A Lei 7/2014, do 26 de setembro, de arquivos e documentos de Galicia, determina no seu artigo 19 que os documentos de titularidade pública serán avaliados e seleccionados para determinar a súa conservación ou eliminación, de acordo co interese que presenten desde o punto de vista administrativo, xurídico, legal e histórico e os seus prazos de vixencia, acceso e conservación.
Os documentos de titularidade pública son patrimonio documental de Galicia desde a súa creación ou a súa acumulación, tal como establecen a citada Lei de arquivos e documentos de Galicia e a Lei 5/2016, do 4 de maio, do patrimonio cultural de Galicia. A xestión, a custodia e o acceso aos documentos de titularidade pública réxense polos principios desta normativa e son responsabilidade directa dos seus titulares.
A Lei de arquivos e documentos establece que non se poderá eliminar ningún documento público se antes non foi avaliado e seleccionado de acordo co procedemento que se estableza para tal fin. Con este obxectivo, o Decreto 15/2016, do 14 de xaneiro, que regula a composición do Consello de Avaliación Documental de Galicia, establece o procedemento que se deberá seguir na avaliación para a selección de documentos.
No procedemento de avaliación, regulado no título II do Decreto 15/2016, establécese que as propostas de avaliación serán sometidas a ditame do Consello de Avaliación Documental de Galicia, que elaborará as táboas de avaliación documental. Aprobadas, de ser o caso, as táboas de avaliación polo titular da consellería competente en materia de arquivos e patrimonio documental, disporá a súa publicación no Diario Oficial de Galicia, mediante un extracto, sen prexuízo de facelas públicas na páxina web da consellería.
Así mesmo, mediante a Resolución do 18 de abril de 2017, da Secretaría Xeral de Cultura, pola que se aproban e se fan públicos os criterios de avaliación para a selección, transferencia de custodia e acceso aos documentos, así como o formulario normalizado para a elaboración dos estudos de identificación e avaliación de series documentais propostos polo Consello de Avaliación Documental de Galicia na sesión do 15 de marzo de 2017 (DOG núm. 90, do 11 de maio), con carácter xeral, no ámbito da Administración autonómica, os documentos anteriores ao ano 1990 considéranse de conservación permanente e, polo tanto, non serán eliminados.
De acordo con esta normativa e procedemento, as series documentais que se mencionan nesta orde foron presentadas ao Consello de Avaliación Documental de Galicia que, na súa sesión do 13 de xullo de 2021, emitiu o seu ditame a través das táboas de avaliación documental elevadas para a súa aprobación polo titular da consellería competente en materia de arquivos e patrimonio documental.
Para estes efectos, no exercicio das facultades que me confire o artigo 34 da Lei 1/1983, do 22 de febreiro, reguladora da Xunta e do seu presidente, modificada parcialmente pola Lei 11/1988, do 20 de outubro, e de conformidade co disposto na Lei 7/2014, do 26 de setembro, de arquivos e documentos de Galicia, así como as normas de desenvolvemento,
RESOLVO:
Primeiro. Aprobar as táboas de avaliación documental cuxos extractos se recollen no anexo a esta resolución e que corresponden ás seguintes series documentais, procedentes da Administración autonómica, ditaminadas polo Consello de Avaliación Documental de Galicia na súa sesión do 13 de xullo de 2021:
– Administración autonómica:
AA5110: expedientes sancionadores en materia de transportes por estradas. Revisión do estudo de avaliación.
AA1302: expedientes de recoñecemento de pensión non contributiva.
AA269: expedientes dos concursos de traslados do persoal docente de educación infantil e primaria.
AA484: expedientes de probas selectivas do persoal docente de ensino infantil e primaria.
AA485: expedientes de formación e xestión das listaxes de substitución ou interinidade de profesorado de ensino infantil e primaria.
AA279: expedientes de subvención a corporacións locais e entidades sen ánimo de lucro para a realización de actividades de alfabetización e educación básica de adultos.
AA1879: expedientes de axudas ao alumnado de niveis non universitarios para a adquisición dun ordenador persoal.
AA5516: expedientes de inscrición/modificación/baixa no Rexistro de Contratistas.
