A Lei 20/2021, de 28 de dezembro, de medidas urgentes para a redução da temporalidade no emprego público (BOE núm. 312, de 29 de dezembro), recolhe no seu artigo 2 que a resolução dos processos de estabilização do emprego temporário convocados ao abeiro de dita lei deve rematar antes de 31 de dezembro de 2024.

Para os efeitos de cumprir com esta obrigação legal, é preciso iniciar os processos de acreditação de méritos correspondentes à fase de concurso dos diferentes processos selectivos convocados, para o que se faz necessário regular o conteúdo, uso e acesso ao expediente electrónico do pessoal empregado público da Administração geral da Comunidade Autónoma e das suas entidades públicas instrumentais.

O expediente pessoal electrónico permite instaurar um procedimento aberto à sua utilização pelas pessoas empregadas públicas e pelos cidadãos e cidadãs que tenham interesse no acesso ao emprego público, mediante uma ferramenta que integra todos os seus dados curriculares numa contorna electrónica interoperativa e multidiciplinar, que resulta ao mesmo tempo flexível, prática, ágil e modificable e que evita a necessidade de repetir a entrega de documentação para todos e cada um dos processos de selecção, provisão e desenvolvimento profissional.

No expediente pessoal electrónico fica integrada, num formato electrónico e num suporte único a informação do pessoal empregado público, o que facilita a sua gestão e a relação entre os profissionais e a Administração, permitindo também que o pessoal disponha de um instrumento que o habilite para a criação e actualização do seu próprio currículo.

De conformidade com o exposto, resolvo ditar e publicar as seguintes instruções:

Primeira. Objecto

1. Estas instruções têm por objecto regular o conteúdo, uso, acesso e efeitos dos dados armazenados de forma electrónica no expediente pessoal electrónico.

2. Para tal efeito, o Canal de emprego público da Galiza (FIDES) constituirá a plataforma de acesso ao expediente pessoal electrónico.

Segunda. Âmbito de aplicação

Estas instruções serão de aplicação ao pessoal empregado público que tenha a condição de pessoal funcionário e laboral da Administração geral da Comunidade Autónoma da Galiza e das entidades públicas instrumentais do sector público autonómico da Galiza enunciadas na letra a) do artigo 45 da Lei 16/2010, de 17 de dezembro, de organização e funcionamento da Administração geral e do sector público autonómico da Galiza, assim como às pessoas que no passado possuíssem a citada condição ou a aquelas que no futuro vão ter a dita condição, no decurso da sua trajectória profissional.

Terceira. Definições

Estabelecem-se as seguintes definições:

a) Pessoa interessada: pessoal titular dos dados que se recolhem no expediente pessoal electrónico.

b) Pessoal utente: pessoal encarregado da gestão de recursos humanos da conselharia competente em matéria de função pública e das respectivas conselharias e entidades instrumentais cujas funções, por razão das suas competências, guardem relação com o expediente pessoal electrónico, ou outro pessoal que por razão das suas funções precise aceder à informação presente ao expediente electrónico pessoal.

c) Pessoal validador: pessoal encarregado da comprovação e posterior actualização no expediente pessoal electrónico dos dados introduzidos pelas pessoas interessadas, assegurando a validade da documentação acreditador correspondente.

d) Pessoal catalogador: pessoal responsável da classificação da informação do expediente profissional, que estabelece catálogos e critérios comuns de classificação e organização da informação dos diferentes atributos definidos em cada epígrafe do expediente pessoal electrónico.

e) Solicitude de actualização ou modificação do expediente: criação de um novo registro de dados ou modificação de um registro já existente no expediente da pessoa interessada.

Quarta. Conceito de expediente pessoal electrónico

1. O expediente pessoal electrónico (em diante, expediente) é o instrumento onde se integram todos os dados e documentos pessoais e profissionais do pessoal incluído no âmbito de aplicação destas instruções, num suporte electrónico interoperable e multidiciplinar, que possibilita a gestão integral do seu currículo num contorno próprio, flexível, ágil e actualizable ao longo do tempo.

