La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, estableció para los/las empleados/as públicos/as la obligación de relacionarse con las administraciones públicas mediante medios electrónicos para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado/a público/a, en la forma que determine reglamentariamente cada Administración.

A su vez, el artículo 53.1.d) prescribe que las personas interesadas en el procedimiento administrativo tienen derecho a no presentar datos y documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate, que ya se encuentren en poder de las administraciones públicas o que hubiesen sido elaborados por ellas.

En el ámbito de la Comunidad Autónoma de Galicia, la Ley 4/2019, de 17 de julio, de administración digital de Galicia, dota al ordenamiento jurídico autonómico de una regulación única que sistematiza en un único cuerpo toda la regulación relativa a las relaciones digitales ad extra y ad intra en el sector público autonómico de Galicia, los derechos de las personas en sus relaciones digitales y que promueve un régimen jurídico nuevo en la administración digital del sector público autonómico de Galicia según las prescripciones establecidas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, y en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público. En este sentido, los procedimientos y los servicios digitales que se implanten deberán respetar el principio de «solo una vez» con la finalidad de garantizar que la misma información se facilite una sola vez y, además, la Administración deberá impulsar la introducción en la gestión pública de nuevas herramientas, servicios y procesos de prestación de la actividad para su personal empleado público.

En lo que respecta a la relación del personal docente con la Administración y, concretamente, con esta consellería, son numerosos los procedimientos administrativos en los que el personal docente puede participar como persona interesada: procesos de provisión de puestos, de selección de personal, de habilitación de especialidad, entre otros. Por esta razón, es obligado proceder a la regulación del expediente del personal docente con la finalidad de garantizar que el profesorado disponga de una herramienta digital que le permita no solo relacionarse electrónicamente con la Administración, sino también presentar una sola vez la documentación necesaria para los distintos procedimientos en los que participe.

En consecuencia, procede regular el contenido, uso y acceso al expediente del personal docente que imparte las enseñanzas reguladas en la Ley orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de educación, en centros dependientes de la Consellería de Cultura, Educación y Universidad, por lo que esta consellería

RESUELVE:

Artículo 1. Objeto

La presente orden tiene por objeto regular el contenido, uso, acceso y efectos de los datos almacenados de forma electrónica en el expediente administrativo del personal funcionario de los cuerpos docentes y del personal laboral docente que imparte las enseñanzas reguladas en la Ley orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de educación, en centros dependientes de la Consellería de Cultura, Educación y Universidad (código de procedimiento ED011A).

Artículo 2. Ámbito de aplicación

La presente orden será de aplicación al personal funcionario de los cuerpos docentes y al personal laboral docente que imparte las enseñanzas reguladas en la Ley orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de educación, en centros dependientes de la Consellería de Cultura, Educación y Universidad.

Artículo 3. Expediente administrativo

3.1. El expediente administrativo integrará todos los datos personales, académicos y profesionales del personal docente incluido en el ámbito de aplicación de esta orden en un soporte electrónico que permitirá la gestión integral del expediente, así como la configuración de un sistema de información corporativo para la gestión del personal docente por los órganos directivos de la consellería competente en materia de educación.

3.2. El personal incluido en el ámbito de aplicación de esta orden podrá acceder a su expediente personal en la dirección www.edu.xunta.gal/datospersoais para su consulta, modificación, actualización, así como para todos aquellos trámites que sea preciso realizar para la participación en los procedimientos administrativos que se determine.

Artículo 4. Tipos de datos y tratamiento

4.1. El expediente del personal docente incluirá datos tanto identificativos como de características personales, así como académicos o profesionales, y cualquier otro dato que se considere necesario para la gestión de los procedimientos del personal docente.

4.2. Los datos de carácter personal serán los necesarios para las comunicaciones que se deban realizar en los diferentes procedimientos relativos a la gestión de los recursos humanos, así como los datos bancarios para el pago de las retribuciones.

4.3. Los datos de tipo académico o profesional y cualquier otro dato necesario para la gestión de los procedimientos del personal docente serán los precisos para la valoración de los conocimientos y experiencia de la persona. Estos datos se emplearán en la tramitación y valoración de requisitos y méritos en los correspondientes procesos de selección de personal, provisión de puestos de trabajo, procesos de desarrollo profesional, así como aquellos otros que sea necesarios para la gestión del personal docente.