AA705: expedientes de adxudicación de prazas nas escolas infantís.
– Universidades galegas.
U011: expedientes de programas de mobilidade internacional de persoal da universidade.
U012: expedientes de enquisas de avaliación da actividade docente por parte do alumnado.
Segundo. Ordenar a publicación das táboas de avaliación documental das mencionadas series, mediante un extracto, no Diario Oficial de Galicia.
Esta orde terá eficacia desde o día seguinte ao da súa publicación no Diario Oficial de Galicia.
Terceiro. Contra este acto, que esgota a vía administrativa, as persoas interesadas poderán interpoñer recurso potestativo de reposición ante o mesmo órgano que o ditou, no prazo dun mes contado a partir do día seguinte ao da súa publicación no Diario Oficial de Galicia, de conformidade co establecido na Lei 39/2015, do 1 de outubro, do procedemento administrativo común das administracións públicas, ou poderán impugnalo ante o órgano competente da orde xurisdicional contencioso-administrativa, no prazo de dous meses contados desde a mesma data, segundo o establecido na Lei 29/1998, do 13 de xullo, reguladora da xurisdición contencioso-administrativa.
Santiago de Compostela, 20 de agosto de 2021
Román Rodríguez González
Conselleiro de Cultura, Educación e Universidade
ANEXO I
Extractos das táboas de avaliación de series documentais
– Táboa: T0046.
Revisión do estudo de avaliación da serie AA5110: expedientes sancionadores en materia de transportes por estradas: 1992-2020 (aprobado na sesión do 4 de decembro de 2020. Táboa T046 DOG núm. 38, do 25 de febreiro de 2021). A revisión que se somete ao Consello amplía as datas extremas do período estudado desde 1982: 1982-2020.
– Táboa: T0064.
Código da serie: AA1302.
Denominación: expedientes de recoñecemento de pensión non contributiva (PNC).
Procedencia: Benestar Social. Acción Social.
Datas extremas da serie: 1991 (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1991-2020.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 13 de xullo de 2021.
Acceso restrinxido: os documentos que conteñen datos persoais que poidan afectar a seguridade, honra, saúde, intimidade ou imaxe das persoas e, en todo caso, os supostos de violencia de xénero, poderán ser obxecto de consulta pública se media consentimento das persoas afectadas, ou logo de que transcorran 25 anos desde a súa morte ou, se non se coñece a data do pasamento, 50 anos desde a produción do documento.
Transferencias:
• Arquivo central ao ano seguinte da finalización do expediente.
• Arquivo intermedio aos 5 anos da finalización do expediente.
• Arquivo histórico aos 10 anos da finalización do expediente.
Selección:
• Eliminación parcial de 1991 a 2004. Mostraxe aleatoria do 10% anual.
• Posibilidade de elliminación total a partir de 2005. Mostraxe de 6 expedientes por ano: 3 PNC por xubilación e 3 PNC por discapacidade.
– Táboa: T0065.
Código da serie: AA269.
Denominación: expedientes dos concursos de traslados do persoal docente de educación infantil e primaria.
Procedencia: Educación. Educación non universitaria.
Datas extremas da serie: 1982 (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1982-2020.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 13 de xullo de 2021.
Acceso restrinxido: 30 anos.
Transferencias:
• Arquivo central ao ano de finalización do procedemento.
• Arquivo intermedio aos 5 anos da finalización do procedemento.
• Arquivo histórico aos 10 anos da finalización do procedemento.
Selección:
Eliminación parcial: posibilidade de eliminación, aos cinco anos da finalización do procedemento, das instancias, documentos probatorios dos méritos alegados, reclamacións e renuncias, así como as notificacións aos participantes no procedemento e documentos de mero trámite aos 5 anos da toma de posesión dos destinos adxudicados. Conservarase o resto da documentación.
Mostraxe: conservarase unha mostra aleatoria de cinco expedientes de solicitude de participación nos concursos de traslados por cada convocatoria.
– Táboa: T0066.
Código da serie: AA484.
Denominación: expedientes de probas selectivas do persoal docente de ensino infantil e primaria.
Procedencia: Educación. Educación non universitaria.
