Exposição de motivos

O Conselho de Governo da USC, na sua sessão de 23 de fevereiro de 2023, aprovou uma modificação do Regulamento de transformação digital, administração electrónica e desenvolvimento das tecnologias da informação e da comunicação da Universidade de Santiago de Compostela, assim como o seu texto consolidado.

Por isto, esta reitoría

RESOLVE:

Ordenar a publicação no Diário Oficial da Galiza do texto consolidado do Regulamento de transformação digital, administração electrónica e desenvolvimento das tecnologias da informação e da comunicação da Universidade de Santiago de Compostela, aprovado pelo Conselho de Governo da USC na sua sessão de 23 de fevereiro de 2023.

Santiago de Compostela, 7 de março de 2023

Antonio López Díaz
Reitor da Universidade de Santiago de Compostela

ANEXO

Regulamento de transformação digital, administração electrónica e desenvolvimento das tecnologias da informação e da comunicação da Universidade de Santiago de Compostela

Aprovado pelo Conselho de Governo o 23 de julho de 2021

Modificado pelo Conselho de Governo o 23 de fevereiro de 2023

Nos últimos anos a Universidade de Santiago de Compostela (USC) aprovou diversas normativas com a finalidade de pôr em marcha a administração electrónica nas suas actuações e procedimentos. Em particular, é preciso destacar o Regulamento pelo que se implantam meios electrónicos que facilitam o acesso dos cidadãos aos serviços públicos da Universidade de Santiago de Compostela e se acreditem a sede electrónica, o registro electrónico e o tabuleiro de anúncios da USC, aprovado pelo Conselho de Governo o 29 de janeiro de 2013 e modificado posteriormente mediante acordos do mesmo órgão de 3 de março de 2017 e de 21 de junho de 2019.

A experiência acumulada e a entrada em vigor da Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas, e da Lei 40/2015, de 1 de outubro, de regime jurídico do sector público, levaram à elaboração de um novo Regulamento de Administração electrónica adaptado às exixencias legais do momento, que foi aprovado pelo Conselho de Governo o 24 de julho de 2020.

Recentemente aprovou-se o Real decreto 203/2021, de 30 de março, pelo que se aprova o Regulamento de actuação e funcionamento do sector público por meios electrónicos, de obrigado cumprimento para todas as administrações públicas, o que faz necessária uma adaptação do Regulamento da Universidade nesta matéria.

Ao mesmo tempo e de conformidade com os princípios do Plano de digitalização das administrações públicas 2021-2025, enquadrado na estratégia digital da União Europeia, a Universidade aposta por avançar no processo de transformação digital com a máxima colaboração dos membros da comunidade universitária no seu desenho e implantação.

O planeamento deste processo, no qual é preciso integrar a própria administração electrónica, aconselha organizar de maneira conjunta todos os aspectos relacionados com a digitalização para dar-lhe coerência à tomada de decisões e agilizar a sua execução. Esta é a razão de que se unifique num só documento jurídico a regulação sobre a administração electrónica e a gobernanza da transformação digital e dos desenvolvimentos tecnológicos necessários para a consecução deste objectivo.

CAPÍTULO I

Disposições gerais

Artigo 1. Objecto e âmbito de aplicação

1. Este regulamento tem por objecto regular o uso de meios electrónicos na actividade administrativa da Universidade de Santiago de Compostela (USC) e as relações através destes médios com os membros da comunidade universitária, cidadãos e outras entidades públicas e privadas, assim como estabelecer o sistema de gobernanza da transformação digital, da administração electrónica e do desenvolvimento das tecnologias da informação e da comunicação (TIC) na USC.

2. As suas disposições são de aplicação:

a) A todos os órgãos e unidades administrativas da USC.

b) Aos membros da comunidade universitária (estudantes, pessoal docente e investigador, e pessoal de administração e serviços).

c) Às demais pessoas físicas e jurídicas que se relacionem por meios electrónicos com a USC.

Artigo 2. Obrigação de relacionar-se electronicamente com a USC

Ademais dos sujeitos obrigados pela normativa estatal aplicável, os membros da comunidade universitária (estudantes, PDI e PÁS) estarão obrigados a relacionar-se com a USC através de meios electrónicos para os procedimentos tramitados por esta universidade, excepto que não seja viável tecnicamente em atenção à especialidade do procedimento ou exista uma regulação do procedimento especial em contrário.

CAPÍTULO II

A sede electrónica da USC

Artigo 3. Definição da sede electrónica

1. A sede electrónica da USC é o endereço electrónico que possibilita o exercício do direito de acesso aos serviços públicos da USC, por meios electrónicos, aos membros da comunidade universitária e ao resto de cidadãos que se relacionem com ela.

2. O endereço electrónico de referência da sede é https://sede.usc.és ou https://sede.usc.gal

3. A sede electrónica reger-se-á, ademais de por o presente regulamento, pela legislação estatal e autonómica aplicável.

Artigo 4. Princípios que regem a sede electrónica

A sede electrónica da USC está sujeita aos princípios de transparência, publicidade, responsabilidade, qualidade, segurança, disponibilidade, acessibilidade, neutralidade e interoperabilidade.

Artigo 5. Disponibilidade

A sede electrónica da USC estará disponível todos os dias do ano, durante as vinte e quatro horas do dia, sem prejuízo das interrupções que se produzam por razões técnicas.