2. Os dados do expediente empregarão na tramitação dos processos de selecção de pessoal, provisão de postos de trabalho, processos de desenvolvimento profissional, assim como aqueles outros necessários para a gestão do pessoal. Além disso, poder-se-ão empregar em todos os procedimentos em que intervenha a pessoa interessada e que a conselharia competente em matéria de função pública e as conselharias e entidades, a respeito do pessoal dependente destas, considerem oportunos, independentemente da sua finalidade inicial, sempre que seja necessário para o cumprimento das obrigações e o exercício dos direitos no âmbito da manutenção, cumprimento e desenvolvimento da relação que vincula o pessoal com esta Administração.

Quinta. Conteúdo do expediente pessoal electrónico

1. O expediente incluirá dados pessoais e identificativo, assim como académicos ou profissionais, e qualquer outro dado que se considere necessário para a gestão dos procedimentos de pessoal. Os dados de contacto que figurem no expediente usar-se-ão de modo preferente para as comunicações e notificações que tenham que realizar os órgãos competente, salvo que a normativa específica na matéria estabeleça outros canais ou critérios.

2. No expediente incorporar-se-á a informação existente nos sistemas electrónicos de gestão de pessoal, a respeito do pessoal empregado público que presta ou prestou serviços na Administração geral da Comunidade Autónoma da Galiza e nas entidades públicas instrumentais do sector público autonómico da Galiza enunciadas na letra a) do artigo 45 da Lei 16/2010, de 17 de dezembro, concernente aos seus dados pessoais e curriculares. Além disso, incorporar-se-á toda aquela informação que a pessoa interessada possa achegar para a actualização do seu expediente e também, de modo paulatino, o acesso a outra informação à medida que se vá fazendo efectiva a interoperabilidade semántica e técnica desta com o expediente, segundo se estabelece na instrução décimo.primeira.

3. A informação gerada nas relações profissionais públicas das pessoas empregadas públicas incluídas no âmbito de aplicação destas instruções será incorporada ao expediente electrónico pela conselharia competente em matéria de função pública e pelas conselharias e entidades a respeito do pessoal dependente destas, que serão responsáveis por que a informação achegada reflicta ao certo a informação em cada momento, de acordo com os estados recolhidos no anexo II.

4. De acordo com o estabelecido no artigo 20 da Lei 4/2019, de 17 de julho, de administração digital da Galiza, habilitar-se-ão mecanismos de interoperabilidade do expediente com a Pasta cidadã da Xunta de Galicia.

Sexta. Forma de acesso ao expediente pessoal electrónico

1. O acesso ao expediente realizará mediante o Canal do emprego público da Galiza (FIDES), que proporcionará um acesso seguro ao expediente, acessível com as preceptivas medidas de segurança.

2. O acesso realizar-se-á através do endereço https://fides.junta.gal. Este endereço poderá modificar-se por resolução da direcção geral competente em matéria de função pública.

3. O pessoal incluído no âmbito de aplicação destas instruções acederá ao seu expediente pessoal para a sua consulta, modificação e actualização.

4. A informação recolhida no expediente será acessível para:

a) A pessoa interessada.

b) O pessoal utente.

c) O pessoal validador.

d) O pessoal catalogador.

5. O pessoal que, por razão das suas competências ou funções, precise utilizar o expediente como ferramenta de trabalho figurará como pessoa utente devidamente registada e autorizada para consultar ou tratar qualquer informação recolhida no sistema que se determine para cada procedimento.

6. O sistema identificará individualizadamente o pessoal que aceda à informação contida no expediente electrónico.

7. Além disso, estabelecer-se-ão medidas de controlo e auditoria em defesa de garantir e preservar o dever de confidencialidade e sixilo das pessoas utentes do sistema.

8. O pessoal utente, validador e catalogador deverá guardar a devida confidencialidade e sixilo, nos termos estabelecidos na legislação vigente, sobre a informação a que tenham acesso na dita condição.

