As administrações e os organismos públicos da Comunidade Autónoma da Galiza produzem na sua actividade diária uma grande quantidade de documentos que são testemunho legal desses actos. Estes documentos reúnem-se em arquivos que fazem parte do Sistema de Arquivos da Galiza, no qual se integram todos os arquivos públicos da Galiza e aqueles privados que o desejem.

Não obstante, não todos estes documentos devem ser conservados de forma permanente pois, uma vez produzida a perda da sua vigência administrativa, muitos deles carecem de um valor jurídico ou noticiário relevante que justifique a sua custodia. Ao invés, a sua acumulación indiscriminada e indefinida por parte das administrações e dos organismos públicos dificulta a gestão administrativa, supõe um gasto improdutivo e prejudica a conservação daqueles que realmente interessam pela sua capacidade para mostrar com transparência os processos de tomada de decisões que afectam a vida pública e garantir de forma eficaz em qualquer momento os direitos da cidadania, entre eles, o do acesso à cultura e aos arquivos e registros administrativos.

Os arquivos participam de forma activa na gestão documentário através dos processos de avaliação e selecção e contribuem realmente não só à conservação do património documentário do futuro senão a melhorar o funcionamento racional e eficaz de uma Administração pública que procura a qualidade em todas as suas actuações através do controlo sobre o ciclo vital dos documentos produzidos pelos seus diferentes órgãos e unidades.

As competências neste âmbito provem do Estatuto de autonomia da Galiza que no seu artigo 27.18 atribui à Comunidade autónoma galega a competência exclusiva em matéria de património histórico, artístico, arquitectónico, arqueológico, de interesse da Galiza, sem prejuízo do que dispõe o artigo 149.1.28 da Constituição; arquivos, bibliotecas e museus de interesse para a Comunidade Autónoma, e que não sejam de titularidade estatal.

O Real decreto 2434/1982, de 24 de julho, fixo efectivo o trespasse de funções e serviços do Estado à Comunidade Autónoma da Galiza em matéria de cultura e, portanto, de arquivos.

O artigo 149.1.28ª da Constituição espanhola reserva-lhe ao Estado a competência exclusiva em matéria de arquivos de titularidade estatal, sem prejuízo da sua gestão pelas comunidades autónomas. De acordo com esta previsão, no ano 1989 assinou-se o convénio de gestão de arquivos de titularidade estatal entre o Ministério de Cultura e a Comunidade Autónoma, que foi complementado com o Real decreto 1531/1989, de 15 de dezembro, sobre ampliação dos meios pessoais e orçamentais traspassados na matéria.

A Lei 8/1995, de 30 de outubro, do património cultural da Galiza, foi a primeira norma galega com categoria de lei que lhes dedicou uma atenção singular aos arquivos e ao património documentário. Esta lei assentou conceitos básicos como o de património documentário ou o de sistema de arquivos e teve a virtude de inserir estes bens na estrutura de protecção elaborada com carácter geral para todo o património cultural da Galiza.

Até a entrada em vigor da dita lei, a normativa própria em matéria de arquivos e património documentário abordou-se através de diferentes normas de categoria regulamentar; é fundamental o papel desenvolvido pelo Decreto 307/1989, de 23 de novembro, pelo que se regula o sistema de arquivos e o património documentário da Galiza. Este decreto, ditado em substituição do Decreto 414/1986, de 18 de dezembro, pelo que se regulava o sistema público de arquivos da Comunidade, supôs a primeira aproximação normativa a conceitos fundamentais como o de arquivos e património documentário da Galiza, ao tempo que permitiu delimitar as noções de sistema e redes de arquivos da Comunidade.

O Decreto 207/2010, de 10 de dezembro, pelo que se acredite o Arquivo da Galiza, e o Decreto 219/2011, de 17 de dezembro, pelo que se fixam os preços públicos e as normas dos serviços de reprodução prestados nos arquivos geridos pela Xunta de Galicia, vêm completar a normativa autonómica na matéria.

