I

O Sistema de Arquivos da Galiza, dirigido e coordenado pela conselharia com competências em matéria de arquivos e património documentário, tem o Conselho de Arquivos da Galiza como um dos órgãos assessores. Este conselho é o órgão em que estarão representados os arquivos das instituições que integram o Sistema de Arquivos da Galiza e cujas funções incidem na política de arquivos e na protecção do património documentário.

Galiza assumiu no seu Estatuto de autonomia, através do disposto no artigo 27.18, a competência exclusiva em matéria de património histórico, artístico, arquitectónico, arqueológico, de interesse da Galiza, sem prejuízo do que dispõe o artigo 149.1.28 da Constituição; de arquivos, bibliotecas e museus de interesse para a Comunidade Autónoma e que não sejam de titularidade estatal.

O Real decreto 2434/1982, de 24 de julho, fixo efectivo o trespasse de funções e serviços do Estado à Comunidade Autónoma da Galiza em matéria de cultura e, portanto, de arquivos.

O artigo 149.1.28ª da Constituição espanhola reserva-lhe ao Estado a competência exclusiva em matéria de arquivos de titularidade estatal, sem prejuízo da sua gestão por parte das comunidades autónomas. De acordo com esta previsão, no ano 1989 assinou-se o convénio de gestão de arquivos de titularidade estatal entre o Ministério de Cultura e a Comunidade Autónoma, que foi complementado com o Real decreto 1531/1989, de 15 de dezembro, sobre ampliação dos meios pessoais e orçamentais traspassados na matéria.

II

A Lei 8/1995, de 30 de outubro, do património cultural da Galiza, foi a primeira norma galega com categoria de lei que lhes dedicou uma atenção singular aos arquivos e ao património documentário. Esta lei assentou conceitos básicos como o de património documentário ou o de sistema de arquivos e teve a virtude de inserir estes bens na estrutura de protecção elaborada com carácter geral para todo o património cultural da Galiza.

Até a entrada em vigor da dita lei, a normativa própria em matéria de arquivos e património documentário abordou-se através de diferentes normas de categoria regulamentar, e é fundamental o papel desenvolvido pelo Decreto 307/1989, de 23 de novembro, pelo que se regula o sistema de arquivos e o património documentário da Galiza. Este decreto, ditado em substituição do Decreto 414/1986, de 18 de dezembro, pelo que se regulava o sistema público de arquivos da Comunidade, supôs a primeira aproximação normativa a conceitos fundamentais como o de arquivos e o de património documentário da Galiza, ao tempo que permitiu delimitar as noções de sistema e redes de arquivos da Comunidade.

O Decreto 207/2010, de 10 de dezembro, pelo que se acredite o Arquivo da Galiza, e o Decreto 219/2011, de 17 de dezembro, pelo que se fixam os preços públicos e as normas dos serviços de reprodução prestados nos arquivos geridos pela Xunta de Galicia, completam a normativa autonómica na matéria.

No âmbito da Administração electrónica, a Lei 11/2007, de 22 de junho, de acesso electrónico dos cidadãos aos serviços públicos, promove a utilização das novas tecnologias na gestão documentário das administrações, que redunda na melhora no seu funcionamento, na proximidade com o cidadão, na transparência administrativa e na garantia jurídica. Os princípios desta lei são recolhidos para a Administração autonómica da Galiza no Decreto 198/2010, de 2 de dezembro, pelo que se regula o desenvolvimento da Administração electrónica da Galiza e das entidades dela dependentes. Por outra parte, a Resolução conjunta de 15 de dezembro de 2014, da Agência para a Modernização Tecnológica da Galiza e da Secretaria-Geral de Cultura, pela que se aprova o marco de referência do Arquivo Digital Integrado da Galiza, que actua como política de gestão de documentos electrónicos da Xunta de Galicia de aplicação no sector público autonómico, perfila as responsabilidades dos órgãos implicados, entre eles a Secretaria-Geral de Cultura como órgão superior competente em matéria de arquivos e património documentário.

