A Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza, determina no seu artigo 19 que os documentos de titularidade pública serão avaliados e seleccionados para determinar a sua conservação ou eliminação, de acordo com o interesse que apresentem desde o ponto de vista administrativo, jurídico, legal e histórico e os seus prazos de vigência, acesso e conservação.
Os documentos de titularidade pública são património documentário da Galiza desde a sua criação ou a sua acumulação, tal como estabelecem a citada Lei de arquivos e documentos da Galiza e a Lei 5/2016, de 4 de maio, do património cultural da Galiza. A gestão, custodia e acesso aos documentos de titularidade pública regem pelos princípios desta normativa e são responsabilidade directa dos seus titulares.
A Lei de arquivos e documentos estabelece que não poderá eliminar-se nenhum documento público se antes não foi avaliado e seleccionado de acordo com o procedimento que se estabeleça para tal fim. Com este objectivo, o Decreto 15/2016, de 14 de janeiro, que regula a composição do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza, estabelece o procedimento que se seguirá na avaliação para a selecção de documentos.
No procedimento de avaliação, regulado no título II do Decreto 15/2016, estabelece-se que as propostas de avaliação serão submetidas a ditame do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza, que elaborará as tabelas de avaliação documentário. Aprovadas, de ser o caso, as tabelas de avaliação pelo titular da conselharia competente em matéria de arquivos e património documentário, disporá a sua publicação no Diário Oficial da Galiza, mediante um extracto, sem prejuízo de fazê-las públicas na página web da conselharia.
Além disso, mediante a Resolução de 18 de abril de 2017, da Secretaria-Geral de Cultura, pela que se aprovam e se fã públicos os critérios de avaliação para a selecção, transferência de custodia e acesso aos documentos, assim como o formulario normalizado para a elaboração dos estudos de identificação e avaliação de séries documentários propostos pelo Conselho de Avaliação Documentário da Galiza na sessão de 15 de março de 2017 (DOG núm. 90, de 11 de maio), com carácter geral, no âmbito da Administração autonómica, os documentos anteriores ao ano 1990 consideram-se de conservação permanente, e portanto não serão eliminados.
De acordo com esta normativa e procedimento, as séries documentários que se mencionam nesta ordem foram apresentadas ao Conselho de Avaliação Documentário da Galiza que, na sua sessão de 9 de julho de 2019, emitiu o seu ditame através das tabelas de avaliação documentário elevadas para a sua aprovação pelo titular da conselharia competente em matéria de arquivos e património documentário.
Para estes efeitos, no exercício das faculdades que me confire o artigo 34 da Lei 1/1983, de 22 de fevereiro, reguladora da Junta e da sua Presidência, modificada parcialmente pela Lei 11/1988, de 20 de outubro, e de conformidade com o disposto na Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza, assim como as normas de desenvolvimento,
RESOLVO:
Primeiro. Aprovar as tabelas de avaliação documentário cujos extractos se recolhem no anexo a esta resolução e que correspondem às seguintes séries documentários, procedentes da Administração local, universidades e Administração autonómica, ditaminadas pelo Conselho de Avaliação Documentário da Galiza na sua sessão de 9 de julho de 2019:
Administração local:
AL 212: expedientes de expropiação forzosa.
AL 236: licenças de obras menores.
AL 594: padróns do imposto sobre circulação de veículos.
AL 545: expedientes do imposto sobre circulação de veículos.
AL 595: padróns e listas cobratorias de taxas e preços públicos.
AL 552: expedientes de taxas e preços públicos.
AP 5: resoluções presidenciais.
AP 14: moções.
AP 13: expedientes de constituição da corporação.
Universidades:
U001. Expedientes de gestão da despesa e do pagamento.
U002. Expedientes de modificações orçamentais.
U003. Expedientes de bolsas de carácter geral do ministério.
U004. Expedientes de bolsas próprias da universidade. Bolsas cantina.
U005. Expedientes de eleições ao claustro universitário.
Administração autonómica:
AA1305: expedientes de acesso aos corpos de catedráticos de ensino secundário, de artes plásticas e desenho e de escolas oficiais de idiomas.
AA4947: expedientes de processos selectivos de acesso do pessoal estatutário do sistema público de saúde.
Segundo. Ordenar a publicação das tabelas de avaliação documentário das mencionadas séries, mediante um extracto, no Diário Oficial da Galiza.
