La Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia, determina en su artículo 19 que los documentos de titularidad pública serán valorados y seleccionados para determinar su conservación o eliminación, de acuerdo con el interés que presenten desde el punto de vista administrativo, jurídico, legal e histórico y sus plazos de vigencia, acceso y conservación.
Los documentos de titularidad pública son patrimonio documental de Galicia desde su creación o desde su acumulación, tal como establece la citada Ley de archivos y documentos de Galicia y la Ley 5/2016, de 4 de mayo, del patrimonio cultural de Galicia. La gestión, custodia y acceso a los documentos de titularidad pública se rigen por los principios de esta normativa y son responsabilidad directa de sus titulares.
La Ley de archivos y documentos establece que no podrá eliminarse ningún documento público si antes no fue evaluado y seleccionado de acuerdo con el procedimiento que se establezca a tal fin. Con este objetivo, el Decreto 15/2016, de 14 de enero, que regula la composición del Consejo de Evaluación Documental de Galicia, establece el procedimiento a seguir en la evaluación para la selección de documentos.
En el procedimiento de evaluación, regulado en el título II del Decreto 15/2016, se establece que las propuestas de valoración serán sometidas a dictamen del Consejo de Evaluación Documental de Galicia, que elaborará las tablas de evaluación documental. Aprobadas, en su caso, las tablas de evaluación por el titular de la consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental, dispondrá su publicación en el Diario Oficial de Galicia mediante un extracto, sin perjuicio de hacerlas públicas en la página web de la consellería.
Asimismo, mediante Resolución de 18 de abril de 2017, de la Secretaría General de Cultura, por la que se aprueban y se hacen públicos los criterios de evaluación para la selección, transferencia de custodia y acceso a los documentos, así como el formulario normalizado para la elaboración de los estudios de identificación y evaluación de series documentales propuestos por el Consejo de Evaluación Documental de Galicia en la sesión de 15 de marzo de 2017 (DOG núm. 90, de 11 de mayo), con carácter general, en el ámbito de la Administración autonómica, los documentos anteriores al año 1990 se consideran de conservación permanente y, por lo tanto, no serán eliminados.
De acuerdo con esta normativa y procedimiento, las series documentales que se mencionan en esta orden fueron presentadas al Consejo de Evaluación Documental de Galicia que, en su sesión de 23 de marzo de 2021, emitió su dictamen a través de las tablas de evaluación documental elevadas para su aprobación por el titular de la consellería competente en materia de archivos y patrimonio documental.
A estos efectos, en el ejercicio de las facultades que me confiere el artículo 34 de la Ley 1/1983, de 22 de febrero, reguladora de la Xunta y de su Presidencia, modificada parcialmente por la Ley 11/1988, de 20 de octubre, y de conformidad con lo dispuesto en la Ley 7/2014, de 26 de septiembre, de archivos y documentos de Galicia, así como las normas de desarrollo,
RESUELVO:
Primero
Aprobar las tablas de evaluación documental cuyos extractos se recogen en el anexo a esta resolución y que corresponden a las siguientes series documentales, procedentes de la Administración autonómica, dictaminadas por el Consejo de Evaluación Documental de Galicia en su sesión de 23 de marzo de 2021:
Universidades gallegas:
U006: expedientes de programas de movilidad internacional de estudiantes.
U007: expedientes de concursos públicos para la provisión de plazas de los cuerpos docentes universitarios.
U008: expedientes de pruebas de acceso para el personal de administración y servicios funcionario.
U009: expedientes de pruebas de acceso para el personal de administración y servicios laboral fijo.
U010: expedientes de plazas de alojamiento en residencias universitarias públicas.
Administración autonómica:
AA768: partes de incendios forestales.
AA5129: expedientes de reclamaciones en materia de consumo.
AA5234: expedientes de arbitraje en materia de consumo.
AA5232: expedientes sancionadores en materia de consumo.
Segundo
Ordenar la publicación de las tablas de evaluación documental de las mencionadas series, mediante un extracto, en el Diario Oficial de Galicia.
Esta orden tendrá eficacia desde el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de Galicia.
Tercero
Contra este acto, que agota la vía administrativa, las personas interesadas podrán interponer recurso potestativo de reposición ante el mismo órgano que lo dictó, en el plazo de un mes contado a partir del día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de Galicia, de conformidad con lo establecido en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, o podrán impugnarlo ante el órgano competente del orden jurisdiccional contencioso-administrativo, en el plazo de dos meses contados desde la misma fecha, según lo establecido en la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa.
Santiago de Compostela, 7 de junio de 2021
Román Rodríguez González
Conselleiro de Cultura, Educación y Universidad
ANEXO I
Extractos de las tablas de evaluación de series documentales
Tabla: T0055.
Código de la serie: U006.
Denominación: expedientes de programas de movilidad internacional de estudiantes.
Procedencia: universidades.
Fechas extremas de la serie: 1989-(serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie evaluada: 1989-2019.
