I. La Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de régimen jurídico de las administraciones públicas y del procedimiento administrativo común, reconoce a los administrados el derecho de acceso al expediente y la obtención de copias de documentos contenidos en

el, si bien este derecho está sujeto al cumplimiento de tres requisitos:

a) Solicitud de documentos individualizados, es decir, no es posible la petición genérica de documentos en una materia o conjunto de materias.

b) Abono de exacciones por la obtención de copias.

c) Que el derecho de acceso no afecte a la eficacia del funcionamiento del servicio público.

En el derecho de acceso a expedientes, debe diferenciarse entre el acceso a los procedimientos y expedientes de carácter académico, y al resto de los expedientes administrativos.

Para el acceso y obtención de copias de expedientes académicos es de aplicación el decreto que cada año aprueba la Xunta de Galicia, relativo a los precios a abonar por expedición de copias compulsadas. En cuanto al procedimiento de acceso, este está ya establecido en la instrucción de la secretaría general de 21 de marzo de 1994.

La presente resolución se ciñe únicamente al procedimiento para la obtención de copias de documentos administrativos de carácter no académico de todos aquellos interesados en el expediente, y demás personas a las que se les reconozca acceso al expediente, de conformidad con lo establecido en el artículo 37 de la Ley de régimen jurídico de las administraciones públicas e del procedimiento administrativo común.

El derecho a obtener copias de un expediente debe garantizar la validez de las copias entregadas, garantía que se produce mediante la expedición de copias compulsadas que gozarán de la misma validez y eficacia que el documento original, de conformidad con el artículo 46.2º de la referida Ley 30/1992, de 26 de noviembre.

II. Por otra lado, el artículo 46.1º de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, establece, asimismo, que cada administración pública determinará, reglamentariamente, los órganos que tienen atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de documentos públicos o privados.

III. El artículo 35.c) de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, establece el derecho a obtener copia sellada de los documentos que se presenten aportados cuando los originales, excepto cuando estos deban obrar en el procedimiento.

Para hacer efectivo este derecho en la USC conviene dictar el procedimiento para su ejecución y cumplimiento efectivo.

IV. La Ley 4/1999, de 13 de enero, de modificación de la Ley de régimen jurídico de las administraciones públicas, establece una nueva regulación de materias del procedimiento administrativo, entre ellas, el artículo 38.5º que desarrolla el derecho a aportar copias de documentos que presente junto a las solicitudes, escritos y comunicaciones, contenido en el artículo 35.c).

De esta manera, a la vista de la nueva regulación del procedimiento, junto con la modificación autonómica de las tasas para copias compulsadas, procede modificar la Resolución de 7-9-1994 (DOG del 26 de septiembre) por la que se regulan las compulsas y expedición de copias en la Universidad de Santiago de Compostela y aprobar un nuevo texto refundido para facilitar la claridad interpretativa.

Título I

Procedimiento para la obtención de copias

de documentos contenidos en expedientes

administrativos

Primero.-Todo interesado o persona que tenga derecho de acceso a un expediente administrativo, al amparo del artículo 37 de la Ley 30/1992, de 21 de noviembre, que no sea de carácter académico, podrá solicitar la entrega de copias de aquellos documentos que figuren en un expediente administrativo.

Segundo.-Las solicitudes se efectuarán siempre por escrito, debiendo indicar taxativamente y de manera individualizada aquellos documentos de los que se desee obtener copia.

No se admitirán a trámite peticiones genéricas de documentos de una materia o conjunto de materias.

Tercero.-El derecho a obtener copias supondrá solo el derecho a obtener copias compulsadas de los documentos que figuran en un expediente y el deber del solicitante de abonar las tasas correspondientes.

Cuarto.-Recibida una petición de expedición de copias, se remitirán al órgano o unidad administrativa donde se tramite el expediente, que en el plazo de 15 días se efectuará la contestación de la solicitud autorizando bajo su responsabilidad la entrega de copias.