No âmbito da Administração electrónica, a Lei 11/2007, de 22 de junho, de acesso electrónico dos cidadãos aos serviços públicos, promove a utilização das novas tecnologias na gestão documentário das administrações, que redunda na melhora no seu funcionamento, a proximidade com o cidadão, a transparência administrativa e a garantia jurídica. Os princípios desta lei são recolhidos para a Administração autonómica da Galiza no Decreto 198/2010, de 2 de dezembro, pelo que se regula o desenvolvimento da Administração electrónica da Galiza e as entidades dela dependentes. Por outra parte, a Resolução conjunta de 15 de dezembro de 2014, da Agência para a Modernização Tecnológica da Galiza e da Secretaria-Geral de Cultura, pela que se aprova o marco de referência do Arquivo Digital Integrado da Galiza, que actua como política de gestão de documentos electrónicos da Xunta de Galicia de aplicação no sector público autonómico, perfila as responsabilidades dos órgãos implicados, entre eles, a Secretaria-Geral de Cultura como órgão superior competente em matéria de arquivos e património documentário.

Com a entrada em vigor da Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza, regula-se a protecção, conservação e difusão do património documentário de interesse para A Galiza e a organização, funcionamento, acesso e difusão do contido dos arquivos de interesse para A Galiza e do Sistema de Arquivos da Galiza. Esta nova lei vem dar-lhes carácter próprio aos arquivos que têm como função, ademais das tradicionais de custodia e difusão, a de participação na gestão documentário das administrações nas quais prestam os seus serviços, como instrumentos que asseguram a autenticidade, integridade, fiabilidade e acessibilidade aos documentos públicos, no marco de transparência, responsabilidade democrática e garantia jurídica que guia às administrações públicas.

A nova lei derrogar o Decreto 307/1989, de 23 de novembro, pelo que se regula o sistema de arquivos e o património documentário da Galiza.

A Lei 7/2014, de 26 de setembro, acredita-a no seu artigo 34 o Conselho de Avaliação Documentário da Galiza como órgão colexiado consultivo e de asesoramento para o estudo e ditame sobre as questões relativas à qualificação e utilização dos documentos produzidos, recebidos ou acumulados no exercício das suas funções pelas instituições, administrações e organismos públicos e pelas empresas e entidades deles dependentes, assim como a sua integração nos arquivos e ao regime de acesso e inutilidade administrativas de tais documentos no âmbito do Sistema de Arquivos da Galiza. Na epígrafe segunda do dito artigo determinasse que as funções, a composição e o funcionamento do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza serão estabelecidos por decreto da Xunta de Galicia, por proposta da conselharia competente em matéria de arquivos e património documentário.

Por outra parte, no artigo 19.2 da dita lei, estabelece-se que regulamentariamente se ordenará o procedimento de avaliação, selecção e eliminação de documentos nos arquivos do Sistema de Arquivos da Galiza, assim como o ciclo vital dos documentos dos órgãos e entidades integrantes do sector público da Galiza.

Ao mesmo tempo, a disposição transitoria primeira, estabelece um prazo de seis meses desde a sua publicação para a regulação da organização e do funcionamento do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza.

Assim pois, nos termos anteriores, a posta em funcionamento do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza é necessária para decidir sobre a conservação permanente ou a eliminação das séries documentários em papel acumuladas nos diferentes arquivos que fazem parte do Sistema de Arquivos da Galiza; assim mesmo, a posta em marcha dos sistemas de gestão documentário que requer o desenvolvimento da Administração electrónica exixe, de acordo com a legislação citada e as normas técnicas internacionais na matéria, determinar com antecedência à criação de qualquer documento administrativo electrónico o seu destino final e os prazos de transferência, conservação e acesso.

O decreto estrutúrase numa parte expositiva e 19 artigos, agrupados num título preliminar e dois numerados, uma disposição adicional, uma derrogatoria e quatro derradeiro.

O título preliminar, baixo a rubrica «Disposições gerais», estabelece o objecto que é regular a composição e o funcionamento do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza, assim como o procedimento de avaliação e selecção de documentos segundo o que estabelece a Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza. Incluem-se as definições de termos que ajudam a contextualizar o seu sentido neste texto.

O título I, baixo a rubrica «Do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza» regula a natureza jurídica e o regime jurídico; a finalidade e as funções; a composição; as nomeações e demissões; a presidência; a vicepresidencia; a secretaria; o funcionamento; assim como a previsão de grupos de trabalho.