As interrupções programadas serão comunicadas na mesma sede electrónica com a maior antelação possível.

Artigo 6. Titularidade e gestão

1. A titularidade, gestão e administração da sede corresponde-lhe à USC no pleno exercício das suas competências.

2. O órgão responsável da gestão e segurança da sede electrónica da Universidade de Santiago de Compostela é a Secretaria-Geral. Igualmente, corresponder-lhe-á a coordinação e supervisão da implantação das medidas jurídicas, tecnológicas e administrativas que se assinalam no presente regulamento e as resoluções que se ditem na sua aplicação.

3. As tarefas de administração material e manutenção da sede electrónica correspondem à Área de Tecnologias da Informação e da Comunicação (ATIC). Em especial, implantar-se-ão as medidas de segurança necessárias para garantir a acessibilidade e integridade da informação e os serviços oferecidos na sede.

4. Mediante resolução reitoral regular-se-á o procedimento de autorização de acesso a aplicações, recursos e serviços da Universidade de Santiago de Compostela, no qual se recolherá o acesso à administração da sede ao pessoal de administração e serviços da USC.

Artigo 7. Conteúdo da sede

1. A sede electrónica da USC conterá as epígrafes de Informação da sede, Serviços gerais e Serviços pessoais.

2. A epígrafe de Informação da sede conterá, ao menos, os aspectos técnicos, os canais de acesso aos serviços e a normativa de protecção de dados de carácter pessoal.

3. A epígrafe de Serviços gerais conterá ao menos o catálogo de procedimentos e o tabuleiro oficial de anúncios.

4. A epígrafe de serviços pessoais conterá ao menos o registro electrónico para a apresentação de solicitudes, escritos e comunicações.

Artigo 8. Catálogo de procedimentos

1. O catálogo de procedimentos administrativos susceptíveis de serem tramitados através de meios electrónicos estará situado na epígrafe de Serviços gerais na sede electrónica.

2. Em cada procedimento poder-se-á aceder à informação relativa a este, que em todo o caso deverá conter as instruções gerais para a tramitação, o órgão competente, os efeitos do silêncio administrativo e os recursos que procedam contra a resolução e órgão perante o que se teriam que interpor, com indicação dos prazos.

3. Os órgãos/unidades/serviços da USC solicitarão à unidade administrativa que se determine a incorporação, modificação ou supresión de um novo procedimento administrativo e/ou de uma actuação electrónica automatizado.

Artigo 9. Caixa de queixas e sugestões

1. A sede electrónica contará com um formulario para que os membros da comunidade universitária e os cidadãos possam apresentar as queixas e sugestões em relação com o funcionamento da sede. As consultas que versem sobre matérias diferentes não serão admitidas e reenviarão à caixa de correio do órgão ou serviço que corresponda.

2. A apresentação de uma queixa ou sugestão não suporá o início de um procedimento administrativo.

CAPÍTULO III

Identificação e assinatura electrónica

Artigo 10. Identificação da sede

A sede electrónica da USC identificar-se-á mediante um sê-lo electrónico baseado num certificar electrónico reconhecido ou qualificado que reúna os requisitos exixir pela legislação de assinatura electrónica.

Artigo 11. Sê-lo de órgão

1. Quando a actuação administrativa seja realizada de forma automatizado deverá utilizar-se o sê-lo electrónico de órgão da USC ou o correspondente ao órgão administrativo que tenha atribuídas as competências. Estes sê-los electrónicos incorporarão uma referência específica à Universidade de Santiago de Compostela.

2. A criação de sê-los electrónicos vinculados a determinados órgãos administrativos realizar-se-á mediante resolução da Secretaria-Geral da Universidade.

3. Corresponde-lhe à Secretaria-Geral a custodia dos sê-los electrónicos de órgão da USC.

Artigo 12. Acesso da cidadania e dos membros da comunidade universitária à sede

1. Para aceder aos serviços desde a sede electrónica, a cidadania e os membros da comunidade universitária poderão utilizar os sistemas de identificação e assinatura electrónica admitidos pela USC, conforme a política de assinatura da Universidade. Em todo o caso, dever-se-ão empregar certificados reconhecidos ou qualificados para a realização daquelas actuações que requeiram assegurar a integridade e a autenticidade de documentos electrónicos.

2. Para facilitar o acesso de pessoas de nacionalidade diferente da espanhola a procedimentos administrativos da USC poderão utilizar-se de modo excepcional outros sistemas de acesso em determinadas convocações da USC, procurando que sejam mecanismos de identificação que utilizem credenciais de serviços de identificação de terceiros de ampla difusão nas relações electrónicas. Estes meios de identificação não serão de uso geral, senão que terão que autorizar-se-á de forma expressa mediante resolução da Secretaria-Geral, depois de relatório preceptivo da ATIC, para cada procedimento onde se demanden.

3. Na sede electrónica figurarão os sistemas e certificados electrónicos admitidos para relacionar-se electronicamente com a USC e estabelecidos na política de assinatura da USC.

Artigo 13. Assistência no uso de meios electrónicos

1. A USC assistirá no uso de meios electrónicos às pessoas interessadas que assim o solicitem, sempre que não se trate de sujeitos obrigados a relacionar-se electronicamente com a Universidade.