Dictamen del Consejo de Evaluación Documental en la sesión de 23 de marzo de 2021.
Acceso restringido: los documentos que contienen datos personales que puedan afectar a la seguridad, honor, salud, intimidad o imagen de las persoas y, en todo caso, los supuestos de violencia de género, podrán ser objeto de consulta pública si media consentimiento de las personas afectadas, o después de que transcurran 25 años desde su muerte o, si no se conoce la fecha del fallecimiento, 50 años desde la producción del documento.
Transferencias:
• Archivo histórico a los 8 años de la finalización del procedimiento.
Selección: eliminación parcial: conservación pemanente del expediente, excepto:
• Documentación de los cursos de idiomas.
• Copias de los impresos de matrícula.
• Certificaciones académicas personales.
• Informes finales de los/las estudiantes.
Tabla: T0056.
Código de la serie: U007.
Denominación: expedientes de concursos públicos para la provisión de plazas de los cuerpos docentes universitarios.
Procedencia: universidades.
Fechas extremas de la serie: 1990-2019.
Fechas extremas de la fracción de serie evaluada: 1990-2019.
Dictamen del Consejo de Evaluación Documental en la sesión de 23 de marzo de 2021.
Acceso restringido: los documentos que contienen datos personales que puedan afectar a la seguridad, honor, salud, intimidad o imagen de las persoas y, en todo caso, los supuestos de violencia de género, podrán ser objeto de consulta pública si media consentimiento de las personas afectadas, o después de que transcurran 25 años desde su muerte o, si no se conoce la fecha del fallecimiento, 50 años desde la producción del documento.
Transferencias:
• Archivo central/intermedio/histórico a los 5 años desde la firmeza de la resolución que pone fin al procedimiento.
Selección: eliminación parcial: conservación permanente de todo el expediente excepto la documentación justificativa de méritos de las personas aspirantes.
Tabla: T0057.
Código de la serie: U008.
Denominación: expedientes de pruebas de acceso para el personal de administración y servicios funcionario.
Procedencia: universidades.
Fechas extremas de la serie: 1991-(serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie evaluada: 1991-2019.
Dictamen del Consejo de Evaluación Documental en la sesión de 23 de marzo de 2021.
Acceso restringido: 30 años. Los documentos que contienen datos personales que puedan afectar a la seguridad, honor, salud, intimidad o imagen de las persoas y, en todo caso, los supuestos de violencia de género, podrán ser objeto de consulta pública si media consentimiento de las personas afectadas, o después de que transcurran 25 años desde su muerte o, si no se conoce la fecha del fallecimiento, 50 años desde la producción del documento.
Transferencias:
• Archivo intermedio/histórico a los 5 años desde la finalización del proceso selectivo.
Selección: eliminación parcial. Conservación permanente de todo el expediente excepto:
– Instancias y documentación anexa (solicitudes, justificantes de ingreso de derechos de exámenes, copia DNI, certificaciones acreditativas de méritos).
–Exámenes de los aspirantes.
Tabla: T0058.
Código de la serie: U009.
Denominación: expedientes de pruebas de acceso para el personal de administración y servicios laboral fijo.
Procedencia: universidades.
Fechas extremas de la serie: 1992-(serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie evaluada: 1992-2019.
Dictamen del Consejo de Evaluación Documental en la sesión de 23 de marzo de 2021
Acceso restringido: 30 años. Los documentos que contienen datos personales que puedan afectar a la seguridad, honor, salud, intimidad o imagen de las persoas y, en todo caso, los supuestos de violencia de género, podrán ser objeto de consulta pública si media consentimiento de las personas afectadas, o después de que transcurran 25 años desde su muerte o, si no se conoce la fecha del fallecimiento, 50 años desde la producción del documento.
Transferencias:
• Archivo intermedio/histórico a los 5 años desde la finalización del proceso selectivo.
Selección: eliminación parcial. Conservación permanente de todo el expediente excepto:
– Instancias y documentación anexa (solicitudes, justificantes de ingreso de derechos de exámenes, copia DNI, certificaciones acreditativas de méritos).
– Exámenes y proyectos de los aspirantes.
Tabla: T0059.
Código de la serie: U010.
Denominación: expedientes de plazas de alojamiento en residencias universitarias públicas.
Procedencia: universidades.
Fechas extremas de la serie: 1990-(serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie evaluada: 1990-2019.
Dictamen del Consejo de Evaluación Documental en la sesión de 23 de marzo de 2021.
Acceso restringido: 30 años. Los documentos que contienen datos personales que puedan afectar a la seguridad, honor, salud, intimidad o imagen de las persoas y, en todo caso, los supuestos de violencia de género, podrán ser objeto de consulta pública si media consentimiento de las personas afectadas, o después de que transcurran 25 años desde su muerte o, si no se conoce la fecha del fallecimiento, 50 años desde la producción del documento.
Transferencias:
• Archivo intermedio/histórico a los 6 años.
Selección: eliminación parcial. Conservación permanente de convocatorias, actas y listados de adjudicación.