4.4. Asimismo, se incorporará al expediente la información generada en los sistemas informáticos de gestión de personal que se correspondan con otro tipo de procedimientos que se puedan realizar a través de cualquier plataforma de tramitación del personal objeto de aplicación de esta orden, o cualquier otro proceso que la conselleríla competente en materia de educación considere incluir en el ejercicio de sus competencias de gestión y ordenación del personal.

4.5. Los datos anteriormente mencionados se podrán emplear en todos los procedimientos en los que intervenga la persona interesada y que los órganos directivos de la conselleríla competente en materia de educación consideren oportunos, independientemente de su finalidad inicial, siempre que sea necesario para el cumplimiento de las obligaciones y el ejercicio de los derechos en el ámbito del mantenimiento, cumplimiento y desarrollo de la relación laboral o administrativa que vincula al personal con la Administración educativa.

Artículo 5. Contenido del expediente administrativo

5.1. Los datos contenidos en el expediente administrativo se clasificarán en las siguientes categorías:

a) Datos personales:

– Datos identificativos del personal docente: DNI/NIE y nombre y apellidos.

– Datos de características personales: sexo, fecha de nacimiento; país, ayuntamiento y lugar de nacimiento, y país de nacionalidad.

– Datos correspondientes a su dirección particular y a los dispositivos móviles y cuentas de correo electrónico mediante los que se formularán las comunicaciones ordinarias con el personal docente, con independencia que para cada procedimiento las comunicaciones deberán realizarse de la manera que para cada uno de ellos se establezca como válido.

– Datos bancarios para el pago de las retribuciones.

b) Datos profesionales:

– Cuerpos.

– Especialidades.

– Destinos.

– Situaciones administrativas.

– Cargos directivos.

– Cargos no directivos.

– Cargos no docentes.

– Participación en tribunales de oposición y comisiones de selección en los procedimientos de selección de personal docente en etapas no universitarias.

– Tutorías y otras funciones.

c) Datos académicos:

– Formación recibida.

– Formación impartida.

– Titulaciones.

– Lenguas.

– Publicaciones y méritos artísticos.

– Otros méritos.

5.2. La consellería competente en materia de educación incluirá en el expediente administrativo todos aquellos datos profesionales del personal docente que presta servicios para la propia consellería, los datos personales de los que disponga por haber sido facilitados por dicho personal mediante su participación en los diferentes procedimientos administrativos cuya gestión le corresponde, así como aquellos datos académicos que posea la consellería por ser de su competencia.

5.3. Los datos distintos de los referidos en el párrafo anterior que el personal docente alegue en el expediente administrativo requerirán, para su incorporación, de la validación del personal funcionario de la consellería competente en materia de educación que se designe.

Artículo 6. Gestión del expediente administrativo

6.1. La elaboración, desarrollo, dirección, gestión y seguimiento de los expedientes del personal docente corresponderá a la persona titular del órgano superior o de dirección con competencia en materia de centros y recursos humanos, sin perjuicio de las atribuciones que corresponden al órgano superior o de dirección con competencia en materia de educación y formación profesional en lo relativo a las competencias de reconocimiento, certificación y registro de las actividades de formación del profesorado y a las propias de las jefaturas territoriales.

6.2. La persona titular del órgano superior o de dirección con competencia en materia de centros y recursos humanos designará a personal funcionario específico para realizar las tareas de validación de la documentación presentada por el personal docente para su incorporación al expediente, conforme a los procedimientos específicos establecidos para tales fines, excepto en lo relativo a la documentación de actividades de formación que sean susceptibles de reconocimiento y certificación, para lo cual se designará a personal funcionario de validación específico de la unidad correspondiente. A estos efectos, el personal funcionario de validación será el encargado de la verificación de dicha documentación mediante la comprobación de la validez y acreditación documental suficiente de la documentación alegada por el personal docente, así como de la posterior incorporación al expediente docente que corresponda.

6.3. La información contenida en el expediente del personal docente estará accesible:

a) Al propio personal docente, en lo que se refiere a su expediente personal, mediante el acceso a la dirección web www.edu.xunta.gal/datospersoais, para lo cual precisará de cuenta de correo electrónico @edu.xunta.gal o cualquiera de los mecanismos de identificación y firma admitidos por la sede electrónica de la Xunta de Galicia, incluido el sistema de usuario y clave Chave365 (https://sede.xunta.gal/chave365).

b) Al personal encargado de la gestión de recursos humanos en materia de educación, a través de sus propias aplicaciones informáticas de gestión.

c) Al personal funcionario de validación, para la verificación de la documentación presentada y posterior incorporación al expediente del personal docente.

d) Al personal que tenga atribuidas competencias sobre el personal comprendido en el ámbito de aplicación del artículo 2 y que necesite acceso a la información para ejercer dichas competencias.

