O 28 de dezembro de 2013 publica no Boletim Oficial dele Estado a Lei 25/2013, de 27 de dezembro, de impulso da factura electrónica e criação do Registro Contable de Facturas no sector público. Esta lei tem carácter básico, e os seus preceitos são de aplicação para as administrações públicas, entre elas para a Comunidade Autónoma da Galiza.

A lei acredite a figura do Registro Contable de Facturas. Esta figura, diferente dos registros administrativos, acredite com a finalidade de registar todas as facturas que emitem os provedores das administrações públicas, e de contribuir ao controlo e conhecimento da sua tramitação e à melhora dos períodos de pagamento aos provedores.

Como parte da melhora no procedimento de pagamento das facturas, a lei promove a centralización na recepção das facturas por parte das administrações públicas, e estabelece a obriga de que cada comunidade autónoma disponha de um Ponto geral de entrada de facturas electrónicas no qual se devem apresentar todas as facturas electrónicas dirigidas tanto à Administração geral da Comunidade Autónoma como às entidades que dependem dela e nas quais concorrem os requisitos para serem consideradas administrações públicas pela normativa que regula a contratação pública.

Com posterioridade, o Ministério de Fazenda e Administrações Públicas aprova a Ordem HAP/492/2014, de 27 de março (BOE de 29 de março), pela que se regulam os requisitos funcionais e técnicos do Registro Contable de Facturas das entidades do âmbito de aplicação da Lei 25/2013.

A Administração autonómica, pioneira na matéria de facturação electrónica, já dispõe desde há anos do Sistema Electrónico de Facturação (SEF). Este sistema, regulado no Decreto 3/2010, de 8 de janeiro (DOG de 25 de janeiro), e na Ordem da Conselharia de Fazenda de 12 de fevereiro de 2010 (DOG de 16 de fevereiro), permite a recepção centralizada das facturas electrónicas e o seu tratamento na Administração geral da Comunidade Autónoma e nas demais entidades adscritas ao sistema. A Lei 11/2013, de 26 de dezembro, de orçamentos gerais da Comunidade Autónoma da Galiza para o ano 2014, estabelece na disposição adicional vigésimo segunda que as facturas electrónicas se apresentarão no Sistema Electrónico de Facturação. Hoje em dia o sistema é utilizado pela totalidade dos organismos autónomos e agências públicas autonómicas dependentes da Comunidade Autónoma da Galiza. Também é utilizado por diversas entidades públicas de natureza empresarial dependentes da Xunta de Galicia.

O desenho e a operatividade do SEF proporcionam a este sistema todas as ferramentas necessárias para dar cumprimento à nova Lei 25/2013 e à Ordem HAP/492/2014.

A Lei 25/2013 atribui as competências relativas à gestão do Registro Contable de Facturas ao órgão ou unidade administrativo que tenha atribuída a função de contabilidade, e situa o registro contable baixo a dependência funcional dos escritórios contables. Na Comunidade Autónoma da Galiza, o Decreto 1/1999, de 7 de outubro, pelo que se aprova o texto refundido da Lei de regime financeiro e orçamental da Galiza, atribui à Intervenção Geral da Comunidade Autónoma, dependente da Conselharia de Fazenda, a função de centro directivo da contabilidade pública da Galiza, pelo que lhe deve corresponder como tal o papel de centro directivo do novo Registro Contable de Facturas da Comunidade Autónoma da Galiza.

