O artigo 52 do texto refundido das disposições legais vigentes em matéria de regime local, aprovado pelo Real decreto legislativo 781/1986, de 18 de abril, confire aos livros de actas que regula a consideração de instrumento público solene, actas que devem ter o conteúdo mínimo previsto no artigo 50 do mesmo texto refundido; ambos preceitos têm carácter básico conforme o indicado na disposição derradeiro sétima, número 1, letra a) do texto refundido. Aos livros de actas, assim como aos livros de resoluções, refere-se também o Real decreto 2568/1986, de 28 de novembro, pelo que se aprova o Regulamento de organização, funcionamento e regime jurídico das entidades locais, cuja aplicação às comunidades autónomas é supletoria, tal e como tem manifestado o Tribunal Constitucional nas sentenças 214/1989, de 21 de dezembro, e 210/2014, de 18 de dezembro.

A Comunidade Autónoma da Galiza, no exercício das suas competências recolhidas no artigo 27.2 da Lei orgânica 1/1981, de 26 de abril, do Estatuto de autonomia da Galiza, ditou o Decreto 101/1983, de 14 de julho, sobre livros de actas de acordos e resoluções das corporações locais, e o Decreto 418/2001, de 29 de novembro, pelo que se regula o papel numerado especial da Comunidade Autónoma da Galiza para uso das corporações locais.

A dia de hoje, uma vez entrada em vigor a Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas, e a Lei 40/2015, de 1 de outubro, de regime jurídico do sector público, encontramos um novo palco normativo de consolidação da administração digital nas diversas administrações públicas e, portanto, nas entidades locais da Galiza.

Tanto a Lei 39/2015, de 1 de outubro, como a Lei 40/2015, de 1 de outubro, generalizam o emprego de meios electrónicos. Concretamente, no que atinge às relações ad extra, a Lei 39/2015, de 1 de outubro, incorpora o uso generalizado e obrigatório de meios electrónicos tanto a respeito dos documentos e actos administrativos em geral (artigos 26.1 e 36.1) como em relação com as diferentes fases do procedimento administrativo (neste sentido podem citar-se os artigos 71.1, 75.1, 80.2 e 88.4), e estabelece, além disso, no seu artigo 70.2, o formato electrónico dos expedientes administrativos. E, a respeito das relações ad intra, a Lei 40/2015, de 1 de outubro, alude na sua exposição de motivos a que também neste âmbito a utilização dos meios electrónicos deve ser o habitual, e prevê, de modo mais concreto, no seu artigo 46.1, que todos os documentos empregues nas actuações administrativas se armazenarão por meios electrónicos, salvo quando não seja possível. Ademais, ambas as leis recolhem, respectivamente, nas suas disposições derradeiro quinta e décimo sétima, um mandato de adaptação normativa à regulação nelas contida.

Em consequência, existe uma obrigação de emprego de meios electrónicos nas actuações das administrações públicas, pelo que resulta imprescindível aplicar à obrigação de levar livros de actas e de resoluções prevista na normativa de regime local.

Em atenção ao exposto, o presente decreto tem por objecto a regulação do emprego de meios electrónicos no relativo aos livros de actas das sessões de órgãos colexiados de governo e de resoluções previstos na normativa de regime local, sem prejuízo dos demais aspectos recolhidos na restante normativa aplicável.

De conformidade contudo o anterior, é preciso destacar que, com a aprovação deste decreto, se dá pleno cumprimento aos princípios de necessidade, eficácia, proporcionalidade, segurança jurídica, transparência e eficiência, que constituem os princípios de boa regulação estabelecidos no artigo 129 da Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas.

O presente decreto consta de três artigos, nos cales se regulam, respectivamente, o seu objecto e âmbito de aplicação, as actas e resoluções e os livros de actas e resoluções.

Completam o texto uma disposição transitoria única relativa à adaptação à manutenção electrónica dos livros e uma disposição derrogatoria única. Pelo que respeita às disposições derradeiro, na primeira habilita-se a pessoa titular da conselharia competente em matéria de regime local para ditar quantas disposições sejam necessárias para o desenvolvimento deste decreto, e a segunda, relativa à entrada em vigor.

Na sua virtude, por proposta do vice-presidente e conselheiro de Presidência, Administrações Públicas e Justiça, de acordo com o Conselho Consultivo e depois da deliberação do Conselho da Xunta da Galiza do dia quinze de fevereiro de dois mil dezoito,

DISPONHO:

Artigo 1. Objecto e âmbito de aplicação

O presente decreto tem por objecto a regulação, no âmbito territorial da Galiza, dos livros de actas das sessões dos órgãos colexiados de governo e de resoluções da presidência previstos na normativa em matéria de regime local, tendo em conta as obrigações de emprego de meios electrónicos estabelecidas na Lei 39/2015, de 1 de outubro, do procedimento administrativo comum das administrações públicas, e na Lei 40/2015, de 1 de outubro, de regime jurídico do sector público.