2. Além disso, se alguma pessoa interessada não dispõe dos meios electrónicos necessários, a sua identificação e/ou assinatura electrónica no procedimento administrativo poderá ser validamente realizada por pessoal funcionário mediante o uso do sistema de assinatura electrónica para o que esteja devidamente habilitado. Neste caso, será necessário que a pessoa interessada se identifique perante o pessoal funcionário e preste o seu consentimento expresso para esta actuação, e deverá ficar constância disto.

3. A USC manterá actualizado um registro do pessoal funcionário habilitado para a identificação ou assinatura regulada neste artigo.

CAPÍTULO IV

O registro electrónico da USC

Artigo 14. Definição

1. O registro electrónico da USC é o meio para a recepção e remissão electrónica de solicitudes, escritos e comunicações relativos aos procedimentos administrativos que sejam competência da Universidade. Quando mediante o registo electrónico da USC se apresentem solicitudes, escritos e comunicações que não vão dirigidas a um órgão/unidade/serviço da USC, tal apresentação não produzirá nenhum efeito e ter-se-á por não realizada.

2. O órgão responsável do funcionamento procedemental do registro electrónico da USC é a Secretaria-Geral.

3. A gestão ordinária do registro electrónico realizá-la-ão os escritórios de Assistência em matéria de Registros dos campus de Santiago de Compostela e Lugo.

Artigo 15. Funcionalidades do registro electrónico

O registro electrónico da USC tem as seguintes funcionalidades:

a) A recepção de escritos, solicitudes e comunicações.

b) A expedição de comprovativo/recibos electrónicos acreditador da apresentação dos supracitados escritos, solicitudes e comunicações.

c) A anotação dos assentos de entrada dos supracitados escritos, solicitudes e comunicações.

d) A remissão de escritos, solicitudes e comunicações aos órgãos ou unidades destinatarias na Universidade.

e) A anotação dos assentos de saída dos acordos, resoluções, notificações e comunicações da USC.

f) Qualquer outra que se lhe atribua legal ou regulamentariamente.

Artigo 16. Modelos normalizados de solicitudes, escritos e comunicações

1. A apresentação de solicitudes, escritos e comunicações ante a USC mediante o registo electrónico deverá realizar-se utilizando o modelo normalizado geral ou bem o específico para o procedimento de que se trate, que estarão disponíveis na sede electrónica da USC.

2. Os órgãos/unidades/serviços da USC solicitarão à unidade administrativa que se determine a incorporação, modificação ou supresión de um novo modelo normalizado de solicitude, escrito ou comunicação.

3. Em todo o caso, nos modelos normalizados de solicitude deverá figurar um endereço de correio electrónico para os efeitos de comunicação para a posta à disposição da notificação. Com carácter complementar poderá indicar-se um endereço postal ou um número de telefone.

4. As solicitudes, escritos e comunicações deverão achegar-se conforme o estabelecido no artigo 66 da Lei 39/2015, de 1 de outubro. Poderão ser objecto de emenda quando concorra alguma das seguintes circunstâncias específicas da tramitação electrónica:

a) Quando contenham código malicioso ou dispositivo susceptível de afectar a integridade ou segurança do sistema.

b) Quando não se cubram os campos requeridos como obrigatórios nos formularios normalizados, ou a informação contida presente incongruencias ou omissão que impeça o seu tratamento.

c) Quando não se utilize o formulario específico para o procedimento de que se trate.

5. Nos casos de necessidade de emenda, o órgão/unidade/serviço competente requererá à pessoa interessada que, num prazo de dez dias, emende a falta ou achegue os documentos preceptivos, com indicação de que, se assim não o fizer, se perceberá que desiste da seu pedido ou que decae o seu direito ao trâmite correspondente, depois de resolução ditada para o efeito. Quando se trate de uma solicitude de iniciação da pessoa interessada, a data da emenda considerar-se-á como a data de apresentação da solicitude.

6. Inadmitiranse a trâmite aquelas solicitudes, escritos e comunicações recebidas no registro electrónico que não se dirijam a um órgão/unidade/serviço da Universidade, excepto que estas possam ser remetidas ao organismo competente através do Sistema de interconexión de registros.

7. Para os efeitos deste regulamento, consideram-se interacções informais com a cidadania aquelas comunicações que se efectuem através de canais digitais como caixas de correio electrónico ou redes sociais com a finalidade de proporcionar informação geral ou dar uma resposta de natureza informativa a determinadas questões. Estas interacções informais em nenhum caso serão vinculativo nem para a pessoa que as formula nem para o órgão/unidade/serviço que as responda e não servirão para a válida apresentação de solicitudes, escritos e comunicações.

Artigo 17. Datas e horário de abertura

1. O registro electrónico da USC permitirá a apresentação de escritos, solicitudes e comunicações todos os dias do ano, durante as vinte e quatro horas do dia, tendo em conta que determinados formularios só estarão disponíveis nos prazos indicados na convocação correspondente.

2. Só quando concorram razões justificadas de manutenção técnico ou operativo poderá interromper-se, pelo tempo imprescindível, a recepção de solicitudes, escritos e comunicações. A interrupção deverá anunciar-se-lhes aos potenciais utentes e utentes do registro com a antelação que resulte possível. Em supostos de interrupção não planificada no funcionamento do registro electrónico, e sempre que seja possível, visualizar-se-á uma mensagem que comunique tal circunstância.

