenadores de pagos siendo necesario para disponer de los fondos la firma de los mismos conjuntamente con la del técnico. Las órdenes de pago quedarán validadas con la firma del director.

4.5. Modificaciones de las programaciones.

En el caso de que las programaciones inicialmente aprobadas para el año 2001 no se ajusten a las necesidades de ejecución del gasto, será remitida a la secretaría general una propuesta de reajuste interno que irá acompañada de una memoria explicativa de la necesidad de la variación, la cuenta cuyo importe se propone incrementar y del correspondiente documento RC de retención de crédito en la cuenta que se propone minorar.

A esta propuesta se unirá el informe favorable del director del Área de Promoción.

4.6. Presupuesto de Tesorería.

En base a los importes autorizados para el presupuesto, y de acuerdo con las previsiones de gastos fijos y variables del centro, en la primera semana del mes de enero se procederá al libramiento de los fondos correspondientes al primer trimestre y a partir del mes de marzo los correspondientes a cada mes, en los cinco primeros días del mismo. Estos libramientos se ajustarán a las necesidades reales de tesorería en los centros.

Los fondos librados únicamente se podrán destinar a los gastos previamente aprobados y con la clasificación económica que figura en el presupuesto, debiendo solicitar una modificación de las programaciones en el caso de que fuese necesaria como consecuencia de la ejecución del gasto.

Mensualmente, se remitirá a la Secretaría General la conciliación entre los documentos P expedidos y la situación de la cuenta bancaria.

4.7. En los casos de vacante del director del CPN o del técnico adscrito, las facultades de propuesta y autorización de la operación y del gasto, así como el ordenamiento del pago, se ejercerán en el puesto cubierto, siguiendo por lo demás el procedimiento establecido en los puntos anteriores y debiendo remitir a la secretaría general del Igape para su validación y dentro del mes siguiente, copia de las citadas operaciones y su documentación justificativa.

Santiago de Compostela, 30 de marzo de 2001.

Margarita Rodríguez Rama

Directora general del Instituto Gallego

de Promoción Económica