Na sua composição, o Conselho de Avaliação Documentário da Galiza é representativo dos arquivos das instituições que integram o Sistema de Arquivos da Galiza, em função da sua tipoloxía e titularidade. Especial representatividade tem a Administração autonómica como coordenador do Sistema de Arquivos da Galiza e do Sistema de Arquivos da Xunta de Galicia, através dos órgãos e das unidades encarregadas de aplicar as políticas de organização administrativa, administração electrónica e arquivos, que actuam como dinamizadores e catalizadores dos processos de avaliação e selecção.

O título II, baixo a rubrica «Procedimento de avaliação e selecção de documentos», regula as propostas de avaliação de documentos; o conteúdo dos estudos de identificação, a avaliação e selecção de documentos; a iniciação do procedimento de avaliação e selecção; a elaboração das tabelas de avaliação documentário; a resolução do procedimento; a publicação das tabelas de avaliação documentário; as propostas de eliminação de documentos; e a remissão e o registro das actas de eliminação.

A publicação das tabelas de avaliação constitui um elemento determinante já que, devido ao carácter seriado da maior parte da documentação administrativa, é possível estender a avaliação de uma série às diferentes fracções dela, o que permite apresentar directamente propostas de eliminação. O procedimento remata, se é o caso, com a remissão das actas de eliminação para deixar constância e levar o controlo da documentação que se destrói.

Na sua virtude, por proposta do conselheiro de Cultura, Educação e Ordenação Universitária, de acordo com o Conselho Consultivo e depois de deliberação do Conselho da Xunta da Galiza na sua reunião do dia catorze de janeiro de dois mil dezasseis,

DISPONHO:

TÍTULO PRELIMINAR
Disposições gerais

Artigo 1. Objecto

O objecto deste decreto é a regulação da composição e do funcionamento do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza, assim como o procedimento de avaliação, selecção e eliminação de documentos no âmbito do Sistema de Arquivos da Galiza, de conformidade com o assinalado nos artigos 34 e 19.2 da Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza.

Artigo 2. Definições

Para os efeitos deste decreto percebe-se por:

a) Acesso: disponibilidade para consultar os documentos de arquivo e a informação que contêm, determinada pela normativa vigente, assim como pelo seu controlo arquivístico e pelo estado de conservação.

b) Avaliação documentário: fase do tratamento documentário que consiste em determinar os valores administrativo, legal-jurídico, informativo e histórico presentes em cada uma das séries documentários identificadas para os efeitos da sua selecção para a conservação ou eliminação. A avaliação determinará a vigência temporária desses valores, os prazos de transferência, o regime e os prazos de acesso e a selecção de documentos.

c) Conservação: um dos possíveis efeitos da selecção documentário, trás a identificação e avaliação, que estabelece a custodia permanente de todos os documentos que integram uma série ou de só uma parte.

d) Eliminação: destruição física ou lógica das séries ou fracções de séries documentários seleccionadas com este fim trás os processos de identificação e de avaliação, realizada pelo órgão responsável dos documentos, empregando um método que garanta a imposibilidade de reconstrução desses documentos.

e) Identificação: processo de análise para determinar a origem orgânica e funcional e os atributos que proporcionam identidade a uma série documentário.

f) Mostraxe: técnica de selecção segundo critérios sistemáticos (numéricos, alfabéticos, topográficos) ou cualitativos, de uma determinada proporção de documentos em representação de um conjunto.

g) Selecção documentário: a operação através da qual se faz explícita a proposta de conservação ou eliminação da série documentário, uma vez identificada e valorada.

h) Série documentário: conjunto de documentos que testemunham a actividade desenvolvida de forma continuada no tempo por um ou vários sujeitos produtores no exercício de uma determinada função e regulada geralmente por uma mesma norma de procedimento.

i) Tabela de avaliação: documento resultante dos processos de identificação e avaliação no qual se determinam para cada série documentário os prazos de conservação e de transferência, o regime e prazos de acesso, o tipo de selecção e prazo em que se realizará, e o suporte de conservação.

j) Valor administrativo: o interesse que tem uma série documentário que vai unido à sua finalidade imediata como suporte da actividade administrativa e, portanto, à sua vigência administrativa.

k) Valor informativo-histórico: o interesse atribuíble aos documentos de arquivo cujo conteúdo proporciona informação relevante sobre agentes, funções, normas, temas, lugares, acontecimentos ou fenômenos, independentemente do seu valor testemuñal.