Com a entrada em vigor da Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza, regula-se a protecção, conservação e difusão do património documentário de interesse para A Galiza e a organização, o funcionamento, acesso e difusão do contido dos arquivos de interesse para A Galiza e do Sistema de Arquivos da Galiza. Esta nova lei dá carácter próprio aos arquivos que têm como função, ademais das tradicionais de custodia e difusão, a de participação na gestão documentário das administrações em que prestam os seus serviços, como instrumentos que asseguram a autenticidade, integridade, fiabilidade e acessibilidade aos documentos públicos, no marco de transparência, responsabilidade democrática e garantia jurídica que guia as administrações públicas.

A nova lei derrogar o Decreto 307/1989, de 23 de novembro, pelo que se regula o sistema de arquivos e o património documentário da Galiza, e os artigos 76.2, 76.3, 78.1, 79, 80 e 91 da Lei 8/1995, de 8 de outubro.

Assim mesmo, modificou na sua disposição derradeiro primeira o artigo 7.1 da Lei 8/1985, de 8 de outubro, no sentido de considerar o Conselho de Avaliação Documentário da Galiza e o Conselho de Arquivos da Galiza como órgãos assessores da Conselharia de Cultura em substituição da Comissão Técnica de Arquivos.

A Lei 7/2014, de 26 de setembro, acredita-a, no seu artigo 33, o Conselho de Arquivos da Galiza como órgão colexiado consultivo de asesoramento, cooperação e participação em matéria de arquivos no âmbito da Comunidade Autónoma da Galiza, adscrito à conselharia com competências em matéria de cultura. No ordinal segundo do dito artigo determinam-se as suas funções e no número 3 estabelece-se que no Conselho estarão representados os diferentes arquivos que integram o Sistema de Arquivos da Galiza, deixando para um posterior desenvolvimento mediante decreto da Xunta de Galicia, por proposta da conselharia competente em matéria de arquivos e património documentário, a composição e o funcionamento do Conselho de Arquivos da Galiza.

Por outra parte, a disposição transitoria primeira estabelece um prazo de seis meses desde a sua publicação para a regulação da organização e do funcionamento do Conselho de Arquivos da Galiza.

O concurso de um órgão assessor e consultivo como o Conselho de Arquivos da Galiza é fundamental para ditaminar questões de tanta transcendência como as normas técnicas às cales se deve ajustar a gestão documentário dos agentes do Sistema de Arquivos da Galiza, as referidas à integração de arquivos no sistema, o regime de protecção de bens que sejam património documentário galego, as políticas de arquivos da Xunta de Galicia, assim como o funcionamento e a melhora do Sistema de Arquivos da Galiza.

III

O decreto consta de uma parte expositiva e 13 artigos, organizados num título preliminar de disposições gerais e dois numerados, três disposições adicionais, una derrogatoria e duas derradeiro.

O título preliminar, baixo a rubrica de Disposições gerais», abrange os artigos que estabelecem o objecto do decreto, o regime jurídico do Conselho e as suas funções.

O título I, baixo a rubrica «Composição e estrutura do Conselho», regula a composição e estrutura do Conselho. O decreto tem, como uma das suas finalidades, especificar a composição do Conselho de Arquivos da Galiza, a partir do estabelecido na Lei 7/2014, de 26 de setembro. Assim, estrutúrase uma presidência, três vicepresidencias, uma secretaria e doce vogalías. Estabelece-se o mecanismo de nomeação e demissão dos membros do Conselho assim como o regime de obrigas e direitos.

O título II, baixo a rubrica «Funcionamento do Conselho», regula o funcionamento do Conselho de Arquivos da Galiza, através do Pleno e de uma comissão permanente como órgão de apoio. Por último, recolhe-se a possibilidade de constituir grupos de trabalho específicos para a realização de relatórios e estudos que tenham relação com as competências do Conselho.