En el caso de autorización parcial o total de las expediciones de copias compulsadas, se acompañará junto con la notificación, el número de hojas y la liquidación en pesetas de las exacciones para abonar, mediante documento normalizado, según el resultado de multiplicar el número de folios por la tasa correspondiente.

El órgano o servicio que va a expedir las copias deberá comprobar con anterioridad a la autorización, que la solicitud y el solicitante cumplen los requisitos de la Ley 30/1992 y no afectan a otros derechos protegibles. En el caso de ser denegatoria, la unidad efectuará propuesta razonada de denegación al órgano de que dependa, quien resolverá lo que proceda. La denegación se efectuará en el plazo de 15 días mediante resolución rectoral indicando los recursos que contra ese acto procedan y los motivos de la denegación.

Quinto.-La solicitud podrá ser denegada por resolución motivada, que agotará la vía administrativa, cuando concurran razones de protección del interés público o de protección de intereses de terceros, cuan

do así lo disponga una norma legal o reglamentaria y, en todo caso, en los siguientes supuestos:

a) Inexistencia o pérdida del documento original o de los datos en el contenidos.

b) Los de carácter sancionador o disciplinario, excepto los destinatarios del procedimiento.

c) Los que contengan datos referentes a la intimidad de las personas, excepto que sean ejercidas por ellas.

d) Los de carácter nominativo que no acrediten un interés legítimo y directo.

e) Los que estén reguladas por normas específicas (fondos documentales históricos, etc.), que no cumplan los requisitos establecidos.

f) Copias de documentos que contengan información sobre materias protegidas por el secreto comercial o industrial.

g) Copias de documentos que contengan datos sanitarios personales, en aquellos casos en los que las disposiciones específicas que los rigen, impidan ejercer el derecho de acceso.

Sexto.-Las tasas para abonar serán, de conformidad, con el Decreto legislativo 1/1992, de 11 de abril, modificado por la Ley 1/1998, de 7 de abril, y por la Ley 6/1998, de 29 de diciembre, las siguientes:

Fotocopias compulsadas de expedientes en poder de la Administración:

a) Documentos.

-Por cada folio DIN A4: 12 pesetas.

-Por cada folio DIN A3: 25 pesetas.

-Mínimo: 400 pesetas.

b) Planos.

-Formato DIN A4: 30 pesetas.

-Formato DIN A3: 45 pesetas.

-Formato superior a DIN A3: 60 pesetas.

-Mínimo: 400 pesetas.

Séptimo.-El interesado cubrirá el impreso normalizado y efectuará el ingreso en el banco concertado con la universidad. Las copias serán entregadas con la presentación del recibo de ingreso, debiéndose archivar en el expediente una copia de este recibo junto con la solicitud de petición de documentos y la concesión de la misma.

Octavo.-Las compulsas serán efectuadas en los órganos o unidades administrativas donde se desarrolle el expediente, de conformidad con lo dispuesto en los artículo 19º y 20º de la presente resolución, en el que se establecen los órganos autorizados para expedir copias compulsadas.

Noveno.-El plazo máximo para la expedición de copias es de un mes, sin perjuicio de que por necesidades urgentes y debidamente justificadas por el interesado, la expedición de copias se efectúe en el plazo más breve posible, de manera que no impida el ejercicio de los derechos de los administrados.

Por otra parte, cuando por necesidades del servicio, debidamente justificadas, o el volumen del número de copias por expedir hagan imposible el cumplimiento de tal plazo, este hecho se hará constar en el expediente dentro del plazo de expedición, prorrogándose por período igual, debiendo comunicárselo al interesado. En todo caso, debe garantizarse el ejercicio de los derechos de los solicitantes.

Décimo.-En el caso de que parte de la documentación solicitada no figure en el órgano o unidad administrativa en el que se encuentre el expediente general, éste requerirá a la dependencia donde se encuentre, su entrega ya compulsada con anterioridad a la autorización de copias.