3. Estabelecer-se-á regulamentariamente a ampliação de prazos, assim como o protocolo que se seguirá no caso de incidências técnicas não imputables às pessoas interessadas na apresentação de solicitudes, escritos e comunicações.

4. Na sede electrónica publicar-se-á o calendário de dias inhábil relativo aos procedimentos e trâmites na USC.

5. O cômputo de prazos reger-se-á pelo estabelecido na normativa estatal do procedimento administrativo comum das administrações públicas.

Artigo 18. Sistemas e certificado admitidos

1. Na sede electrónica estará disponível a informação sobre a relação de prestadores de serviços de certificação e tipos de certificados electrónicos reconhecidos ou qualificados que amparem a identificação e as assinaturas electrónicas com que é admissível a apresentação de solicitudes, escritos e comunicações.

2. Para apresentar declarações responsáveis e determinadas solicitudes, interpor recursos, desistir de acções ou renunciar a direitos será necessária a assinatura com certificados electrónicos reconhecidos ou qualificados.

3. As pessoas jurídicas relacionar-se-ão com a USC mediante os certificar electrónicos admitidos, conforme a política de assinatura da Universidade. A USC poderá aderir ao registro de empoderaento da Administração geral do Estado ou da Comunidade Autónoma, ou ter um registro próprio.

Artigo 19. Representação

1. Quando numa solicitude haja mais de uma pessoa interessada, a solicitude deverá ir acompanhada de um documento com a autorização expressa da representação, e as actuações seguirão com a pessoa que se assinalasse expressamente ou, na sua ausência, com a pessoa interessada que figure em primeiro lugar da solicitude.

2. Qualquer pessoa física com capacidade de obrar poderá representar por via electrónica outras pessoas, físicas ou jurídicas, sempre que acredite a citada representação mediante a achega de empoderaento suficiente ou mediante outro meio admitido em direito.

3. Para formular solicitudes, apresentar declarações responsáveis ou comunicações, interpor recursos, desistir de acções e renunciar a direitos em nome de outra pessoa, deverá acreditar-se a representação. Para os actos e gestões de simples trâmite presumirase essa representação.

4. Baixo a dependência dos escritórios de Assistência em matéria de Registros gerir-se-á o registro electrónico de empoderaento.

Artigo 20. Escritórios de Assistência em matéria de Registros

1. As pessoas que não estejam obrigadas a relacionar-se através de meios electrónicos com a USC poderão voluntariamente apresentar escritos, solicitudes e comunicações presencialmente nos escritórios de Assistência em matéria de Registros da USC, depois da acreditação da sua identidade.

2. O número de escritórios de Assistência em matéria de Registros e as suas funções determinam numa norma específica.

Artigo 21. Cópias electrónicas

A Administração universitária poderá obter imagens electrónicas dos documentos privados achegados pelos cidadãos, assim como realizar cópias electrónicas de documentos em suporte papel, garantindo a autenticidade, integridade e conservação do documento electrónico tanto para o procedimento concreto como para qualquer outro que tramite a Administração universitária, sempre que a normativa ou os processos técnicos o permitam.

Artigo 22. Recibos acreditador da apresentação de escritos, solicitudes e comunicações

1. O registro electrónico gerará automaticamente um recebo da apresentação realizada, o que constituirá o seu único comprovativo.

2. No recebo acreditador figurarão as ligazón à instância solicitada e aos documentos achegados, que se arquivar num repositorio documentário da USC.

3. As pessoas interessadas poderão apresentar documentos complementares à solicitude sempre que não excedan um determinado volume que se fixará na informação da sede.

4. A apresentação de escritos, solicitudes e comunicações dará lugar a assentos individualizados, que incluirão:

a) O número de registro de entrada individualizado.

b) No caso de pessoas físicas, a identidade destas, o número do seu DNI ou equivalente, assim como um endereço de correio electrónico que operará como mecanismo de aviso de notificações.

c) No caso de pessoas jurídicas, os dados da identidade desta e da pessoa física representante, assim como um endereço de correio electrónico que operará como mecanismo de aviso de notificações.

d) A data e hora de apresentação.

e) O procedimento o que se refere a solicitude, de ser o caso.

f) O conteúdo da solicitude registada.

g) Informação de documentos anexo apresentados.

h) Qualquer outra informação que se julgue necessária.

5. O arquivo da documentação dos assentos corresponderá ao órgão competente para a tramitação do procedimento.

Artigo 23. Registro de saída

1. A expedição de acordos, resoluções, escritos, comunicações e notificações electrónicas realizadas pela Administração universitária dará lugar a assentos individualizados, que incluirão ao menos:

a) O número de registro de saída individualizado.

b) A data e hora de saída.

c) A unidade expedidora.

d) O extracto do contido do escrito registado.

e) A pessoa destinataria do escrito.

f) Qualquer outra informação que se julgue necessária.

2. O registro electrónico gerará automaticamente o número de registro de saída.

CAPÍTULO V

Normas sobre tramitação electrónica dos procedimentos

Artigo 24. Emissão de certificados electrónicos

A Universidade de Santiago de Compostela, através do provedor ou provedores de serviços de certificação com que tenha contrato vigente, emitirá certificados electrónicos para serem usados pela Universidade e pelos seus trabalhadores, de acordo com os usos específicos para os quais se emitam em cada caso.