Posibilidad de eliminación a los 5 años del cierre del trámite administrativo de solicitudes y documentación aportada por los/las solicitantes.
Tabla: T0060.
Código de la serie: AA768.
Denominación: partes de incendios forestales.
Procedencia: Medio Rural.
Fechas extremas de la serie: 1985-(serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie evaluada: 1985-2020.
Dictamen del Consejo de Evaluación Documental en la sesión de 23 de marzo de 2021.
Acceso libre.
Transferencias:
• Archivo central al año de la finalización del procedimiento.
• Archivo intermedio a los 10 años de la finalización del procedimiento.
• Archivo histórico a los 30 años de la finalización del procedimiento.
Selección: eliminación parcial. Conservación total de la documentación anterior a 2007.
A partir de 2007 posibilidad de eliminación total de los documentos de más de 30 años. Se conservará una muestra de 5 partes de incendio por año.
Posibilidad de eliminación total de los expedientes tramitados por los distritos forestales.
Tabla: T0061.
Código de la serie: AA5129.
Denominación: expedientes de reclamaciones en materia de consumo.
Procedencia: Consumo.
Fechas extremas de la serie: 1983-(serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie evaluada: 1983-2020.
Dictamen del Consejo de Evaluación Documental en la sesión de 23 de marzo de 2021.
Acceso restringido: 30 años desde la producción del documento.
Transferencias:
• Archivo central a los 2 años de la finalización del procedimiento.
• Archivo intermedio a los 15 años de la finalización del procedimiento.
• Archivo histórico a los 20 años de la finalización del procedimiento.
Selección: eliminación parcial.
Conservación de documentos de relevancia social importante (tanto por la temática como por el número de implicados en la reclamación, en los que también se incluirá la subserie de expedientes de participación preferentes y obligaciones subordinadas).
Conservación de un 10 % aleatorio del tramo de 1991-1998.
Se conservará una muestra de cinco expedientes por año de cada uno de los centros gestores que tramita, a partir de 1999 (incluido).
Posibilidad de eliminación, a los 20 años, de los expedientes anteriores al 7 de octubre de 2005 y que tengan los trámites administrativos finalizados.
Posibilidad de eliminación, a los 15 años, de los expedientes entre el 7 de octubre de 2005 y el 7 de octubre de 2015 y que tengan los trámites administrativos finalizados.
Posibilidad de eliminación, a los 10 años, a partir de 7 de octubre de 2015 y que tengan los trámites administrativos finalizados.
Tabla: T0062.
Código de la serie: AA5234.
Denominación: expedientes de arbitraje en materia de consumo.
Procedencia: Consumo.
Fechas extremas de la serie: 1994-(serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie evaluada: 1994-2020.
Dictamen del Consejo de Evaluación Documental en la sesión de 23 de marzo de 2021.
Acceso restringido: 30 años desde la producción del documento.
Transferencias:
• Archivo central al año de la finalización del procedimiento.
• Archivo intermedio a los 10 años de la finalización del procedimiento.
• Archivo histórico a los 15 años de la finalización del procedimiento.
Selección: eliminación parcial. Por la relevancia del hecho histórico que documentan se propone la conservación de la totalidad de los expedientes de participaciones preferentes y obligaciones subordinadas.
Con carácter general, teniendo en cuenta el valor informativo-histórico de los laudos y de las actas de audiencia como documentos compiladores de la información sustancial de los expedientes y testimonio de la conformidad de los comparecientes, se propone la conservación de estos documentos y la eliminación del resto de documentos que conforman los expedientes. La eliminación se podrá hacer, teniendo en cuenta los plazos de vigencia señalados y un plazo añadido de 5 años de cautela, a los 10 años del cierre de los expedientes.
Se seleccionarán como muestra 3 expedientes aleatorios por cada año acabado en «0» y «5», por cada órgano que tramita.
Tabla: T0063.
Código de la serie: AA5232.
Denominación: expedientes sancionadores en materia de consumo.
Procedencia: Consumo.
Fechas extremas de la serie: 1983-(serie abierta).
Fechas extremas de la fracción de serie evaluada: 1983-2020.
Dictamen del Consejo de Evaluación Documental en la sesión de 23 de marzo de 2021.
Acceso restringido: 30 años desde la producción del documento.
Transferencias:
• Archivo central al año de la finalización del procedimiento.
• Archivo intermedio a los 10 años de la finalización del procedimiento.
• Archivo histórico a los 11 años de la finalización del procedimiento.
Selección: eliminación parcial.
Se conservarán los expedientes de infracciones muy graves, así como aquellos expedientes que por su temática, por el gran número de implicados y por su singularidad, son de relevancia para la sociedad.
A los expedientes producidos desde 1991 a 1998 se les aplicará un muestreo aleatorio de un 10 %.
Se puede eliminar el resto de los expedientes a los 10 años de finalización del procedimiento. Se conservará una muestra de 5 expedientes completos por año de cada uno de los centros gestores tramitadores.