Na sua virtude, por proposta do conselheiro de Cultura, Educação e Ordenação Universitária, de acordo com o Conselho Consultivo e depois de deliberação do Conselho da Xunta da Galiza na sua reunião do dia três de março de dois mil dezasseis,

DISPONHO:

TÍTULO PRELIMINAR
Disposições gerais

Artigo 1. Objecto

Este decreto tem por objecto regular a composição e o funcionamento do Conselho de Arquivos da Galiza como órgão colexiado, consultivo de asesoramento, cooperação e participação em matéria de arquivos no âmbito da Comunidade Autónoma da Galiza, de conformidade com o disposto no artigo 33 e na disposição transitoria primeira da Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza.

Artigo 2. Regime jurídico

O Conselho de Arquivos da Galiza rege-se pelo disposto neste decreto, pela Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos de documentos da Galiza, e pela Lei 8/1995, de 30 de outubro, do património cultural da Galiza. Em todo o não estabelecido neste decreto observar-se-á o disposto na Lei 16/2010, de 17 de dezembro, de organização e funcionamento da Administração geral e do sector público autonómico da Galiza, e na legislação básica vigente sobre  procedimento administrativo comum das administrações públicas.

Artigo 3. Funções

1. São funções do Conselho de Arquivos da Galiza as seguintes:

a) Emitir relatório com carácter preceptivo sobre os regulamentos que se ditem em desenvolvimento da Lei 7/2014, de 26 de outubro.

b) Emitir relatório com carácter preceptivo sobre a incorporação dos arquivos ao Sistema de Arquivos da Galiza.

c) Emitir relatório com carácter preceptivo sobre o regime de protecção dos bens considerados património documentário da Galiza.

d) Emitir relatório com carácter preceptivo sobre a declaração de bens do património documentário como bens de interesse cultural, assim como a sua inclusão no catálogo ou no Inventário geral do património cultural da Galiza.

e) Emitir relatório ao órgão superior competente em matéria de arquivos e património documentário sobre os planos relacionados com a política arquivística que pretenda aprovar a Xunta de Galicia.

f) Emitir relatório ao órgão superior competente em matéria de arquivos e património documentário sobre as normas técnicas básicas às quais devem adecuarse os sistemas de gestão documentário dos arquivos que fazem parte do Sistema de Arquivos da Galiza.

g) Propor ao órgão competente em matéria de arquivos e património documentário as actuações e iniciativas para o melhor funcionamento do Sistema de Arquivos da Galiza, assim como para a melhora e o desenvolvimento dos processos de digitalização, preservação, acessibilidade e difusão em linha do material cultural digital.

h) Emitir informe sobre as questões que submeta à sua consideração, em relação com o Sistema de Arquivos da Galiza, a pessoa titular da conselharia ou do órgão superior competente em matéria de arquivos e património documentário.

i) Propor ao órgão competente em matéria de arquivos e património documentário políticas activas para contribuir à transparência e ao acesso à informação pública e à reutilización de dados em poder das administrações.

j) Qualquer outra que se lhe encomende regulamentariamente relativa ao asesoramento sobre a organização, estruturación e ordenação do Sistema de Arquivos da Galiza.

2. Os seus relatórios não serão vinculativo, salvo disposição expressa em contra.

TÍTULO I
Composição e estrutura do Conselho

Artigo 4. Composição

1. O Conselho de Arquivos da Galiza estará composto por uma presidência, três vicepresidencias, una secretaria e doce vogalías.

2. Exercerá a presidência a pessoa titular da conselharia competente em matéria de arquivos e património documentário.

3. A Vice-presidência Primeira será exercida pela pessoa titular do órgão superior competente em matéria de arquivos e património documentário.

4. A Vice-presidência Segunda será exercida pela pessoa titular do órgão de direcção da conselharia competente em matéria de avaliação e reforma administrativa.

5. A Vice-presidência Terceira será exercida pela pessoa titular do órgão de direcção da conselharia ou entidade instrumental competente em matéria de administração electrónica e sistemas de informação.

6. A Secretaria será exercida pela pessoa titular da chefatura de serviço do Sistema de Arquivos da Galiza.

7. Serão vogais do Conselho de Arquivos da Galiza, com voz e voto:

a) Em representação da Administração autonómica da Galiza.