Em consideração com o exposto, de conformidade com o Decreto 3/2010, de 8 de janeiro, pelo que se regula a factura electrónica e a utilização de meios electrónicos, informáticos e telemáticos em matéria de contratação pública da Administração da Comunidade Autónoma da Galiza e entes do sector público dependentes dela; em cumprimento do previsto na disposição derradeira segunda da Ordem HAP/492/2014, de 27 de março, pela que se regulam os requisitos funcionais e técnicos do Registro Contable de Facturas das entidades do âmbito de aplicação da Lei 25/2013, e em virtude das função atribuídas pelos artigos 34.6 e 38 da Lei 1/1983, de 22 de fevereiro, de normas reguladoras da Xunta de Galicia e da sua Presidência,

DISPONHO:

Artigo 1. Objecto

Esta ordem tem por objecto regular o Ponto geral de entrada de facturas electrónicas e o Registro Contable de Facturas no âmbito da Comunidade Autónoma da Galiza, assim como os procedimentos para a tramitação das facturas apresentadas pelos provedores das entidades incluídas no seu âmbito de aplicação.

Artigo 2. Definições

Entidade: para os efeitos desta ordem, considera-se entidade cada um dos sujeitos com personalidade jurídica própria que, em virtude da normativa vigente, leve uma contabilidade diferenciada e deva apresentar ou render contas de forma separada.

Escritório contable: para os efeitos desta ordem, considera-se escritório contable o órgão, unidade administrativa ou departamento, qualquer que seja a sua denominación, que, dentro de cada entidade, tenha atribuída a gestão da contabilidade.

Órgão xestor: para os efeitos desta ordem, consideram-se órgão xestor os órgãos, unidades administrativas ou departamentos, quaisquer que seja o seu rango ou denominación, que, em função da organização própria de cada entidade, participam no processo de gestão e tramitação das facturas emitidas pelos provedores. Não se incluem no conceito de órgão xestor os registros administrativos pelas actuações que realizem na recepção e distribuição das facturas apresentadas ante os eles.

Artigo 3. Âmbito de aplicação

O previsto nesta ordem será de aplicação:

a) À Administração geral da Comunidade Autónoma da Galiza.

b) Aos organismos autónomos.

c) Às agências públicas autonómicas.

d) Aos consórcios autonómicos.

e) Ao resto de entidades dependentes da Xunta de Galicia em que concorram as circunstâncias a que faz referência o artigo 3.2 do texto refundido da Lei de contratos do sector público, aprovado pelo Real decreto legislativo 3/2011, de 14 de novembro.

Artigo 4. Ponto geral de entrada de facturas electrónicas e obriga de facturação electrónica

4.1. Estabelece-se o Sistema Electrónico de Facturação da Xunta de Galicia (SEF) como Ponto geral de entrada das facturas electrónicas para todas as entidades incluídas no âmbito de aplicação desta ordem.

4.2. Todos os provedores que entregassem bens ou emprestassem serviços a quaisquer das entidades incluídas no âmbito de aplicação desta ordem poderão expedir e remeter factura electrónica.

4.3. Em todo o caso, estarão obrigadas ao uso da factura electrónica e à sua apresentação através do Ponto geral de entrada as entidades seguintes:

a) Sociedades anónimas.

b) Sociedades de responsabilidade limitada.

c) Pessoas jurídicas e entidades sem personalidade jurídica que careçam de nacionalidade espanhola.

d) Estabelecimentos permanentes e sucursais de entidades não residentes em território espanhol nos termos que estabelece a normativa tributária.

e) Uniões temporárias de empresas.

f) Agrupamentos de interesse económico, agrupamentos de interesse económico europeias, fundos de pensões, fundos de capital risco, fundos de investimentos, fundos de utilização de activos, fundos de regularización do comprado hipotecario, fundos de titulización hipotecaria ou fundos de garantia de investimentos.

4.4. Não obstante, ficam excluídas da obriga de facturação electrónica as facturas de montante igual ou inferior a 5.000,00 euros e as emitidas pelos provedores de serviços emprestados no exterior.

Artigo 5. Registro Contable de Facturas

O Registro Contable de Facturas da Comunidade Autónoma da Galiza é único. Cada uma das entidades incluídas no âmbito de aplicação desta ordem gerirá exclusivamente a parte do registro relacionada com a sua entidade.

