A Comunidade Autónoma de Galicia, coa publicación do Decreto 46/2009, do 26 de febreiro, sobre os arquivos xudiciais territoriais e a Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia, asumiu nesta materia as concretas competencias que con carácter xeral lle outorga o artigo 20.1 do Estatuto de autonomía de Galicia sobre medios materiais e humanos ao servizo da Administración de xustiza.

O devandito decreto ten a súa base no Real decreto 937/2003, do 18 de xullo, de modernización dos arquivos xudiciais, que dá cumprimento ao mandado contido no vixente artigo 458.2 da Lei orgánica 6/1985, do 31 de xullo, do poder xudicial, sobre normas reguladoras da ordenación e arquivamento de autos e expedientes que non estean pendentes de ningunha actuación, así como da expurgación dos arquivos xudiciais.

O Decreto 46/2009 foi desenvolvido pola Orde do 4 de setembro de 2012, o que pon en marcha o proceso de modernización dos arquivos xudiciais. A través destas disposicións normativas determinouse a sede e a dependencia dos arquivos territoriais, así como a sede e composición da Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia, e aprobáronse os modelos informáticos para a transferencia das relacións documentais.

A experiencia acumulada no tempo transcorrido desde o inicio das tarefas aconsella a modificación da mencionada Orde do 4 de setembro de 2012 coa finalidade de que, aproveitando as ensinanzas adquiridas, o proceso se axilice e harmonice, se organicen os calendarios de actuación e se confira ao proceso un impulso coordinado.

As sentenzas do Pleno do Tribunal Constitucional números 163/2012, do 20 de setembro, e 224/2012, do 29 de novembro, interpretan que as normas reguladoras a que se refire o precepto orgánico non se insiren na regulación dos medios materiais e humanos ao servizo da Administración de xustiza por tratarse de normas vinculadas coa propia actividade xurisdicional, de modo que non pode operar a cláusula subrogatoria. Neste contexto, e por tratarse a expurgación da documentación do último trámite que afecta o procedemento xudicial, requírese dunha adecuada coordinación entre todos os suxeitos que participan nesta tarefa.

A tarefa de coordinación antes mencionada debe encomendarse á Xunta de Expurgación, xa que nela están representados todos/as os/as implicados/as no proceso da expurgación –secretarios/as xudiciais, maxistrados/as, Ministerio Fiscal e Xunta de Galicia–, e porque é o órgano que ten atribuída a competencia final no procedemento. Para tal fin, dado o papel relevante dos secretarios e secretarias xudiciais en todo o proceso de expurgación, disponse o traslado de información e de posibles acordos que tome a Xunta de Expurgación á persoa titular da Secretaría de Goberno do Tribunal Superior de Xustiza de Galicia, a quen lle corresponde a dirección deste persoal, para que, se for o caso, dite as instrucións oportunas que permitan a súa instrumentación.

Co obxectivo de facilitar a tramitación telemática das remisións documentais previstas nesta orde e posibilitar a adaptación dos modelos normalizados utilizados para estes efectos ao avance da aplicación informática que lles dá soporte, disponse, así mesmo, que os ditos modelos estean dispoñibles no enderezo electrónico habilitado para o efecto na páxina web.

Polo exposto, e no uso das facultades que me confiren os artigos 34.6 e 38 da Lei 1/1983, do 22 de febreiro, reguladora da Xunta e da súa Presidencia,

DISPOÑO:

Artigo único. Modificación da Orde do 4 de setembro de 2012 pola que se aproban as normas e os modelos de transferencia de documentación xudicial e se determina o inicio das actividades dos arquivos territoriais e da Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia

Un. Modifícase o número 1 do artigo 2, que queda redactado como segue:

«1. Os calendarios para efectuar as remisións e comunicacións previstas no artigo 15 do Real decreto 937/2003 serán elaborados conxuntamente polos/as responsables dos distintos arquivos xudiciais e a Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial, a quen corresponde a súa aprobación. Os ditos calendarios deberán ser aprobados antes do día un de novembro do ano anterior ao da súa vixencia».