Artigo 2. Actas e resoluções

1. As actas das sessões dos órgãos colexiados de governo constarão em documentos assinados electronicamente pela pessoa titular da secretaria e pela pessoa titular da presidência do órgão colexiado de governo ou pessoa que a substitua ou em quem delegue. Além disso, as resoluções ou decretos constarão em documentos assinados electronicamente pela pessoa titular da secretaria e pela pessoa titular da presidência da entidade local, ou pessoa que a substitua ou em que delegue. As assinaturas destes documentos terão as garantias exixir pela normativa reguladora dos documentos electrónicos.

2. As actas das sessões dos órgãos colexiados de governo estender-se-ão em suporte electrónico incorporando, ou não o arquivo audiovisual das sessões.

3. A acta em suporte electrónico sem incorporação do arquivo audiovisual da sessão define-se coma o documento electrónico que contenha, no mínimo:

a) Consignação expressa dos seguintes estremos: lugar de reunião, data e hora de início e finalização da sessão, indicação do carácter ordinário ou extraordinário, pessoas assistentes com expressão dos seus cargos (presidente/a, vogais e demais) e os membros que se escusassem, ordem do dia, conteúdo dos acordos atingidos, se for o caso, e opiniões sintetizadas dos membros que tivessem intervindo nas deliberações, assim como a expressão do sentido do voto dos membros.

b) Assinatura electrónica: a assinatura electrónica da pessoa que exerce a secretaria do órgão, que dota de fé pública e efeitos de direito o documento, e da pessoa que exerça a presidência.

4. Por acordo de pleno poderá optar-se porque as actas das sessões dos órgãos colexiados de governo incorporem o arquivo audiovisual da sessão. Neste caso, o ficheiro resultante da gravação, junto com a certificação expedida pela secretaria da sua autenticidade e integridade, e quantos documentos em suporte electrónico se empregassem como documentos da sessão, incorporarão à acta da sessão, sem necessidade de fazer constar nesta última as deliberações.

A acta em suporte electrónico com incorporação do arquivo audiovisual da sessão define-se como um documento electrónico e multimédia que contenha no mínimo:

a) A consignação expressa dos seguintes dados: lugar de reunião, data e hora de início e finalização da sessão, indicação do carácter ordinário ou extraordinário, pessoas assistentes com expressão dos seus cargos (presidente/a, vogais e demais) e os membros que se escusassem, ordem do dia, conteúdo dos acordos alcançados, se for o caso, assim como a expressão do sentido do voto dos membros.

b) A gravação da sessão com um arquivo de audio e vinde-o. Este documento recolherá a literalidade das intervenções.

c) Assinatura electrónica: a assinatura electrónica da pessoa que exerce a secretaria do órgão, que dota de fé pública e efeitos de direito o documento, e da pessoa que exerça a presidência.

Artigo 3. Livros electrónicos de actas e de resoluções

1. Os livros de actas e os de resoluções em suporte electrónico estarão formados, respectivamente, pela agregação cronolóxica e numerada correlativamente das correspondentes actas e resoluções. Cada livro abrangerá o período de um ano natural e poderá incorporar um índice comprensivo dos arquivos incluídos.

2. A aplicação informática que suporte tais livros deverá garantir a integridade, autenticidade, qualidade, confidencialidade, protecção e conservação dos ficheiros electrónicos correspondentes.

Disposição transitoria única. Adaptação dos livros de actas e de resoluções a suporte electrónico

As câmaras municipais disporão do prazo de três anos contados desde a entrada em vigor deste decreto para adaptarem os livros de actas e resoluções ao suporte electrónico. Entre tanto não se produza a adaptação dos livros de actas e de resoluções a suporte electrónico, os livros de actas e resoluções estarão formados pela impressão mecânica das actas e resoluções nos termos do Decreto 101/1983, de 14 de julho, sobre livros de actas de acordos e resoluções das corporações locais, e do Decreto 418/2001, de 29 de novembro, pelo que se regula o papel numerado especial da Comunidade Autónoma da Galiza para o uso das corporações locais.

Disposição derrogatoria única. Derogação normativa

1. Ficam derrogar o Decreto 101/1983, de 14 de julho, sobre livros de actas de acordos e resoluções das corporações locais, o Decreto 418/2001, de 29 de novembro, pelo que se regula o papel numerado especial da Comunidade Autónoma da Galiza para uso das corporações locais, e a Ordem de 22 de abril de 1987, de 14 de abril, pela que se acredite o papel especial numerado da Comunidade Autónoma para uso das corporações locais.

2. Além disso, ficam derrogar quantas disposições de igual ou inferior categoria se oponham ao disposto neste decreto.

Disposição derradeiro primeira. Desenvolvimento normativo

Faculta-se a pessoa titular da conselharia competente em matéria de regime local para ditar quantas disposições sejam necessárias para o desenvolvimento deste decreto no relativo à organização e matérias próprias do seu departamento.

Disposição derradeiro segunda. Entrada em vigor

Este decreto entrará em vigor aos vinte (20) dias naturais da sua publicação no Diário Oficial da Galiza.

Santiago de Compostela, quinze de fevereiro de dois mil dezoito

Alberto Nuñez Feijóo
Presidente

Alfonso Rueda Valenzuela
Vice-presidente e conselheiro de Presidência,
Administrações Públicas e Justiça