O Registro Contable de Facturas estará integrado com o Sistema electrónico de facturação da Xunta de Galicia (SEF) com o objecto de registar todas as facturas e de proporcionar ao sistema contable a informação necessária para o seguimento e o cumprimento dos compromissos de pagamento e para a determinação do período médio de pagamento a provedores. O SEF dará o suporte necessário para o correcto funcionamento do Registro Contable de Facturas e a sua distribuição aos órgãos xestores competentes para a sua tramitação.

Anotarão no Registro Contable as variações de estado na tramitação das facturas indicando, quando menos, se a factura está conformada, rejeitada, se foi contada a obriga reconhecida, se foi paga ou se foi devolvida.

O sistema de informação contable e o SEF proporcionarão ao escritório contable a informação necessária para o seguimento do cumprimento dos compromissos de pagamento e para a determinação dos períodos médios de pagamento aos provedores.

Artigo 6. Competências

6.1. Correspondem à Intervenção Geral da Comunidade Autónoma a responsabilidade funcional do Registro Contable, a direcção geral do seu funcionamento e a definição dos procedimentos de integração e interrelación deste com o sistema de informação contable.

A Intervenção Geral da Comunidade Autónoma terá acesso em qualquer momento a toda a informação que conste no Registro Contable de Facturas e a toda a documentação xustificativa que dê suporte às anotacións realizadas.

6.2. Corresponde ao escritório contable de cada uma das entidades incluídas no âmbito de aplicação desta ordem a gestão do Registro Contable de Facturas no âmbito próprio da sua entidade, e de acordo com os critérios gerais estabelecidos pela Intervenção Geral da Comunidade Autónoma.

Corresponde ao escritório contable de cada entidade a exploração da informação para a elaboração dos relatórios a que se refere o artigo 15 desta ordem.

6.3. Corresponde aos órgãos xestores destinatarios das facturas a correcta mecanización no Sistema Electrónico de Facturação dos dados das facturas emitidas em papel.

6.4. O Centro Informático para a Gestão Tributária, Económico-Financeira e Contable (Cixtec) será o responsável por dar o suporte técnico necessário para a implantação e a manutenção do Registro Contable de Facturas, de acordo com os critérios que determine a Intervenção Geral da Comunidade Autónoma.

Artigo 7. Obriga da anotación

A anotación no Registro Contable de Facturas é requisito prévio necessário para a tramitação do reconhecimento da obriga derivada das prestações realizadas.

A obriga estabelecida no parágrafo anterior afecta todas as facturas recebidas pelas entidades incluídas no âmbito de aplicação, com independência do seu montante e da forma de tramitação. Esta obriga afecta especialmente as facturas emitidas em papel ao abeiro do disposto no artigo 4 desta ordem.

Não obstante, ficam exceptuadas da obriga da anotación prévia no Registro Contable, sempre que sejam de montante igual ou inferior a 5.000,00 euros:

a) As facturas apresentadas em papel que tenham por destinatario centros docentes públicos não universitários dotados de autonomia de gestão económica conforme o Decreto 201/2003, de 20 de março.

b) As facturas apresentadas em papel que tenham por destinatario os centros que emprestem serviços nas carteiras de serviços de atenção à dependência e de atenção à autonomia no marco da Lei 13/2008, de 3 de dezembro, de serviços sócias da Galiza, e do Decreto 149/2013, de 5 de setembro, pelo que se define a carteira de serviços sociais para a promoção da autonomia pessoal e a atenção às pessoas em situação de dependência e se determina o sistema de participação das pessoas utentes no financiamento do seu custo.

A pessoa titular da Conselharia de Fazenda poderá alargar estas excepções a outros supostos, depois de relatório da Intervenção Geral da Comunidade Autónoma.

Artigo 8. Procedimento de tramitação de facturas electrónicas

Todas as facturas electrónicas emitidas contra quaisquer das entidades incluídas no âmbito de aplicação desta ordem se apresentarão no Sistema Electrónico de Facturação da Xunta de Galicia (SEF).