Datas extremas da serie: 1983 (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1983-2020.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 13 de xullo de 2021.
Acceso restrinxido: 30 anos.
Transferencias:
• Arquivo central ao ano de finalización do procedemento.
• Arquivo intermedio aos 5 anos da finalización do procedemento.
• Arquivo histórico aos 15 anos da finalización do procedemento.
Selección:
Eliminación parcial: posibilidade de eliminación da parte individual dos expedientes das persoas aspirantes suspensas ou excluídas aos cinco anos de finalización do procedemento. Conservarase o resto da documentación incluíndo os modelos de exames coas súas respectivas solucións.
Mostraxe: conservarase unha mostra aleatoria de cinco expedientes de solicitude de participación no proceso selectivo por cada convocatoria.
– Táboa: T0067.
Código da serie: AA485.
Denominación: expedientes de formación e xestión das listaxes de substitución ou interinidade de profesorado de ensino infantil e primaria.
Procedencia: Educación. Educación non universitaria.
Datas extremas da serie: 1988 (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1988-2020.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 13 de xullo de 2021.
Acceso restrinxido: 30 anos.
Transferencias:
• Arquivo central ao ano da publicación das listaxes definitivas de puntuacións dos solicitantes.
• Arquivo intermedio aos 5 anos da publicación das listaxes definitivas de puntuacións dos solicitantes.
• Arquivo histórico aos 15 anos da publicación das listaxes definitivas de puntuacións dos solicitantes.
Selección:
Eliminación parcial: posibilidade de eliminación da parte individual dos expedientes dos inscritos nas listaxes aos cinco anos a partir da data da publicación da resolución de puntuación definitiva. Conservarase o resto da documentación.
Mostraxe: conservaranse cinco solicitudes por ano de convocatoria.
– Táboa: T0068.
Código da serie: AA279.
Denominación: expedientes de subvención a corporacións locais e entidades sen ánimo de lucro para a realización de actividades de alfabetización e educación básica de adultos.
Procedencia: Educación. Educación non universitaria.
Datas extremas da serie: 1990-2012.
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1990-2012.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 13 de xullo de 2021.
Acceso restrinxido: 30 anos.
Transferencias:
• Arquivo central ao ano da finalización do procedemento.
• Arquivo intermedio aos 5 anos da finalización do procedemento.
• Arquivo histórico aos 15 anos da finalización do procedemento.
Selección:
Eliminación parcial: conservación das convocatorias, resolucións de concesión e pagamento, así como das memorias xustificativas das actividades realizadas e do alumnado participante. Posibilidade de eliminación do resto da documentación aos cinco anos da finalización do procedemento.
Mostraxe: conservaranse aleatoriamente 5 expedientes de solicitudes subvencionadas por cada convocatoria.
– Táboa: T0069.
Código da serie: AA1879.
Denominación: expedientes de axudas ao alumnado de niveis non universitarios para a adquisición dun ordenador persoal.
Procedencia: Educación. Educación non universitaria.
Datas extremas da serie: 2006-2008.
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 2006-2008.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 13 de xullo de 2021.
Acceso restrinxido: 30 anos.
Transferencias:
• Arquivo central ao ano da finalización do procedemento.
• Arquivo intermedio aos 8 anos da finalización do procedemento.
• Arquivo histórico aos 15 anos da finalización do procedemento.
Selección:
Eliminación parcial: conservación das convocatorias, resolucións de concesión e pagamento (coas correspondentes listaxes de persoas beneficiarias). Posibilidade de eliminación do resto da documentación aos oito anos da finalización do procedemento.
Mostraxe: conservaranse aleatoriamente 5 expedientes de solicitude por cada convocatoria.
– Táboa: T0070.
Código da serie: AA5516.
Denominación: expedientes de inscrición/modificación/baixa no Rexistro Xeral de Contratistas.
Procedencia: Administración xeral. Servizos comúns.
Datas extremas da serie: 1995 (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1995-2021.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 13 de xullo de 2021.
Acceso restrinxido: 30 anos.
Transferencias:
• Arquivo central ao ano desde a notificación da baixa/denegación da inscrición.
