De conformidad con el artículo 38 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, del régimen jurídico de las AAPP y del procedimiento administrativo común, los órganos administrativos de la Universidad de Santiago de Compostela deben llevar un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o se reciba. También se anotarán de salida los escritos y comunicaciones oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.

Asimismo, esta ley permite la posibilidad de crear registros auxiliares, que ya venían funcionando en la universidad, por lo que debe clarificarse su funcionamiento y régimen jurídico.

Como novedad fundamental de la antecitada Ley 30/1992 se recoge que los registros deben instalarse en soporte informático, determinación que debe hacerse efectiva en la nueva reglamentación de los registros, sin perjuicio del correspondiente período transitorio.

La finalidad de este reglamento es también recopilar las distintas instrucciones y resoluciones sobre esta materia en un solo documento para facilitar su consulta y acceso.

Capítulo I

Del registro de entrada y salida

Artículo 1º

El registro general estará establecido de modo que garantice la constancia de la entrada y salida de todos los documentos que tengan como destinatario o expida la universidad. Los libros, o soporte documental del registro, no podrán salir de la sede de la universidad. El acceso a su contenido se realizará mediante consulta de los mismos en el lugar en el que se encuentren custodiados o mediante la expedición de certificaciones y testimonio.

Artículo 2º.-Registro de entrada.

Los escritos podrán presentarse acompañados de documento o documentos en que funden su derecho los interesados, ya sean, originales ya por testimonio o por copia del original que compulsará el encargado del registro.

El presentador tiene el derecho a obtener copia sellada de los documentos que entregue, al presentarla junto con los originales.

El encargado del registro, una vez efectuada la inscripción, hará la clasificación de los documentos ingresados y procederá a distribuirlos entre las distintas oficinas, si las hubiese, o abrirá o iniciará expediente, en su caso, dándole la pertinente tramitación.

Artículo 3º.-Registro de salida.

En el registro de salida se anotarán todos los oficios, notificaciones, ordenes, comunicaciones, certificaciones, expedientes o resoluciones que emanen de la Universidad de Santiago de Compostela o de sus autoridades o funcionarios, así como los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares.

Para la salida de documentos, cada dependencia administrativa enviará los que tengan que expedirse al registro, que los cursará, sin dilación, y devolverá a la dependencia de origen las minutas correspondientes después de estampar en ellas el sello en el que conste la fecha de salida y el número del asiento.

Concluido el trámite de registro, los escritos y comunicaciones serán cursadas a sus destinatarios por el medio indicado por la unidad administrativa.

Capítulo II

Asientos

Registro general

I. Asientos de entrada

Artículo 4º

Quedan reservados los asientos de entrada que se hagan en el registro general para los escritos y comunicaciones que sean presentados o que se reciban, en los casos que se indican:

a) Las solicitudes que formulen las personas interesadas en la iniciación de los procedimientos establecidos por disposición legal o reglamentaria que deban ser resueltas por la Universidad de Santiago de Compostela.

b) El derecho de petición establecido en el artículo 29 de la Constitución.

c) Los escritos motivados de otros órganos universitarios o servicios administrativos para iniciar los procedimientos de oficio, o continuar los ya iniciados.

d) Las comunicaciones que los órganos universitarios particulares dirijan a los órganos generales de gobierno a través de su registro de documentos.

e) Los escritos o comunicaciones que se reciban de otras administraciones públicas o autoridades judiciales.

f) Cualquier otro escrito, no especificado anteriormente, dirigido a los órganos de gobierno de la Universidad o a las diferentes unidades administrativas.

g) Los escritos dirigidos a otras administraciones públicas, en los casos establecidos en el artículo 13º del presente reglamento.

II. Anotaciones de salida

Artículo 5º

Se anotarán de salida en el registro general los escritos y comunicaciones oficiales en los siguientes casos:

a) Los que se dirijan a los particulares interesados en un procedimiento iniciado de oficio o a solicitud de aquéllos.

b) Los que los órganos generales de gobierno envían a otros órganos universitarios, unidades administrativas y servicios generales, que inicien o finalicen cualquier tipo de procedimiento.

c) Las notificaciones que se remitan para la constitución y celebración de sesiones o reuniones de los órganos colegiados universitarios, legal o reglamentariamente reconocidos.

d) Los dirigidos por los órganos generales de gobierno a los órganos administrativos de otras administraciones públicas.

e) Cualquier otro escrito, no especificado anteriormente, cuando así lo disponga el secretario general.

III. Comunicaciones interorgánicas

Artículo 6º

1. No serán objeto de anotaciones de salida en el registro general las comunicaciones que hagan entre sí los órganos de gobierno de la universidad y entre estos y las unidades administrativas de los servicios centrales, que contengan información o documentación general para unir los procedimientos ya iniciados.

2. No se anotarán de salida las comunicaciones, sea cual sea su contenido, que hagan entre sí las distintas unidades administrativas de los servicios centrales.