Terceiro. Esta resolução põe fim à via administrativa e contra é-la poderá interpor-se, potestativamente, recurso de reposição ante o mesmo órgão que a ditou, no prazo de um mês, ou directamente, recurso contencioso-administrativo ante o Tribunal Superior de Justiça da Galiza, conforme o disposto na Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas.
Santiago de Compostela, 20 de dezembro de 2019
Román Rodríguez González
Conselheiro de Cultura e Turismo
ANEXO I
Extractos das tabelas de avaliação de séries documentários
Tabela: 021
Código de série: AL212.
Denominação: expedientes de expropiação forzosa.
Procedência: Câmara municipal de Foz.
Datas extremas da série: 1871-(série aberta).
Datas extremas da fracção de série avaliada: 1971-2018.
Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 9 de julho de 2019.
Acesso restrito: 30 anos.
Transferências:
• Ao arquivo central: os expedientes transferir-se-ão transcorridos 5 anos.
• Ao arquivo intermédio aos 10 anos.
Selecção: conservação permanente da série documentário.
Tabela: 022.
Código de série: AL236.
Denominação: expedientes de obras menores.
Procedência: Câmara municipal de Foz.
Datas extremas da série: 1889-(série aberta).
Datas extremas da fracção de série avaliada: 1889-2018.
Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 9 de julho de 2019.
Acesso restrito: 50 anos.
Transferências:
• Arquivo central, ao ano de finalizar a tramitação administrativa.
• Arquivo intermédio/histórico, aos 10 anos de finalizar a tramitação administrativa.
Selecção: eliminação parcial da série documentário:
1. Conservação permanente dos expedientes de:
– Localizações em núcleos históricos ou em edifícios catalogado.
– Construções de muros.
– Construções de pendellos.
– Instalações na via pública.
– Instalações de depósitos.
– Gabias e canalizações.
2. Possibilidade de eliminação dos expedientes de:
– Instalação de vai-los.
– Limpeza e pintura de fachadas.
– Colocação de lápides.
– Instalação de rótulos.
– Obras exteriores em edifícios (mudança de janelas, pintura).
– Obras interiores em edifícios (azulexado, mudança saneamento, carpintaría).
Mostraxe: conservação de 5 expedientes por ano.
Tabela: 023.
Código de série: AL594.
Denominação: padróns do imposto sobre circulação de veículos.
Procedência: Câmara municipal de Ferrol.
Datas extremas da série: /1923/1967-(série aberta).
Datas extremas da fracção de série avaliada: /1923/1967-2015.
Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 9 de julho de 2019.
Acesso restrito: 50 anos.
Transferências: os documentos transferirão ao arquivo geral transcorridos 5 anos.
Selecção: eliminação total.
• Possibilidade de eliminação total aos 5 anos da finalização do período fiscal.
Mostraxe: conservação dos padróns ordenados por contribuintes dos anos rematados em 1 e 6.
Tabela: 024.
Código de série: AL545.
Denominação: expedientes do imposto sobre circulação de veículos.
Procedência: Câmara municipal de Ferrol.
Datas extremas da série: 1956-(série aberta).
Datas extremas da fracção de série avaliada: 1956-2010.
Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 9 de julho de 2019.
Acesso restrito: 50 anos.
Transferências: os documentos transferirão ao arquivo geral transcorridos 5 anos.
Selecção: eliminação total.
• Possibilidade de eliminação aos 5 anos.
Mostraxe: conservação de 5 exemplares por ano.
Tabela: 025.
Código de série: AL595.
Denominação: padróns e listas cobratorias de taxas e preços públicos.
Procedência: Câmara municipal de Ferrol.
Datas extremas da série: 1925-(série aberta).
Datas extremas da fracção de série avaliada: 1925-2015.
Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 9 de julho de 2019.
Acesso restrito: 50 anos.
Transferências:
– Os expedientes transferirão ao arquivo geral transcorridos 5 anos.
Selecção: eliminação total.
– Possibilidade de eliminação total aos 5 anos da finalização do período fiscal.
Mostraxe: conservação dos padróns ordenados pelos nomes dos contribuintes dos anos rematados em 1 e 6.
Tabela: 026.
Código de série: AL552.
Denominação: expedientes de taxas e preços públicos.
Procedência: Câmara municipal de Ferrol.
Datas extremas da série: 1956-(série aberta).
Datas extremas da fracção de série avaliada: 1956-2010.
Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 9 de julho de 2019.
Acesso restrito: 50 anos.
Transferências: os documentos transferirão ao arquivo geral transcorridos 5 anos.
Selecção: eliminação total.