Esta unidad deberá enviarla en el plazo más breve siendo, como máximo, la mitad del tiempo establecido en el artículo anterior y garantizándose siempre el ejercicio del derecho de los administrados. En ningún caso podrá exigirse una nueva petición al interesado.

Undécimo.-Quedan exentas del pago de tasas para la expedición de copias compulsadas:

a) La expedición de copias de documentos que figuren en el expediente personal del personal de la Universidad de Santiago de Compostela, cuando lo soliciten para necesidades propias del puesto de trabajo o relación de servicios.

b) Los miembros de órganos colegiados de la Universidad de Santiago de Compostela, sobre el contenido de los acuerdos adoptados.

Duodécimo.-Las compulsas se efectuarán solamente de aquellos documentos que se tramiten o se tramitasen en las dependencias del órgano o unidad.

Decimotercero.-Solamente se podrán compulsar documentos originales sin que puedan compulsarse copias o copias ya compulsadas.

La expedición de copias compulsadas no enerva la facultad certificante. Cuando legalmente corresponda expedir certificaciones, éstas no podrán ser substituidas por copias compulsadas.

Decimocuarto.-La expedición de copias compulsadas implicará necesariamente el pago de las exacciones que procedan.

Decimoquinto.-No procederán compulsas de otros órganos/unidades que no sean as establecidas en la presente resolución.

Decimosexto.-En el caso de que un documento tenga que ser compulsado y no figure claramente el órgano que debe realizarlo, o no se encuentre bajo la dependencia o tramitación de algún órgano o unidad de los artículos 19º y 20º de esta resolución, la compulsa la efectuará la Secretaría General, la Gerencia o la Vicegerencia de Lugo.

Decimoséptimo.-El texto de la compulsa será el siguiente:

Compulsa.-Para hacer constar que este documento es copia fiel del original que se encuentra en dependencias de la Universidad de Santiago de Compostela.

Santiago de Compostela, ...

El funcionario

Fdo: (nombre del funcionario)

En el caso de ausencia legal del titular competente, la firma será realizada por el inferior jerárquico de superior categoría haciendo constar en ausencia, el....

Decimooctavo.-Las copias realizadas por este procedimiento tendrán el mismo valor y efectos que se fuesen originales.

Título II

Órganos competentes para la expedición

Decimonoveno.-Solo podrán expedir copias compulsadas de expedientes académicos de alumnado, los titulares de los siguientes cargos y puestos:

-Secretario general.

-Secretario general adjunto.

-Director del Archivo Histórico.

-Jefe del Servicio de Alumnado.

-Jefe de la Unidad de Gestión Académica do Campus Norte.

-Jefe de la Unidad de Gestión Académica do Campus Sur.

-Jefe de la Unidad de Gestión Académica del Campus de Lugo.

-Jefe del Servicio de Investigación.

-Jefe de la Sección del Tercer Ciclo.

-Jefe de administración del Instituto de Ciencias de la Educación.

Veinte.-Sólo podrán expedir copias compulsadas de documentos obrantes en un expediente administrativo no académico, los titulares de los siguientes cargos y puestos:

-Secretario general.

-Gerente.

-Secretario general adjunto.

-Vicegerente del Campus de Lugo.

-Director del Archivo Histórico.

-Jefe de Servicio de Alumnado.

-Jefe de Servicio de la Asesoría Jurídica.

-Jefe de Servicio de Gestión de Personal.

-Jefe de Servicio de Planificación y Programación de Personal Docente e Investigador.

-Jefe del Servicio de Planificación y Programación de PAS.

-Jefe de Servicio de Contabilidad y Presupuestos.

-Jefe de Servicio de Gestión Económica.

-Jefe de Servicio de Control Interno.

-Jefe de Servicio de Investigación.

-Jefe de la Sección de la Oficina de División de Transferencia y Tecnología.

-Jefe de la Sección del Tercer Ciclo.

-Jefe de administración del Instituto de Ciencias de la Educación.