• Arquivo intermedio aos 5 anos desde a notificación da baixa/denegación da inscrición.
• Arquivo histórico aos 10 anos desde a notificación da baixa/denegación da inscrición.
Selección:
Eliminación parcial. Documentos anteriores a 1990: selección para conservación. Expedientes de solicitudes de inscrición denegadas e dadas de baixa: posibilidade de eliminación total aos 5 anos. O resto de documentación con vixencia administrativa será conservada mentres dure a dita vixencia.
Mostraxe: conservaranse aleatoriamente 5 expedientes por ano, incluíndo nesta cifra a suma das inscricións denegadas e as dadas de baixa.
– Táboa: T0071.
Código da serie: AA705.
Denominación: expedientes de adxudicación de prazas nas escolas infantís.
Procedencia: Benestar social. Acción social.
Datas extremas da serie: 1985 (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1985-2020.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 13 de xullo de 2021.
Acceso restrinxido: 50 anos.
Transferencias:
• Arquivo central aos 2 anos da finalización do procedemento.
• Arquivo intermedio aos 5 anos da finalización do procedemento.
• Arquivo histórico aos 15 anos da finalización do procedemento.
Selección:
Eliminación parcial: documentos anteriores a 1990: conservación permanente. Documentos desde 1990: posibilidade de eliminación total aos 5 anos de finalización do procedemento das solicitudes de adxudicación de prazas e resto de documentos de mero trámite. O resto da documentación (principalmente convocatorias, actas, acordos e resolucións) será de conservación permanente.
Mostraxe: conservaranse aleatoriamente 5 solicitudes por cada convocatoria.
– Táboa: T0072.
Código da serie: U011.
Denominación: expedientes de programas de mobilidade internacional de persoal da universidade.
Procedencia: universidades.
Datas extremas da serie: 1997 (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1997-2020.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 13 de xullo de 2021.
Acceso restrinxido: 30 anos. Os documentos que conteñen datos persoais que poidan afectar a seguridade, honra, saúde, intimidade ou imaxe das persoas e, en todo caso, os supostos de violencia de xénero, poderán ser obxecto de consulta pública se media consentimento das persoas afectadas, ou logo de que transcorran vinte e cinco anos desde a súa morte ou, se non se coñece a data do pasamento, cincuenta anos desde a produción do documento.
Transferencias:
• Arquivo de xestión ao ano da finalización do procedemento.
• Centro de Documentación e Arquivo da UDC (CEDAR) aos 8 anos da finalización do procedemento.
Selección:
Eliminación parcial: posibilidade de eliminación aos 8 anos da seguinte documentación:
• Documentación dos cursos de linguas.
• Documentación acreditativa do CV e dos distintos seguros.
• Documentación acreditativa dos gastos.
• Altas de contas bancarias.
Conservación permanente do resto da documentación.
– Táboa: T0073.
Código da serie: U012.
Denominación: expedientes de enquisas de avaliación da actividade docente por parte do alumnado.
Procedencia: universidades.
Datas extremas da serie: 1992 (serie aberta).
Datas extremas da fracción de serie avaliada: 1992-2020.
Ditame do Consello de Avaliación Documental na sesión do 13 de xullo de 2021.
Acceso restrinxido: 30 anos. Os documentos que conteñen datos persoais que poidan afectar a seguridade, honra, saúde, intimidade ou imaxe das persoas e, en todo caso, os supostos de violencia de xénero, poderán ser obxecto de consulta pública se media consentimento das persoas afectadas, ou logo de que transcorran vinte e cinco anos desde a súa morte ou, se non se coñece a data do pasamento, cincuenta anos desde a produción do documento.
Transferencias:
• Arquivo intermedio/histórico aos 5 anos da finalización do procedemento.
Selección:
Eliminación parcial: posibilidade de eliminación aos 5 anos da finalización do proceso de: cuestionarios cubertos polo alumnado e documentación de trámite. Conservación permanente de: informes; reclamacións e respostas ás reclamacións; datos existentes na base de datos de resultados das enquisas e documentos de planificación do proceso.
Mostraxe: conservaranse 5 exemplares de cuestionarios por cuadrimestre de cada curso académico.