– Possibilidade de eliminação total aos 5 anos dos expedientes finalizados que não foram objecto de reclamações, recursos, denúncias ou qualquer outro acto de qualquer tipo que interrompa os prazos legais de prescrição.
Mostraxe: conservação de 5 exemplares por ano.
Tabela: 027.
Código de série: AP5.
Denominação: resoluções presidenciais.
Procedência: Deputação Provincial de Pontevedra.
Datas extremas da série: 1949-(série aberta).
Datas extremas da fracção de série avaliada: 1949-2017.
Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 9 de julho de 2019.
Acesso restrito: 50 anos.
Transferências: os documentos transferirão ao arquivo anualmente.
Selecção: conservação permanente da série documentário.
Tabela: 028.
Código de série: AP14.
Denominação: moções.
Procedência: Deputação Provincial de Pontevedra.
Datas extremas da série: 1824-(série aberta).
Datas extremas da fracção de série avaliada: 1980-2017.
Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 9 de julho de 2019.
Acesso livre.
Transferências: os documentos transferirão ao arquivo central transcorridos 4 anos com a mudança de corporação.
Selecção: conservação permanente da série documentário.
Tabela: 029.
Código de série: AP13.
Denominação: expedientes de constituição da corporação.
Procedência: Deputação Provincial.
Datas extremas da série: 1824-(série aberta).
Datas extremas da fracção de série avaliada: 1960-2011.
Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 9 de julho de 2019.
Acesso restrito: 50 anos.
Transferências: os documentos transferirão ao arquivo central transcorridos 4 anos, com a tomada de posse de uma nova corporação.
Selecção: conservação permanente da série documentário.
Tabela: 030.
Código de série: U001.
Denominação: expedientes de gestão da despesa e do pagamento.
Procedência: universidades.
Datas extremas da série: 1990-série aberta.
Datas extremas da fracção de série avaliada: 1990-2018.
Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 9 de julho de 2019.
Acesso restrito: os documentos que contêm dados pessoais protegidos poderão consultar-se se mediar consentimento das pessoas afectadas, ou depois de que transcorram 25 anos desde a sua morte ou, se não se conhece a data do pasamento, 50 anos desde a produção do documento.
Transferências: os documentos transferirão ao arquivo central/intermédio/histórico transcorridos 5 anos.
Selecção: eliminação total.
• Possibilidade de eliminação da série documentário:
◦ Aos 15 anos o exemplar principal.
◦ Aos 2 anos o exemplar secundário conservado nos arquivos de gestão dos centros autorizados de despesa.
Mostraxe: conservação de 1 unidade de instalação por exercício económico.
Tabela: 031.
Código de série: U002.
Denominação: expedientes de modificações orçamentais.
Procedência: universidades.
Datas extremas da série: 1991-série aberta.
Datas extremas da fracção de série avaliada: 1991-2018.
Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 9 de julho de 2019.
Acesso restrito: os documentos que contêm dados pessoais protegidos poderão consultar-se se mediar consentimento das pessoas afectadas, ou depois de que transcorram 25 anos desde a sua morte ou, se não se conhece a data do pasamento, 50 anos desde a produção do documento.
Transferências: o exemplar principal do Serviço de Gestão Financeira transferirá ao arquivo intermédio/histórico transcorridos 5 anos desde o remate do exercício económico.
Selecção: eliminação total.
• Possibilidade de eliminação do exemplar principal do Serviço de Gestão Financeira aos 15 anos a partir do encerramento de exercício.
• Possibilidade de eliminação do exemplar secundário dos negociados de assuntos económicos aos 2 anos a partir do encerramento do exercício económico.
Mostraxe: conservação de 2 expedientes do exemplar principal de cada um dos procedimentos integrados na série, se os houver.
Tabela: 032.
Código de série: U003.
Denominação: expedientes de bolsas de carácter geral do ministério.
Procedência: universidades.
Datas extremas da série: 1990-série aberta.
Datas extremas da fracção de série avaliada: 1990-2018.
Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 9 de julho de 2019.
Acesso restrito: os documentos que contêm dados pessoais protegidos poderão consultar-se se mediar consentimento das pessoas afectadas, ou depois de que transcorram 25 anos desde a sua morte ou, se não se conhece a data do pasamento, 50 anos desde a produção do documento.
Transferências: transferirão ao arquivo intermédio/histórico as listagens e as actas do jurado de selecção e a amostra transcorridos 6 anos.
Selecção: eliminação parcial.