Artículo 7. Solicitudes de actualización y/o modificación del expediente

7.1. Las solicitudes (anexo I) se presentarán obligatoriamente por medios electrónicos a través del formulario normalizado accesible en la sede electrónica de la Xunta de Galicia https://sede.xunta.gal

Las solicitudes también podrán cumplimentarse en la página web http://www.edu.xunta.gal/datospersoais y se presentarán obligatoriamente por medios electrónicos en la sede electrónica de la Xunta de Galicia https://sede.xunta.gal

De conformidad con el artículo 68.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, si alguna de las personas interesadas presenta su solicitud presencialmente, se le requerirá para que la enmiende a través de su presentación electrónica. A estos efectos, se considerará fecha de presentación de la solicitud aquella en la que haya sido realizada la enmienda.

Para la presentación de las solicitudes podrá emplearse cualquiera de los mecanismos de identificación y firma admitidos por la sede electrónica de la Xunta de Galicia, incluido el sistema de usuario y clave Chave365 (https://sede.xunta.gal/chave365).

En el caso de presentar más de una solicitud del mismo tipo, solamente se admitirá la última presentada en la sede electrónica de la Xunta de Galicia.

7.2. Documentación complementaria.

7.2.1. Las personas interesadas deberán presentar con la solicitud (anexo I) la siguiente documentación:

a) Alegaciones correspondientes a la categoría de datos profesionales: cuerpos.

– Título administrativo o diligencia de toma de posesión como personal funcionario de carrera.

b) Alegaciones correspondientes a la categoría de datos profesionales: especialidades.

– Credencial de adquisición de la nueva especialidad expedida por la Administración educativa competente.

c) Alegaciones correspondientes a la categoría de datos profesionales: destinos.

– Diligencias expedidas por la Administración educativa competente de las distintas tomas de posesión y ceses.

d) Alegaciones correspondientes a la categoría de datos profesionales: situaciones administrativas.

– Diligencias de concesión y cese de la situación administrativa.

e) Alegaciones correspondientes a la categoría de datos profesionales: cargos directivos, cargos no directivos, cargos no docentes, tutorías y otras funciones docentes.

– Diligencias de toma de posesión y cese en el cargo directivo, cargo no directivo, cargo no docente, tutoría u otra función docente.

f) Alegaciones relativas a la categoría de datos profesionales: participación en tribunales de oposición y comisiones de selección en los procedimientos de selección de personal docente en etapas no universitarias.

– Certificado expedido por el órgano de la Administración educativa convocante que custodie los actas de los tribunales de los procedimientos selectivos o acta de constitución del tribunal correspondiente.

g) Alegaciones correspondientes a la categoría de datos académicos: formación recibida y formación impartida.

– Certificado de las actividades de formación, expedido por la entidad organizadora, en que consten de modo expreso la fecha de inicio y finalización, el número de horas de duración o de impartición de la actividad, la modalidad de la acción formativa, la forma de participación: presencial, en red o mixta, y la programación de estas.

h) Alegaciones correspondientes a la categoría de datos académicos: titulaciones.

– Título o certificación del pago de los derechos de expedición del título o certificado supletorio de la titulación o certificación académica oficial en la que conste haber finalizado los estudios y la correspondiente verificación del depósito del título.

i) Alegaciones correspondientes a la categoría de datos académicos: lenguas.

– Certificado de acreditación de competencia lingüística de la lengua extranjera según el Marco común europeo de referencia para las lenguas (MCER).

j) Alegaciones correspondientes a la categoría de datos académicos: publicaciones y méritos artísticos.

1. Libros: portada y contraportada del libro, certificado de la editorial donde consten el título del libro, personas autoras, ISBN, depósito legal y fecha de la primera edición, número de ejemplares y que la difusión de estos fue en librerías comerciales.

En relación con los libros editados por administraciones públicas y universidades (públicas-privadas) que no se hubiesen difundido en librerías comerciales: portada y contraportada del libro, título del libro, personas autoras, fecha de la primera edición, número de ejemplares, los centros de difusión (centros educativos, centros de docentes, instituciones culturales, etc.).

Para el caso de que la editorial o asociación hubiese desaparecido, los datos requeridos en este certificado habrán de justificarse por cualquier medio de prueba admisible en derecho.