Sétima. Classificação e estados da informação recolhida no expediente pessoal electrónico

1. A informação contida no expediente classifica-se, segundo a sua natureza, nos seguintes pontos, recolhidos no anexo I:

a) Dados pessoais.

b) Formação.

c) Experiência profissional.

d) Actividade docente.

e) Idiomas.

f) Actividade investigadora.

g) Carreira administrativa ou complemento de desempenho.

h) Compatibilidades.

i) Representação do pessoal.

j) Outros méritos.

Em função do desenvolvimento do processo de implantação do expediente, poderá incorporar ao sistema informação de natureza diferente à assinalada nos pontos anteriores.

2. Pela sua vez, a informação relativa ao currículo e méritos do pessoal visualizará no sistema em algum dos estados seguintes, de acordo com o anexo II:

a) Pendente de apresentar ou tramitar.

b) Em trâmite.

c) Validar.

d) Duplicada.

e) Acreditação documentário incompleta.

f) Descartada.

g) Não catalogado.

Com o avanço e desenvolvimento do processo de implantação do expediente poderão configurar-se mais estados da informação, que se irão incorporando ao sistema na medida em que seja preciso e com o contido que se determine.

Oitava. Solicitudes de actualização e/ou modificação do expediente pela pessoa interessada

1. As pessoas interessadas poderão solicitar a actualização ou modificação dos dados que constem no seu expediente. As pessoas interessadas terão que iniciar este processo electronicamente através do Canal do emprego público da Galiza (FIDES) para actualizar a informação nas epígrafes correspondentes a cada mérito e gerar o documento de solicitude através do sistema.

2. Junto com a solicitude de actualização ou modificação do expediente, a pessoa interessada deverá achegar a documentação acreditador dos méritos que figurem pendentes de validação ou tramitação nos termos que se indicam no anexo III, salvo que o documento o gerasse uma Administração pública e esteja disponível para a sua consulta através das plataformas de intermediación de dados ou outros sistemas electrónicos habilitados para o efeito.

3. A apresentação da solicitude de actualização de méritos e a acreditação documentário destes, quando se disponha de cópias electrónicas autênticas, fá-se-á obrigatoriamente por meios electrónicos através do Canal do emprego público da Galiza (FIDES).

4. A apresentação da solicitude de actualização de méritos e a acreditação documentário dos méritos, quando não se disponha de cópias electrónicas autênticas, fá-se-á de maneira pressencial acompanhada dos documentos acreditador, em quaisquer das formas previstas no artigo 16.4 da Lei 39/2015, de 1 de outubro.

5. A data de apresentação da solicitude de actualização ou modificação do expediente para cada um dos dados determinará a consideração de méritos ou requisitos dos processos de selecção de pessoal, provisão de postos de trabalho, processos de desenvolvimento profissional, assim como aqueles outros necessários para a gestão do pessoal.

6. Não se permitem outros procedimentos diferentes aos descritos nesta instrução para a actualização ou modificação dos dados que constem no expediente. Não se terão por apresentadas as solicitudes de actualização do expediente que não se iniciassem electronicamente através do Canal do emprego público da Galiza (FIDES) ou que não se apresentassem segundo o estabelecido nesta instrução.

7. Para a apresentação electrónica das solicitudes empregar-se-á quaisquer dos mecanismos de identificação e assinatura admitidos pela sede electrónica da Xunta de Galicia, incluído o sistema de utente e contrasinal e Chave365 (https://sede.junta.gal/chave365).

Noveno. Forma de acreditação da experiência profissional, formação ou outros méritos

1. A acreditação da experiência profissional, formação ou outros méritos fá-se-á de acordo com o recolhido no anexo III das presentes instruções.

2. As certificações ou documentos acreditador que estejam redigidos num idioma diferente a qualquer dos oficiais da Comunidade Autónoma da Galiza deverão achegar-se com a sua tradução para o castelhano ou galego, que deverá efectuar:

a) Um tradutor júri, devidamente autorizado ou inscrito em Espanha.

b) Qualquer representação diplomática ou consular do Estado espanhol no estrangeiro.

c) A representação diplomática ou consular em Espanha do país de que é cidadã a pessoa interessada.