A recepção da factura no Ponto geral de entrada de facturas electrónicas e a sua anotación no Registro Contable de Facturas terá unicamente os efeitos que, de conformidade com a Lei 30/1992, de 26 de novembro, de regime jurídico das administrações públicas e do procedimento administrativo comum, derivem da sua apresentação num registro administrativo.

A apresentação destas facturas produzirá um envio automático destas ao Registro Contable de Facturas que, em tempo real, asignará um número de assento rexistral único. O número servirá para identificar de modo unívoco cada uma das facturas apresentadas e permitirá identificar a entidade receptora delas e o ano de apresentação da factura.

O SEF proporcionará ao presentador um xustificante de recepção electrónico no qual constarão, quando menos, a data e hora da apresentação, o órgão xestor destinatario e o número de assento rexistral da factura. Assim mesmo, incluirá um código seguro de verificação que permita em qualquer momento validar ante o sistema a exactidão do documento.

Uma vez emitido o xustificante de recepção electrónico a que se refere o parágrafo anterior, o SEF porá a factura à disposição do órgão xestor destinatario dela para a sua tramitação.

Artigo 9. Procedimento de tramitação de facturas em suporte papel

1. As facturas emitidas em suporte papel contra alguma das entidades incluídas no âmbito de aplicação desta ordem dever-se-ão apresentar ante um registro administrativo nos termos previstos na Lei 30/1992, de regime jurídico das administrações públicas e do procedimento administrativo comum.

2. O registro administrativo informará electronicamente o Sistema Electrónico de Facturação da Xunta de Galicia (SEF) sobre a entrada da factura, indicando, no mínimo, a data de entrada, o número de registro de entrada no registro administrativo e o órgão xestor a que vai dirigida. Junto com os dados anteriores, remeter-se-á uma cópia dixitalizada das facturas apresentadas.

Cada factura deve ir num número de entrada único. Em caso que no mesmo acto se apresentem várias facturas ante o registro administrativo, este registro proporcionará um número de entrada diferente para cada uma das facturas.

A recepção pelo SEF da informação a que se refere este ponto produzirá um envio automático ao Registro Contable de Facturas que, em tempo real, asignará um número de assento rexistral único. O número servirá para identificar de modo unívoco cada uma das facturas apresentadas e permitirá identificar a entidade receptora delas e o ano de apresentação da factura.

Uma vez realizada a anotación no Registro Contable de Facturas, o SEF porá a informação relativa à factura à disposição do órgão xestor destinatario dela para a sua tramitação.

3. O registro administrativo remeterá o original da factura em suporte papel ao órgão xestor destinatario dela, que procederá à sua tramitação.

No momento da recepção do original em papel, o órgão xestor completará no SEF os dados relativos à factura a partir dos dados de entrada no registro administrativo que figurem no sistema.

O órgão xestor poderá ir avançando na captura dos dados e na tramitação da factura em vista da cópia dixitalizada que figura no sistema. Quando a cópia dixitalizada fosse realizada nos termos previstos no artigo 30 da Lei 11/2007, de 22 de junho, de acesso electrónico dos cidadãos aos serviços públicos, o órgão xestor poderá proceder à tramitação da factura sem aguardar à recepção física do original em suporte papel. Não será necessário remeter a factura em suporte papel em caso que o processo de digitalização no escritório de registro dê lugar a uma cópia autêntica em suporte electrónico a partir do documento em papel.

Quando o órgão xestor receptor das facturas observe que figuram várias facturas associadas a um mesmo número de entrada ou que a factura corresponde a outras administrações públicas, procederá a devolver a factura ao registro administrativo de procedência com indicação da causa da dita rejeição, para os efeitos da sua correcta tramitação.