Artigo 25. Certificados electrónicos de pessoa física

1. A USC admitirá como sistema de identificação e assinatura electrónica os certificados electrónicos de pessoa física indicados na sua política de assinatura.

2. A expedição de certificados electrónicos de pessoa física poderá ser realizada nos diferentes escritórios de Assistência em matéria de Registro habilitadas para tal fim e nas unidades de Gestão de Centros e Departamentos. Os supracitados escritórios e unidades colaborarão na manutenção, renovação e gestão dos certificar e deverão comunicar-lhe à Secretaria-Geral qualquer incidência que se detecte.

3. A regulação destes certificar será a que estabeleça o provedor ou provedores de serviços de certificação concertado com a Universidade.

Artigo 26. Certificados de empregado público

1. A USC poderá emitir um certificado de empregado público (CEP) para todos aqueles cargos e postos que emitam resoluções ou acordos que tenham eficácia fora da USC ou que comportem capacidade específica de assinatura ou de representação na nome da Universidade.

2. Só se outorgarão certificar de empregado público a pessoal da USC, empregados públicos com qualquer vínculo jurídico, sempre em situação de activo e que exerçam as suas funções na Universidade de Santiago de Compostela.

3. Os certificados de empregado serão revogados ao cessarem nas suas funções do cargo ou posto na USC ou ao cessarem o seu vínculo com ela.

4. A assinatura com CEP acreditará a identidade do titular e a ocupação do cargo ou posto, e terá plenos efeitos no procedimento.

5. A solicitude de CEP deverá realizar-se pessoalmente através da sede electrónica. Com anterioridade à expedição, proceder-se-á a comprovar que o titular presta os seus serviços na USC. O registro e a expedição de certificados de empregado público serão realizados exclusivamente nos escritórios de Assistência em matéria de Registros dos campus de Santiago e de Lugo por pessoal nomeado para tal fim. Os demais órgãos, unidades e serviços da USC deverão colaborar na manutenção e gestão dos certificar e deverão comunicar-lhe à Secretaria-Geral qualquer incidência que se detecte.

6. Para a renovação de chaves com ou sem renovação do cartão físico, o procedimento será o mesmo que para a emissão inicial do certificar.

7. A revogação do CEP produzir-se-á quando concorra algum dos seguintes casos:

a) De ofício, quando uma pessoa deixe de prestar os seus serviços ou cesse no cargo ou posto, ou pelo seu uso indebido.

b) Por instância de parte, por destruição ou perda do cartão, por necessidade de mudança da chave privada ou pela sua caducidade.

8. Um certificado revogado não pode voltar utilizar-se e não pode levantar-se a revogação nem anular-se de nenhuma outra forma, mas poderá voltar solicitar-se um novo em caso de que se modifiquem as circunstâncias da revogação.

9. Quem seja titular do CEP será responsável exclusivo da custodia e uso das chaves privadas de assinatura, sem que possa comunicar, ceder ou autorizar a um terceiro o seu uso.

10. A entrega do CEP supõe as seguintes obrigações:

a) Advertir à Secretaria-Geral de qualquer erro nos dados armazenados.

b) Comunicar igualmente à Secretaria-Geral qualquer variação no posto de trabalho.

c) Não comunicar as chaves a terceiras pessoas.

d) Solicitar a renovação dos certificar conteúdos no cartão antes de que expire o seu período de validade.

e) Realizar um uso exclusivo e adequado do certificar com base nas competências e faculdades atribuídas pelo cargo ou posto de trabalho.

f) Assumir a presente normativa ou a que se dite no seu desenvolvimento ou substituição.

Artigo 27. Certificado de representação de pessoa jurídica

1. O pessoal da Universidade que precise obrigatoriamente de um certificar de representação de pessoa jurídica para cumprir com as suas funções, deverá contar com uma autorização do reitor ou reitora para a sua tramitação perante a Agência Tributária (AEAT).

2. Corresponde-lhe à Secretaria-Geral a tramitação das supracitadas autorizações.

Artigo 28. Documentos públicos administrativos

1. A USC emitirá os documentos públicos administrativos através de meios electrónicos, a menos que a sua natureza exixir outra forma mais ajeitada de expressão e constância.

2. Os documentos electrónicos administrativos devem cumprir os requisitos de validade previstos na normativa reguladora.

3. Considerar-se-ão válidos os documentos electrónicos administrativos que, cumprindo os requisitos previstos, sejam transferidos a uma terceira pessoa através de meios electrónicos.

4. A sede electrónica disporá de um sistema para que uma terceira pessoa possa comprovar a autenticidade e integridade dos documentos emitidos originalmente em forma electrónica pela Universidade, mediante um código seguro de verificação (CSV). Este CSV inserir-se-á em todos os documentos gerados em formato electrónico. Também poderá incluir-se em cópias autênticas de documentos em formato papel.

5. Por acordo do Conselho de Governo aprovar-se-á a política de gestão de documentos administrativos electrónicos da USC.

Artigo 29. Assinatura de documentos públicos administrativos

1. Os documentos electrónicos que tenham efeitos administrativos num procedimento, tais como resoluções ou acordos, deverão estar assinados pelo cargo ou pelo pessoal funcionário que tenha as competências para ditá-los ou uma delegação expressa. A assinatura realizar-se-á com um certificar de empregado público. Além disso, o documento deverá incluir um código seguro de verificação do acto administrativo que permita a sua verificação através da sede electrónica da USC.