1º. A pessoa titular da subdirecção geral com competências em matéria de arquivos.

2º. Três pessoas em representação do Sistema de Arquivos da Xunta de Galicia, propostas pelo órgão superior competente em matéria de arquivos e património documentário.

b) Uma pessoa em representação dos arquivos do Parlamento da Galiza, do Conselho de Contas da Galiza, do Conselho da Cultura Galega ou do Conselho Consultivo da Galiza, por proposta dos órgãos superiores de cada instituição. A rotação de cada órgão estabelece-se com a prelación indicada por cada período de renovação.

c) Uma pessoa em representação dos arquivos judiciais da Galiza, por proposta do órgão superior competente em matéria de justiça.

d) Uma pessoa em representação dos arquivos das universidades galegas, proposta pelo Conselho Galego de Universidades. Estabelecer-se-á uma rotação entre as três universidades na seguinte ordem: Universidade de Santiago de Compostela, Universidade da Corunha e Universidade de Vigo, por cada período de renovação.

e) Duas pessoas em representação dos arquivos das entidades locais, propostas pela Federação Galega de Municípios e Províncias.

f) Uma pessoa em representação dos arquivos das entidades e associações de direito público ou privado, de carácter profissional, político, sindical, cultural, educativo ou religioso da Galiza, por proposta do órgão superior competente em matéria de arquivos e património documentário. Estabelecer-se-á uma rotação entre as ditas entidades e associações por cada período de renovação.

g) Uma pessoa em representação das associações profissionais de arquiveiros/as existentes na Galiza, proposta pelo órgão superior com competências em matéria de arquivos e património documentário. Estabelecer-se-á uma rotação entre as ditas entidades e associações por cada período de renovação.

h) Uma pessoa de reconhecido prestígio no âmbito dos arquivos e do património documentário, por proposta do órgão superior competente em matéria de arquivos e património documentário.

8. O Conselho de Arquivos da Galiza funcionará em Pleno ou em Comissão Permanente e pode estabelecer grupos de trabalho específicos por razão da matéria.

Artigo 5. A Presidência

1. Corresponde à pessoa que desempenha a Presidência:

a) Representar o Conselho de Arquivos da Galiza.

b) Acordar a convocação das sessões ordinárias e extraordinárias e a fixação da ordem do dia.

c) Presidir as sessões, moderar o desenvolvimento dos debates e suspendê-los por causas justificadas.

d) Dirimir com o seu voto os empates, para os efeitos de adoptar acordos.

e) Assegurar o cumprimento das normas.

f) Visar as actas e as certificações dos acordos do órgão assessor.

g) Exercer quantas outras funções sejam inherentes à condição da Presidência do órgão.

2. Nos casos de vaga, ausência, doença ou outra causa legal, a pessoa que exerça a Presidência será substituída pelas vicepresidencias pela sua ordem de prevalencia e, no seu defeito, pela pessoa membro do Conselho que designe a pessoa titular da conselharia competente na matéria.

Artigo 6. As vicepresidencias

1. Corresponde à Vice-presidência Primeira auxiliar a Presidência no exercício das suas funções e realizar quantas outras lhe sejam especificamente encomendadas por aquela.

2. Em caso de ausência ou doença será substituída pela Vice-presidência Segunda ou Terceira, nesta ordem de prevalencia.

Artigo 7. A Secretaria

1. Corresponde à pessoa que exerce a secretaria do Conselho:

a) Assistir às reuniões com voz mas sem voto.

b) Efectuar a convocação das sessões do órgão por ordem da sua Presidência, assim como as citacións aos seus membros.

c) Receber os actos de comunicação dos membros com o órgão e, portanto, as notificações, pedidos de dados, rectificações ou qualquer outra classe de escritos dos quais deva ter conhecimento.

d) Preparar o gabinete dos assuntos e redigir e assinar as actas das sessões, com a aprovação da pessoa que exercesse a Presidência.

e) Expedir certificações das consultas, dos ditames e acordos aprovados.

f) Quantas outras funções sejam inherentes à sua condição de secretário ou secretária.