2. Revistas: portada y contraportada de la revista, certificado en el que consten el número de ejemplares, lugares de distribución y venta, asociación científica o didáctica, legalmente constituida, a la que pertenece la revista, título de la publicación, personas autoras, ISSN o ISMN, depósito legal y fecha de edición.

En relación con las revistas editadas por administraciones públicas y universidades (públicas-privadas) que no se hubiesen difundido en establecimientos comerciales: certificado donde consten el título de la revista, personas autoras, fecha de la primera edición, número de ejemplares, los centros de difusión (centros educativos, centros de docentes, instituciones culturales, etc.).

Para el caso de publicaciones solamente en formato electrónico, se presentará un informe en el que el organismo emisor certifique que la publicación aparece en la correspondiente base de datos bibliográfica. En este documento se indicarán la base de datos, el título de la publicación, las personas autoras, el año y la URL.

3. Exposiciones: programas donde consten la participación de la persona interesada y certificación de la entidad organizadora.

4. Premios: certificado de la entidad que emite el premio, donde conste/n el/los nombre/s de la/las persona/s premiada/s, su ámbito y la categoría del premio.

5. Composiciones: certificado o documento acreditativo en el que figuren que es la persona autora y el depósito legal de esta.

6. Grabaciones: certificado o documento acreditativo en el que figuren que es la persona autora o intérprete y el depósito legal de esta.

7. Conciertos: programas donde consten la participación de la persona interesada y certificación de la entidad organizadora, donde consten la realización del concierto y la participación como persona directora, solista o solista con orquesta/grupo.

k) Otros méritos: la acreditación justificativa del mérito correspondiente, expedida por las entidades convocantes, o, en su caso, acreditación justificada de haber participado en los proyectos de investigación o innovación expedidos por la Administración educativa correspondiente.

7.2.2. De conformidad con el artículo 28.3 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas, no será necesario presentar los documentos que hubiesen sido presentados anteriormente por la persona interesada y que ya consten en el expediente del personal docente.

7.2.3. La documentación complementaria deberá presentarse electrónicamente.

Si alguna de las personas interesadas presenta la documentación complementaria presencialmente, se le requerirá para que la enmiende a través de su presentación electrónica. A estos efectos, se considerará fecha de presentación aquella en la que haya sido realizada la enmienda.

Las personas interesadas se responsabilizarán de la veracidad de los documentos que presenten. Excepcionalmente, cuando la relevancia del documento en el procedimiento lo exija o existan dudas derivadas de la calidad de la copia, la Administración podrá solicitar de manera motivada el cotejo de las copias presentadas por la persona interesada, para lo cual podrá requerir la exhibición del documento o de la información original.

7.2.4. Siempre que se realice la presentación de documentos separadamente de la solicitud, se deberán indicar el código y el órgano responsable del procedimiento, el número de registro de entrada de la solicitud y el número de expediente, si se dispone de él.

7.3. Comprobación de datos.

7.3.1. Para la tramitación de este procedimiento se consultarán automáticamente los datos incluidos en los siguientes documentos en poder de la Administración actuante o elaborados por las administraciones públicas, excepto que la persona interesada se oponga a su consulta:

a) DNI/NIE de la persona solicitante o representante.

b) Títulos oficiales universitarios que consten en el Registro Central del Ministerio de Educación, excepto en el caso de las personas que posean una titulación de maestro o grado de maestro con una especialidad o mención distinta de la de Primaria, las titulaciones de licenciatura o ingeniería en las que exista una especialidad, la licenciatura en Filosofía y Letras o en Filosofía y Ciencias de la Educación que posean una sección y/o subsección determinada, la licenciatura en Filología, licenciatura en Traducción e Interpretación o el grado en el ámbito de una lengua extranjera.

c) Títulos oficiales no universitarios que consten en el Registro Central del Ministerio de Educación.

7.3.2. En caso de que las personas interesadas se opongan a esta consulta, deberán indicarlo en la casilla correspondiente habilitada en el formulario correspondiente y presentar los documentos.

7.3.3. Excepcionalmente, en caso de que alguna circunstancia imposibilitara la obtención de los citados datos, se podrá solicitar a las personas interesadas la presentación de los documentos correspondientes.

