O artigo 20 da Lei orgânica 15/1999, de 13 de dezembro, de protecção de dados de carácter pessoal, estabelece que a criação, modificação ou supresión dos ficheiros das administrações públicas só poderão fazer-se por meio de disposição geral publicada no Boletim Oficial dele Estado ou diário oficial correspondente.
A vigorada do regulamento de desenvolvimento da Lei orgânica 15/1999, de 13 de dezembro, de protecção de dados de carácter pessoal, aprovado mediante o Real decreto 1720/2007, de 21 de dezembro, introduziu, através dos artigos 53 e 54, algumas novidades no que diz respeito à forma e ao contido da disposição, e destacava a necessidade de especificar o sistema de tratamento do ficheiro, que podia ser automatizado, não automatizado ou parcialmente automatizado.
No exercício das competências que tenho atribuídas e com o fim de cumprir o estabelecido no artigo 20 da mencionada lei, assim como no artigo 52 do seu regulamento de desenvolvimento,
DISPONHO:
Primeiro. Os ficheiros do Provedor de justiça serão os conteúdos no anexo desta resolução.
Segundo. Acreditem-se os ficheiros incluídos no anexo desta resolução, em cumprimento do artigo 20 da Lei orgânica 15/1999 e do artigo 54.1 do regulamento de desenvolvimento.
Terceiro. Os ficheiros que se recolhem nos anexos desta resolução regerão pelas disposições gerais e instruções que se detalhem para cada um deles e estarão submetidos, em todo o caso, às normas legais e regulamentares de superior rango que lhes sejam aplicables.
Quarto. Em cumprimento do artigo 55 do regulamento de desenvolvimento da Lei 15/1999, os ficheiros serão notificados para a sua inscrição no Registro Geral de Protecção de Dados, no prazo de trinta dias desde a publicação desta resolução no boletim oficial da Comunidade Autónoma.
Quinto. A presente resolução vigorará o dia seguinte ao da sua publicação no boletim oficial da Comunidade Autónoma.
Santiago de Compostela, 30 de outubro de 2014
José Julio Fernández Rodríguez
Provedor de justiça em funções
ANEXO
Ficheiros de nova criação
– Ficheiro: Gestão de contactos.
a) Identificação do ficheiro, indicando a sua denominación, assim como a descrição da sua finalidade e dos usos previstos.
a.1) Identificação do ficheiro: Gestão de contactos.
a.2) Finalidade e usos previstos: listagem de endereços de correio electrónico e outras agendas automatizadas, assim como todos os dados que circulam através destes médios. Dados de contacto recolhidos através de formularios web (finalidades várias [outras finalidades]).
b) Origem dos dados, indicando o colectivo de pessoas sobre o qual se pretende obter dados de carácter pessoal ou que resulte obrigado a fornecê-los, o procedimento de recolhida dos dados, e a sua procedência.
b.1) Colectivo: dados de contacto de utentes, trabalhadores, afectados ou qualquer outra pessoa que envie informação de contacto através de correio electrónico, agendas de terminais móveis ou formularios web (empregados, cidadãos e residentes, pessoas de contacto).
b.2) Procedência:
O próprio interessado ou o seu representante legal (o próprio interessado ou o seu representante legal).
Procedimento de recolhida: correios electrónicos, mensagens, formularios, transmissões electrónicas de dados/internet.
c) Estrutura básica do ficheiro e sistema de tratamento utilizado na sua organização.
c.1) Estrutura:
Dados identificativos: nome e apelidos, endereço, telefone, endereço de correio electrónico.
c.2) Sistema de tratamento: ficheiro parcialmente automatizado.
d) Comunicações dos dados previstas: não se prevêem cessões ou comunicações de dados.
e) Transferências internacionais previstas a países terceiros: não se realizam ou não estão previstos tratamentos de dados fora do território do Espaço Económico Europeu.
f) Órgãos responsáveis do ficheiro: Provedor de justiça.
g) Serviços ou unidades ante os quais se podem exercer os direitos de acesso, rectificação, cancelamento e oposição: Escritório do Provedor de justiça, situada na rua do Hórreo, número 65, 15700 Santiago de Compostela, telefone 981 56 97 40, correio electrónico
valedor@valedordopobo.com
h) Nível de medidas de segurança: nível básico.