2. Os documentos da USC que façam parte de um procedimento administrativo que tenham efeitos face a terceiros ou com efeitos noutras administrações públicas deverão assinar-se com certificado de empregado público e mediante o uso da ferramenta corporativa de portasinaturas.

3. A assinatura de documentos em procedimentos de tramitação internos realizar-se-á ordinariamente com assinatura com chave concertada ou certificados pessoais e mediante o uso da ferramenta corporativa de portasinaturas.

Artigo 30. Expediente administrativo electrónico

1. Os expedientes administrativos terão formato electrónico e formarão mediante a agregação ordenada de cantos documentos, provas, ditames, relatórios, acordos, notificações e demais diligências devam integrá-los, assim como de um índice numerado de todos os documentos que contenha quando se remeta, segundo o estabelecido na lei estatal do procedimento administrativo comum.

2. A formação dos expedientes electrónicos é competência do órgão, unidade ou serviço responsável da sua tramitação.

3. O direito de acesso ao expediente electrónico das pessoas interessadas no procedimento e, de ser o caso, à obtenção de cópia total ou parcial deste, perceber-se-á satisfeito com a remissão de um endereço electrónico ou localizador, no caso de existir, que dê acesso ao expediente posto à disposição.

Artigo 31. Actuação administrativa automatizado

Por resolução da Secretaria-Geral autorizar-se-á a utilização de sê-los de órgão em determinados procedimentos automatizar da USC.

Artigo 32. Comunicações internas

1. As comunicações internas são as transmissões de documentos que se produzem entre os órgãos, serviços e unidades administrativas da Universidade de Santiago de Compostela, que são parte de um procedimento administrativo e, portanto, de um expediente administrativo. Poder-se-ão considerar também comunicações internas os escritos de trâmites ordinários intercambiar entre órgãos que requeiram a constância da autoria, o envio, a entrega e a leitura destes.

2. As comunicações internas realizar-se-ão por meios electrónicos e não serão objecto de um assento de registro oficial, ainda que poderá ficar constância delas por meio das aplicações corporativas de gestão da USC, não sendo necessário o envio físico da documentação.

Artigo 33. Notificações electrónicas

1. Praticar-se-ão as notificações por meios electrónicos quando o interessado esteja obrigado a relacionar-se electronicamente com a USC ou quando, sem estar obrigado, decidira relacionar-se voluntariamente deste modo.

2. A recepção de notificações electrónicas é obrigatória para todos os membros da comunidade universitária e para o resto de cidadãos ou entidades obrigados a relacionar-se electronicamente com a USC.

3. As notificações por meios electrónicos praticar-se-ão mediante comparecimento na sede electrónica da USC.

4. A notificação perceber-se-á rejeitada quando transcorressem dez dias naturais desde a posta à disposição da notificação sem que se aceda ao seu conteúdo. Em tal caso, perceber-se-á para todos os efeitos efectuado o trâmite de notificação e continuará com a tramitação do procedimento.

5. As notificações electrónicas, o seu conteúdo e os meios electrónicos pelos que se realizem respeitarão os princípios de acessibilidade e usabilidade de acordo com as normas estabelecidas ao respeito.

6. Nos supostos de sucessão de pessoas físicas ou jurídicas a prática das notificações realizar-se-á de acordo com o estabelecido na normativa estatal de aplicação.

7. A Administração universitária enviará à pessoa interessada ou, de ser o caso, a quem a represente um aviso informando-a da posta à disposição da notificação mediante o procedimento de comparecimento em sede. O aviso remeterá ao endereço de correio electrónico indicado pela pessoa interessada. A falta de prática deste aviso, de carácter informativo, não impedirá que a notificação seja considerada plenamente válida.

Artigo 34. Intercâmbio e/ou consulta de documentos de outras administrações públicas

1. As pessoas interessadas terão direito a não achegar documentos que já estejam em poder da Universidade ou fossem elaborados por outra Administração.

2. A Universidade poderá consultar ou solicitar documentos de outras administrações, sempre que a obtenção da informação possa fazer-se mediante plataformas de intermediación de dados ou serviços electrónicos habilitados para este efeito a que a USC tenha acesso, e que a pessoa interessada expressara a sua não oposição à consulta.

Artigo 35. Cópias electrónicas autênticas

A competência para a expedição de cópias autênticas de documentos públicos administrativos da Universidade corresponde às unidades tramitadoras a respeito dos expedientes que giram, ao pessoal habilitado dos escritórios de Assistência em matéria de Registros a respeito da documentação que se presente para ser incorporada a um expediente electrónico, e ao Arquivo Histórico Universitário.

Artigo 36. Arquivo electrónico

A USC manterá um arquivo electrónico único dos documentos electrónicos que correspondam a procedimentos finalizados, nos termos e condições estabelecidos na normativa reguladora aplicável.

CAPÍTULO VI

O tabuleiro de anúncios oficial

Artigo 37. Definição

1. O tabuleiro de anúncios oficial da USC, que estará disponível na sede electrónica, é o lugar onde se leva a cabo a publicação oficial dos acordos e resoluções da Universidade de Santiago de Compostela que não tenham natureza de disposições normativas de carácter geral, as quais deverão ser publicadas no Boletim Oficial da USC, sem prejuízo da sua publicação, quando corresponda, noutros diários oficiais.