l) Valor legal-jurídico: o interesse atribuíble à série documentário, ou a uma parte dos seus documentos, que se possa considerar prova que garanta os direitos e deveres da Administração e da cidadania.

m) Arquivo: um ou vários conjuntos orgânicos de documentos produzidos, reunidos ou conservados pelas pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas, no exercício das suas funções e actividades, com finalidades de gestão administrativa, prova dos direitos e deveres da Administração e da cidadania, investigação ou acesso à informação e à cultura. Este conceito corresponde também ao de fundo documentário.

Igualmente, percebe-se por arquivo o sistema corporativo de gestão documentário que contribui com a sua metodoloxía a definir os processos de produção administrativa, garantindo a correcta criação dos documentos, o seu tratamento, conservação, acesso e comunicação.

Também se denomina arquivo a instituição especializada onde se reúnem, se custodiam e se servem os fundos documentários, por meios e técnicas que lhe são próprias, para o cumprimento dos fins citados.

n) Documento: toda a expressão em linguagem oral ou escrita, natural ou codificada, e qualquer expressão gráfica, sonora ou em imagem, recolhida e conservada em qualquer tipo de suporte material como informação ou prova pelas pessoas físicas ou jurídicas no desenvolvimento das suas actividades ou em virtude de obrigas legais.

Consideram-se, em todo o caso, documentos:

1º. Os que são resultado de procedimentos regulados por uma norma jurídica.

2º. Os que, sem estar regulados por normas de procedimento específicas, lhes servem às instituições e pessoas como elementos de informação e conhecimento.

3º. Os documentos administrativos electrónicos, na definição básica dada pelo artigo 29 da Lei 11/2007, de 22 de junho, de acesso electrónico da cidadania aos serviços públicos.

ñ) Documentos de custodia permanente: os documentos que devem conservar-se depois de um processo de avaliação e selecção.

TÍTULO I
Do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza

Artigo 3. Natureza e regime jurídico

1. O Conselho de Avaliação Documentário da Galiza é um órgão colexiado consultivo e de asesoramento da Administração autonómica da Galiza, adscrito à conselharia competente em matéria de arquivos e património documentário.

2. O Conselho de Avaliação Documentário da Galiza rege-se pelo disposto neste decreto, pela Lei 7/2014, de 26 de setembro, de arquivos e documentos da Galiza; pela Lei 8/1995, de 30 de outubro, do património cultural da Galiza; pela Lei 16/2010, de 17 de dezembro, de organização e funcionamento da Administração geral e do sector público autonómico da Galiza, e pela Lei 30/1992, de 26 de novembro, de regime jurídico das administrações públicas e do procedimento administrativo comum.

3. A consulta ao Conselho de Avaliação Documentário da Galiza será preceptiva, ademais de nos supostos em que assim o prevê o artigo 4.2 deste decreto, nos restantes casos em que assim o preveja a normativa de aplicação.

Artigo 4. Finalidade e funções

1. O Conselho de Avaliação Documentário da Galiza tem como finalidade o estudo e ditame das questões relativas à qualificação e utilização dos documentos produzidos, recebidos ou acumulados no exercício das suas funções pelas instituições, administrações e organismos públicos e empresas e entidades deles dependentes, assim como a sua integração nos arquivos e ao regime de acesso e inutilidade administrativa de tais documentos no âmbito do Sistema de Arquivos da Galiza, tal como estabelece o artigo 34 da Lei 7/2014, de 26 de setembro.

2. O Conselho de Avaliação Documentário da Galiza terá as seguintes funções:

a) Propor com carácter preceptivo ao órgão superior em matéria de arquivos e património documentário os critérios de avaliação para a selecção, transferência da custodia e o acesso aos documentos para a sua aprovação.

b) Informar com carácter preceptivo as propostas de avaliação dos documentos de titularidade pública.

c) Informar com carácter preceptivo os critérios de conservação dos procedimentos administrativos electrónicos.

d) Elaborar as tabelas de avaliação documentário das séries submetidas ao seu ditame e a sua elevação à pessoa titular da conselharia com competências em matéria de arquivos e património documentário para a sua aprovação.

e) Promover acordos de carácter geral relativos aos prazos de conservação ou eliminação e acesso daquelas séries documentários comuns a todas as administrações públicas galegas.

f) Supervisionar as tabelas de avaliação dos conselhos cualificadores de outras instituições galegas que custodiem documentos considerados património documentário galego.

g) Informar sobre as questões que lhe sejam solicitadas pelo ou pela titular da conselharia ou do órgão superior competente em matéria de arquivos e património documentário.

h) Propor medidas que permitam o cumprimento das suas funções.

i) Qualquer outra função que lhe seja atribuída pela normativa de aplicação.