Décima. Tramitação das actualizações dos méritos

1. Em caso que os documentos acreditador apresentados não guardem relação directa com o mérito que se solicita incluir no expediente, o mérito considerar-se-á como «descartado» e a pessoa interessada deverá voltar apresentar a solicitude de actualização do expediente relativa a esse mérito.

2. Em caso que os documentos acreditador apresentados para acreditar um determinado mérito sejam insuficientes, o mérito manter-se-á no estado «acreditação documentário incompleta» enquanto a pessoa interessada não presente a totalidade da documentação necessária para uma acreditação veraz e completa do mérito registado.

Em todo o caso, considerar-se-á como acreditação documentário incompleta quando se apresentem presencialmente documentos que disponham de códigos de verificação electrónica que permitam o acesso e descarga dos documentos electrónicos originais, assim como os documentos que careçam dos contidos mínimos essenciais exixir para a sua acreditação segundo o anexo III.

3. Naqueles casos em que a actualização dos méritos tenha relevo na tramitação em algum dos processos descritos na instrução quarta em que participe a pessoa interessada, informará dos prazos de actualização aplicável de conformidade com o disposto no correspondente processo.

Décimo primeira. Integração no expediente de informação disponível em qualquer Administração pública

Para dar cumprimento ao direito das pessoas interessadas de não achegar informação que fosse gerada ou que já conste em poder das administrações públicas poder-se-á habilitar a interoperabilidade entre o expediente electrónico a que se faz referência nestas instruções e a informação que fosse gerada ou conste em qualquer Administração pública e que pela sua natureza esteja relacionada com o expediente electrónico (cursos realizados ou dados, serviços prestados,...).

Décimo segunda. Priorización das solicitudes de actualização do expediente pessoal electrónico

Mediante resolução da direcção geral competente em matéria de função pública poderá modificar-se a ordem de tramitação das solicitudes de actualização do expediente electrónico pessoal, com a finalidade de agilizar a resolução de processos selectivos, provisão de postos ou carreira profissional, entre outros.

Décimo terceira. Protecção de dados pessoais

1. Em relação com a política de protecção de dados pessoais, a recolhida da informação que consta no expediente realiza-se com base na normativa vigente sobre a matéria, a Lei orgânica 3/2018, de 5 de dezembro, de protecção de dados pessoais e garantia dos direitos digitais (BOE núm. 294, de 6 de dezembro), e o Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril, relativo à protecção das pessoas físicas no que respeita ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados e pelo que se derrogar a Directiva 95/46/CE (Regulamento geral de protecção de dados).

2. As pessoas interessadas são titulares dos direitos recolhidos nos artigos 15 a 22 da Lei orgânica 3/2018, de 5 de dezembro, entre os que se encontram os direitos de acesso, rectificação, supresión, limitação do tratamento, portabilidade e oposição.

3. A condição de responsável pelo tratamento corresponde à conselharia com competências em matéria de função pública.

4. Consonte o recolhido na disposição adicional décimo segunda da Lei orgânica 3/2018, de 5 de dezembro, o tratamento dos registros de pessoal do sector público percebe-se realizado no exercício de poderes públicos conferidos ao seu responsável, de acordo com o previsto no artigo 6.1.e) do Regulamento (UE) 2016/679.

5. Com o fim de prevenir riscos para vítimas de violência de género, proteger-se-á a sua intimidai, em especial, os seus dados pessoais, os dos seus descendentes e os de qualquer pessoa que esteja baixo a sua guarda ou custodia.

Disposição derradeiro. Entrada em vigor

Estas instruções serão de aplicação o dia da sua publicação no Diário Oficial da Galiza.

