La Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de los datos de carácter personal, dictada en desarrollo de lo previsto en el artículo 18, apartado 4º, de la Constitución española, que establece la necesidad de limitar por ley el uso de la informática para garantizar el honor y la intimidad personal y familiar de los ciudadanos y el pleno ejercicio de sus derechos, preceptúa la necesidad de que la creación, modificación o supresión de los ficheros automatizados de titularidad pública se haga mediante una disposición general que debe ser publicada en el BOE o en el diario oficial correspondiente (artículo 18 de la citada ley orgánica).

Por tal razón, una vez implantado en su integridad el sistema informático del Valedor del Pueblo que permite contar con los medios para la gestión de las bases de datos automatizadas, se hace preciso aprobar la disposición reguladora de los ficheros que son utilizados para el desarrollo de sus funciones.

Por lo expuesto, el Valedor del Pueblo, en uso de las facultades que le otorga la Ley 6/1984, de 5 de junio, del valedor del pueblo, aprobó las siguientes normas:

Artículo 1º

Se crean los ficheros automatizados del Valedor del Pueblo en los que se contienen y procesan datos de carácter personal y que son los siguientes:

a) Fichero de entradas o quejas.

b) Fichero de personal.

c) Fichero de control de acceso personal a las instalaciones del Valedor del Pueblo.

Artículo 2º

El fichero de entradas o quejas tiene por fin ordenar los diferentes escritos que se dirigen al Valedor del Pueblo, establecer relaciones entre ellos y entre los expedientes a que den lugar y permitir el seguimiento de los trámites realizados en cada uno, asignando el expediente que corresponda las entradas y salidas que se produzcan.

En este fichero, con un sistema de bases de datos relacionales, se contienen los relativos a la identificación y domicilio o dirección que deben figurar en los escritos que los interesados dirijan al Valedor del Pueblo, de acuerdo con el artículo 18.1 de la Ley 6/1984, del Valedor del Pueblo. Asimismo, figuran los relativos al sexo, número de documento nacional de identidad y teléfono, si tales datos figuran en los escritos remitidos por los interesados.

Artículo 3º

El fichero automatizado de personal tiene por finalidad la ordenación de las funciones propias del secretario general del Valedor del Pueblo.

El procedimiento de recogida de datos tiene lugar en base a la documentación aportada por el personal en el momento de su nombramiento o contratación por la institución para su expediente, o los posteriores relacionados con los anteriormente citados.

Artículo 4º

El fichero automatizado de control de acceso personal a las instalaciones del Valedor do Pobo tiene como finalidad garantizar la seguridad del edificio sede de la institución y la de las personas que prestan servicios en ella. Figuran en él los siguientes datos de todas las personas que accedan a su interior:

a) Nombre, apellidos y domicilio del visitante.

b) Número del documento nacional de identidad.

c) Persona de la institución a la que visita.

d) Hora de entrada y salida.

Estos datos se recogen previa información al afectado de quién es el responsable del fichero a efectos del posible ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación.

Artículo 5º

No está prevista la cesión de datos del fichero de entradas ni del fichero de control de acceso.

En su caso y en su día, del fichero de personal a que se refiere el número 1.b), podrían facilitarse a las entidades bancarias, previa conformidad con los afectados, los datos para el abono por transferencia bancaria de las retribuciones del personal.

Artículo 6º

1. Los datos registrados en el fichero de entradas o quejas se conservarán indefinidamente.

2. Los datos recogidos en el fichero automatizado de personal se conservarán hasta pasados cinco años desde el 31 de diciembre del año en el que la persona afectada cesase o causase baja como personal al servicio del Valedor del Pueblo.

3. Los datos registrados en el fichero automatizado de control de acceso se cancelarán al mes de su registro.

Artículo 7º

Los datos de carácter personal registrados en el fichero automatizado del Valedor del Pueblo al que se refiere el número 1 del artículo 6, solo serán utilizados para los fines expresamente previstos y por personal debidamente autorizado.

Artículo 8º

La responsabilidad sobre los ficheros automatizados corresponde, bajo la autoridad del Valedor do Pobo, al secretario general, sin perjuicio de la responsabilidad directa que, en la gestión y custodia de los ficheros, corresponde al jefe de cada una de las corres

pondientes áreas o servicios. Los derechos de acceso, rectificación y cancelación podrán ejercerse, en su caso, ante la Secretaría General del Valedor del Pueblo, en la sede de la institución, calle Hórreo, número 65, 15071 Santiago de Compostela.

Disposición transitoria

Única.-En tanto permanezca vacante la plaza de secretario general-asesor, desempeñará las funciones que esta instrucción le asigna al mismo, el jefe de Servicio del Valedor.

Disposición final

Única.-La presente resolución entrará en vigor el mismo día de su publicación en el Diario Oficial de Galicia.

Santiago de Compostela, 24 de marzo de 1997.

José Cora Rodríguez

Valedor del Pueblo

97-2729