2. Nos casos de vaga, ausência, doença ou outra causa legal, a pessoa que exerça a secretaria será substituída por uma pessoa funcionária designada pela Presidência.

Artigo 8. Nomeações e demissões

1. A nomeação e demissão das pessoas que ocupem as vogalías do Conselho de Arquivos da Galiza, que não o sejam por razão dos seus cargos, e das suas respectivas pessoas suplentes, corresponde à pessoa titular da conselharia com competências em matéria de arquivos e património documentário, por proposta dos órgãos e das entidades citados no artigo 4.

2. Os membros que o sejam por razão do seu cargo permanecerão no Conselho de Arquivos da Galiza enquanto durem nele. Os restantes membros serão nomeados/as por um período de quatro anos e renovar-se-ão automaticamente por um período igual, salvo resolução expressa em contra da pessoa titular da conselharia com competências em matéria de arquivos e património documentário por proposta do órgão competente, de conformidade com o artigo 4.

3. A composição do Conselho terá em conta o princípio de presença equilibrada de mulheres e homens. Na comunicação que se realize aos órgãos e entidades para a designação de representantes lembrar-se-lhes-á a importância social de tender a aquele objectivo de igualdade.

Artigo 9. Obrigas e direitos dos membros

1. Corresponde aos membros do Conselho de Arquivos da Galiza:

a) Receber a convocação que contenha a ordem do dia das reuniões com uma antecedência mínima de quarenta e oito horas.

b) Ter à sua disposição a informação sobre os assuntos que figurem na ordem do dia com a antecedência referida na letra anterior.

c) Participar nos debates das sessões.

d) Exercer o seu direito ao voto e formular a o/à secretário/a o seu voto particular, assim como expressar o sentido do seu voto e os motivos que o justificam.

e) Não abster nas votações aquelas pessoas que tenham a condição de membros do órgão colexiado pela sua qualidade de autoridades ou pessoal ao serviço das administrações públicas, sem prejuízo do estabelecido no artigo 12.

f) Formular sugestões e perguntas.

g) Obter a informação que precisem para cumprir adequadamente as funções atribuídas.

h) Manter o segredo das deliberações e votações.

i) Quantas outras sejam inherentes à sua condição.

2. Ademais da demissão por renovação estipulado no artigo anterior, será causa de demissão como membro do Conselho o não cumprimento das obrigas assinaladas neste artigo.

TÍTULO II
Funcionamento do Conselho

Artigo 10. O Pleno

1. O Pleno do Conselho de Arquivos da Galiza estará composto pelas pessoas que representem os cargos da Presidência, das vicepresidencias, da Secretaria e as doce vogalías.

2. São funções do Pleno do Conselho as seguintes:

a) As estabelecidas como funções do Conselho no artigo 33.2 da Lei 7/2014, de 26 de setembro.

b) Propor as modificações do Regulamento de funcionamento do Conselho e elevar ao órgão superior da conselharia competente em matéria de arquivos e património documentário.

c) Acordar a formação de grupos de trabalho específicos.

Artigo 11. Sessões do Pleno

1. O Pleno do Conselho de Arquivos da Galiza reunir-se-á em sessão ordinária duas vezes ao ano, ou em sessão extraordinária por acordo da pessoa titular da Presidência ou por solicitude da maioria de um terço dos membros.

2. Para a válida constituição do órgão, para os efeitos da realização de sessões, deliberações e tomada de acordos, requerer-se-á a presença das pessoas que exerçam a Presidência e a Secretaria, ou daquelas que as substituam, e da metade, ao menos, dos seus membros em primeira convocação e de um terço dos seus membros em segunda convocação.

3. Não poderá ser objecto de deliberação ou acordo nenhum assunto que não figure incluído na ordem do dia, excepto que estejam presentes todos os membros do órgão colexiado e seja declarada a urgência do assunto pelo voto favorável da maioria.

4. Os acordos serão adoptados por maioria simples de votos dos membros presentes em cada sessão e decidirá, em caso de empate, o voto de qualidade da pessoa titular ou suplente da Presidência.