Santiago de Compostela, 5 de dezembro de 2023

José María Barreiro Díaz
Director geral da Função Pública

ANEXO I

Epígrafes da informação classificada no expediente:
a) Dados pessoais	Informação de identificação e contacto da pessoa interessada. Os dados de identificação (nome, apelidos, NIF, data de nascimento e número de afiliação à Segurança social) da pessoa interessada não resultarão modificables, excepto nos supostos estabelecidos na legislação vigente. A informação restante poderá ser editada e actualizada pelos utentes em qualquer momento.
b) Formação	Informação relativa a títulos académicos oficiais e formação continuada da pessoa interessada.
c) Experiência profissional	Serviços prestados como pessoal empregado público na Administração geral da Junta ou entidades públicas instrumentais do sector público autonómico da Galiza (artigo 45.a) da Lofaxga) ou em qualquer outra Administração pública.
d) Actividade docente	Docencia dada pela pessoa interessada, relativa à formação continuada, formação especializada e universitária e não universitária.
e) Idiomas	Informação relativa ao grau de conhecimento da língua galega referida aos certificar oficiais acreditador dos níveis de conhecimento da língua galega (Celga) ou cursos de linguagem administrativa e jurídica galegas, assim como de outros idiomas segundo os níveis do Marco comum europeu de referência para as línguas, para os que se terão em conta os títulos susceptíveis de equivalência com os níveis MERC recolhidos na normativa aplicável., assim como de outros cursos de idiomas.
f) Actividade investigadora	Informação relativa à participação da pessoa interessada em projectos de investigação, publicações, prêmios e outras actividades relacionadas com a Administração pública, a sua escala ou, se for o caso, especialidade, tais como patentes, estâncias formativas ou a direcção de teses de doutoramento, bolsas de investigação convocadas e concedidas pelas conselharia e entes.
g) Carreira administrativa e complemento de desempenho	Informação relativa ao grau reconhecido de carreira administrativa ou complemento de desempenho da pessoa interessada.
h) Compatibilidades	Informação relativa às compatibilidades reconhecidas à pessoa interessada para actividade pública ou para actividade privada.
i) Representação do pessoal	Informação relativa à condição de representante do pessoal da pessoa interessada.
j) Outros méritos	Informação relativa a aspectos curriculares não definidos nas epígrafes precedentes.

ANEXO II

Estados da informação registada no expediente:
a) Pendente de apresentar ou tramitar	P-Pendente de apresentar ou tramitar. Informação introduzida no expediente electrónico pela pessoa interessada ou pela pessoa utente que está pendente de acreditar documentalmente mediante a apresentação da solicitude de actualização do mérito junto com a documentação acreditador, ou que foi acreditada num registro pressencial e está pendente de tramitar.
b) Em trâmite	ET-Em trâmite. Informação incluída no expediente electrónico pela pessoa interessada ou pela pessoa utente, que está pendente de tramitar.
c) Validar	V-Validar. Indica que a informação registada no expediente electrónico foi submetida ao processo de validação, com o resultado de comprovada e correcta, ou se bem que procede dos próprios sistemas de informação do organismo. Este estado implica que a informação registada figura acreditada documentalmente e, portanto, existe uma coincidência entre a informação electrónica e a documentário, depois da sua verificação pelo pessoal validador.
d) Duplicada	DPL-Duplicada. Indica que a informação ou mérito registado coincide com outro elemento idêntico já incluído previamente no expediente electrónico, qualquer que seja o estado no qual se encontre este último. A informação que figure neste estado não será valorada em nenhum dos processos formalizados pela Administração.
e) Acreditação documentário incompleta	DIZ Acreditação documentário incompleta. Informação registada no expediente profissional que não pode ser validar, por não resultar suficiente a documentação achegada pela pessoa interessada para acreditar a totalidade dos elementos do mérito registado, o que se advertirá com a especificação da causa no correspondente campo do expediente. A informação manter-se-á neste estado enquanto a pessoa interessada não presente a totalidade da documentação necessária para uma acreditação veraz e completa do mérito registado no expediente electrónico, e aquela seja revista pelo pessoal validador. A informação que figure neste estado não será valorada em nenhum dos processos formalizados pela Administração.
f) Descartada	DE-Descartada. Informação registada no expediente electrónico que não pode ser validar ao não se corresponder, num ou vários elementos, com os dados que constam na documentação achegada pela pessoa interessada para a sua acreditação e validação. A informação que se encontre neste estado não resultará computable para nenhum dos processos formalizados pela Administração autonómica.
g) Não catalogado	Informação registada no expediente electrónico que, depois de ser submetida ao correspondente processo de catalogação, não é susceptível de ser classificada dentro do expediente por não constar como um atributo definido dentro do currículo profissional. A informação que figure neste estado não será avaliable em nenhum dos processos formalizados pela Administração.