Artículo 8. Plazo de presentación de solicitudes

El personal docente podrá presentar, durante todo el año, las solicitudes de actualización y/o modificación del expediente personal, relativas únicamente a las actividades de formación susceptibles de ser reconocidas y certificadas conforme a lo establecido en la Orden de 14 de mayo de 2013 por la que se regulan la convocatoria, el reconocimiento, la certificación y el registro de las actividades de formación permanente del profesorado en Galicia, excepto en los períodos establecidos en cada curso académico para el plazo de presentación de solicitudes del concurso general de traslados o concursos específicos, en los que únicamente será el personal docente concursante el que podrá solicitar la actualización y/o modificación de cualquier categoría de datos del expediente.

Artículo 9. Notificaciones

9.1. Las notificaciones de resoluciones y actos administrativos se practicarán solo por medios electrónicos, en los términos previstos en la normativa reguladora del procedimiento administrativo común.

9.2. De conformidad con el artículo 45.2 de la Ley 4/2019, de 17 de julio, de administración digital de Galicia, las notificaciones electrónicas se practicarán mediante la comparecencia en la sede electrónica de la Xunta de Galicia y a través del Sistema de notificaciones electrónicas de Galicia-Notifica.gal.

Este sistema remitirá a las personas interesadas avisos de la puesta a disposición de las notificaciones a la cuenta de correo y/o teléfono móvil que consten en la solicitud. Estos avisos no tendrán, en ningún caso, efectos de notificación practicada y su falta no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida.

9.3. De conformidad con el artículo 47 de la Ley 4/2019, de 17 de julio, de administración digital de Galicia, las personas interesadas deberán crear y mantener su dirección electrónica habilitada única a través del Sistema de notificación electrónica de Galicia-Notifica.gal, para todos los procedimientos administrativos tramitados por la Administración general y las entidades instrumentales del sector público autonómico. En todo caso, la Administración general y las entidades del sector público autonómico de Galicia podrán, de oficio, crear la indicada dirección, a efectos de asegurar el cumplimiento por las personas interesadas de su obligación de relacionarse por medios electrónicos.

9.4. Las notificaciones se entenderán practicadas en el momento en el que se produzca el acceso a su contenido, entendiéndose rechazadas cuando hayan transcurrido diez días naturales desde la puesta a disposición de la notificación sin que se acceda a su contenido.

9.5. Si el envío de la notificación electrónica no fuera posible por problemas técnicos, se practicará la notificación por los medios previstos en la normativa reguladora del procedimiento administrativo común.

Artículo 10. Trámites administrativos posteriores a la presentación de solicitudes

Todos los trámites administrativos que las personas interesadas deban realizar tras la presentación de la solicitud deberán ser efectuados electrónicamente accediendo a la Carpeta ciudadana de la persona interesada, disponible en la sede electrónica de la Xunta de Galicia.

Disposición adicional primera. Recursos

Contra esta orden puede interponerse recurso contencioso-administrativo, ante la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia de Galicia, en el plazo de dos meses, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley 29/1998, de 13 de julio, reguladora de la jurisdicción contencioso-administrativa.

Disposición adicional segunda. Actualización de los modelos normalizados

De conformidad con la disposición adicional sexta de la Ley 4/2019, de 17 de julio, de administración digital de Galicia, el/los modelo/s normalizado/s aplicable/s en la tramitación del/de los procedimiento/s regulado/s en esta disposición podrá/n ser actualizado/s a fin de mantenerlo/s adaptado/s a la normativa vigente. A estos efectos, será suficiente la publicación del/de los modelo/s actualizado/s en la sede electrónica de la Xunta de Galicia, donde estará/n permanentemente accesible/s para todas las personas interesadas, sin que sea necesaria una nueva publicación en el Diario Oficial de Galicia.

Disposición adicional tercera. Plazo extraordinario para el personal docente dependiente de otra Administración educativa que obtiene plaza en el concurso general de traslados en la Comunidad Autónoma de Galicia

El personal docente dependiente de otra Administración educativa que obtiene plaza en el concurso general de traslados en la Comunidad Autónoma de Galicia podrá solicitar la actualización del expediente personal en el plazo extraordinario que se publicará en el portal de la consellería competente en materia de educación www.edu.xunta.gal en los cursos académicos en que el concurso general de traslados sea a nivel estatal.

Disposición final primera. Autorización de desarrollo

Se autoriza a la persona titular del órgano superior o de dirección con competencia en materia de centros y recursos humanos a dictar las disposiciones que sean necesarias para la ejecución y desarrollo de esta orden.

Disposición final segunda. Entrada en vigor

La presente orden entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de Galicia.

Santiago de Compostela, 2 de junio de 2021

Román Rodríguez González
Conselleiro de Cultura, Educación y Universidad