2. Também se publicarão no tabuleiro de anúncios oficial da Universidade os acordos e resoluções dos centros, departamentos, institutos e outras estruturas universitárias, cujos tabuleiros físicos se suprimirão progressivamente.

Artigo 38. Eficácia

1. A eficácia dos acordos, resoluções e actos administrativos estará determinada pela data da publicação no tabuleiro de anúncios oficial da USC, excepto que nas normas reguladoras dos procedimentos se supedite a sua vigência à publicação em algum boletim oficial, momento a partir do qual começarão a contar os prazos legais.

2. A publicação no tabuleiro de anúncios electrónico dos acordos e resoluções conferiralles o carácter oficial e autêntico e gerará plenos efeitos jurídicos.

3. A inserção posterior no Boletim Oficial da USC dos acordos e resoluções já publicados no tabuleiro electrónico ou boletim correspondente terá carácter meramente informativo e complementar.

Artigo 39. Acessibilidade

1. Garante-se o acesso ao contido do tabuleiro de anúncios oficial da USC a toda a cidadania, sem prejuízo de que em função do carácter do documento objecto de publicação se possa restringir à comunidade universitária ou às pessoas interessadas num procedimento administrativo concreto.

2. Quando os conteúdos do tabuleiro de anúncios oficial incluam dados de carácter pessoal a publicidade preferentemente terá carácter temporário. No caso de normas gerais vigentes e para os actos ou resoluções definitivas, o acesso será permanente.

Artigo 40. Estrutura do tabuleiro de anúncios oficial

No tabuleiro de anúncios oficial incluir-se-ão todos os documentos publicados até que se proceda à sua retirada, de ser o caso. Além disso, incluirá um buscador para a localização de documentos.

CAPÍTULO VII

Organização da transformação digital e da administração electrónica na Universidade de Santiago de Compostela

Artigo 41. Comissão de Coordinação para a Transformação Digital

1. Acredite-se a Comissão de Coordinação para a Transformação Digital da Universidade de Santiago de Compostela como órgão superior encarregado de velar pelo adequado desenvolvimento do processo de transformação digital da Universidade e de fixar as directrizes neste matéria.

2. A Comissão desenvolverá as suas funções no marco das linhas estratégicas que aprove o Conselho de Governo.

3. Corresponderá a esta comissão, com o asesoramento experto que proceda, analisar o potencial de novas tecnologias para a sua aplicação nos âmbitos da gestão, da docencia e da investigação e a inovação da USC, assim como a viabilidade da sua implantação.

4. A Comissão estará composta:

a) Pelo reitor ou reitora, que a presidirá.

b) Pela pessoa titular da vicerreitoría com competências em transformação digital e TIC.

c) Pela pessoa titular da vicerreitoría com competências em professorado.

d) Pela pessoa titular da vicerreitoría com competências em investigação.

e) Pelas pessoas titulares das vicerreitorías com competências em títulos e/ou organização académica.

f) Pela pessoa titular da Secretaria-Geral.

g) Pela pessoa titular da Gerência.

Artigo 42. Comissão de Administração Electrónica

1. Corresponde à Comissão de Administração Electrónica impulsionar o uso da Administração electrónica na USC e o seguimento deste. Em concreto, são funções desta comissão:

a) Priorizar o desenvolvimento e implantação da administração electrónica e o uso das TIC na actividade administrativa e académica da Universidade de Santiago de Compostela.

b) Elaborar um relatório anual que será elevado ao Conselho de Governo.

c) Decidir acerca dos programas e aplicações que se pretendam utilizar para a tramitação electrónica dos procedimentos, e sobre a relação de standard, ferramentas e normas técnicas que serão adoptadas pelos diferentes procedimentos electrónicos da Universidade de Santiago de Compostela, tendo em conta o princípio de neutralidade tecnológica.

d) Propor as linhas de actuação que se seguirão na incorporação de novos procedimentos administrativos electrónicos, incluindo uma ordem de prioridade para a sua implantação.

e) Informar, antes da sua aprovação, sobre a proposta de normativas gerais da USC em matéria de Administração electrónica.

f) Propor acções formativas dirigidas ao pessoal de administração e serviços da Universidade de Santiago de Compostela que guardem relação com a administração electrónica ou com a modernização dos serviços públicos.

g) Propor ao reitor a composição de um grupo de trabalho em administração electrónica, cujo número de membros não poderá exceder os cinco.

h) Qualquer outra função que lhe seja encomendada pelo reitor ou reitora ou pelo Conselho de Governo.

2. A Comissão de Administração Electrónica estará formada:

a) Pelo reitor ou reitora, ou pessoa em que delegue, que a presidirá.

b) Pela pessoa titular da vicerreitoría com competências em transformação digital e TIC.

c) Pela pessoa titular da Secretaria-Geral.

d) Pela pessoa titular da Gerência ou pessoa em que delegue.

e) Pelo secretário ou secretária geral adjunto.

f) Pela pessoa titular da vicerreitoría com competências em qualidade ou pessoa em quem delegue.

g) O director ou directora da Área TIC.

h) Um funcionário ou funcionária com competências em administração electrónica, que actuará como secretário.