Artigo 5. Composição

1. O Conselho de Avaliação Documentário da Galiza estará composto por uma presidência, uma vicepresidencia, a secretaria e dezasseis vogalías, com voz e voto.

2. A Presidência corresponde à pessoa titular do órgão superior competente em matéria de arquivos e património documentário. Em caso de vaga, ausência ou doença da pessoa titular da Presidência, esta será substituída pela pessoa titular da Vice-presidência.

3. A Vice-presidência corresponde à pessoa titular do órgão de direcção competente em matéria de avaliação e reforma administrativa no âmbito do sector público autonómico da Galiza.

4. A Secretaria corresponde à pessoa titular da chefatura de serviço com competência no Sistema de Arquivos da Galiza.

5. Serão vogais do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza:

a) Em representação da Administração autonómica da Galiza:

1º. A pessoa titular da subdirecção geral com competências em matéria de arquivos.

2º. A pessoa titular da chefatura de serviço com competências no Arquivo da Galiza.

3º. A pessoa titular da chefatura de serviço com competências no Sistema de Arquivos da Galiza.

4º. Dois arquiveiros ou arquiveiras em representação do Sistema de Arquivos da Xunta de Galicia, por proposta do órgão superior com competências em matéria de arquivos e património documentário.

5º. Uma pessoa em representação do órgão directivo ou entidade pública instrumental com competências em matéria de administração electrónica, por proposta do órgão superior com competências em administração electrónica.

6º. Um letrado ou letrado, em representação da Assessoria Jurídica Geral da Xunta de Galicia, por proposta da Direcção-Geral da Assessoria Jurídica da Xunta de Galicia.

7º. Um interventor ou interventora, em representação da Intervenção Geral da Xunta de Galicia, por proposta do interventor geral da Xunta de Galicia.

8º. Um técnico ou técnica superior em representação do órgão directivo ou entidade pública instrumental com competências em matéria de estatística, por proposta do órgão superior com competências em matéria de estatística.

b) Em representação dos órgãos integrantes do Sistema de Arquivos da Galiza

1º. Um arquiveiro ou arquiveira em representação do Parlamento da Galiza, Provedor de justiça, Conselho de Contas da Galiza, Conselho da Cultura Galega ou Conselho Consultivo da Galiza, por proposta do órgão superior de cada instituição. Estabelece-se a rotação de cada órgão com a prelación indicada.

2º. Dois arquiveiros ou arquiveiras em representação dos arquivos das administrações locais, por proposta da Federação Galega de Municípios e Províncias.

3º. Um arquiveiro ou arquiveira em representação dos arquivos universitários, por proposta do Conselho Galego de Universidades.

4º. Um arquiveiro ou arquiveira em representação dos arquivos judiciais, por proposta da conselharia com competências em matéria de justiça.

5º. Um perito em história contemporânea, por proposta do órgão superior da conselharia competente em matéria de arquivos e património documentário.

6º. Uma pessoa em representação do órgão directivo com competências em matéria de avaliação e reforma administrativa, por proposta da conselharia com competências em matéria de administrações públicas.

Artigo 6. Nomeações e demissões

1. A nomeação e demissão de os/das vogais membros do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza que não o sejam por razão dos seus cargos, e as suas respectivas pessoas suplentes, corresponde à pessoa titular da conselharia com competências em matéria de arquivos, por proposta das entidades e órgãos citados.

2. Os membros que sejam por razão do seu cargo permanecerão no Conselho de Avaliação Documentário da Galiza em tanto durem neste. Os restantes membros serão nomeados/as por um período de quatro anos e renovar-se-ão automaticamente, salvo resolução expressa da pessoa titular da conselharia com competências em matéria de arquivos e património documentário por proposta do órgão competente, de conformidade com o artigo 5.