5. A Secretaria redigirá acta de cada sessão do Conselho, que será aprovada na mesma ou na seguinte sessão. A pessoa que exerça as funções da secretaria poderá certificar, não obstante, os acordos que se adoptassem, sem prejuízo da aprovação posterior da acta, e deverá fazer constar nas certificações tal circunstância de modo expresso.

Artigo 12. A Comissão Permanente

1. A Comissão Permanente será o órgão de apoio ao Pleno do Conselho de Arquivos da Galiza.

2. Estará integrada pela pessoa titular da Vice-presidência Primeira, que a presidirá, pela titular da subdirecção geral com competências em arquivos e por os/pelas presidentes/as dos grupos de trabalho que se criem. Actuará como secretária a pessoa designada para a Secretaria do Pleno do Conselho, com voz mas sem voto.

3. As funções da Comissão Permanente são:

a) Propor à Presidência os assuntos que se vão incluir na ordem do dia das reuniões.

b) Elevar-lhe ao Pleno os relatórios e as propostas de actuação próprias ou dos grupos de trabalho.

c) Coordenar os grupos de trabalho.

d) Estudar os assuntos que se elevarão ao Pleno.

e) Executar os acordos adoptados pelo Pleno.

f) Qualquer outra função que lhe encomende ou delegue o Pleno.

Artigo 13. Grupos de trabalho

1. Constituir-se-ão grupos de trabalho específicos em razão da matéria ou da tipoloxía de arquivos, que serão propostos pela Presidência, por iniciativa própria ou da Comissão Permanente, e a sua constituição será aprovada pela maioria dos membros do Pleno.

2. O acordo de constituição estabelecerá a finalidade, a duração, que poderá ser indefinida, os membros que a integrem, assim como a designação dos que desempenharão a Presidência e a Secretaria do grupo de trabalho, os meios pessoais e materiais de que disponham e, de ser o caso, o prazo para a realização do seu trabalho.

3. Os estudos e relatórios desenvolvidos pelos grupos de trabalho serão supervisionados pela Comissão Permanente, que os elevará ao Pleno para, se é o caso, submetê-los à sua deliberação e votação.

4. Para a formação destes grupos de trabalho poder-se-á solicitar a colaboração de especialistas de carácter interno ou externo, quando as particulares circunstâncias o requeiram, de forma motivada, e serão designados/as pela Presidência do Conselho.

Disposição adicional primeira. Prazo de constituição

O Conselho de Arquivos da Galiza constituirá no prazo de três meses, contados desde a entrada em vigor deste decreto.

Disposição adicional segunda. Designação de representantes

As entidades e os organismos aos quais corresponda propor a designação de representantes no Conselho de Arquivos da Galiza serão requeridos para estes efeitos e devem comunicar a sua proposta à conselharia com competências em matéria de arquivos e património documentário, no prazo de um mês desde o dia seguinte ao da recepção do requerimento.

Disposição adicional terceira. Impacto económico para a Administração autonómica

Os membros do Conselho de Arquivos da Galiza realizarão as suas funções como parte das funções inherentes do órgão que representem e no qual prestam os seus serviços. Por tal motivo, a sua participação neste órgão colexiado e a dos especialistas a que se refere o número 4 do artigo 13 não gerará direitos económicos aos seus membros nem indemnizações por assistência.

Disposição derrogatoria única. Derrogación normativa

Ficam derrogar quantas normas de igual ou inferior categoria sejam contrárias ao contido deste decreto.

Disposição derradeiro primeira. Habilitação normativa

Faculta-se a pessoa titular da conselharia com competências em matéria de arquivos e património documentário para ditar quantas disposições sejam necessárias para o desenvolvimento e a aplicação deste decreto.

Disposição derradeiro segunda. Entrada em vigor

Este decreto entrará em vigor aos vinte dias da sua publicação no Diário Oficial da Galiza.

Santiago de Compostela, três de março de dois mil dezasseis

Alberto Núñez Feijóo
Presidente

Román Rodríguez González
Conselheiro de Cultura, Educação e Ordenação Universitária