ANEXO III

Forma de acreditação dos méritos:
a) Formação académica	Acreditar-se-á, segundo o suposto, mediante original ou cópia autêntica do título expedido pelo órgão com competências na matéria, que deixe constância de cada um dos méritos invocados pela pessoa interessada e data em que foram causados. No relativo aos cursos de doutoramento, a certificação que se achegue deverá deixar constância expressa de que a pessoa aspirante realizou todos os cursos de doutoramento e indicar o programa e os créditos obtidos. No suposto de títulos obtidas no estrangeiro, achegar-se-á, junto com a cópia autêntica do título, tradução jurada deste ou equivalente e credencial de reconhecimento ou homologação do título expedido pelo órgão com competências na matéria.
b) Formação continuada	Acreditar-se-á mediante original ou cópia autêntica do certificar de assistência ao curso, no qual deverão constar o organismo ou entidade que convocou e deu a dita actividade formativa, as datas de realização, o conteúdo do curso e o número de horas e/ou créditos atribuídos.
c) Experiência profissional	A experiência profissional acreditar-se-á mediante certificação original ou cópia autêntica emitida pelas pessoas titulares das unidades que tenham atribuídas as funções de gestão de pessoal no órgão correspondente aos serviços prestados, na qual deverá constar a seguinte informação: grupo e categoria ou corpo escala e especialidade, regime jurídico de vinculação (laboral, funcionário, estatutário), tipo de vínculo (fixo, temporário), carácter da cobertura (adscrição provisória, adscrição temporária, comissão de serviços, ocupação definitiva, ocupação temporária, superior categoria, ao dispor), nível do posto, de ser o caso, data de início e fim de cada uma das vinculações, percentagem de jornada no caso de ser inferior à jornada completa.
d)Situações administrativas diferentes de serviço activo	Acreditar-se-á mediante original ou cópia autêntica emitida pelas pessoas titulares das unidades que tenham atribuídas as funções de gestão de pessoal, na qual deverá constar: modalidade de situação administrativa, data de início e fim, e de ser o caso, na alínea c) de experiência profissional deverá figurar a informação do posto reservado.
e) Actividade docente	Acreditar-se-á mediante original ou cópia autêntica da certificação do organismo ou entidade convocante, na qual deverá constar o conteúdo da actividade formativa, assim como o número de horas de docencia dadas.
f) Idiomas	Acreditar-se-á mediante original ou cópia autêntica, em que deverão constar o nível certificado e a data de emissão. Os cursos de idiomas acreditarão do modo indicado na alínea b) Formação continuada.
g) Actividade investigadora	Informação relativa à participação da pessoa interessada em projectos de investigação, publicações, prêmios e outras actividades relacionadas com a Administração pública, a sua escala ou, se for o caso, especialidade, tais como patentes, estâncias formativas ou a direcção de teses de doutoramento, acreditados mediante original ou cópia autêntica.
h) Compatibilidades	Acreditar-se-á mediante original ou cópia autêntica da resolução de compatibilidades reconhecidas à pessoa interessada para actividade pública ou para actividade privada.
i) Representação do pessoal	Acreditar-se-á mediante original ou cópia autêntica da certificação da condição de representante legal do pessoal da pessoa interessada.
j) Outros méritos	Informação relativa a aspectos curriculares não definidos nas epígrafes precedentes acreditados mediante original ou cópia autêntica.