4. A Intervenção Geral da Comunidade autónoma determinará o conteúdo que com carácter obrigatório deva ser transferido ao SEF. A informação de cada factura deve incluir, no mínimo, os dados seguintes:

a) Data de expedição da factura.

b) Data de apresentação da factura no registro administrativo.

c) Número de identificação fiscal ou número de identificação equivalente do expedidor da factura.

d) Nome, apelidos e razão ou denominación social completa do obrigado a expedir factura.

e) Número de factura e, de ser o caso, série.

f) Montante total da factura, incluindo o IVE.

Artigo 10. Anulação de facturas

O provedor ou presentador de uma factura emitida contra qualquer das entidades incluídas no âmbito de aplicação desta ordem poderá solicitar a anulação da factura sempre que esta não fosse já conformada pelo órgão administrativo competente.

A solicitude de anulação deverá realizar-se directamente no Sistema Electrónico de Facturação da Xunta de Galicia (SEF). Uma vez realizada a solicitude, o SEF proporcionará ao solicitante um xustificante de recepção electrónico e dará deslocação automaticamente ao Registro Contable de Facturas para a anotación da solicitude. Trás a anotación da solicitude no Registro Contable de Facturas, o SEF porá a solicitude à disposição do órgão xestor que está a tramitar a factura.

Em vista da solicitude, o órgão xestor pode resolver a anulação da factura ou a desestimación da solicitude; neste caso continuará com a tramitação do expediente.

As facturas anuladas serão devolvidas segundo o disposto no artigo 12 desta ordem. A data da anulação anotará no Registro Contable de Facturas.

Artigo 11. Rejeição das facturas

O órgão xestor rejeitará as facturas quando não se ajustem à normativa aplicable ou quando não exista conformidade por não corresponder com a prestação realizada.

Dever-se-ão rejeitar também as facturas que tenham dados incorrectos ou omisión de dados que impeça a sua tramitação.

Artigo 12. Devolução de facturas

Quando, como consequência da rejeição de uma factura ou da solicitude de anulação apresentada por um provedor, proceda realizar a devolução de uma factura electrónica, tramitarão no Sistema Electrónico de Facturação da Xunta de Galicia (SEF) as actuações necessárias para a devolução.

O SEF comunicará ao provedor ou presentador por correio electrónico, no endereço electrónico indicado por ele, a devolução com indicação dos motivos desta. Assim mesmo, e com independência desta comunicação, o SEF proporcionará as funcionalidades necessárias para que esta informação possa ser consultada directamente pelo provedor ou presentador das facturas.

No caso de facturas apresentadas em suporte papel, o órgão xestor, ademais de realizar as actuações a que se refere o ponto anterior, devolverá ao provedor o original da factura.

Tanto para o caso de facturas electrónicas coma para o caso de facturas emitidas em suporte papel deixar-se-á constância no Registro Contable de Facturas da data de devolução e da sua causa.

Artigo 13. Arquivamento e custodia das facturas

O Sistema Electrónico de Facturação garantirá o correcto arquivamento e custodia das facturas electrónicas, de acordo com o disposto na Ordem da Conselharia de Fazenda de 12 de fevereiro de 2010 pela que se regulam os procedimentos do Sistema Electrónico de Facturação da Xunta de Galicia.

As facturas emitidas em suporte papel serão arquivadas pelo órgão administrativo destinatario delas, que será o responsável pelo seu correcto arquivamento e custodia.

Artigo 14. Informação sobre o estado das facturas

O SEF proporcionará ao provedor informação sobre o estado das facturas, indicando, ao menos, se a factura está registada no Registro Contable de Facturas, se foi contada a obriga reconhecida, e se foi paga, anulada ou rejeitada.

Artigo 15. Relatórios de controlo e seguimento

De conformidade com o disposto no artigo 10 da Lei 25/2013, de 27 de dezembro, de impulso da factura electrónica e criação do Registro Contable de Facturas no sector público, o escritório contable de cada entidade deverá realizar requirimentos periódicos de actuação dirigidos aos órgãos xestores competentes para a tramitação das facturas a respeito daquelas facturas pendentes de reconhecimento da obriga.