– Ficheiro: Gestão de visitas/actividades.
a) Identificação do ficheiro, indicando a sua denominación, assim como a descrição da sua finalidade e usos previstos.
a.1) Identificação do ficheiro: Gestão de visitas/actividades.
a.2) Finalidade e usos previstos: dados necessários para a organização de visitas às instalações do Provedor de justiça. Também se incluem os dados necessários para gerir as diferentes actividades organizadas por esta entidade (finalidades várias [segurança e controlo de acesso a edifícios] outras finalidades).
b) Origem dos dados, indicando o colectivo de pessoas sobre o qual se pretende obter dados de carácter pessoal ou que resulte obrigado a fornecê-los, o procedimento de recolhida dos dados e a sua procedência.
b.1) Colectivo: visitantes, participantes em actividades (cidadãos e residentes, pessoas de contacto).
b.2) Procedência: o próprio interessado ou o seu representante legal; representante da instituição que solicita a visita (o próprio interessado ou o seu representante legal, outras pessoas físicas diferentes do afectado ou o seu representante).
Procedimento de recolhida: formularios, transmissão electrónica de dados/internet, correios postais.
c) Estrutura básica do ficheiro e sistema de tratamento utilizado na sua organização.
c.1) Estrutura:
Dados identificativos: NIF/DNI, nome e apelidos, endereço, telefone, endereço de correio electrónico.
Outras categorias de carácter pessoal:
Dados de características pessoais (data de nascimento, lugar de nascimento, idade).
Dados de circunstâncias sociais (pertença a clubes, associações).
Dados académicos e profissionais (formação, títulos).
c.2) Sistema de tratamento: ficheiro parcialmente automatizado.
d) Comunicações dos dados previstas: não se prevêem cessões ou comunicações de dados.
e) Transferências internacionais previstas a países terceiros: não se realizam ou não estão previstos tratamentos de dados fora do território do Espaço Económico Europeu.
f) Órgãos responsáveis do ficheiro: Provedor de justiça.
g) Serviços ou unidades ante os quais se podem exercer os direitos de acesso, rectificação, cancelamento e oposição: Escritório do Provedor de justiça, situada na rua do Hórreo, número 65, 15700 Santiago de Compostela, telefone 981 56 97 40, correio electrónico valedor@valedordopobo.com
h) Nível de medidas de segurança: nível básico.
– Ficheiro: Gestão multimédia.
a) Identificação do ficheiro, indicando a sua denominación, assim como a descrição da sua finalidade e os usos previstos.
a.1) Identificação do ficheiro: Gestão multimédia.
a.2) Finalidade e usos previstos: imagens/vinde-os captados em actividades ou visitas organizadas pelo Provedor de justiça para a difusão e promoção da entidade (finalidades várias [publicações-outras finalidades]).
b) Origem dos dados, indicando o colectivo de pessoas sobre o qual se pretende obter dados de carácter pessoal ou que resulte obrigado a fornecê-los, o procedimento de recolhida dos dados e a sua procedência.
b.1) Colectivo: visitantes, participantes em actividades organizadas pelo Provedor de justiça, trabalhadores ou pessoal associado a este (empregados, cidadãos e residentes, pessoas de contacto).
b.2) Procedência:
O próprio interessado (o próprio interessado ou o seu representante legal).
Procedimento de recolhida: directamente.
c) Estrutura básica do ficheiro e sistema de tratamento utilizado na sua organização.
c.1) Estrutura:
Dados identificativos: imagem.
c.2) Sistema de tratamento: ficheiro parcialmente automatizado.
d) Comunicações dos dados previstas: não se prevêem cessões ou comunicações de dados.
e) Transferências internacionais previstas a países terceiros: não se realizam ou não estão previstos tratamentos de dados fora do território do Espaço Económico Europeu.
f) Órgãos responsáveis do ficheiro: Provedor de justiça.
g) Serviços ou unidades ante os quais se podem exercer os direitos de acesso, rectificação, cancelamento e oposição: Escritório do Provedor de justiça, situada na rua do Hórreo, número 65, 15700 Santiago de Compostela, telefone 981 56 97 40, correio electrónico valedor@valedordopobo.com
h) Nível de medidas de segurança: nível básico.