IV. Requisitos de los escritos y comunicaciones

Artículo 7º

1. En ningún caso procederá efectuar las inscripciones de los escritos o comunicaciones que se presenten en el registro general que carezcan del sello correspondiente y de la antefirma y pie de firma del titular del órgano o, en su caso, de la unidad administrativa correspondiente.

2. El registro de entrada de escritos remitidos por fax o telegrama quedará condicionado a las instrucciones del secretario general de la universidad.

V. Modo de inscripción

Artículo 8º

Los asientos se anotarán respetando, en todo caso, el orden temporal de recepción y salida de los documentos y comunicaciones, e indicarán la fecha de salida, una breve descripción de su contenido, el número asignado y el origen de destino.

Los escritos idénticos dirigidos a distintos destinatarios se registrarán con un único número y se indicarán los destinos correspondientes.

Artículo 9º

El registro general y los registros auxiliares deberán instalarse en soporte informático.

El sistema garantizará la constancia, en cada asiento que se practique, de un número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, fecha y hora de su presentación, identificación del interesado, órgano administrativo remitente, si procede, y persona u órgano administrativo al que se envía, y, en su caso, referencia al contenido del escrito o comunicación que se registra.

A tal efecto se efectuarán periódicamente copias de seguridad en el servidor informático. Asimismo, se imprimirá un listado diario de los registros de entrada y salida que serán diligenciados posteriormente por el secretario general y encuadernados anualmente.

Asimismo, el sistema garantizará la integración informática en el registro general de las anotaciones efectuadas en los restantes registros de la USC.

Artículo 10º

1. De las solicitudes y escritos que presenten los interesados en el registro general podrán exigir el correspondiente recibo que acredite la fecha de su presentación, y deberá admitir como tal una copia en la que figure la fecha indicada.

2. De conformidad con lo establecido en el último párrafo del artículo 38.2º de la Ley 30/92, de 26 de noviembre, los escritos y comunicaciones serán registrados sin dilación y enviados por el registro general a los interesados y unidades administrativas correspondientes, dentro de las veinticuatro horas siguientes a la fecha de la inscripción.

Capítulo III

Funcionamiento de los registros

Artículo 11º

El registro general será la unidad administrativa responsable de la recepción y envío de documentos bajo la supervisión del secretario general de la universidad.

Será, asimismo, responsable de la custodia de los libros de registro o del soporte documental.

Artículo 12º

En el registro general o en los auxiliares de la universidad, los administrados podrán solicitar la compulsa de los documentos originales que presenten con las instancias o solicitudes, para lo cual procederá al pago de la tasa correspondiente, excepto en el caso de que se declare la exención expresa de la misma.

Artículo 13º

1. El registro general de la Universidad de Santiago de Compostela, mediante convenios o acuerdos específicos, podrá servir para la presentación de escritos dirigidos a otras entidades o administraciones públicas.

2. En caso de existencia de estos convenios el registro general será también el encargado de remitir las solicitudes, escritos y comunicaciones que presenten los interesados dirigidas a otras administraciones públicas, mediante el correspondiente oficio de remisión que será registrado de salida en la universidad.

Artículo 14º

Los libros de registro o el soporte documental de las inscripciones podrán ser consultados, tras petición escrita, por cualquier interesado en las dependencias y bajo la supervisión de los responsables de la unidad de registro que se encargará de expedir las certificaciones correspondientes con el visto bueno del secretario general.

VI. Tipos de registros

Artículo 15º

Se consideran registros generales de la universidad el de Santiago de Compostela, sito en el Colegio de San Xerome, Praza do Obradoiro s/n y de Lugo, sito en los servicios administrativos en el edificio de la Biblioteca Intercentros, en la Avda. Bernardino Pardo Ouro, s/n.

Artículo 16º

Se consideran registros auxiliares de la universidad de Santiago los siguientes:

-El del tercer ciclo, situado en la Casa de los Catedráticos, Campus Sur, Santiago de Compostela.

-El del servicio de PAS, situado en el edificio de la Balconada, Rúa Nova 6, Santiago de Compostela.

-El de la Unidad de Gestión Académica del Campus Sur, situado en el edificio del Pabellón Estudiantil.

-El de la Unidad de Gestión Académica del Campus Norte, situado en el Burgo de las Naciones.

Por el contrario no se consideran registros auxiliares los registros de las facultades, escuelas, institutos y departamentos de la USC así como los de los colegios y residencias del sistema universitario de residencias, en los que sólo se podrán tramitar de entrada y de salida los documentos que expresamente se delimiten en los reglamentos de régimen interno y convocatorias específicas y de orden interna del propio centro y exclusivamente en el ámbito de sus competencias.

VII. De los registros auxiliares

Artículo 17º

1. Los registros auxiliares registrarán únicamente la documentación de entrada o de salida recibida o enviada en la unidad administrativa correspondiente.