3. A composição do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza atenderá ao princípio de presença equilibrada de mulheres e homens. Na comunicação que se realize aos órgãos e entidades para a designação de representantes lembrar-se-lhe-á a importância social de tender a aquele objectivo de igualdade.

Artigo 7. Presidência

1. A Presidência do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza terá as seguintes funções:

a) A representação do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza.

b) Acordar a convocação das sessões ordinárias e extraordinárias e a fixação da ordem do dia, tendo em conta, de ser o caso, os pedidos dos demais membros formuladas com suficiente antecedência.

c) Presidir as sessões, moderar o desenvolvimento dos debates e suspendê-los por causas justificadas.

d) Dirimir com o seu voto os empates.

e) Visar as actas e certificações dos acordos do órgão.

f) Assegurar o cumprimento das normas.

g) Exercer quantas outras funções sejam inherentes à sua condição de presidente.

2. Em casos de vaga, ausência ou doença da pessoa titular da Presidência, será substituída pela pessoa titular da Vice-presidência e, no seu defeito, pelo membro do Conselho que designe a pessoa titular da conselharia com competências na matéria.

Artigo 8. Vice-presidência

A Vice-presidência do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza, exercerá por delegação da pessoa titular da Presidência as funções que em cada caso esta lhe delegue.

Artigo 9. Secretaria

Actuará como secretário/ao/a vogal titular da chefatura de serviço com competências no Sistema de Arquivos da Galiza. Em caso de vaga, ausência ou doença da pessoa titular da Secretaria, será substituída por o/a vogal titular da chefatura de serviço com competências no Arquivo da Galiza.

Artigo 10. Funcionamento

1. O Conselho de Avaliação Documentário da Galiza funcionará em Pleno ou mediante grupos de trabalho. O Pleno reunir-se-á em sessão ordinária ao menos três vezes ao ano e em sessão extraordinária sempre que seja convocado pela pessoa titular da Presidência ou quem a substitua por iniciativa própria ou por solicitude de um terço dos membros do Conselho.

2. Para a sua válida constituição requerer-se-á a presença em primeira convocação da metade dos seus membros e em segunda convocação de um terço. Em ambos os dois casos será necessária a assistência das pessoas titulares da Presidência e da Secretaria ou das pessoas que as substituam.

3. Não poderá ser objecto de deliberação ou acordo nenhum assunto que não figure incluído na ordem do dia, excepto que estejam presentes todos/as os/as membros do órgão colexiado e assim se acorde pelo voto favorável e unânime de os/das membros presentes ou representados/as.

4. Os acordos adoptarão pela maioria simples de votos. A pessoa titular da Presidência contará com voto de qualidade em caso de empate.

5. O prazo para a emissão de relatórios de carácter preceptivo será de um mês a partir do dia seguinte ao da recepção da sua solicitude, excepto que a norma pela que se reja o pedido de relatório estabeleça um prazo diferente.

Artigo 11. Grupos de trabalho e asesoramento externo

1. O Pleno do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza poderá constituir, se for necessário, grupos de trabalho específicos, compostos por membros do próprio Conselho e técnicos assessores alheios, coordenados/as por um/uma vogal. Todas estas pessoas serão designadas pela Presidência do Conselho, depois de proposta do Pleno.

2. Poderão asesorar a este conselho arquiveiros/as que desenvolvam as suas funções em quaisquer dos arquivos geridos pela Administração autonómica assim como os arquiveiros/as ou técnicos/as dos organismos relacionados com os documentos que se estudam, que, pela sua função, conheçam o carácter dos fundos submetidos a consideração; poderão assistir às reuniões do Conselho, se forem reclamados, com voz e sem voto.

TÍTULO II
Procedimento de avaliação e selecção de documentos

Artigo 12. Propostas de avaliação de documentos

1. Poderão apresentar propostas de avaliação as pessoas titulares dos documentos e as pessoas responsáveis dos arquivos integrados no Sistema de Arquivos da Galiza.

2. No contorno da Administração electrónica, a avaliação de procedimentos administrativos electrónicos incluirá no processo de análise documentário, prévio à sua implantação nas aplicações de gestão de documentos electrónicos, o relatório de avaliação e selecção do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza.