1. Conservação permanente das listagens e as actas do jurado de selecção.
2. Possibilidade de eliminação das solicitudes e documentação achegada por os/as solicitantes aos 5 anos do encerramento do trâmite administrativo.
Mostraxe: 1 unidade de instalação por convocação.
Tabela: 033.
Código de série: U004.
Denominação: expedientes de bolsas próprias da universidade. Bolsas cantina.
Procedência: universidades.
Datas extremas da série: 1995-série aberta.
Datas extremas da fracção de série avaliada: 1995-2018.
Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 9 de julho de 2019.
Acesso restrito: os documentos que contêm dados pessoais protegidos poderão consultar-se se mediar consentimento das pessoas afectadas, ou depois de que transcorram 25 anos desde a sua morte ou, se não se conhece a data do pasamento, 50 anos desde a produção do documento.
Transferências:
• Os documentos transferirão ao arquivo intermédio ao remate do curso académico.
• Os documentos transferirão ao arquivo histórico transcorridos 5 anos.
Selecção: eliminação parcial
1. Conservação permanente de convocações, actas do jurado de selecção e listagens de adjudicação e revogação.
2. Possibilidade de eliminação das solicitudes e documentação achegada por os/as solicitantes aos 5 anos do encerramento do trâmite administrativo.
Mostraxe: 2 exemplares por curso académico das solicitudes com a documentação achegada por os/as solicitantes.
Tabela: 034.
Código de série: U005.
Denominação: expedientes de eleições ao claustro universitário.
Procedência: universidades.
Datas extremas da série: 1991-série aberta.
Datas extremas da fracção de série avaliada: 1991-2014.
Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 9 de julho de 2019.
Acesso restrito: os documentos que contêm dados pessoais protegidos poderão consultar-se se mediar consentimento das pessoas afectadas, ou depois de que transcorram 25 anos desde a sua morte ou, se não se conhece a data do pasamento, 50 anos desde a produção do documento.
Transferências: os documentos transferirão ao arquivo intermédio/histórico aos 8 anos da convocação das eleições.
Selecção: eliminação parcial.
1. Conservação permanente do expediente geral.
2. Possibilidade de eliminação aos 4 anos dos seguintes documentos:
• Censo eleitoral provisório.
• Relação provisória de candidatos.
• Comunicações da Comissão Eleitoral às pessoas que foram eleitas membros das mesas eleitorais.
• Proclamação provisória dos candidatos eleitos.
• Relação de candidatos não eleitos.
• Credenciais dos membros do claustro universitário.
Tabela: 035.
Código de série: AA1305.
Denominação: expedientes de acesso aos corpos de catedráticos de ensino secundário, de artes plásticas e desenho e de escolas oficiais de idiomas.
Procedência: Educação.
Datas extremas da série: 1983-série aberta.
Datas extremas da fracção de série avaliada: 1983-2018.
Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 9 de julho de 2019.
Acesso: 30 anos desde a data de produção do documento.
Transferências:
• Os expedientes transferirão ao arquivo central transcorrido um ano desde o remate da sua tramitação administrativa.
• Passados 5 anos desde a finalização do trâmite os expedientes seleccionados transferirão ao arquivo intermédio.
• Transcorridos 10 anos desde a finalização do trâmite os expedientes transferirão ao arquivo histórico.
Selecção: eliminação parcial.
1. Conservação permanente do expediente geral.
2. Possibilidade de eliminação da parte individual dos expedientes suspensos e excluídos aos 5 anos da finalização da tramitação.
Tabela: 036.
Código de série: AA4947.
Denominação: expedientes de processos selectivos de acesso do pessoal estatutário do sistema público de saúde.
Procedência: Sanidade.
Datas extremas da série: 1995-série aberta.
Datas extremas da fracção de série avaliada: 1995-2019.
Ditame do Conselho de Avaliação Documentário na sessão de 9 de julho de 2019.
Acesso: restringir: 30 anos desde a data de produção do documento.
Transferências:
• Os expedientes transferirão ao arquivo central transcorrido um ano desde o remate da sua tramitação administrativa.
• Passados 5 anos desde a finalização do trâmite os expedientes seleccionados transferirão ao arquivo intermédio.
• Transcorridos 10 anos os expedientes transferirão ao arquivo histórico.
Selecção: eliminação parcial.
1. Conservação permanente das actas dos tribunais e as resoluções do órgão competente em matéria de recursos humanos.
2. Possibilidade de eliminação do resto do expediente aos 5 anos da finalização da tramitação.
Mostraxe: 5 solicitudes por convocação.