O escritório contable de cada entidade elaborará um relatório trimestral sobre as facturas a respeito das quais transcorressem mais de três meses desde a sua anotación no Registro Contable de Facturas, sem terem atingido em contabilidade a fase de reconhecimento da obriga. Este relatório remeterá à Intervenção Geral da Comunidade Autónoma dentro dos quinze dias seguintes a cada trimestre natural do ano.

A Intervenção Geral, através das intervenções delegadas, velará pela adequada diligência na tramitação das facturas. Para estes efeitos, realizarão os requirimentos e relatórios que sejam necessários.

Disposição adicional. Códigos dos órgãos receptores de facturas

A relação de códigos identificativos das entidades e unidades administrativas receptoras de facturas estará disponível na página principal do Sistema Electrónico de Facturação. As facturas apresentadas identificarão os órgãos xestores destinatarios mediante o uso destes códigos identificativos. Alternativamente poder-se-ão utilizar com a mesma finalidade os códigos incluídos no directorio DIR3 de unidades administrativas gerido pela Secretaria de Estado de Administrações Públicas do Ministério de Fazenda e Administrações Públicas.

Disposição transitoria primeira. Registros administrativos sem conexão electrónica ao Sistema Electrónico de Facturação

1. Naquelas entidades em que, por motivos técnicos, não se possam transmitir electronicamente ao Sistema Electrónico de Facturação os dados correspondentes ao registro administrativo a que se refere o artigo 9 desta ordem, os órgãos xestores encarregados da tramitação do expediente mecanizarán manualmente estes dados.

O escritório contable de cada entidade velará especialmente pela celeridade na mecanización destes dados.

2. Aqueles registros administrativos que disponham de conexão electrónica ao Sistema Electrónico de Facturação mas que não disponham dos médios ou recursos necessários para realizar a digitalização da factura a que se refere o artigo 9.2 desta ordem devem remeter electronicamente a informação mínima definida no dito artigo. À informação anterior incorporar-se-á a cópia dixitalizada da factura na medida em que a implantação dos médios e recursos necessários o permitam.

Disposição transitoria segunda. Entidades não aderidas ao Sistema Electrónico de Facturação

As entidades que, estando dentro do âmbito de aplicação desta ordem, não estão aderidas ao Sistema Electrónico de Facturação (SEF) deverão realizar as actuações necessárias para a posta em funcionamento do SEF em cada entidade no prazo máximo de seis meses desde a vigorada desta ordem.

Disposição transitoria terceira. Registro das facturas preexistentes

A Intervenção Geral da Comunidade Autónoma habilitará o procedimento para anotar no Registro Contable de Facturas todas aquelas que, no momento de vigorada desta ordem, estejam em poder da Administração e que não atingissem a fase de reconhecimento da obriga.

Disposição derradeira primeira. Incorporação da informação de pagamento ao Sistema Electrónico de Facturação

Os órgãos que giram o pagamento de facturas realizados mediante libramentos a habilitados para pagamentos que é preciso justificar deverão incorporar ao sistema contable XUMCO2 a informação relativa à data de pagamento no prazo máximo de três dias hábeis desde a sua realização. O XUMCO2 transmitirá de forma automática a informação ao Sistema Electrónico de Facturação.

As entidades não adscritas ao sistema contable XUMCO2 deverão incorporar ao Sistema Electrónico de Facturação (SEF) a informação relativa ao pagamento das facturas no prazo máximo de três dias hábeis desde a sua realização.

Disposição derradeira segunda. Habilitação normativa

Habilita-se a pessoa titular da Intervenção Geral da Comunidade Autónoma para ditar as instruções e resoluções que sejam precisas em desenvolvimento das disposições contidas nesta ordem.

Disposição derradeira terceira. Vigorada

Esta ordem vigorará o dia seguinte ao da sua publicação no Diário Oficial da Galiza.

Santiago de Compostela, 26 de fevereiro de 2015

Valeriano Martínez García
Conselheiro de Fazenda