Artigo 13. Conteúdo dos estudos de identificação, avaliação e selecção de documentos

1. A proposta de avaliação irá acompanhada de uma análise de cada série documentário submetida a ditame.

A supracitada análise consistirá nos estudos de identificação, avaliação e selecção, baseados num formulario normalizado que será proposto pelo Conselho de Avaliação Documentário da Galiza e publicado no Diário Oficial da Galiza por resolução do órgão superior competente em matéria de arquivos e património documentário.

Em todo o caso, a informação que deverão conter estes estudos será a seguinte:

a) Para a identificação:

1º. A procedência institucional, com o fim de precisar, de ser o caso, a estrutura orgânica, as funções e as actividades da dita instituição.

2º. A especificação da série documentário objecto do estudo, a sua denominação precisa e conteúdo informativo.

3º. A normativa que regula a sua origem e procedimento.

4º. As datas extremas da série ou fracção a que se refere o estudo, tipo de ordenação, volume, suporte físico e outros atributos.

5º. A descrição do procedimento que dá origem à série e dos documentos básicos que integram cada unidade documentário.

b) Para a avaliação:

1º. Determinação dos valores administrativo, legal e jurídico, com os seus prazos de prescrição, informativo e histórico.

2º. As séries documentários ou documentos relacionados com a estudada.

3º. Os prazos de transferências entre os diferentes tipos de arquivos.

4º. Regime e termo para o exercício do direito de acesso, quando seja possível estabelecer um critério geral.

c) Para a selecção:

1º. A proposta motivada de conservação permanente ou a eliminação total ou parcial.

2º. A mostraxe que se realizará no caso de eliminação parcial.

2. A todos os estudos de identificação e avaliação juntar-se-lhes-ão reproduções representativas da série documentário analisada.

Artigo 14. Iniciação do procedimento de avaliação e selecção

1. As propostas de avaliação, junto com a documentação exixida, dirigirão ao órgão superior com competências em matéria de arquivos e património documentário.

2. A Secretaria do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza levará um registro das séries documentários recebidas com os seus estudos.

3. O órgão superior com competências em matéria de arquivos e património documentário acordará a admissão das propostas de avaliação e submetê-las-á a ditame do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza.

4. Quando as propostas não reúnam os requisitos exixidos pela normativa de aplicação requerer-se-á o solicitante para que, de conformidade com o disposto no artigo 71.1 da Lei 30/1992, de 26 de novembro, e num prazo de 10 dias, emende a falta ou achegue os documentos preceptivos, com indicação de que se assim não o fizer, se dará por desistido da seu pedido, depois de resolução do órgão superior em matéria de arquivos e património documentário nos termos previstos no artigo 42.

No caso de solicitudes manifestamente carentes de fundamento por não considerar-se adequadas ao propósito da selecção, o órgão superior competente em matéria de arquivos e património documentário poderá resolver a sua inadmissão de conformidade com o estabelecido no artigo 89.4 da Lei 30/1992, de 26 de novembro.

5. Em nenhum caso se poderá autorizar nem proceder à eliminação de documentos enquanto persista o seu valor probatório de direitos e obrigas referidos às pessoas físicas ou jurídicas, ou não transcorressem os prazos que a legislação vigente estabelece para a sua conservação.

6. O Conselho poderá solicitar toda a informação necessária antes de elaborar as tabelas de avaliação.

Artigo 15. Elaboração das tabelas de avaliação documentário

O Conselho de Avaliação Documentário da Galiza analisará as propostas admitidas com os seus estudos e elaborará as tabelas de avaliação documentário que conterão os seguintes dados:

a) Código da série identificada e avaliada, correspondente ao Registro de Tabelas de Avaliação.

b) Denominação da série.

c) Procedência e unidade produtora.

d) Datas extremas.

e) Normativa aplicável.

f) Regime de acesso.

g) Documentos que integram cada unidade documentário.

h) Prazos de conservação e transferências.

i) Séries relacionadas.

j) Resolução de aprovação, que incluirá, de ser o caso, a técnica de mostraxe.

Artigo 16. Resolução

1. O Conselho de Avaliação Documentário da Galiza elevará as tabelas de avaliação à pessoa titular da conselharia com competências em matéria de arquivos e património documentário para a sua aprovação.