2. En el registro auxiliar no se admitirán, por no proceder su presentación, las solicitudes, escritos y comunicaciones que se dirijan a los órganos administrativos de otras administraciones públicas, por considerar que dicho registro carece de los requisitos especificados en el artículo 38.4º.b) de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

3. Los registros auxiliares tendrán los mismos efectos administrativos que el registro general.

4. En el registro auxiliar se anotarán como asientos de entrada en el libro o soporte documental todos los escritos o comunicaciones que se presenten en el ámbito de su competencia y que se reciban en la unidad administrativa correspondiente. También se anotarán en el de salida, los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos, unidades administrativas o particulares, así como las comunicaciones interorgánicas, salvo las que haga entre sí la propia unidad.

5. En ningún caso procederá efectuar la inscripción de los escritos o comunicaciones que se presenten en los registros auxiliares que carezcan del sello correspondiente y de la antefirma y pie de firma del

titular del órgano o, en su caso, de la unidad administrativa correspondiente.

6. De las solicitudes y escritos que se presenten en el registro auxiliar podrán los interesados exigir el correspondiente recibo que acredite la fecha de su presentación, y se admitirá como tal una copia en la que figure la indicada fecha.

7. Los escritos y comunicaciones serán registrados sin dilación desde el recibo o presentación.

8. Los asientos de entrada y las anotaciones de salida podrán hacerse utilizando los medios informáticos que garanticen la constancia de las inscripciones.

9. Los registros auxiliares que se establecen se entienden sin perjuicio de su posterior integración como auxiliar al registro general de la universidad y su incorporación al soporte informático en la forma y plazo que se determine.

10. La numeración correlativa se iniciará el primer día hábil del año y finalizará el 31 de diciembre.

Artículo 18º

Además de los escritos dirigidos a órganos universitarios, podrán registrarse de salida o de entrada los escritos dirigidos a empresas, asociaciones o entidades creadas al auspicio de la universidad, siempre que su sede social sea la general de la universidad.

Artículo 19º

1. El secretario general podrá dictar las correspondientes instrucciones sobre los escritos y comunicaciones que deban figurar en los asientos de entrada y las anotaciones de salida, así como para la interpretación del presente reglamento.

2. Por resolución rectoral podrán crearse nuevos registros auxiliares o generales o cambiar la sede de los existentes.

Disposición adicional

De acuerdo con lo establecido en el art. 38.5º y 7º de la Ley 30/1992, el registro permanecerá abierto al público para el registro de entrada en horario de 9 a 2 horas durante los días hábiles.

Permanecerá cerrado, tanto de entrada como de salida, los sábados, los días festivos estatales, locales, los fijados por la Comunidad Autónoma y el día en el que la USC conmemora Santo Tomás de Aquino.

Si el último día de un plazo coincide con sábado o día festivo se entenderá prorrogado al primer día hábil siguiente según establece el art. 48.3º de la Ley 30/1992.

Disposiciones transitorias

Primera.-La incorporación e integración al soporte informático de los registros a que se refiere el presente reglamento, será efectiva en la forma y plazos que se determinen en función del grado de desarrollo de los medios técnicos de que se disponga.

Segunda.-En tanto no se produzca la integración informática y en el caso de que en los registros se

utilice un soporte informático independiente, las hojas que contienen las inscripciones hechas en los registros auxiliares deberán encuadernarse desde la fecha del primero de enero hasta el treinta y uno de diciembre de cada año.

Disposiciones derogatorias

Quedan derogadas las siguientes disposiciones:

Primera.-Resolución rectoral de 6-10-1995 por la que se crea el Registro Auxiliar del Tercer Ciclo.

Segunda.-Instrucción de la Secretaría General de 30 de julio de 1993 sobre funcionamiento de los registros de las unidades de gestión académica.

Tercera.-Resolución de 23 de julio de 1993 por la que se crean los registros en las unidades de gestión académica.

Cuarta.-Instrucción de 26 de julio de 1993 sobre presentación y admisión de escritos y comunicaciones en el registro general.

Quinta.-Instrucción de 8 de junio de 1993 de la Secretaría General sobre admisión de escritos en el registro general.

Sexta.-Resolución rectoral de 4 de febrero de 1991 por la que se establece un registro de documentos en el Campus de Lugo.

Séptima.-Resolución rectoral de 29 de junio de 1988, por la que se determina que el servicio de alumnado lleve el correspondiente registro de entrada y salida de documentos.

Octava.-Resolución rectoral de 2 de febrero de 1996 que regulaba hasta ahora el Reglamento de los registros de la Universidad de Santiago de Compostela.

Disposición final

El presente reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de Galicia.

Santiago de Compostela, 14 de septiembre de 1998.

F. Darío Villanueva Prieto

Rector de la Universidad de Santiago de Compostela

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