Dous. Modifícase o artigo 4, que queda redactado como segue:

«Para a remisión de documentos xudiciais e relacións documentais utilizaranse os seguintes modelos, que figuran nos enderezos electrónicos http://www.exustiza.es/cidadans e http://intranetxustiza.xunta.es/

a) Modelo I. Empregarase para a remisión de documentación xudicial desde o arquivo xudicial de xestión aos arquivos xudiciais territoriais, segundo o establecido nos artigos 5 e 13 do Real decreto 937/2003, do 18 de xullo.

b) Modelo II. Empregarase para as relacións documentais que se remitan desde os arquivos xudiciais de xestión ou territoriais á Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia, segundo o establecido no artigo 15, puntos 1 e 2, respectivamente, do Real decreto 937/2003, do 18 de xullo.

c) Modelo III. Empregarase para as relacións documentais que se remitan desde o arquivo xudicial territorial ao arquivo xudicial de xestión, co obxecto de que este último confirme no prazo dun mes o transcurso dos prazos legais de prescrición ou caducidade, segundo a lexislación aplicable e de acordo co disposto no artigo 15.2 do Real decreto 937/2003, do 18 de xullo.

Estes formularios poderán ser modificados pola Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia, oídos os/as responsables dos diferentes arquivos. En calquera caso, conservarán as referencias mínimas que establece o artigo 13 do Real decreto 937/2003, do 18 de xullo, e esenciais para garantir a inutilidade procesual da documentación».

Tres. Modifícase o artigo 7, que queda redactado como segue:

«Son funcións da Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia:

1. Recibir do/da responsable do arquivo xudicial de xestión onde radiquen os documentos xudiciais a relación de todos aqueles procedementos nos cales xa rematase a execución ou nos cales xa se pronunciase unha resolución que declare a prescrición ou a caducidade, de acordo co establecido no artigo 15.1 do Real decreto 937/2003, do 18 de xullo.

2. Recibir do/da responsable dos arquivos xudiciais territoriais as relacións de expedientes xudiciais nos cales o arquivo xudicial de procedencia xa confirmara a prescrición ou caducidade, de conformidade co establecido no artigo 15.2 do Real decreto 937/2003, do 18 de xullo.

3. Aprobar, con anterioridade ao día 1 de novembro de cada ano natural anterior ao da súa vixencia, os calendarios previstos no artigo 2 desta orde.

4. Comunicar aos/ás responsables dos distintos arquivos xudiciais, mediante certificado acreditativo, a decisión acordada respecto dos expedientes xudiciais contidos nas relacións que estes lle elevasen.

5. Acordar publicar no Diario Oficial de Galicia e mais nun xornal dos de maior difusión as relacións de expedientes xudiciais, co obxecto de que as persoas interesadas poidan recuperar documentos que achegasen aos procesos ou soliciten testemuño das actuacións xudiciais, e resolver as ditas solicitudes.

6. Elaborar a proposta técnica de valoración e selección de series documentais prevista no artigo 11.4 do Decreto 46/2009, do 26 de febreiro, de conformidade coa normativa e os criterios técnicos aprobados polo órgano competente en materia de conservación do patrimonio documental.

7. Solicitarlle ao órgano competente en materia de conservación do patrimonio documental a emisión do informe vinculante previsto no artigo 11 do Decreto 46/2009, do 26 de febreiro.

8. Comunicarlle á persoa titular da Secretaría de Goberno do Tribunal Superior de Xustiza de Galicia as actuacións e acordos da Xunta de Expurgación, solicitándolle, se for o caso, a colaboración precisa para a súa instrumentación.

9. Comunicarlle á consellería competente en materia de xustiza os acordos adoptados respecto aos documentos e expedientes xudiciais, segundo o previsto no artigo 18 do Real decreto 937/2003.

10. Elaborar instrucións ou recomendacións para o impulso e mellora do desenvolvemento, harmonización, eficiencia e axilidade do proceso de expurgación.

11. Colaborar coas consellerías competentes en materia de xustiza e de protección do patrimonio documental na planificación do proceso de expurgación.

12. A constitución de grupos de traballo, permanentes ou temporais, para o asesoramento en tarefas concretas, para solucionar cantas dúbidas se susciten no proceso ou con calquera outra finalidade que se considere oportuna.

13. Reclamar información ou documentación, se for o caso, dos diferentes suxeitos involucrados en relación co desenvolvemento do proceso de expurgación.

14. Calquera outra función prevista para a Xunta de Expurgación da Documentación Xudicial de Galicia no Real decreto 937/2003, do 18 de xullo, ou que se lle atribúa legal ou regulamentariamente».

Disposición derradeira única. Entrada en vigor

Esta orde entrará en vigor o día seguinte ao da súa publicación no Diario Oficial de Galicia.

Santiago de Compostela, 29 de xullo de 2014

Alfonso Rueda Valenzuela
Vicepresidente e conselleiro de Presidencia, Administracións Públicas e Xustiza