Poderá assistir às reuniões, com voz e sem voto, qualquer membro do PÁS ou do PDI que seja invitado.

3. Corresponde ao grupo de trabalho em administração electrónica assistir à Comissão, preparar e elaborar documentos e relatórios, realizar o seguimento ordinário da execução dos acordos adoptados e qualquer outro labor que a Comissão lhe encomende.

Artigo 43. Comissão para a Programação dos Desenvolvimentos TIC

1. Acredite-se a Comissão para a Programação dos Desenvolvimentos TIC como órgão competente para programar os desenvolvimentos TIC necessários para a digitalização da USC, conforme as directrizes que fixe a Comissão de Coordinação para a Transformação Digital e, quando proceda, a Comissão de Administração Electrónica.

2. A Comissão estará composta:

a) Pela pessoa titular da vicerreitoría com competências em transformação digital e TIC.

b) Pela pessoa titular da Gerência.

c) Pela pessoa titular da Secretaria-Geral.

d) Pela pessoa que dirige a Área TIC.

3. As propostas de desenvolvimentos TIC nos diferentes âmbitos serão realizadas pelos grupos de trabalho que se criem para estes efeitos. Serão funções dos grupos de trabalho:

a) Analisar as necessidades de melhora da Universidade que possam ter solução num desenvolvimento tecnológico.

b) Propor a priorización de novos desenvolvimentos e melhoras das ferramentas existentes.

c) Elaborar relatórios sobre a necessidade de introduzir melhoras em ferramentas existentes ou contar com um novo desenvolvimento.

d) Emitir informe sobre a necessidade e idoneidade de novos desenvolvimentos, e elevar os documentos de valoração e relatório à comissão ou comissões que corresponda.

O PÁS e o PDI com responsabilidades de gestão também poderão dirigir à Comissão por meio do formulario que se habilite para realizar propostas tecnológicas em transformação digital.

4. A Comissão analisará as propostas de novos desenvolvimentos para a sua aplicação no âmbito da gestão da USC. Em particular, determinará as necessidades de recursos humanos e/ou orçamentais para a sua execução e a programação temporária correspondente.

5. Os projectos de desenvolvimento aprovados pela Comissão para a Programação dos Desenvolvimentos TIC enviarão ao grupo de trabalho que corresponda por razão da matéria para a sua execução e seguimento. Para estes efeitos, em cada projecto nomear-se-ão um responsável técnico e outro funcional, que darão conta ao grupo dos resultados atingidos.

Artigo 44. Impulso e execução da transformação digital e da administração electrónica

1. A vicerreitoría com competências em transformação digital e TIC exercerá as suas funções nesta matéria de acordo com as linhas estratégicas que aprove o Conselho de Governo e as directrizes que determine a Comissão de Coordinação para a Transformação Digital. Além disso, executará os acordos que adopte a Comissão de Programação de Desenvolvimentos TIC.

2. A Secretaria-Geral exercerá as suas funções em matéria de administração electrónica de acordo com o estabelecido neste regulamento e com as directrizes fixadas pela Comissão de Administração Electrónica.

Disposição adicional primeira

Nos casos não previstos nesta normativa observar-se-á o disposto na legislação de procedimento administrativo comum, em particular, na Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas, e na Lei 40/2015, de 1 de outubro, de regime jurídico do sector público, e as suas disposições de desenvolvimento, ou as normas que as substituam.

Disposição adicional segunda

No momento da aprovação deste regulamento existem grupos de trabalho para as seguintes matérias: gestão académica e qualidade, gestão económica, gestão dos recursos humanos, gestão da investigação, comunicação e difusão, infra-estruturas e administração electrónica.

Disposição transitoria primeira

O disposto no artigo 34 do presente regulamento será de aplicação sempre que a obtenção da informação se possa fazer mediante acesso da USC às plataformas de intermediación de dados ou serviços electrónicos habilitados a esta pelas diferentes administrações públicas. Transitoriamente, quando se trate de informação para a qual não exista plataforma de intermediación de dados ou serviço electrónico ou a USC não tenha acesso a estes, a Universidade poderá requerer da pessoa interessada a apresentação da correspondente documentação.

Disposição transitoria segunda

O disposto nos artigos 18, 30, 34, 35 e 36 será de aplicação progressiva, em função do grau de implantação das medidas tecnológicas e administrativas necessárias.

Disposição transitoria terceira

Este regulamento não será de aplicação ao funcionamento dos órgãos colexiados da USC, que se regerão pela lei estatal de regime jurídico do sector público e pelos seus regulamentos de regime interno.

Disposição derrogatoria

Ficam derrogado as disposições de igual ou inferior categoria que se oponham ao que se dispõe neste regulamento e, expressamente, o Regulamento de administração electrónica aprovado pelo Conselho de Governo o 24 de julho de 2020 (DOG de 17 de setembro) e o Regulamento para a gobernanza das tecnologias da informação e das comunicações da Universidade de Santiago de Compostela, aprovado pelo Conselho de Governo o 12 de maio de 2017.

Disposição derradeiro primeira

Faculta-se a Secretaria-Geral para ditar as instruções que sejam necessárias para a aplicação deste regulamento em matéria de administração electrónica.

Disposição derradeiro segunda

Este regulamento entrará em vigor o dia seguinte ao da sua publicação no Diário Oficial da Galiza.