Título III

De la aportación de documentos

compulsados o originales al procedimiento

Veintiuno.-Los interesados en un procedimiento a los que se les requiera la aportación de documentos compulsados o que deseen presentar documentos en un expediente administrativo, cuando no sea preceptivo presentar los originales, tienen derecho de obtener copia sellada de los documentos que se presenten aportándola cuando los originales.

Cuando las normas reguladoras del correspondiente procedimiento o actuación administrativa requieran la aportación de documentos originales por los ciudadanos, estos tendrán derecho a la expedición, por las oficinas de registro, de una copia sellada del documento original en el momento de la presentación.

Los documentos originales junto con la copia se presentan en los registros generales de la universidad, en Lugo o Santiago de Compostela. Las persoas encargadas del Registro certificarán la identidad ente el original y la copia del documento y, en el caso de encontrar la identidad, procederá a consignar el sello del siguiente tenor literal:

Compulsa.-Para hacer constar que este documento coincide fielmente con el original que me exhibe.

Fdo.: (nombre del funcionario y cargo).

Las oficinas de registro no estarán obligadas a expedir copias selladas de documentos originales que no acompañen las solicitudes, escritos o comunicaciones presentadas por el ciudadano.

Las empresas y contratistas que deseen presentar ofertas en la universidad podrán solicitar copia compulsada de documentos originales necesarios para concurrir a las convocatorias de la universidad, según la Ley de contratos de las administraciones públicas y del reglamento de contratación de la USC.

La solicitud se hará en los registros generales de la universidad de conformidad con el procedimiento establecido en este artículo.

Realizada la compulsa, el documento se incluirá en el sobre de documentación administrativa correspondiente, procediendose a la devolución de los originales.

En ningún caso se procederá a la compulsa de documentos ya compulsados.

Veintidós.-Cuando se trate de acreditar la representación mediante poder, la tarifa a aplicar será la de bastanteo de poderes, con un importe de 1.000 pesetas, según la tarifa establecida en el artículo 18 del Decreto legislativo 1/1992, de 11 de abril.

El bastanteo de poderes será efectuado por la asesoría jurídica de la universidad según el mismo procedimiento de liquidación establecido para la compulsa de documentos.

Veintitrés.Quedan exentos en todo caso del pago de tasas por compulsa aquellos documentos debidamente autenticados que deban ser entregados en la Universidad de Santiago de Compostela y a los que se requiera su aportación en los siguientes procedimientos:

-Documentación justificativa de requisitos para acceder al Sistema de Residencias Integrado.

-Documentación justificativa de requisitos para solicitar beca en el sistema general.

-Documentación justificativa de requisitos exigidos para la admisión de alumnos o para la formalización de la matrícula.

-Toda aquella documentación justificativa de requisitos siempre que así se establezca expresamente en la convocatoria reguladora.

Veinticuatro.-No producirán efecto las compulsas de documentos de la propia Universidad de Santiago de Compostela, tanto académicos como universitarios, expedidas por otras administraciones públicas.

Disposiciones adicionales

Primera.-En el caso de modificarse la norma que contienen las tasas establecidas oficialmente y, como consecuencia de esta, se altere su cuantía, el nuevo importe se aplicará automáticamente desde la fecha de su entrada en vigor.

Segunda.-Quedan derogadas todas las resoluciones o instrucciones que se opongan a la presente resolución.

Tercera.-No serán válidas para la Administración universitaria otras fórmulas para acreditar la identidad entre documentos originales y copias o copias de documentos obrantes en el expediente, tales como «cotejos», «hago constar», etc., excepto que estos sean la fórmula establecida en las normas de otras administraciones públicas.

Asimismo, serán ineficaces las copias diligenciadas o compulsadas realizadas por otras personas u órganos diferentes a los establecidos en la presente resolución.

Disposición final

Esta resolución entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de Galicia, afectando a todas las nuevas solicitudes sobre expedición de copias sobre procedimientos iniciados con anterioridad.

Santiago de Compostela, 29 de julio de 1999.

Darío Villanueva Prieto

Rector de la Universidad de Santiago de Compostela