2. O prazo para ditar e notificar a resolução que ponha fim ao procedimento será de cinco meses desde a apresentação da solicitude.

3. O órgão directivo com competências em matéria de arquivos e património documentário levará um registro das tabelas de avaliação aprovadas, atribuindo-lhes um código a cada uma.

4. As tabelas de avaliação aprovadas, passarão a fazer parte do inventário de informação administrativa que as normas de interoperabilidade estabelecem como sistema de gestão e coordenação dos procedimentos administrativos no contorno da Administração electrónica.

Artigo 17. Publicação das tabelas de avaliação documentário

1. Aprovadas, de ser o caso, as tabelas de avaliação pela pessoa titular da conselharia com competências em matéria de arquivos e património documentário, disporá a publicação do seu extracto no Diário Oficial da Galiza, no prazo de dois meses desde a data da sua aprovação, sem prejuízo da possibilidade de fazer públicas as tabelas de avaliação na página web da conselharia.

2. Os extractos das tabelas de avaliação conterão os seguintes dados:

a) Código da série identificada e avaliada.

b) Denominação.

c) Procedência.

d) Resolução de aprovação.

Artigo 18. Propostas de eliminação de documentos

1. Para a eliminação de documentos originais que contem com tabelas de avaliação aprovadas pela conselharia com competências em matéria de arquivos e património documentário, a pessoa titular ou responsável dos documentos dirigirá uma proposta junto com o relatório da arquiveira ou arquiveiro, se o houver, ao órgão superior da conselharia com competências em matéria de arquivos e património documentário.

2. As propostas deverão fazer referência ao código da tabela correspondente.

3. O Conselho de Avaliação Documentário da Galiza emitirá o seu relatório e elevará ao órgão superior com competências em matéria de arquivos e património documentário.

4. O prazo para ditar e notificar a resolução será de cinco meses desde a apresentação da solicitude.

Artigo 19. Remissão e registro das actas de eliminação

1. O titular dos documentos e o arquiveiro/a responsável pelo seu arquivo assinarão as actas das eliminações efectuadas de acordo com o disposto no presente decreto e dirigirão ao órgão superior com competências em matéria de arquivos e património documentário no prazo dos dez dias seguintes à eliminação.

2. Nas actas de eliminação fá-se-á constar a fracção da série ou séries eliminadas, com indicação dos dados identificador, do produtor, do procedimento, das datas extremas e volume, tanto de documentos em suporte papel como electrónico, assim como, de ser o caso, da técnica de mostraxe utilizada.

3. O órgão directivo com competências em matéria de arquivos e património documentário levará um registro das actas de eliminação.

Disposição adicional única. Impacto económico para a Administração autonómica

Os membros do Conselho de Avaliação Documentário da Galiza realizarão as suas funções como parte das funções inherentes ao órgão que representem e no qual prestam os seus serviços. Por tal motivo, a participação neste órgão colexiado não gerará direitos económicos nem indemnizações por assistência aos seus membros.

Disposição derrogatoria única. Derrogación normativa

Ficam derrogar quantas normas de igual ou inferior categoria sejam contrárias ao contido deste decreto.

Disposição derradeiro primeira. Prazo de constituição

No prazo de três meses desde a entrada em vigor deste decreto constituir-se-á o Conselho de Avaliação Documentário da Galiza.

Disposição derradeiro segunda. Designação de representantes

As entidades e os organismos a quem corresponda propor a designação de representantes no Conselho de Avaliação Documentário da Galiza deverão comunicar a sua proposta à conselharia com competências em matéria de arquivos e património documentário no prazo de um mês desde o dia de entrada em vigor deste decreto.

Disposição derradeiro terceira. Habilitação normativa

Faculta-se a pessoa titular da conselharia com competências em matéria de arquivos e património documentário para ditar as disposições precisas para o desenvolvimento deste decreto.

Disposição derradeiro quarta. Entrada em vigor

Este decreto entrará em vigor aos vinte dias da sua publicação no Diário Oficial da Galiza.

Santiago de Compostela, catorze de janeiro de dois mil dezasseis

Alberto Núñez Feijóo
Presidente

Román Rodríguez González
Conselheiro de Cultura, Educação e Ordenação Universitária